秘书工作ppt
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秘书的日常工作(上)PPT课件
▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 （特别是在本公司内），应该是先拔通对 方的电话，对方接听电话之后，自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同，则在拨通对方 秘书电话请求转接之后，马上把电话转给 自己的上司。
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
秘书办文的工作内容介绍(ppt 93页)
2.发文处理
（1）文稿形成
拟稿。 审查，包括会商和核稿两个环节。 签发。
（2）公文的制作
注发、缮印、校对
（3）用印公或文签的署对。外传单递 击此处添加标题
发文登记——封发(分装——发出)
（4）处置办毕公文
阅卷归档、暂存、销毁。
拟稿审核签发复核缮印校对盖章登 记封发立卷、归档、暂存、销毁
吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程 序各环节的操作?
3.文书处理应注意的事项
（1）文旨不明，文种不分
（2）行文关系单不明击，此职权处不添分加标题
（3）篇幅冗长，内容含糊
行政秘书学
技能篇
第二章 秘书办文的工作
● 文书的撰拟 ● 文书的处理 ● 技能训练
第一节 文书的Leabharlann 拟一、文书的概念与分类二、秘书工作单中击的此常处见文添种加标题
三、公文的行文关系、方式、规则 四、公文的基本格式与写作要求
一.文书的概念与分类
（一）文书的概念
文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表 达意图的文字材料。文书是人们用来记录信息、交流 信息和发布信息的一种工具。
单击此处添加标题 通 （1）规范性文件：条例、规定、办法。
用 （2）领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、决议、 文 意见、通知、通报、批复 书 （3）公布性文件：公告、通告
（4）陈述呈请性文件：报告、请示、议案、调查报告 （5）商洽性文件：函 （6）会议文件：会议纪要
通用文书
党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、
除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、
倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括
秘书述职报告PPT
信息共享
加强与其他部门的沟 通协作，实现信息共
享。
预算控制
严格执行预算计划， 确保各项支出合规。
04
团队协作与沟通机制建立
内部团队协作模式优化
任务分工明确
确保每个团队成员清楚自己的职 责和工作目标，提高工作效率。
定期团队会议
组织定期的团队会议，分享工作 进展、交流经验，共同解决问题
。
信息共享平台
塑造共同价值观
明确企业核心价值观，通过多种形式传播和践行，形 成共同价值观。
营造积极氛围
关注员工成长和心理健康，营造积极向上、富有活力 的企业氛围。
THANKS
感谢观看
重视时间管理
合理安排工作优先级和时 间节点，确保重要任务按 时完成。
加强沟通协调
主动与团队成员和其他部 门保持良好沟通，促进工 作顺利开展。
持续学习提升
关注行业动态和最新知识 ，不断提升个人专业素养 和综合能力。
03
本年度工作计划
目标设定与分解
整体目标：提高公司运营 效率和员工满意度。
具体指标
提高文档处理速度10%。
03 维护领导形象
在公共场合注意言行举止，展现良好形象。
日常行政工作
01 文件管理
负责文件的归档、整理、保管和借阅。
02 接待工作
接待来访客人，提供咨询和引导序，确保设备正常运行。
会议安排与记录
会议筹备
协助领导筹备会议，准备 相关资料。
会议跟进
跟进会议决议执行情况， 及时向领导反馈。
会议记录
做好会议记录，整理会议 纪要。
信息传递与沟通
信息收集与整理
外部沟通
关注行业动态，收集相关信息并整理 成报告。
行政处秘书工作总结PPT
与其他部门合作事项
项目协作
协助其他部门推进相关项目，包 括项目立项、进度跟踪、成果验 收等，确保项目按时完成并达到
预期目标。
资源共享
与其他部门共享资源，包括设备、 资料、技术等，提高公司整体工作 效率和效益。
跨部门沟通
积极与其他部门沟通协调，解决工 作中出现的问题和矛盾，促进公司 整体工作的顺利进行。
薪资核算
根据考勤数据和薪资标准，核算员工薪资，确保 薪资发放的准确性和及时性。
数据分析
定期对考勤和薪资数据进行统计分析，为公司人 力资源管理提供数据支持。
05
保密工作与安全管理
保密制度执行情况
01
02
03
04
保密意识培养
定期组织员工学习保密法规， 提高全体员工的保密意识。
保密协议签订
与涉密人员签订保密协议，明 确保密责任和义务。
码策略。
外来设备管理
严格管理外来设备接入 公司网络，防止信息外
泄。
突发事件应对与处理
01
02
03
04
应急预案制定
