DAT 68.3-2020 档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务
《档案服务外包工作规范》解读
《档案服务外包工作规范》解读作者：徐拥军乔晓杨来源：《北京档案》2018年第01期2017年8月2日，国家档案局发布了档案行业标准DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，并于2018年1月1日执行。
[1]作为本标准的主要起草者之一，笔者对此标准作一些解读，与各位同仁分享。
一、本标准制定的背景与目的外包是指某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来，以合同方式委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率的行为。
档案服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，外包给其他机构进行管理，委托其为本机构提供档案寄存、数字化、整理、管理咨询、开发利用、销毁等服务的行为。
随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案服务外包工作予以规范、指引。
2011年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十二五”规划》把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法制工作的主要任务之中。
2014年，国家档案局政策法规研究司将《档案服务外包工作规范》列入档案行业标准制订计划。
2016年，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出：“鼓励档案社会化服务，加快档案服务外包系统标准规范的制订。
”在上述背景下，经国家档案局政策法规研究司立项，国家档案局经济科技档案业务指导司、中国中信集团有限公司组建专门课题组，经过广泛深入调研和多次多方征求意见，起草了《档案服务外包工作规范》，并经国家档案局审批发布。
DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》旨在规范和引导档案服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言；指引发包方科学开展档案服务外包的发包工作，选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案服务外包管理体系建设，提升服务能力；提供第三方机构正确评价承包方的参考依据。
《档案服务外包工作规范》解读
41-46. [6]吴爱明.档案学与档案工作的比较研究-评介谢伦伯
格的现代档案--原则与技术[J].图书情报知识，1987（02）：
59-61. [7]黄霄羽.外国档案工作纵横论[M].北京：中国档案出
法
规
《档案服务外包工作规范》解读
标 准
■徐拥军 乔晓杨
2017 年 8 月 2 日，国家档案局发布了档案行业标准 范、指引。
DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，并于 2018 年 1
2011 年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十
月 1 日执行。[1]作为本标准的主要起草者之一，笔者对此 二五”规划》把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法
（一）依法依规，安全第一
DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》的制定严
格遵循国家和档案行政管理部门颁布的法律、法规、规章
和其他规范性文件，以使本标准提出的各种要求有依有 规、合法合规。
档案因其原始性、唯一性和秘密性，在档案服务外包 过程中，面临着诸多安全风险。为此，本标准从确保发包
方档案实体安全和信息安全的角度出发，特别强调安全 管理和风险管理，严格遵循并引用了国家档案局近年来
规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为 确评价承包方的参考依据。本标准最终目的是推动档案
此，有必要制定相应标准，对档案服务外包工作予以规 服务外包工作的良性、有序发展。
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档案管理服务外包工作规范第1部分总则
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX本标准主要起草人：XXX XXX XXX引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。
本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。
《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。
主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
档案服务外包工作规范2020版
档案服务外包工作规范D A/T68.1 2020档案服务外包工作规范1范围D A/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系㊁发包方工作规范㊁承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范㊂本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力;为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T19000质量管理体系基础和术语G B/T19001质量管理体系要求G B/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求G B/T22081信息技术安全技术信息安全控制实践指南G B/T24001环境管理体系要求及使用指南G B/T24353风险管理原则与实施指南G B/T28001职业健康安全管理体系要求D A/T42企业档案工作规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1外包o u t s o u r c i n g某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本㊁提高效率的行为㊂3.2档案服务a r c h i v e s s e r v i c e某一机构承接其他机构外包(3.1)的档案业务,为其提供相关服务的行为㊂3.3档案服务外包a r c h i v e s s e r v i c e o u t s o u r c i n g某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包(3.1)给其他机构进行管理,委托其为本机构提供档案服务的行为㊂3D A/T68.1 20203.4发包方c l i e n t档案服务外包(3.3)的需方㊂在本部分中,发包方也称为客户㊂3.5承包方s e r v i c e p r o v i d e r档案服务(3.2)的供方㊂在本部分中,承包方也称为组织㊂3.6第三方机构t h i r d-p a r t y o r g a n i z a t i o n发包方(3.4)㊁承包方(3.5)之外的,为发包方(3.4)提供中介㊁咨询㊁招标㊁监理及其他服务,或对承包方(3.5)的资质或服务能力进行评价㊁认证的独立的非政府机构㊂3.7监管机构r e g u l a t o r y a u t h o r i t y对档案服务外包工作中发包方(3.4)㊁承包方(3.5)㊁第三方机构(3.6)等相关主体的行为依法进行指导㊁监督和检查的机构㊂3.8服务能力s