会展信息管理(精)

2、展会管理和服务的“信息化”

会展信息化，就是展会利用现代信息 技术，通过信息资源的深入开发和广泛 利用，不断提高展会经营、管理、决策 的效率和水平，进而提高会展经济效益 和企业竞争力的过程。信息化在展会中 的作用：可以提升展会的专业化服务水 准，增加对展会更多的动态价值信息、 阶段价值信息的评估，数字信息加工的 趋势分析。
第七章 会展信息管 理
第一节 信息技术与会展业
一、信息化对会展业的影响
“当IT遇到会展” （2007年初上海第三届中 国会展经济国际合作论坛）。
综合利用了信息化机会，特别是利用互联网， 超越地域时空的优势,可克服会展硬件投资巨大、 投资效益周期长等困难,引领传统的会展业成为 一个高效的创新领域
国内会展信息化还处在比较初级的阶段。主要表现在两个方面： 一是信息化所涉及的范围小，如展会的门禁系统，展商和观众 的数据统计、分析，建网站等。国内的展览会在展商和观众数据 的统计方面的信息化普及率比较高。但是在主办单位的信息化管 Biblioteka Baidu以及如何利用信息化手段服务参展商等方面比较薄弱； 二是现在实行的信息化缺乏深度。目前国内展会的网站缺乏 深度，大部分网站只是展会动态、资讯的发布平台，而没有深入 挖掘网站的信息发布、招商招展等功能。而充分利用国际互联网、 开展网络营销、举办网上展览会则更加少见。 缺乏系统性的块状（会展企业信息化和展会的信息化还处于割裂 状态）。比如观众登陆、网站以及招商招展之间各成体系。又如企业的


随着电子商务日益成为一种重要的经济运行形 式，电信运营商提供了种类繁多、日益便利的 上网手段，展会电子商务和网上展会的模式也 有比较大的发展。过去品牌展会主要通过建立 网站以宣传自身，今天的展会电子商务和网上 展会已经具备了一些传统会展所不具备的功能， 不再仅仅是传统会展的宣传手段，而是日益成 为一个相对独立的新的会展形式。 新技术，合理规划与开发。规避风险。

信息化在会展中的应用主要分展前、展 中和展后三个阶段。 展前，参展商和展会主办方可以通过互 联网完成摊位申请、资格审核、申报、 录用、展位分配、参展企业资料录入、 费用收取、证件办理等工作，展会主办 方还可以通过邮件群发系统向客商发电 子请帖，在以前，这些工作要通过邮件 快递来完成，信息化大大提高了筹展的 效率，同时也节约了不少成本；
各个部门之间有自己各自的信息化系统，也各成体系，都没有形成整体。
1、提高会展活动的工作效率
信息化初期，企业的单个员工的效率在一定时间内 有所降低，但是经过逐步、有效的融合后，企业 整体运营效率将大幅度提升。信息化是企业长远 发展必经之路。 2、降低会展活动的业务经费
3、有利于会展管理水平的提高
中国国际展览中心集团公司，目前整个企 业的内部管理全部实现信息化，从领导 审批、员工报销、人事考核，到合同生 成、库存管理、展会管理等等。 4、便于会展服务规范化、科学化发展 5、促进会展业的全球化、国家化发展 6、有利于传统会展业的完善和发展
二、信息化在会展业中的应用

1、展馆的“智能化” 采用先进的传感技术和计算机技术将这些分别安装、互不 关联的电器设备进行自动控制管理，确保安全可靠运行， 已成为现代化展馆不可缺少的组成部分。 智能化展馆就是采用电子信息技术对展馆的设备进行自 动监控、对信息资源进行管理和对用户提供信息服务等， 通过对展馆的结构、系统、服务和管理四个基本要素以及 它们之间内在关联的最优化组合，来提供一个投资合理、 又具有高效、舒适、便利的环境。有关专家认为，这种管 理和信息传输方面的变革，可使目前的会展效率提高数倍 乃至几十倍。

展中，信息化系统主要有采购商和参展商办证 系统、报到验证系统、展区展品查询系统等， 网络化的办证系统可以非常快捷地打印出证件， 同时把办证资料存入后台数据库； 展后，展会统计系统可以非常准确地对各种数 据进行统计，提供饼状图、线形图、柱状图等 多种直观图形方式给观众查询当日项目的成交 金额、数量，并将这些分析数据按项目、行业 等进行分类。有助于潜在客户的开发与挖掘！

（５）综合布线系统

综合布线系统将所有语音信号（电话 信号）、数据信号（互联网信号）、视 频信号与监控系统的配线，经过统一的 规划设计，综合在一套标准配线系统中。 各种设备位置的改变，局域网的变化， 不需重新布线，只要在配线间作适当布 线调整即可实现，并满足不同用户以及 未来变化的需求，灵活性大。

（2）展馆通信自动化系统，简称 “CA系统”

这个系统主要包括：以程控交换机为核心的电 话、传真等为主的通讯网；展馆内的局域网，把 展馆内的各种终端、微机、工作站、主计算机与 数据库等联网，实现数据通信；与国内外建立远 程数据通信网。先进的通信自动化系统既可传输 话音、数据，还可传输图像等多媒体信息。展馆 内每个摊位上的电话和上网服务就是通过这个系 统提供的。
（1）展馆建筑自动化系统，简称 “BA系统”

这是智能化系统里面最庞大的一个部分，包括 了展馆的电力、照明、空调、电梯、供水与排水、 防火与防盗等子系统。BA系统用计算机和现代通 信技术对展馆的各种设备实行全自动的综合监控 管理：包括展馆自动化管理、出入管理、电脑卡 识别系统、防盗保安系统、防火系统以及各种设 备控制与监视系统等。对现代化展馆来说， 这是 必要的配置。
（3）办公自动化系统，简称“OA 系统”

办公自动化系统是由高性能的传真机、 各种终端、微机、文字处理机、主计算机、 声像装置等现代办公设备与相应软件组成。 主要功能是提供：文字处理、文档管理、 电子票务、电子邮件、电视会议以及EDI （电子数据交换）等。

（4）计算机网络

要实现BA、CA和OA的功能，计算机网络和综 合布线系统是智能展馆基础设施重要的组成部分。 一般来说，一个会展中心应有一个高速主干通信 网，由此沟通计算机中心主机与馆内各个局域网 的通信系统。各个展馆应设置一个或多个局域网， 联至高速主干网，展馆与外界的通信联网可以通 过高速主干网或中心主机来实现。