制定信息安全应急预案，明确 应急处理流程和责任分工。
应急演练组织
定期组织应急演练，提高员工 应对突发事件的能力。
事件响应与处理
在突发事件发生时，迅速启动 应急预案，协同相关部门进行
处理。
访客接待质量提升
通过加强前台接待培训，提高访客接待质量，使访 客满意度提升15%。
工作时间与地点
02
01
03
工作时间
每周一至周五，9:00-18:00，双休。
工作地点
公司办公楼行政处办公室。
加班情况
根据公司需要和个人工作安排，合理安排加班时间。
单位秘书工作述职报告PPT
会议组织成果
会议筹备充分
提前制定会议方案，明确 会议目的、议程、参会人 员等，确保会议筹备工作 充分、有序。
会议记录详尽
对会议讨论内容、决定事 项等进行详细记录，确保 会议精神得到准确传达和 落实。
会议效果良好
通过精心组织和安排，确 保会议取得圆满成功，达 到预期效果。
信息传递成果
信息传递及时
对上级文件、指示等及时传达， 确保信息不延误、不遗漏。
报告时间和地点
时间
具体报告时间，如XXXX年XX月XX日。
地点
具体报告地点，如公司会议室或线上会议平台。
报告对象和范围
对象
单位领导、同事及相关部门负责人。
范围
针对单位秘书工作进行全面述职，包括工作成果、问题分析及改进措施等方面。
02
工作职责与任务
秘书工作职责
协助领导处理日常事务
负责安排领导日程，协助处理各类文 件、信函和电话，确保领导工作高效 有序。
协助领导完成重要项目
成功组织大型会议
在项目期间，积极协调各方资源，确保项 目进度顺利，得到领导的高度评价。
负责策划、组织和执行单位年度工作会议 ，会议规模达到历史之最，得到与会人员 的一致好评。
文档电子化项目
优化接待流程
负责推进文档电子化项目，提高文档管理 效率，降低文档丢失风险。
对接待流程进行优化，提高接待效率和质 量，提升单位形象。
水平。
团队协作意识
积极与同事沟通交流，共同协作 解决问题，营造良好的团队氛围
。
04
工作中的问题与不足
文书处理中的问题
文件归档不规范
归档文件时未按照规定的分类和标签进行整理， 导致查找困难。
秘书工作概述ppt课件
4
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
11
• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
9
秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
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要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
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知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
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• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
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秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
秘书工作概述(ppt 38页)
这些机构所承担的是专项职能而非综合职能。 （2）秘书机构内部也有非秘书性质的部门。 如：“汽车队”、“保卫科”、“文印室”等。
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
第二章 秘书的素养
1.1 秘书的知识和能力
1.秘书的知识结构（Ⅱ字型） 相关知识 专行 业业 知知 识识 基础知识
室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘 书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮 件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过 你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我 锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自 以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时 段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无 事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信 的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时 候，同时传给了公司几位高管。
1.2 秘书部门
1.2.3 秘书工作机构的名称与组织形式
