文件管理制度(完整版)

文件管理制度

第一章总则

1.1目的和依据

文件管理制度的制定旨在减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。本制度的制定依据包括相关法律法规、公司内部管理规定和实际工作需要。

1.2适用范围

本文件管理制度适用于全公司范围内的文件管理工作。办公室作为文件管理的归口部门负责全公司各类文件的管理。

第二章收文管理

2.1来文登记

2.1.1所有来公司的上级函、电、来文以及同级函、电、来文均由办公室进行登记。

2.1.2来文应当及时登记，登记内容包括来文标题、发文单位、来文日期、文件号等信息，并分配唯一的登记编号。

2.2公文的签收

2.2.1所有来公司的公启文件（除公司领导订启的外）由办公室进行登记签收。

2.2.2对于上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的核定，确保四者一致。如发现不一致，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第三章公文的编号保管

3.1公文编号

3.1.1办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并进行分类登记编号和保管。

3.1.2公司领导亲启的文件，经公司领导启封后，也应交办公室进行正常手续的办理。

3.2外出文件的登记

3.2.1本公司外出人员携带的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记、编号和保管，不得个人保存。

第四章公文的阅批与分转

4.1阅签与批办

4.1.1所有正式文件均需由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质进行阅签后，再由办公室秘书分送承办部门进行阅办。

4.1.2重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后再分送承办部门进行阅办。

4.1.3阅签应及时完成，一般应在当天完成阅签，对于紧急文件要立即办理。

4.2文件分转处理

4.2.1一般函、电、单据等文件，由办公室秘书直接进行分转处理。

4.2.2对于涉及多个单位会办的文件，应先与主办单位联系，确认处理方式后再进行分转处理。

4.3加速文件运转

4.3.1办公室秘书应在当天或第二天将文件送达公司领导和承办部门。

4.3.2如涉及两个以上业务部门，应按照批示的次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况除外）。

第五章文件的传阅与催办

5.1传阅范围和保密要求

5.1.1传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将带有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得转借他人阅读。

5.1.2尚未传达的文件不得泄露内容。

5.2阅读和处理时限

5.2.1阅读文件应抓紧时间，当天阅读完毕后应及时送回办公室。

5.2.2阅批文件一般不得超过2天完成，阅读完毕后应签名以示负责。

5.2.3如有领导的批示或拟办意见，办公室应责成有关部门和人员按照文件要求和领导批示办理相关事宜。

5.3催办和督促

5.3.1办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件或函电后应立即指定专人办理。

5.3.2不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，进行复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第六章文件的归档和保存

6.1文件的归档

6.1.1办公室负责对已办结的文件进行归档，按照规定的分类和编号进行整理和保存。

6.1.2归档的文件应标注归档日期、文件题名、发文单位和文件号等信息。

6.2文件的保存期限

6.2.1根据相关法律法规和公司内部管理规定，对不同类别的文件确定合理的保存期限。

6.2.2文件保存期满后，按照公司规定的程序进行销毁或归档转移。

第七章文件管理的监督和评估

7.1监督责任

7.1.1公司领导和相关部门负责人应对文件管理工作进行监督，确保文件管理制度的执行和落实。

7.1.2办公室作为文件管理的归口部门，负责监督文件管理工作的执行情况，并及时发现和解决问题。

7.2评估和改进

7.2.1定期对文件管理工作进行评估，包括文件的准确性、时效性和规范性等方面的评估。

7.2.2根据评估结果，及时调整和改进文件管理制度，提高管理效率和质量。

7.3培训和培养

7.3.1针对文件管理工作，开展相关培训和培养，提升员工的文件管理能力和意识。

7.3.2培训内容包括文件管理流程、规范要求、保密意识等方面的培训。

第八章附则

8.1具体操作细则

8.1.1办公室可以根据实际情况制定文件管理的具体操作细则，以便更好地落实文件管理制度。

8.1.2具体操作细则应与本制度相一致，并经相关部门和领导的批准后执行。

8.2文件管理制度的宣传

8.2.1公司应将文件管理制度进行广泛宣传，确保全体员工了解并遵守相关规定。

8.2.2宣传方式可以包括内部通知、培训会议、文件展示等形式，以提高员工的文件管理意识。