e r v i c e c a p a b i l i t y承包方(3.5)提供服务的能力程度㊂4档案服务的业务类型4.1档案服务通常包括档案寄存服务㊁档案数字化服务㊁档案整理服务㊁档案管理咨询服务㊁档案开发利用服务㊁档案销毁服务等几种业务类型㊂4.2档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承包方为发包方提供档案保管的库房㊁设备,进行日常保管㊁安全防护,并按需要提供利用的服务过程㊂4.3档案数字化服务是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案㊁音像档案㊁缩微档案等进行数字化加工,将其转化为存储在磁带㊁磁盘㊁光盘㊁固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程㊂4.4档案整理服务是指承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类㊁组合㊁排列㊁编号和基本编目,使之有序化的服务过程㊂4.5档案管理咨询服务是指承包方通过口头或书面形式为发包方提供意见㊁建议,指导㊁帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程㊂4.6档案开发利用服务是指承包方帮助发包方将其保存的档案通过多种途径㊁手段和技术㊁方法进行开发,形成各种形式的信息㊁知识产品,提供利用,发挥档案价值的服务过程㊂4.7档案销毁服务是指承包方帮助发包方将经过鉴定㊁需销毁的档案作毁灭性处置的服务过程㊂5档案服务外包工作中相关主体之间的关系5.1档案服务外包工作中主要涉及发包方㊁承包方㊁第三方机构和监管机构四类主体,各主体之间的关系如图1所示㊂4D A/T68.1 2020图1档案服务外包工作中各主体之间的关系示意图5.2发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系㊂5.3第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介㊁咨询㊁招标㊁监理及其他服务,或经相关部门批准,或基于研究与教育目的,对承包方的资质或服务能力进行独立的评价㊁认证㊂5.4发包方㊁承包方和第三方机构应主动接受㊁积极配合监管机构的指导㊁监督和检查㊂发生(可能导致)档案受损或泄密的重大事件时,发包方㊁承包方应及时主动向监管机构报告㊂6发包方工作规范6.1发包工作原则6.1.1合法原则发包方应掌握整个档案服务外包工作过程中适用的国家法律法规和标准,分析其对发包范围㊁过程及承包方筛选的影响,并采取有效措施遵守这些法律法规和标准㊂6.1.2安全原则发包方应制定和落实安全管理体系,最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁,或造成国家秘密㊁商业秘密和个人隐私被泄露㊂安全管理应坚持预防为主㊁全程监控的原则㊂6.1.3可控原则发包方应对档案服务外包工作全过程进行监控,对承包方的人员㊁工作场所㊁基础设施㊁技术㊁管理工作㊁业务操作等进行必要的监督㊁检查,将各种风险降低到可控范围之内㊂6.2发包工作过程与要求6.2.1工作过程发包工作可分为规划与审批㊁承包方筛选与确定㊁合同签订㊁合同执行与监督㊁评估与改进5个步骤,如图2所示㊂5D A/T68.1 2020图2发包工作过程示意图6.2.2规划与审批6.2.2.1发包方应制定档案服务外包工作规划,并得到有效的授权和批准㊂6.2.2.2发包方应明确档案服务外包工作责任部门和负责人,实行责任制㊂6.2.2.3发包方应在综合考虑国家法律法规的规定㊁自身发展战略和业务需要㊁档案的特点及其管理要求㊁自身资源和风险控制能力㊁费用等各种因素的基础上,分析档案服务外包的必要性与可行性,确定档案服务外包的范围与方式㊂6.2.2.4发包方应当根据国家法律法规和制度标准,对档案进行价值鉴定和密级鉴定,明确可外包档案和不可外包档案的范围㊂国家法律法规规定不得外包的档案不得列入档案服务外包的范围㊂6.2.3承包方筛选与确定6.2.3.1发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定㊁档案服务外包工作规划,制定承包方筛选方案,通过单一来源采购㊁邀标㊁竞争性谈判㊁公开招标等方式选择合适的承包方㊂对于涉密或敏感信息宜采用单一来源采购㊂6.2.3.2发包方应根据国家法律法规的规定㊁自身战略和业务的需要㊁档案的特点及其管理要求,明确对承包方的基本要求:a)承包方应为依法注册的法人,具有独立承担民事责任的能力;b)承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质㊁许可证明;c)承包方应具有履行合同所必需的服务能力㊁经验和信誉等㊂6.2.3.3发包方可按重要程度㊁密级和敏感性对档案进行分级,对于不同级别的档案选择具有不同资质㊁服务能力的承包方㊂6.2.3.4发包方应要求承包方提供有关股权结构㊁法定代表人身份㊁实际控制人身份㊁重要高级管理人员身份的文件或证件,营业执照和其他资质㊁许可文件或证件,对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件㊂6.2.3.5发包方应在签订合同前对承包方开展尽职调查,核实承包方的基本信息㊁相关资质和许可㊁信誉等,并将调查结果作为选择承包方的重要依据㊂6.2.3.6发包方应通过第三方调查或评估了解每一类档案服务的基本成本构成和合理价格范围,不宜以报价高低作为筛选承包方的唯一或最主要的标准或依据㊂6.2.4合同签订6.2.4.1确定承包方后,发包方应与承包方签订书面合同,形成正式的委托与被委托的法律关系㊂合同的主要条款可参见附录A㊂6.2.4.2合同内容应至少包括服务内容和范围㊁工作场所和硬件条件㊁服务质量和技术标准㊁合同双方的权利和义务㊁价格标准和付费方式㊁交付物㊁服务和交付期限㊁知识产权归属和处理方式㊁违约责任和赔偿条款㊁保密条款(也可签订专门的保密协议),以及反商业贿赂条款等㊂6.2.4.3合同中违约责任和赔偿条款,至少应包括在服务质量违约㊁保密违约㊁知识产权违约等情况下6D A/T68.1 2020的赔偿及争端的解决机制㊂6.2.4.4合同中应明确规定档案服务过程中产生㊁加工㊁交互的信息和知识产权的归属权,以及允许承包方使用的内容和范围㊂6.2.4.5合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件,合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责㊂6.2.4.6合同内容表述应严谨准确㊁清晰明确,避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议㊂6.2.4.7合同签订的手续应齐备,符合国家法律法规要求㊂6.2.5合同执行与监督6.2.5.1发包方应当对合同的执行情况进行全过程㊁全方位的监控㊂6.2.5.2对于承包方员工进驻发包方工作场地,或可能直接接触到发包方档案内容或数据的档案服务项目(如档案数字化服务㊁档案整理服务㊁档案开发利用服务等),发包方应将直接参与本项目的承包方员工名单予以备案,并对其进行行为规范要求的交底或培训,使其了解并遵守发包方的规章制度㊂承包方员工备案表由发包方长期保存㊂承包方员工备案表样式可参见附录B㊂6.2.5.3发包方应对承包方的人力资源管理㊁财务管理㊁保密管理㊁风险管理进行有效监控,至少每6个月对承包方主要工作场所进行1次实地检查㊂特别关注其股权结构㊁实际控制人㊁高级管理人员变化,以及破产㊁兼并㊁关键岗位人员流失㊁财务状况恶化㊁内部管理混乱等可能造成服务意外终止或服务质量急剧下降的情况㊂6.2.5.4发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告㊂评估报告应包含如下内容:a)承包方股权结构的变化;b)承包方实际控制人㊁高级管理人员的变化;c)承包方履行本合同所需各种资质的变化;d)承包方财务状况;e)承包方的人力资源状况,尤