2.组织形式 （1）综理制：将全部秘书工作集中在一个部门办
理。 如一般中小型企业、人大和政协。
（2）分理制：将秘书工作分散在机关各个部门分 别办理。 如国务院机关以及各级党政机关。
秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或 办公室 ：机关、单位或首长名称＋秘书机构名称 例如：国务院办公厅
上海市人民政府办公厅 华夏银行总经理办公室
（2）狭义 以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、 单位或办公厅下。
*以秘书组织承担的具体职能来命名的秘书机构 。 如：信访办公室、机要科。 一般承担组织内部信访、机要等专职工作。 *注意： （1）并非所有的“办公室”都属于秘书机构。 如：外事办公室、侨务办公室、征兵办公室等就不是秘书机构，
1.3.3 秘书工作的作用
1.助手作用 2.参谋作用：中高级秘书 3.协调作用 管理的五大职能：计划、组织、指挥、协调、控制 4.信息枢纽作用 处理文书（书面信息） 5.公共关系作用 “对外联络、内部协调”—“内求团结、外求发展”
第二章 秘书的素养
1.1 秘书的知识和能力
1.秘书的知识结构（Ⅱ字型） 相关知识 专行 业业 知知 识识 基础知识
室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘 书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通过内部电子邮 件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过 你，想东西、做事情不要想当然！结果今天晚上你就把我 锁在门外，我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自 以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时 段还是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无 事后才能离开办公室，明白了吗？”（事实上，英文原信 的口气比上述译文要激烈得多）。陆在发送这封邮件的时 候，同时传给了公司几位高管。
第二讲秘书工作职能ppt课件
1）秘书办理常规事务
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书日常工作课件ppt
印文用中文宋体或简体， 自左向右环行或自左至右 横行，一般用全称
椭圆形或方形 国际公章
一般是外文居右上方，中 文居左下方，且须用繁体 字
图6-38 公章的分类
公章一般由上级制发，如需自行刻制必须
报经公安机关批准，并在指定处刻制。
专用章是为某种专门业务刻制的印章，如 “财务专用章”，“合同专用章”等，它不代 表机 关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的
表6-9 印章的应用应注意的事项
要求 管理印章要有制度 具体内容 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章， 什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责 成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管 理和使用印章 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章 日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批 准人、用章印数等 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和 不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要 骑年盖月，印文字迹要端正清晰 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉 中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。 如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面
（二）证明信
证明信是证明一个人的身份、经历或一件 事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称 为“证明”或“证明书”。
1 证明信的种类
证明信可以有以下几种分类，如表6-11所 示。
表6-11 证明信的种类
分类标准 从内容上
从格式上
种
类
以组织名义出具的证明信和 以个人名义出具的证明信
固定形式的证明信和非固定 形式的证明信
的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供
真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信
中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关
