超市之管理系统作业流程规范标准

管理系统作业流程规

随着总部系统的实施，人的因素起着关键作用，为保障系统的正常发挥，加强总部、配送中心、门店、业务、营运、财务、资讯之间的密切合作，做到作业规，口径一致，特制定本流程。

一、供应商建档

1、所有供应商档案由总部建档，然后由总部资讯做CC通讯，共享供应商下传到各门店，独

立供应商下传到指定门店。

2、供应商分共享供应商和独立供应商：凡能够跨区域给所有门店配送商品的称共享供应商；

凡只给单独一个门店供货的称独立供应商。共享供应商编号：10打头（前两位），独立供应商编号：巩义店编号：01打头（前两位），孟州店编号：02打头（前两位）。

3、供应商档案由业务部签订，容包括：供应商名称、供应商编号、经营方式、结算方式、付

款方式、联系人、联系方式、结算人等转总部或上传总部资讯建共享供应商或独立供应商档案。（《供应商基本资料表》）

4、资讯接到业务转交的供应商档案要先登记，登记容包括：日期、编号、供应商名称、供应

商编号、经营方式、转交人、接收人等，录入建档审核无误，打印一联转财务部存档，领取人签字（《单据流转表》）

二、新品建档

1、所有新品资料必须上传总部建立商品档案，然后由总部资讯做CC通讯，下传到各个门店。

2、《新品登记单》一式三联由业务部填写，容包括：门店名称、门店编号、供应商名称、供

应商编号、供应商签字、业务员签字、审核人（业务经理）签字、商品名称全称、条形码、规格、单位、产地、装箱数量、协议进价、建议零售价、市调价、零售价、保质期等，要求字迹清晰、工整，数字不准涂改。然后转总部资讯建档。

3、资讯接到业务转交的《新品登记单》要先登记（《单据流转表》），登记容包括：日期、编

号、供应商名称、供应商编号、份数、转交人、接收人签字等，录入审核无误后，打印《厂商报表（代建档确认单）》一份一式两联，附《新品登记单》第三联反馈业务部审核，第一联资讯存档订期装订成册，第二联转财务。

4、《厂商报表（代建档确认单）》第一联业务部存档备查，第二联交供应商作为上货编码依

据留存。

5、新品建档流程：

1、所有经资讯建档的新品第一次上货，由业务部（或驻店业务代表）确定上货品类和数量，

然后转资讯（业务勤）打印《订货单》一式两联，资讯或业务勤打印审核无误后登记备查，

领取人在《单据流转表》上签字。业务勤（或驻店业务代表）将《订货单》第一联转验收组做好验货准备工作，第二联转供应商备货（供应商根据订货单上货）。如果是外地供应商送货，则以传真或形式通知《订货单》容，同时将两联《订货单》全部转验收组做验货准备工作；

2、业务勤将每日《订货单》制作《订货单统计表》，容包括：订货单日期、订货单编号、供

应商编号、供应商名称、责任业务员名称、计划送货日期、实际到货日期。

3、初次订货流程：

四、补（续）货

1、续货《补货单》由门店货区理货员分供应商手工填写《补货单》一式二联，容包括：店码、

条形码、品名、规格、单位、数量，要求、希望到货日期等，要求字迹清晰、工整，数字不准涂改。

2、值班经理（或大型店货区组长、小店店长）审核补货单品类和数量是否合理并签字确认；

3、每日《补货单》要在固定时间向业务部门提交，提交时要求业务部接收人员在《单据流转

表》上签字；

4、 《补货单》二联同时转业务部（或驻店业务代表，如果是小店则以传真形式传递业务部，

业务部指定专人进行处理）审核，如无异意签字确认，第一联回执门店备查，第二联转业

务勤（或资讯），查询电脑库存后，按照以下几种情况分别处理：

（1） 如果配送中心有货，则向配送中心制作并传递《配送单》，由配送中心实施配送；

（2） 如果其他门店有多余、且销售不畅的存货，由业务勤通知该门店进行调拨，按照调拨

程序（《调拨单》）进行处理；

（3） 如果配送中心无货，则按照供应商打印《订货单》，按照订货流程执行。

（4） 如果是门店生鲜品及业务部限定围的供应商由门店自行订货。

5、 补货流程：

（1）自采商品订货时补货单由理货员分货区手工填写（填写要求同上）值班经理/组长/小

店店长审核要货数量是否合理并签字确认；

（2）由店长审核过的补货单由门店资讯部制《要货单》，由店长在电脑中作审核；

（3） 门店资讯部通过定时通讯将《要货单》上传总部业务部，由主管采购员在电脑中查《要

货凭证》并审核要货数量作汇总处理分供应商分门店打印《订货单》；

（4） 自采商品订货流程

（5）门店自行订货由门店理货员填写补货单，值班经理/

小店店长审核并签字确认；

（6）门店资讯部人员打印《订货单》一式两联并审核，通知供应商送货；

（７）门店自行订货流程：

（８）总部订货供应商送货时，补货单要由门店货区理货员填写，一式两联，由值班经理／组长／小店店长审核并签字确认；

（９）补货单由书面形式传业务部，由主管业务员或驻店业务代表审核并打印《订货单》一式一式两联，订货单第一联转验收组作验收准备，第二联转供应商送货，如果供应商在异地，业务部以/传真形式通知供应商送货，两联《订货单》一起转验货组；如果是小店订货且供应商在异地，则由业务部将《订货单》下传到门店，由门店查询，《订货单》在门店生成《预报单》，供应商在送货时由门店打印《收货验收单》（《预报单》）作为验收依据；

（10）供应商送货门店补货流程：

五、验收

1、验收组根据《订货单》两联（业务转来第一联（黑联）、供应商携带第二联（蓝联），如果

两联都由业务部转来则表示是外地供应商）合并后验收商品，无《订货单》上货的可拒绝验收；如果供应商送货中有部分商品不包含在《订货单》，则要求该供应商与业务人员联系，或补单或拉回；

2、验收商品时应先将商品分类摆放整齐；

3、验收人员用扫描仪扫描单品条码，扫描无效的查找原因另外处理，其他照单及实物查验；

4、验收商品数量只能等于或小于订单数量，大于订单的部分可以拒绝验收；

5、订单实收数量按实际验收数量填写；本项容不允许涂改；如果因为填写错误造成的涂改，

必须经由送货人及值班经理或小店店长复点后由送货人、验货员、值班经理三人在涂改处