公司档案管理办法(试行)

河南****股份有限公司档案管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在企业生产经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》和《内蒙古**

控股集团有限公司档案管理办法》及公司内控管理制度，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案是指公司在生产经营过程中形

成的具有保存价值的文字、图表、声像及其他各种形式、各种载体记载的历史记录。

第三条本办法旨在对公司档案的收集、归档、整理、

保管、利用、鉴定销毁、保密等全生命周期进行规范管理。通过建立多方位、全过程的立体管理体系，实现档案的闭环管理，形成制度化、流程化、信息化工作标准，促进档案管理工作规范、有序、高效开展。

第四条本办法适用于****本部（含新型化工公司），根

据公司管理实际，为实现资源的统一集中利用，**区域各企业档案工作实行一体化管理，绿源水务公司、绿土地农业公司档案由****直接管理。**区域之外的各全资、控股、托管企业可在不违反本办法基本规定的情况下自行制定企业档案管理办法。

公司分设员工人事档案室，由人力资源管理部门直接管理。

第二章组织及职责

第五条公司成立档案管理工作领导小组，组长由公司行政工作分管领导担任，成员由相关部门负责人组成。档案工作领导小组负责公司档案管理工作规划、计划、管理办法及规章制度的审批；负责公司拟销毁档案鉴定意见的审批；负责组织协调解决档案管理工作过程中的重大问题等。

第六条公司档案管理工作领导小组下设办公室，办公室设在总经理办公室。总经理办公室作为公司档案管理部门，负责对档案管理工作进行统筹规划、组织协调、检查指导。具体职责为：

（一）负责制定公司档案管理工作规划、计划、管理办法及规章制度的制定。

（三）负责对各部门（分厂）档案管理工作开展指导、检查。

（三）负责对档案管理工作的协调和档案资源配置。

（四）负责组织各部门（分厂）兼职档案人员的选派工作，同时负责对公司专兼职档案人员的培训组织工作。

第七条公司设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案管理具体工作。具体职责为：

（一）负责收集、整理、保管公司具有长久保存价值的档案资料，规范使用档案库房，并不断使其管理工作规范化和现代化。

（二）对公司档案室保管的档案资料负有安全管理责任和保密责任。

（三）负责指导、协助各部门（分厂）做好档案的收集、

立卷归档等工作。

（四）负责档案资料的归档验收，确保档案齐全、完整、规范。

（五）负责定期开展档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见。

（六）编制检索工具，负责档案的借阅管理，为公司各部门（分厂）提供所需档案，积极开展档案的开发利用工作。

第八条公司各部门（分厂）负责人是本单位档案管理工作的第一责任人，各部门（分厂）应指定兼职档案管理员。负责本单位文件资料的收集和归档工作，协助公司档案管理部门做好档案管理，具体定位和职责为：

（一）兼职档案人员原则上由各部门（分厂）综合事务人员及各工程项目组资料管理员兼任，负责本单位的档案管理工作。

（二）兼职档案管理人员须熟悉本企业生产工艺流程，政治成熟，具有良好的保密习惯，并积极参加公司组织的档案工作业务培训，掌握公司档案管理的各项标准、制度和工作流程，保障档案资料的齐全、完整、准确，案卷质量符合归档要求。

（三）兼职档案管理人员对公司具有保存价值的各种资料及时做好收集、整理并妥善保管，按规定要求及时移交公司档案室归档。

第三章档案管理工作基本规定

第九条根据《内蒙古**控股集团有限公司档案管理办法》要求及公司管理实际，公司档案管理工作应执行“四纳入”的基

本规定。

（一）将档案管理工作纳入公司规划、年度计划，使档案工作与公司发展保持同步。

（二）将档案管理工作纳入分管领导议事日程。公司档案管理分管领导应对档案管理过程中出现的重要事项、重大问题进行研究、协调和解决。

（三）将档案管理工作纳入经济责任制进行考核，实行责任追究制度。对于无故拖延归档时间，拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照公司相关规定，追究相关人员的经济责任直至法律责任。

（四）将档案管理工作纳入企业培训计划。定期对档案管理专兼职人员进行业务培训，认真贯彻执行专业（行业）系统、地方、公司档案管理工作的有关规定、办法和标准。

第十条在有必要的情况下，公司专兼职档案管理员应

参加公司重要产品试制定型、验收过程，重要科研成果鉴定、验收过程，重要工程技改项目竣工、验收过程，确保公司重要经营活动中形成的档案资料齐全、完整、准确。

第十一条公司技术类文件的归档要与公司的工程建设项目、科研项目等实行“四同步”管理。

（一）下达工程计划任务与提出项目文件归档要求同步。

（二）检查项目计划进度与检查项目文件积累情况同步。

（三）工程验收与档案验收同步。

（四）项目总结与归档的项目文件材料交接同步。

第四章档案的归档范围与保管期限

第十二条公司日常生产经营过程中形成的各类具有保存价值的文件资料必须及时归档；不属于归档范围的文件资料，严禁归档。由各部门（分厂）根据《****档案分类方案、归档

范围与保管期限表》（详见附件1）的要求，做好档案资料的收集、立卷、归档、移交等工作；由公司档案管理部门按照各类档案的保管期限做好档案的整理、保管、借阅利用、鉴定销毁等工作。

第十三条档案归档范围的划定及相关要求

（一）公司档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理、科研开发类、项目建设类、新产品开发类、会计档案类、人事档案类、特殊载体类共十大类。特殊载体类档案要与其他各个类别档案一一对应，并建立相应的联系。

（二）公司具有保存价值的各类归档资料物理形式包括但不限于：纸质、录音、录像、实物、电子文件等各类无法输出纸质的或无纸质的文件和实物。

（三）公司档案管理部门应结合公司实际情况，定期完善归档范围，明确归档责任者、归档时间、归档份数、归档手续和要求。

第十四条档案保管期限及相关要求

（一）公司档案采用永久和定期两类保管期限，定期保管期限下再实行标时制，一般为30年、10年。

（二）档案保管期限由公司档案管理部门在整理归档文件时，按照各类归档文件保管期限表的规定予以给定。

（三）对于定期保存的各类档案，在保管期限期满后，应