秘书的日常事务工作课件
分工协作
根据各自的能力和特长， 与同事合理分工，共同完 成工作任务，提高工作效 率。
处理冲突与解决问题
冷静分析
面对冲突和问题时，保持冷静 、客观的态度，分析问题的根
源和关键因素。
主动沟通
积极与相关人员沟通，了解各 自的立场和需求，寻求双方都 能接受的解决方案。
妥协与合作
在解决冲突和问题时，学会妥 协和合作，以达成共识和双赢 的结果。
02 资料整理
对筛选后的资料进行整理，按照逻辑或时间顺序 进行排列，便于理解和分析。
03 资料汇编
将整理好的资料汇编成册或电子版，提供领导和 相关部门参考，为决策提供支持。
文件的安全与保密
建立保密制度
根据文件的重要程度和涉密等级 ，制定相应的保密制度，确保文
件不被泄露。
文件加密与备份
对重要文件进行加密处理，防止未 经授权的访问和修改；同时，定期 对文件进行备份，防止文件丢失。
求助与反馈
当自己无法解决冲突和问题时 ，及时向上级或相关部门求助 和反馈，以便获得更专业的指
导和支持。
06
时间管理与效率提升
时间管理的重要性
提升工作效率
有效的时间管理可以使秘书更高 效地安排工作，从而在有限的时
间内完成更多的任务。
减少压力
良好的时间管理有助于秘书更好 地应对工作压力，降低工作堆积
02
秘书的日常接待工作
接待来访者
问候与引导
秘书应热情问候来访 者，并引导其至会客 区或等待区，提供必 要的茶水或饮料。
了解来访目的
简要询问来访者的目 的，以便判断是否需 要通知相关人员或准 备相关资料。
信息登记
根据来访者的需求和 目的，进行必要的信 息登记，如姓名、单 位、联系方式等，以 备后续跟进。
秘书实务——秘书工作概述PPT课件
业务，办公设备使用。
秘书的主要职责：辅助管理，综合服务。
5
秘书的分类
纵向分类：
1、初级秘书：从事日常行政事务的人员，主要办理 接待、联络、值班、文书的印制手法、会务服务等。
2、中级秘书：分管文字工作、信息工作的秘书，负 责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。
3、高级秘书：秘书机构的领导、办公厅（室）主任， 参与政务和管理事务。
秘书的职业规划： 行政助理——行政专员——行政主管——行
政经理——行政总监
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公司企业的秘书部门
综合性秘书部门：对领导中枢集体负责，全面掌握单 位内部行政管理事务，同时负责宣传、联络、公关等。 如公司办公室、集团办公室。
职能性秘书部门：负责单位内部行政事务和其他事务 性、临时性工作，协调各职能部门之间的关系。如总 裁办公室、总经理办公室。
专业性秘书部门：一般设置在小型企业，负责单位文 书信函撰写收发、文件档案管理、接待、办会等各种 领导交办的工作，如文秘室、值班室等。
一两名秘书承担：如公司前台。
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股份制企业机构设置和秘书部门
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监事会
财务部经理（总监） 经理（总监）秘书
股东大会
董事会
董事会秘书
总经理（总裁）
总经理（总裁）办公室
人力资源部经理（总监）
其他部门经理（总监）
经理（总监）秘书
经理（总监）秘书
股份制企业集团中的秘书机构
董事会秘书：公司高级管理人员。负责董事之间信息 传递沟通，公司业务活动初步策划，在董事会层次斡 旋，对董事会负责。在上市公司，承担公司与证交所 的联络沟通，按有关规则办理公司的股权与信息披露 事务。
秘书实务
秘书的主要职责：辅助管理，综合服务。
5
秘书的分类
纵向分类：
1、初级秘书：从事日常行政事务的人员，主要办理 接待、联络、值班、文书的印制手法、会务服务等。
2、中级秘书：分管文字工作、信息工作的秘书，负 责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。
3、高级秘书：秘书机构的领导、办公厅（室）主任， 参与政务和管理事务。
秘书的职业规划： 行政助理——行政专员——行政主管——行
政经理——行政总监
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公司企业的秘书部门
综合性秘书部门：对领导中枢集体负责，全面掌握单 位内部行政管理事务，同时负责宣传、联络、公关等。 如公司办公室、集团办公室。
职能性秘书部门：负责单位内部行政事务和其他事务 性、临时性工作，协调各职能部门之间的关系。如总 裁办公室、总经理办公室。
专业性秘书部门：一般设置在小型企业，负责单位文 书信函撰写收发、文件档案管理、接待、办会等各种 领导交办的工作，如文秘室、值班室等。
一两名秘书承担：如公司前台。
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股份制企业机构设置和秘书部门
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监事会
财务部经理（总监） 经理（总监）秘书
股东大会
董事会
董事会秘书