其是履行本合同的关键岗位人员变化;f)承包方重要的技术㊁基础设施变化,重要的业务流程㊁质量管理以及安全管理变化等㊂6.2.5.5发包方在合同的执行与监控过程中发现异常情况时,应当及时督促承包方采取纠正措施㊂必要时,应对承包方违约行为采取法律手段,要求其履行违约责任㊂6.2.5.6发生可能导致档案面临严重威胁的重大事件时,发包方应当在充分评估影响㊁制定善后方案的前提下,考虑主动要求承包方终止服务,并采取相应善后措施㊂6.2.5.7发生(可能导致)重大档案受损或泄密事件后,发包方应及时主动向上级主管部门㊁档案行政管理部门和保密行政管理部门等报告㊂6.2.5.8发包方应采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留发包方的档案及其他涉密或敏感信息㊂6.2.5.9发包方应根据与承包方签订的合同和相关标准,对承包方交付的最终服务成果进行质量检查,并办理交付手续㊂6.2.6评估与改进6.2.6.1档案服务外包工作结束或经过一定阶段(或一段时间)后,发包方应对承包方服务质量进行评价,评价结果作为承包方改进服务质量及今后档案服务项目准入的重要参考依据㊂6.2.6.2发包方应当建立科学的承包方服务质量评估制度,确保评价结果的真实性和完整性;发包方应及时总结档案服务外包工作经验教训,持续改进发包工作㊂6.2.6.3发包方应将在整个档案服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存,以备日后7D A/T68.1 2020查用㊂7承包方档案服务管理体系建设要求7.1目标与原则7.1.1在档案服务过程中,承包方应以确保客户的档案安全为最基本要求㊂7.1.2承包方应建立和完善档案服务管理体系(见图3),持续提升服务能力㊁改进服务质量,以更好地满足客户需求㊂7.1.3承包方档案服务管理体系建设应坚持以顾客为关注焦点㊁领导作用㊁全员参与㊁过程方法㊁改进㊁循环决策㊁关系管理等原则㊂7.1.4承包方档案服务管理体系应按照P D C A(计划-实施-评估-改进)循环进行建设㊂图3承包方档案服务管理体系建设示意图7.2战略管理7.2.1业务规划7.2.1.1承包方应根据国家法律法规和市场环境的变化㊁组织条件和客户需求的发展,制定和实施档案服务业务规划㊂7.2.1.2承包方应定义组织一定时期内的档案服务对象和业务单元,建立档案服务目录㊂档案服务目8D A/T68.1 2020录一般包括服务名称㊁服务内容㊁服务质量㊁服务期限㊁业务方案㊁安全措施等㊂7.2.1.3承包方应根据档案服务对象和业务单元,制定并实施档案服务管理体系建设计划,有针对性地持续提升基本服务能力和相应的特定服务能力㊂7.2.2绩效管理承包方应建立档案服务绩效管理体系,持续改进组织绩效,以满足客户需求㊁实现组织发展目标㊂7.3资源管理7.3.1人力资源管理7.3.1.1承包方应实行有效的人力资源管理,建立胜任客户和组织要求的员工队伍㊂7.3.1.2承包方应根据国家劳动法律法规,与员工签订书面劳动合同,履行用人单位义务,保障劳动者权益㊂7.3.1.3承包方应根据档案服务需要,配备档案或相关专业大学本科以上学历,或具有档案中级以上专业技术职称的员工㊂承包方应保证项目负责人和员工队伍具有一定的稳定性㊂7.3.1.4鉴于某些档案的保密性或特殊性,承包方应对拟聘用的员工(尤其是可能接触到档案内容或数据的员工)进行必要的背景调查和犯罪记录调查,避免某些不适宜的员工接触档案内容㊂背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行㊂7.3.1.5承包方应对所有员工进行不少于5天的岗前培训,至少每年开展1次不少于1天的在岗培训㊂培训内容应涵盖档案法律法规㊁档案管理㊁质量管理㊁保密管理㊁风险管理㊁知识产权管理㊁环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求㊂承包方应组织员工参加由档案行政管理部门㊁保密行政管理部门㊁客户举办的相关法规或档案培训㊂7.3.2财务管理承包方应按照国家法律法规开展财务管理活动,降低财务风险,确保组织财务的可持续性㊂7.3.3技术管理7.3.3.1承包方应加强技术管理,确保技术的有效性和充分性,以减小技术风险㊁提升技术核心竞争力,更好地服务于客户㊂7.3.3.2承包方应重视信息技术的应用,关注承包方信息系统和客户信息系统的对接㊂7.3.4基础设施管理7.3.4.1承包方应配备㊁管理和维护提供档案服务所需的各种基础设施(包括硬件设施和软件设施),为完成档案服务提供保障㊂7.3.4.2承包方应根据国家法律法规和相关标准的要求㊁客户的需求,以及档案服务的实际需要,确定基础设施需求,制定基础设施建设方案,配置数量充足的基础设施㊂7.3.4.3承包方配置的基础设施应获得相关质量保证,或通过相关质量检测㊂承包方应对基础设施进行有效管理㊁定期维护,以保障档案服务的正常开展㊂7.4业务管理7.4.1合同管理7.4.1.1承包方应加强合同管理,规范合同签订过程,确保合同顺利执行㊂7.4.1.2承包方应基于与客户约定的内容起草合同,明确合同应当涵盖的内容㊂合同内容至少应包括9D A/T68.1 2020服务内容和范围㊁服务质量标准㊁合同双方的义务和权利㊁价格标准和付款方式㊁交付物㊁服务和交付期限㊁违约责任和赔偿条款㊁保密条款(也可单独签订保密协议)㊁知识产权归属和处理方式等㊂合同文字应严谨准确㊁清晰合理,避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议㊂7.4.1.3承包方应严格执行合同的交底工作,避免因相关人员不了解合同具体内容而引起合同纠纷㊂7.4.1.4承包方应在商业条件发生变更时,分析变更的影响,确定是否需要与发包方协商对原合同进行修订,从而保障合同的履行和目标的实现㊂7.4.2客户关系管理7.4.2.1承包方应加强客户关系管理,树立以客户为中心的服务理念,提高客户满意度㊂7.4.2.2合同执行过程中,发生可能对档案造成损害或对服务造成负面影响的突发事件和重大事项时,承包方应及时通知发包方㊂7.4.3业务流程管理7.4.3.1承包方应加强业务流程管理,建立标准作业程序,保证档案服务有序㊁高效开展㊂7.4.3.2承包方的标准作业程序应符合国家法律法规的要求,符合相关标准的要求㊂7.4.3.3承包方的标准作业程序应涵盖组织每一档案服务业务单元㊁项目及其每一个操作环节或步骤,且各个标准作业程序之间应相互协调㊂7.4.4质量管理7.4.4.1承包方应建立质量管理体系,为客户提供高质量的档案服务,增进客户满意度㊂7.4.4.2承包方应按照G B/T19000㊁G B/T19001及与客户的合同约定实施质量管理㊂7.4.4.3承包方应加强对档案服务过程的监督㊁管理,严格控制档案服务过程中可能影响档案服务质量的不良因素,采取防范和纠正措施㊂7.4.4.4承包方应按照D A/T42开展有效的档案工作,保证档案服务过程的可追溯性㊂7.5安全管理7.5.1合规性管理7.5.1.1承包方应加强合规性管理,规避各种潜在的法律风险㊂7.5.1.2承包方应掌握适用于档案服务的国家法律法规及其变化,采取相应行动满足其要求㊂7.5.2保密管理7.5.2.1承包方应建立保密管理体系,确保客户的档案和其他信息不被非授权人接触或获知㊂7.5.2.2承包方应根据档案服务业务单元㊁项目的特点和需求,取得相应保密资质㊂7.5.2.3承包方应了解来自国家法律法规和相关方的要求,明确秘密事项的对象范围㊁秘密等级及其具体要求;并结合档案服务活动中涉及国家秘密㊁商业秘密和个人隐私的各个环节,制定保密制度,采取严格的保密措施㊂7.5.2.4承包方应对组织内部关键岗位实行保密安全责任制,确保保密措施的具体落实及泄密责任可追究㊂7.5.2.5承包方应与员工签订书面的保密协议(或保密承诺书),要求员工承诺在工作过程中不摘抄㊁删改㊁复制㊁泄露发包方的档案和其他信息㊂保密协议的条款可参见附录C㊂7.5.2.6承包方应按G B/T22080㊁G B/T22081或与客户的合同约定实施信息安全管理,加强计算机01D A/T68.1 