秘书学概论

第一章

一、秘书的涵义，在学术界较普遍的四种说法。

1、宫中秘藏之书（中国古代）

2、辅臣（外国）

3、行政职位（现代中国）

4、社会职业（就世界范围而言，属于第三产业，是服务性行业。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。）

二、秘书服务业的兴起有其背景的必然因素。

首先是专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾，促使了秘书服务公司的诞生。

其次，现代生活的节奏越来越快，人们被迫在最短的时间内完成大量综合性的工作，在以速度取胜的局势下，许多商品生产者只能完成最核心的业务，而在同一时间把其他业务（包括秘书业务）外包给专业化公司和人员。

第三，现代科技的发展、通讯以及互联网的广泛应用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使秘书服务行业的发展有了物质基础，并逐步实现传统和现代时尚的有机结合。

第四，其他专业化公司的增加，也对秘书服务市场起到了促进作用。秘书服务公司在为客户提供服务的同时，也连接着其他专业性公司。如秘书写好的文件需要由速递公司来传送，速递行业与秘书服务业的联系会变得越来越密切。

第五，秘书职业化的不断加强，拥有秘书职业资格证书的专业人才队伍日益壮大。现代专业人才市场的迅猛发展，也使许多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者，利用网络便可以很方便地组织秘书自由工作者在一起为某项业务出力。这些为秘书服务行业提供了人力资源上的保证。

三、秘书学的涵义及其研究对象

秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

秘书学的研究对象应该包括两大方面：一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序。方法等；另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等，以及这两方面怎样有机地结合。

四、秘书工作职能的转变（4个）

1、支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

2、辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制

3、处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

4、计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

五、秘书工作的作用

1、助手作用

2、参谋作用

3、协调作用

4、信息枢纽作用

5、公共关系作用——秘书工作中有“对外联络，内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。

六、秘书工作的性质和特点

1、辅助性

2、综合性

3、机密性（善于保守秘密是秘书人员首要职业道德）

4、服务性（1、为本机关领导和上级机关服务2、为本机关其他平级的职能部门服务3为下级机关和人民群众服务）

七、会展的定义

会展，是为开会和办展览，过去秘书组织会议，重点在“议”；而办会展，重点在“展”。会展是一项系统工程，对会展主办单位而言，从筹办到招展、展出；对参展单位，则从搭建展台，选题策划，使用光、声、色、形，采取包括多媒体在内多种形式展示产品、理念和观点，突出自己的独特个性和鲜明形象，一直到和客户联系、提供咨询、接受订单等都需要付出心

血和努力。

八、会展需要秘书主要表现在三个方面

1、会战的联络、协调和组织工作

2、会展的会议组织工作

会战的重点是“展”，可是必然要召开一系列的会议。譬如：展出之前有筹备会、检查会、动员会；展出期间有开幕式、报告会等展出以后有评估会、总结会等。这些会议的组织安排服务工作都需要秘书去做。

3、会展的文书工作

第二章

一、秘书工作的发展史

奴隶社会（西周至春秋有保密制度、文书制度、用印制度）——封建社会——建党初期（1、1921年中国共产党在上海召开了第一次代表大会，限于当时的条件，没有秘书处或专职的秘书，一切秘书工作都由代表们共同做。大会通过成立了中央局，决定由李达负责保管文件2、1923年在广州召开的第三下次代表大会上，决定建立秘书制，大会选出的委员长为陈独秀，中央秘书为毛泽东3、1926年7月，党的四届三中全会决定中央设秘书处，秘书处下设文书、会计、交通、翻译、出版五科，负责文件的撰拟、翻译、密写、印制、秘藏、传递等工作。同时各省委也分别设立秘书处或秘书科，人员及为精干，一般为一二人，至多三无人。“密”和“精”是建党初期秘书工作的特点）。

二、1、三省制。三省制在魏晋开始形成，唐代确立。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，即互相分工、配合，又互相监督、牵制。

2、一文一事制。宋朝规定：朝廷百官和地方官员的奏章都必须一文一事，非一宗事者不得同为一问，以便行文归口和主管部门及时批复、处理。

3、文书立卷制。元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。

4、贴黄、引黄制。魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：文书如有个别文字更改，克另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”也就是“公文摘要的由来”。

5、公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

6、案卷，也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。

7、公文立卷的意义是：（1）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。（2）公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。（3）公文立案，为档案工作打下了基础。

第三章

1秘书机构的六种职能

助手职能，参谋职能，枢纽职能，协调职能，保密职能，公关职能。

保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。主要有：妥善保管各种机密文件、资料，不得丢失、残缺、破损或被偷阅、翻拍、盗用。保守会议精神、会晤的内容中所涉及的机密等。