总经理（总裁）
总经理（总裁）办公室
人力资源部经理（总监）
其他部门经理（总监）
经理（总监）秘书
经理（总监）秘书
股份制企业集团中的秘书机构
董事会秘书：公司高级管理人员。负责董事之间信息 传递沟通，公司业务活动初步策划，在董事会层次斡 旋，对董事会负责。在上市公司，承担公司与证交所 的联络沟通，按有关规则办理公司的股权与信息披露 事务。
秘书实务
《秘书办文的工作》课件
采用适当的存储介质和备份方式，确 保文件安全可靠。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
为每个文件进行编号，并建立索引系 统，方便快速定位文件。
准确的文字表达
语言规范
使用标准、规范的语言表达，避 免歧义和误解。
文字简练
言简意赅，准确传达信息，避免 冗余和废话。
逻辑清晰
条理分明，层次清晰，让读者能 够快速理解内容。
良好的沟通协调能力
有效沟通Hale Waihona Puke 文件接收与分类文件接收
秘书需及时接收来自不同渠道的 文件，包括电子邮件、纸质文件 、即时通讯工具等。
文件分类
根据文件的重要性和紧急性，将 文件进行分类，以便优先处理紧 急和重要的文件。
文件处理与跟踪
文件处理
秘书需根据文件内容和要求，进行相 应的处理，如撰写报告、安排会议、 协调资源等。
文件跟踪
对于需要长时间处理的文件，秘书需 定期跟踪进度，确保按时完成。
归档分类与编号
对归档文件进行分类和编号， 以便于后续查找和管理。
归档安全与保管
采取必要的措施保障归档文件 的安全与保管，防止文件损坏
或丢失。
05 秘书办文的工作要求
工作态度认真
遵守工作纪律
严格遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不迟到早退。
保持职业操守
保守公司机密，不泄露公司重要信息，维护公司利益。
明确表达，避免信息传递过程中的误解和歧义。
协调各方
在处理复杂事务时，能够协调各方利益和需求， 达成共识。
及时反馈
对工作进展和问题及时反馈，确保工作顺利进行 。
04 秘书办文的工作规范
文件保密制度
文件保密制度
确保文件内容不被未经授权的 人员获取，采取相应的加密和
保管措施。
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【三】文书工作
文书工作包括根据领导意图的文件撰写、 修改、印制、校对，装订、寄发等发文工 具；登记、分拣、传阅、办理等收文工作； 整理、立卷、归档、保管、利用等文书档 案的处理工作。 • 全面掌握文书工作的知识和技能，是秘 书任职资格的重要要求。 •
【四】信息工作
信息是现代管理和领导工作必不可少的重 要依据，是组织发展事业及创造价值的重 要资源和财富。 • 秘书信息工作的质量和水平，对领导和 管理活动，有着直接影响 •
【五】参谋辅助
秘书对领导者的参谋辅助古已有之，秘 书参谋辅助主要指秘书在为领导提供近身 综合辅助和公务辅助中为领导决策出谋献 计、提供参考方案及有关依据，在与领导 主辅配合的工作实践中，发现领导行为中 的不足、疏漏、失误、及时提出拾遗补缺、 纠正错误的建议和规劝。 • 这项工作对领导和管理是极有价值的 •
【八】督促检查
督促检查是领导工作的职责范围。秘书主 要是协助领导开展督促检查工作，督促检 查事项的决定、目的、标准、要求、对象 和范围，均有领带者决定。 • 秘书必须在深入实际、实事求是、与领 导主辅配合的基础上，才能做好这项重要 的工作。 •
•
简而言之，凡是领导者和领 导机关需要的综合辅助和公共 服务，都是秘书工作的内容。
秘书工作
---- 李聪聪
•
秘书工作是秘书及秘书机构以领 导者和领导机关为对象，开展的一系 列近身综合辅助和公务服务活动，减 轻领导的事务负担以便集中精力处理 决策大计，协助领导提高工作效率和 优化服务效果。
秘书工作的主要内容
【一】事务办理 【二】中介沟通 【三】文书工作 【四】信息工作 【五】参谋辅助 【六】会务操办 【七】综合协调 【八】督促检查
【一】事务办理
事务办理办事务及突发事务。一般 机关全局性的、跨部门的公务及整体性的活 动的具体组织、安排和操办，都是秘书工作 的内容。 • 只有将规范性和灵活性相结合，才能符 合事务办理的要求
【二】中介沟通
秘书和秘书部门承担着领导层与被领导 层、职能部门之间、本机关和外部有关公 众及本机关与上、下级机关中介沟通的任 务 。对组织内部，是中介沟通的枢纽；对 外部，是对外中介沟通的门户。 • 上情下达，下情上达，内外联络，在信 访、接待等各项秘书工作中，都能得到充 分的体现。 •
【六】会务操办
会务是实施领导和管理的重要形式。秘 书工作中的会务操办指的是会前的大量筹 备工作，会议期间的大量事务服务，会后 的落实工作、整理工作和信息反馈工作等 等。 • 秘书操办事务的质量和水平，直接影响 会议效果，对组织形象及领导和管理成效 也有着不可低估的影响 •
【七】综合协调
秘书综合协调，主要是指通过自身的职 能活动，协助领导者维护组织内外的各种 关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲 突，以实现组织有序运转。 • 主要协调大多是采用信息沟通，化解误 会，促进有关各方相互理解、互相信任的 方法，以实现协调一致。 •