2020系统的保密管理,保证电子档案的秘密安全㊂7.5.2.7承包方应制定应急管理处置预案,响应突发的泄密事件,将泄密事件的不良影响最小化㊂7.5.2.8承包方应支持和配合档案行政管理部门㊁保密行政管理部门及客户的安全检查或调查㊂7.5.3风险管理7.5.3.1承包方应建立风险管理体系,避免或降低风险给客户和组织带来的损失,确保组织运营的可持续性㊂7.5.3.2承包方可按照G B/T24353及与客户的合同约定实施风险管理㊂承包方应根据档案服务环境和内容,制定风险管理方针和风险管理预案㊂7.5.3.3承包方应参考‘档案工作突发事件应急处置管理办法“的相关要求制定应急处置预案,并向客户备案㊂风险事故发生时,承包方应立即启动应急处置预案,采取相应措施最大程度地降低风险事故给组织和客户造成的损失㊂7.5.3.4风险事故发生后,承包方应积极与客户沟通,共同商议后续事宜㊂7.5.4知识产权管理承包方应建立和完善知识产权管理体系,有效保护客户和组织的知识产权,维护客户和组织的权益㊂7.5.5环境管理承包方应按照G B/T24001及与客户的合同约定建立环境管理体系,支持环境保护和污染预防,控制档案服务对环境的影响㊂7.5.6职业健康管理承包方应按照G B/T28001及与客户的合同约定建立职业健康安全管理体系,保证与档案服务相关的员工及其他人员的健康安全㊂8第三方机构工作规范8.1第三方机构工作原则8.1.1独立原则第三方机构应为与发包方或承包方无资产㊁行政隶属或重大利益关系的法人,能独立开展工作并承担责任,不受或少受发包方㊁承包方中任何一方的影响㊂8.1.2公正原则第三方机构应秉承客观㊁中立㊁公正的原则,采用科学方法对承包方进行评价,避免主观偏好㊂8.1.3真实原则第三方机构应真实地向发包方㊁承包方反映实际情况,避免夸大优势㊁避讳弱势等不实行为㊂8.2第三方机构工作要求8.2.1第三方机构应树立以客户为中心的理念,提供优质服务,提高客户满意度㊂8.2.2第三方机构应通过与发包方的反复沟通㊁交流,充分了解发包方自身情况及其需求,从而据此为其选择合适的承包方㊂118.2.3第三方机构应了解国家法律法规㊁标准和市场环境等的变化及其影响,掌握业务范围内承包方发展情况,了解各个承包方具体的优势与劣势㊂8.2.4第三方机构应详细了解承包方的资质㊁服务能力㊁经验和信誉等情况,并将调查结果客观㊁真实地反馈给发包方㊂附录A(资料性附录)档案服务外包合同主要参考条款甲方:(发包方)乙方:(承包方)根据‘中华人民共和国合同法“及相关法律法规,甲乙双方就事项协商一致,共同订立本合同,以明确双方的权利与义务㊂第一章总则第一条除非本合同另有明确规定或双方书面同意,否则本合同的全部条款及所有附录(合称 本合同 )构成双方就本合同内事项的协议和谅解,并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议㊂双方确认其在同意签署本合同时,并未依赖本合同以外的任何声明㊁保证或其他担保㊂第二条本合同如需修订,须经甲乙双方协商同意,并达成书面修改合同,方为有效㊂在修改合同达成之前,本合同继续有效㊂第二章服务内容㊁范围㊁地点和时间第三条服务内容(根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写)第四条服务范围(根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写)第五条工作场地乙方在为甲方提供服务,并应主动接受甲方对工作场地的监督㊁检查㊂第六条服务时间(根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写)第三章服务质量要求第七条乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实㊁完整㊁可用和安全㊂第八条乙方的档案整理服务质量应满足以下标准的要求:(1)G B/T9705文书档案案卷格式(2)G B/T11821照片档案管理规范(3)G B/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求(4)G B/T17678.1 C A D电子文件光盘存储㊁归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理(5)G B/T18894电子文件归档与电子档案管理规范(6)G B/T50323 2001城市建设档案著录规范(7)G B/T50328 2014建设工程文件归档规范(8)D A/T13档号编制规则(9)D A/T15磁性载体档案管理与保护规范(10)D A/T18档案著录规则(11)D A/T19档案主题标引规则。
解读《档案服务外包工作规范》
解读《档案服务外包工作规范》《档案服务外包工作规范》解读制定背景：一方面国内档案服务外包需求日益增长。
另一方面各类服务机构发展迅速但良莠不齐。
急需建立一套既符合中国市场需求，又顺应国际发展趋势的内容完备、责权明确、严谨务实的行业管理规范和标准体系实施范围：第一：说明档案服务的类型；第二：明确档案服务外包工作中各相关主体之间的关系；第三：从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行与监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第四：提出承包方档案服务管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第五：对第三方机构的工作提出基本要求。
准确把握有关内容1、档案服务的业务类型与档案服务外包的本质《规范》4.1条提出,档案服务通常包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务6种业务类型。
这意味着,并不是所有的档案业务都可以进行外包,有些业务是不适合外包的。
《规范》4.2条明确,档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承包方为发包方提供档案保管的库房设备,进行日常保管、安全防护,并按需要提供利用的服务过程。
这意味着,档案寄存服务不改变档案所有权和处置权,由此也更不改变档案的管理责任，档案寄存并不意味着档案安全责任的转移,档案安全的最终责任仍旧由档案所有权人负担。
2、档案服务外包工作中相关方的关系《规范》对档案服务外包涉及的责任主体及其关系进行了规范。
档案管理服务外包不仅仅涉及发包方和承包方,还涉及第三方和监管方。
各方之间的关系如图1所示。
其中,应特别关注发包方、承包方和第三方机构与监管机构的关系。
《规范》要求,承包方和第三方机构应主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。
发生(可能导致)档案受损或泄密的重大事件时,发包方、承包方应及时主动向监管机构报告。
图1档案外包工作中各主体之间的关系示意图监管机构：各级档案行政管理部门（指导、监督、检查）发包方：业主，委托方承包方：受托方（签订合同)、接受档案行政管理部门指导、监督、检查分包商：受托（签订合同)、接受档案行政管理部门指导、监督、检查第三方机构：监理或中介咨询服务、评价/认证对发包方的管理要求（1）外包工作要坚持“三原则”即：合法原则、安全原则和可控原则。
档案整理外包服务实施方案
档案整理外包服务实施方案一、背景分析随着社会的发展和进步，各类企业、机构和个人的档案数量不断增加，如何有效地管理和整理这些档案成为了一个亟待解决的问题。
而外包服务作为一种新型的管理模式，为档案整理提供了新的解决方案。
本文档旨在就档案整理外包服务的实施方案进行详细阐述，以期为相关单位和个人提供参考。
二、实施方案1. 了解需求：在实施档案整理外包服务之前，首先需要了解客户的具体需求，包括档案种类、数量、保密要求等。
只有充分了解客户的需求，才能制定出最合适的整理方案。
2. 制定计划：针对客户需求，制定详细的档案整理计划，包括整理的时间节点、人员配备、工作流程等。
确保整理工作有条不紊地进行。
3. 保密措施：档案整理涉及到客户的隐私信息，因此在实施过程中需要严格遵守保密协议，确保客户信息不被泄露。
4. 选派人员：根据档案整理的具体要求，选派经验丰富、业务能力强的人员参与整理工作，确保整理工作的质量和效率。
5. 使用工具：在档案整理过程中，可以借助档案管理软件、扫描仪等工具，提高整理效率和准确性。
6. 质量检查：在整理完成后，进行严格的质量检查，确保整理结果的准确性和完整性。
7. 客户确认：整理完成后，邀请客户对整理结果进行确认，确保客户满意度。
8. 后续服务：在整理完成后，可以提供档案管理、存储、销毁等后续服务，为客户提供全方位的档案管理解决方案。
三、实施效果通过以上实施方案的落实，可以达到以下效果：1. 提高整理效率：通过合理的计划和人员配备，提高档案整理的效率，缩短整理周期。
2. 保障整理质量：严格的质量检查和客户确认环节，保障整理结果的准确性和完整性。
3. 提升客户满意度：充分考虑客户需求，提供个性化的整理方案，提升客户满意度。
4. 降低成本：外包服务可以帮助客户降低档案整理的成本，提高效益。
四、总结档案整理外包服务的实施方案是一个系统工程，需要充分考虑客户需求，合理规划整理流程，严格控制质量，才能达到预期的效果。
《档案服务外包工作规范第3部分档案管理咨询服务》解读
342020·12专题·法规与标准解读文/ 陈晓霞《档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务》解读《档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务》（DA/T 68.3 — 2020，以下简称《规范》）规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作，包括档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、工作流程、信用评价与质量监督等要求，适用于机关、团体、企事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作。
《规范》由国家档案局于2020年5月18日发布，2020年6月1日起正式实施。
制定背景随着经济高速发展和政府职能转换，在提倡政府购买服务、政府数字转型和发展档案事业大数据的背景下，档案服务外包的社会需求迅速增长,提供档案服务的机构也应运而生并快速发展。
但是，由于缺乏统一的标准规范，发包单位对档案服务外包项目放任自流，没有承担应承担的责任；承包方服务无标准操作依据，实施流程不规范，造成服务质量参差不齐。
服务过程中产生的材料未及时归档，服务成果的权益、保密要求、知识产权等容易被忽视。
档案管理咨询服务作为档案服务外包中除整理、数字化和寄存等类别外的一项十分重要的外包服务，不仅可以弥补档案行政管理部门指导资源紧缺的情况，辅助其为社会提供相对较为专业的档案管理工作指导，还可以从基础性和决策性上保证档案管理工作符合档案事业发展的要求。
在浙江，虽然省档案局已出台了《关于促进我省档案服务业健康发展的意见》，也开展了档案服务企业信用评价，对档案服务业的健康发展起到一定的促进作用。
但是，在此之前，全国各地并没有一项针对档案管理咨询如何规范服务的规定。
随着《档案服务外包工作规范 第1部分：总则》（DA/T 68.1— 2020，以下简称《总则》）的发布，档案管理咨询服务外包工作被正式明确提出，不再依附于整理和数字化等档案服务工作中。
因此，档案管理咨询服务外包的工作规范的出台，显得尤为重要。
编制思路及特点1.编制思路《规范》从档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、咨询服务工作流程、信用评价与质量监督五大方面对咨询服务外包进行了全过程规定，可为机关、团体、企事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作提供参考依据。
DAT68-2017档案服务外包工作规范 档案服务外包合同主要参考条款 资料性附录
附录 A（资料性附录）档案服务外包合同主要参考条款甲方：发包方乙方：承包方根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，甲乙双方就事项协商一致，共同订立本合同，以明确双方的权利与义务。
第一章总则第一条除非本合同另有明确规定或双方书面同意，否则本合同的全部条款及所有附录（合称“本合同”）构成双方就本合同内事项的协议和谅解，并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议。
双方确认其在同意签署本合同时，并未依赖本合同以外的任何声明、保证或其他担保。
第二条本合同如需修订，须经甲乙双方协商同意，并达成书面修改合同，方为有效。
在修改合同达成之前，本合同继续有效。
第二章服务内容、范围、地点和时间第三条服务内容（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第四条服务范围（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第五条工作场地乙方在为甲方提供服务，并应主动接受甲方对工作场地的监督、检查。
第六条服务时间（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第三章服务质量要求第七条乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实、完整、可用和安全。
第八条乙方的档案整理服务质量应满足以下标准的要求：（1）GB/T 9705 文书档案案卷格式（2）GB/T 11921 照片档案管理规范（3）GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求（4）GB/T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（5）GB/T 18894 电子文件归档与管理规范（6）GB/T 50323—2001 城市建设档案著录规范（7）GB/T 50328—2014 建设工程文件归档规范（7）DA/T 13 档号编制规则（8）DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范（9）DA/T 18 档案著录规则（10）DA/T 19 档案主题标引规则（11）DA/T 22 归档文件整理规则（12）DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（13）DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范（14）DA/T 39 会计档案案卷格式（15）（16）第九条乙方的档案数字化服务质量应满足以下标准的要求：（1）DA/T 31 纸质档案数字化技术规范（2）DA/T 43 缩微胶片数字化技术规范（3）（4）第十条乙方的其他档案管理服务质量应满足国家、行业相关标准的要求。
国家档案局关于发布《档案服务外包工作规范第1部分：总则》等3项行业标准的通知
国家档案局关于发布《档案服务外包工作规范第1部分：总则》等3项行业标准的通知
文章属性
•【制定机关】国家档案局
•【公布日期】2020.05.18
•【文号】
•【施行日期】2020.06.01
•【效力等级】部门规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】档案管理
正文
国家档案局关于发布《档案服务外包工作规范第1部分：总
则》等3项行业标准的通知
各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准，以下3项标准予以发布（标准电子版将在我局网站上登载），自2020年6月1日起实施。
1.DA/T68.1-2020《档案服务外包工作规范第1部分：总则》（原DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，现作为《档案服务外包工作规范》的第1部分）
2.DA/T68.2-2020《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》
3.DA/T68.3-2020《档案服务外包工作规范第3部分：档案管理咨询服务》
国家档案局
2020年5月18日。
档案服务外包工作规范2020版
档案服务外包工作规范D A/T68.1 2020档案服务外包工作规范1范围D A/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系㊁发包方工作规范㊁承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范㊂本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力;为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T19000质量管理体系基础和术语G B/T19001质量管理体系要求G B/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求G B/T22081信息技术安全技术信息安全控制实践指南G B/T24001环境管理体系要求及使用指南G B/T24353风险管理原则与实施指南G B/T28001职业健康安全管理体系要求D A/T42企业档案工作规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1外包o u t s o u r c i n g某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本㊁提高效率的行为㊂3.2档案服务a r c h i v e s s e r v i c e某一机构承接其他机构外包(3.1)的档案业务,为其提供相关服务的行为㊂3.3档案服务外包a r c h i v e s s e r v i c e o u t s o u r c i n g某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包(3.1)给其他机构进行管理,委托其为本机构提供档案服务的行为㊂3。
外包服务商档案管理制度
第一章总则第一条为规范外包服务商档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于外包服务商在日常运营过程中产生的各类档案资料，包括合同、项目资料、财务报表、客户信息、员工档案等。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保档案资料不被泄露、损坏或丢失；2. 完整性原则：确保档案资料的齐全、准确、连续；3. 有效性原则：确保档案资料能够满足查询、利用和监督的需要；4. 规范性原则：确保档案管理工作的标准化、制度化。
第二章档案分类与归档第四条档案分类应按照国家档案分类标准，结合外包服务商实际情况，分为以下类别：1. 合同档案；2. 项目档案；3. 财务档案；4. 客户档案；5. 员工档案；6. 其他档案。
第五条档案归档应按照以下程序进行：1. 归档材料应按照分类要求进行整理；2. 归档材料应按照时间顺序排列；3. 归档材料应按照档案袋编号顺序装袋；4. 归档材料应填写档案目录，包括档案名称、编号、日期、页数等信息；5. 归档材料经审核后，由档案管理员进行归档。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应按照以下要求进行：1. 档案库房应保持清洁、通风、干燥，防止档案受潮、霉变、虫蛀；2. 档案资料应按照分类、编号顺序摆放，便于查找；3. 档案资料应定期进行消毒、防虫处理；4. 档案资料不得擅自借阅、复制、翻印、销毁。
第七条档案利用应按照以下规定进行：1. 查询档案资料应填写查询申请，经审批后方可查阅；2. 查阅档案资料应遵守档案保管规定，不得随意涂改、损坏；3. 查阅档案资料应填写查阅记录，包括查阅人、查阅日期、查阅内容等信息；4. 查阅档案资料不得泄露公司秘密。
第四章档案鉴定与销毁第八条档案鉴定应按照国家档案鉴定标准，结合外包服务商实际情况，对档案资料进行定期鉴定。
第九条鉴定后的档案资料，按照以下规定处理：1. 继续保存的档案资料，应继续履行档案保管规定；2. 需要销毁的档案资料，经审批后，由档案管理员进行销毁。
档案管理服务外包工作规范.doc
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言 3引言 41 范围 52 规范性引用文件 53 术语和定义 64 基本原则85 发包方工作规范105.1 发包工作原则105.1.1 合法原则105.1.2 安全原则105.1.3 可控原则105.2 发包工作过程与要求105.2.1 概述105.2.2 规划与审批115.2.3 承包方筛选与确定115.2.4 合同签订125.2.5 合同执行与监督 125.2.6 评估与改进136 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求136.1 总体要求136.2 战略管理166.2.1 业务规划166.2.2 绩效管理166.3 资源管理176.3.1 人力资源管理176.3.2 财务管理186.3.3 技术管理186.3.4 基础设施管理186.4 业务管理196.4.1 合同管理196.4.2 客户关系管理196.4.3 分包商管理206.4.4 业务流程管理206.4.5 质量管理216.5 安全管理216.5.1 合规性管理216.5.2 保密管理216.5.3 风险管理226.5.4 知识产权管理236.5.5 环境管理236.5.6 职业健康管理237 第三方机构工作要求 237.1 原则237.1.1 独立原则237.1.2 公正原则247.1.3 真实原则247.2 基本要求24参考文献24附录A：档案管理外包服务合同主要参考条款26 附录B：承包方员工备案表样式33附录C：承包方员工保密协议参考条款34前言DA/TXX.1—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/TXX.2—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/TXX.3—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
档案服务外包管理制度
档案服务外包管理制度第一章总则第一条为规范和规范档案服务外包工作，提高档案服务质量，加强档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于档案服务外包单位与委托单位之间的档案服务外包管理工作。
第三条档案服务外包管理工作应遵循合法合规、科学高效、公平公正的原则，加强档案服务外包单位的监管和管理。
第四条具体的档案服务外包管理工作由档案管理部门负责监督和指导，并在程序上参照国家规定的招投标流程。
第五条档案服务外包管理工作要坚持档案工作的保密原则，严守国家秘密和个人隐私，保证档案的安全和完整。
第六条档案服务外包管理工作应依法依规开展，各方合作，互相监督，建立健全的管理制度和风险控制机制。
第二章外包合同签订流程第七条委托单位需准备好相关文件和资料，并提出档案服务外包的需求。
第八条档案服务外包单位根据需求，编制档案服务外包的方案和报价，并通过招标或竞争性谈判等方式选定合作单位。
第九条双方签订档案服务外包合同，明确委托单位和外包单位的权利和义务、服务内容和标准、收费标准和支付方式、服务期限和解决争议的方式等。
第十条合同签订后，双方应及时履行合同义务，并按合同规定履行监督和验收责任。
第三章外包服务管理第十一条外包单位应设立专门的档案服务管理部门，负责档案服务外包业务的管理和执行。
第十二条外包单位应建立完整的档案服务质量管理体系，制定细致的工作流程，确保档案服务的质量和效率。
第十三条外包单位要建立健全的档案服务外包人员管理制度，包括招聘、培训、考核和激励机制，保证人员的素质和能力。
第十四条外包单位应加强对档案服务外包过程的监督和检查，及时纠正和改进工作中的不足和问题。
第四章外包服务质量评估第十五条委托单位应对档案服务外包单位提供的服务进行质量评估，包括服务标准的达成情况和服务效果的满意度。
第十六条外包单位应定期向委托单位提交服务质量报告，详细说明服务工作的进展情况和达成情况，并接受委托单位的评议和监督。
档案数字化外包安全管理规范
档案数字化外包安全管理规范1.总则2.1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
3.1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。
档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
2.档案部门的安全管理2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。
2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。
在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。
2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。
2.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。
2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。
2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
档案管理服务外包工作规范
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言 (3)引言 (4)1范围 (5)2规范性引用文件 (5)3术语和定义 (6)4基本原则 (8)5发包方工作规范 (10)5.1发包工作原则 (10)5.1.1合法原则 (10)5.1.2安全原则 (10)5.1.3可控原则 (10)5.2发包工作过程与要求 (10)5.2.1概述 (10)5.2.2规划与审批 (11)5.2.3承包方筛选与确定 (11)5.2.4合同签订 (11)5.2.5合同执行与监督 (12)5.2.6评估与改进 (13)6承包方档案管理外包服务管理体系建设要求 (13)6.1总体要求 (13)6.2战略管理 (16)6.2.1业务规划 (16)6.2.2绩效管理 (16)6.3资源管理 (17)631 人力资源管理 (17)6.3.2财务管理 (17)6.3.3技术管理 (18)6.3.4基础设施管理 (18)6.4业务管理 (19)6.4.1合同管理 (19)6.4.2客户关系管理 (19)6.4.3分包商管理 (20)6.4.4业务流程管理 (20)6.4.5质量管理 (20)6.5安全管理 (21)6.5.1合规性管理 (21)6.5.2保密管理 (21)6.5.3风险管理 (22)6.5.4知识产权管理 (22)6.5.5环境管理 (23)6.5.6职业健康管理 (23)7第三方机构工作要求 (23)7.1原则 (23)7.1.1独立原则 (23)7.1.2公正原则 (23)7.1.3真实原则 (23)7.2基本要求 (23)参考文献 (24)附录A:档案管理外包服务合同主要参考条款 (25)附录B:承包方员工备案表样式 (32)附录C:承包方员工保密协议参考条款 (33)DA/TXX.1 — XXXX《档案管理服务外包工作规范第1 DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：――DA/TXX.2 — XXXX《档案管理服务外包工作规范第服务》――DA/TXX.3 — XXXX《档案管理服务外包工作规范第化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
档案外包监督管理制度
档案外包监督管理制度一、总则为规范档案外包业务管理，加强对档案外包业务的监督和管理，保障档案外包业务顺利、有序进行，制定本监督管理制度。
二、监督管理机构1. 档案外包监督管理委员会：负责制定档案外包监督管理政策和规定，审核档案外包项目计划，对档案外包业务进行监督和管理。
2. 档案外包监督管理部门：具体负责档案外包业务的监督和管理工作，包括对档案外包项目的立项、实施、验收等环节进行监督和管理。
三、监督管理职责1. 档案外包监督管理委员会负责制定档案外包监督管理的政策和规定，审核和批准档案外包项目计划，制定档案外包项目的目标和任务，并定期进行评估和检查。
2. 档案外包监督管理部门负责实施档案外包监督管理委员会的决定和规定，负责具体的监督和管理工作，包括对档案外包项目的立项、实施、验收等环节进行监督和管理。
四、监督管理制度1. 档案外包项目的立项：对于档案外包项目，应当按照规定的程序和要求进行立项，确定项目的目标、任务、资金等，由档案外包监督管理委员会审核和批准。
2. 档案外包项目的实施：对于已经立项的档案外包项目，应当按照规定的程序和要求进行实施，保障项目按期完成，并定期报送相关情况。
3. 档案外包项目的验收：对于已经实施完成的档案外包项目，应当进行验收，包括项目成果的评估和质量的检查，确保项目符合要求。
五、监督管理措施1. 对于未经批准立项或未经规定程序实施的档案外包项目，应当予以追究责任，对相关人员给予相应的处罚。
2. 对于未经验收或未能达到要求的档案外包项目，应当进行整改或返工，确保项目质量符合要求。
3. 对于档案外包监督管理工作中发现的问题和不足，应当及时进行整改，并提出改进措施，确保监督管理工作的规范和有效进行。
六、监督管理效果经过一段时间的实施，档案外包监督管理制度取得了显著的成效，档案外包项目的立项、实施和验收工作得到了规范和加强，极大地提升了档案外包项目的质量和管理水平，得到了广大用户的认可和好评。
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D A/T68.3 2020档案服务外包工作规范第3部分:档案管理咨询服务1范围D A/T68的本部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容㊁发包方工作规范㊁承包方工作规范㊁工作流程㊁信用评价与质量监督等要求㊂本部分适用于机关㊁团体㊁企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T17242投诉处理指南G B/T22119信用服务机构诚信评价业务规范D A/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1档案管理咨询服务a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t i n g s e r v i c e承包方受发包方委托,运用先进的管理思想㊁科学方法和技术手段,通过调查㊁研究㊁分析为发包方提供档案工作体系设计㊁档案管理方案设计㊁档案信息开发利用方案设计㊁档案信息化方案设计㊁档案外包服务项目方案设计㊁档案科研㊁档案工作用房建设咨询㊁档案工作评估㊁档案培训等服务的行为㊂3.2档案管理咨询服务机构a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t a t i v e a g e n c y依法设立㊁提供档案管理咨询服务㊁实行独立核算的社会组织㊂3.3项目经理c o n s u l t i n gp r o j e c tm a n a g e r档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,对整个项目策划㊁实施进行全面管控的管理人员㊂3.4咨询员c o n s u l t a n t档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,在项目经理领导下具体承担咨询工作的人员㊂4档案管理咨询服务内容4.1档案工作体系设计服务为发包方提供档案工作战略规划编制㊁档案工作机制策划㊁档案管理制度和业务规范编制㊁档案工D A/T68.3 2020作流程设计等服务的行为㊂4.2档案管理方案设计服务为发包方提供文件资料的收集㊁整理㊁鉴定㊁保管㊁查询㊁统计等管理方案咨询服务的行为㊂4.3档案信息开发利用方案设计服务为发包方提供档案编研成果㊁开展档案展陈及其他档案利用形式的设计方案等服务的行为㊂4.4档案信息化方案设计服务为发包方提供档案信息化建设规划设计㊁档案信息化实施方案设计㊁电子档案管理系统需求分析等服务的行为㊂4.5档案服务外包项目方案设计服务为发包方提供档案服务外包项目在服务内容㊁质量㊁预算㊁风险防范等方面设计方案或制作招标文书的行为㊂4.6档案科研服务指导发包方或与发包方合作,进行档案科研课题申报㊁研究和成果推广应用等服务的行为㊂4.7档案工作用房建设咨询服务为发包方开展档案库房㊁技术用房㊁利用用房等建设选址㊁加固改造㊁功能布局和设施设备配置可行性研究或提供方案等服务的行为㊂4.8档案工作评估服务为发包方提供全面或局部的档案工作能力㊁效率㊁安全㊁合规性等方面评估服务的行为㊂4.9档案培训服务为发包方提供档案规章制度和标准规范的解读㊁档案管理知识传授㊁档案业务操作技能训练㊁档案馆(室)安全应急演练等服务的行为㊂4.10其他服务根据发包方需要提供的其他档案管理咨询服务的行为㊂5发包方工作规范5.1工作原则发包方应按照D A/T68.1中6.1的规定,遵循合法㊁安全㊁可控原则,经过规划与审批㊁承包方筛选与确定㊁合同签订㊁合同执行与监督㊁评估与改进等程序,实施档案管理咨询服务工作㊂5.2项目的确定发包方应遵循国家法律法规㊁工作有关标准等规定,在项目发包前,对档案管理咨询的需求进行信息敏感性评估,确定咨询服务外包的范围㊁内容,明确涉密或敏感信息项目的服务外包承包方须持有涉密资质等特殊要求,编制科学㊁合理㊁可行㊁标的明确的招标文件㊂无须对外招标的项目参照本部分D A/T68.3 2020执行㊂5.3合同执行与监督5.3.1合同的执行与监督应符合D A/T68.1的规定㊂在合同履行中,标的量或技术要求发生重大变化的,应及时提出书面说明,必要时需签订补充协议㊂5.3.2发包方在档案管理咨询服务过程中,应全程参与并加强对档案出入库㊁承包方人员查阅档案的审批㊁登记,确保档案安全保密㊂5.3.3发包方应对合同执行情况进行监控,及时检查实施记录,掌握项目进度,督促项目实施,加强质量监督管理,防范承包方违约风险,确保咨询服务符合要求㊂5.3.4档案咨询服务成果应根据合同明确权益,未经成果拥有方同意,另一方不得擅自发表㊂6承包方工作规范6.1工作原则6.1.1承包方应按照D A/T68.1的要求,做好档案管理咨询服务体系建设,在加强基本服务能力建设的同时,提高档案咨询服务所需的专业服务能力㊂6.1.2承包方应以发包方需求为中心,在咨询服务流程中按照P D C A(计划-实施-评估-改进)循环执行,持续提升服务质量和用户满意度㊂6.1.3承包方开展工作指导㊁业务培训㊁方案设计等咨询服务工作时,应严格执行国家有关法律法规和标准规范,提出的制度建设和收集㊁整理㊁鉴定㊁统计㊁利用㊁信息化等业务建设意见须符合规定㊂6.1.4承包方的工作指导㊁意见建议应具有针对性㊁可操作性,符合发包方实际情况,应跟踪指导发包方咨询意见建议的实施,出具档案管理咨询服务报告㊂6.2服务能力建设6.2.1承包方应依法取得法人资格,并具有档案管理咨询相关业务范围的资质㊂6.2.2在开展档案管理咨询服务之前,承包方应根据发包方的实际需求进行调查研究,明确完成目标所需的人员㊁时间㊁技术㊁设备㊁制度等条件㊂6.2.3承包方应与员工签订安全保密协议,履行用人单位管理义务,维护档案安全㊂6.2.4承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平㊁工作经验和业务能力的项目经理和咨询员,并保证项目团队成员在服务过程中的稳定性㊂6.2.5承包方应组织项目人员参加档案管理岗位培训㊁继续教育和相应业务培训,不断提升服务能力㊂7工作流程7.1洽谈7.1.1发包方应与承包方通过商务洽谈,明确咨询服务的目的㊁内容㊁需求等㊂7.1.2根据咨询服务内容,明确服务可行性,制定咨询建议方案,确定服务目标㊁范围㊁工作方法和计划㊁工作成果㊁人员及费用等㊂7.2签订合同发包方和承包方应按照相关法律法规和D A/T68.1的规定签订合同㊂D A/T68.3 20207.3项目实施7.3.1工作准备7.3.1.1实施前承包方应成立项目组,确定项目经理和咨询员,明确职责㊁服务内容㊁进度和要求㊂7.3.1.2确定工作场所,配备相应设施,制定服务细则㊂7.3.2工作开展7.3.2.1开展必要的调研根据服务内容进行深入调研,掌握全面可靠数据和第一手材料㊂调研应遵循以下程序和要求:a)确定调研范围,设计调查问卷;b)收集调研数据㊁材料;c)调研应全面㊁详细,数据应科学㊁准确㊂7.3.2.2形成初步成果根据服务内容,经调研分析设计,形成相应的咨询成果㊂成果包括但不限于以下内容:a)调研的基本情况;b)主要问题分析及解决问题建议或设计方案;c)成果的实施及相关工作建议㊂7.3.2.3讨论审定提交初步成果,由发包方进行审定,并符合以下要求:a)审定应依据合同条约进行;b)审定方式应由发包方组织确定;c)审定应形成书面意见㊂7.3.2.4提交成果根据审定的意见,承包方改进后提交成果㊂7.4项目验收7.4.1项目自评㊂项目完工后,承包方应对项目成果进行自评,形成咨询服务工作总结报告,报告内容至少应包括项目概况㊁合同变更与履行情况㊁项目成果统计表㊁经验与存在问题总结㊁后续改进对策等㊂7.4.2项目验收㊂根据合同约定,发包方应组织相关部门或专家组对成果的技术指标㊁可行性㊁效果质量等方面进行验收,出具验收报告㊂7.5后续工作7.5.1费用核算㊂发包方根据项目合同㊁验收报告等进行结算,支付服务费用㊂7.5.2材料归档㊂咨询服务结束后,承发包方应将有关文件及时存档,存档文件主要包括:合同文件㊁项目实施方案㊁咨询工作总结报告㊁咨询工作成果,以及项目实施过程中形成的主要技术文件㊁项目大事记㊁评审意见㊁验收报告㊁评价意见表等㊂7.5.3后续改进㊂承包方应在项目结束后,依据合同约定对发包方进行回访,向发包方提供技术指导,总结项目情况并持续改进㊂D A/T68.3 20208信用评价与质量监督8.1信用评价8.1.1发包方可对承包方的工作质量进行评价,必要时出具评价意见(参见附录A)㊂8.1.2承包方应根据企业信用评价建立企业信用评价档案㊂8.1.3承包方应配合档案行政管理部门㊁保密行政管理部门及其他部门对业务㊁安全㊁保密等的各项检查或调查㊂8.2服务质量监督8.2.1发包方咨询服务外包工作应接受国家有关部门监督㊂8.2.2承包方咨询服务外包工作应接受国家有关部门监督,保证资质证书有效㊂8.2.3采用第三方监督,应按照D A/T68.1㊁G B/T22119有关要求开展质量监督工作㊂8.3服务质量投诉8.3.1承包方应建立服务质量投诉机制,对外公布投诉联系方式㊂8.3.2承包方应按照G B/T17242的要求建立投诉受理机构,定期或不定期收集各方反馈意见和建议并建立反馈意见档案(参见附录B)㊂8.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时,双方应协商处理;协商不成的,可申请调解㊁仲裁或提请诉讼㊂D A/T68.3 2020附录A(资料性附录)档案管理咨询服务评价意见示例甲方:乙方:根据双方签订的档案咨询服务协议,乙方于年月日将咨询服务成果提交甲方㊂现结合项目实施情况,形成档案管理咨询服务评价意见如下:一㊁基本情况(一)服务项目(二)服务人员(三)服务内容(四)服务时间(五)服务情况说明二㊁评价内容(一)服务质量(二)服务及时性(三)服务纪律(四)安全管理(五)服务人员档案专业能力三㊁总体评价(请在Ѳ内打 ɿ )非常满意Ѳ满意Ѳ基本满意Ѳ不满意Ѳ很不满意Ѳ四㊁改进意见和建议单位盖章(甲方)年月日D A/T68.3 2020附录B(资料性附录)受理投诉登记表样式承包方应建立投诉受理机构并填写受理投诉登记表,受理投诉登记表样式见表B.1㊂表B.1受理投诉登记表投诉方投诉方联系人联系电话投诉方地址邮编投诉受理时间受理人投诉内容投诉处理意见年月日经办人批准人。