外来文件的识别
外来文件管理规定
外来文件管理规定1 目的为了外来文件识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2 使用范围适用于公司外部提供的文件管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等；3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品技术有关的的国家标准、行业标准、客户提供的技术图纸、技术要求等；3.2 质量文件：与本公司产品质量的检验、测量有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准、国际标准、政策文件等；3.3 管理性文件：使用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新；4.2 质量部负责识别、更新质量类文件；4.3 装备部负责识别与安全有关的文件；4.4 办公室负责识别更新管理性文件；4.5 相关部门负责人负责文件的审核，主管领导负责批准；4.6 各部门负责本部门外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作。
5 工作内容5.1 外来文件的获取：公司各部门通过如下渠道收集相关的外来文件；a）国家、省、市、政府及各相关职能部门；b）各种会议、专业报刊、杂质、出版社；c）互联网、电话传真；d）客户；5.2 外来文件的识别5.2.1 技术性文件a）客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部在两天内移交给技术部；b）技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术文件要求或工艺文件中；c）技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性和适宜性。
5.2.2 质量文件a）测试中对与本公司产品检验测试有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、测量方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中；b）质量部对质量环境体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及使用本公司条款，并作为质量手册和程序文件更新的依据。
5.2.3 管理性文件a)凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件、安保文件，装备部及时收集筛选，识别其有效性和适用性；b)国家颁布的与管理、卫生有关法律法规、政策文件，由办公室收集筛选，识别有效性和适宜性；5.3 外来文件审批经过相关部门识别后的外来文件，需部门负责人审核，主管副总批准。
外来文件管理制度
外来文件管理制度1.0 目的为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2.0 适用范围适用于公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。
3.0 定义外来文件：从公司外部来的文件，不是自己编写的，而且是需要执行的。
可分为以下几类3.1 技术性文件3.1.1 客户提供的图纸、产品技术条件、测试方法、产品标准、材料标准、环保标准等。
3.1.2 国家法律法规类：与产品有关的产品标准、行业标准、测试标准、判定标准、材料标准、环保标准等。
3.2 质量类文件3.2.1 质量标准：与质量体系有关的标准，如ISO9001、ISO14001、计量标准等； 3.2.2 质量法规类：质量法、合同法、计量法等；3.3 管理性文件:适用的法律法规，与员工、管理、安全、卫生等相关的政策文件。
3.4 其它证书类：包括体系证书、荣誉证书、产品证书、专利证书、人员资格证书等等。
4.0 部门职责4.1 销售部门负责客户资料的接收与更新；4.2 研发部门负责识别、更新技术性文件；4.3 技术质量总控部--质控负责识别、更新质量类文件，文控负责体系证书、产品证书的保管；4.4 人力资源部负责识别、更新与员工、安全、管理、卫生等相关的法律法规；4.5 人力资源部负荣誉证书、专利证书、人员资格证书等证书正本的保管,文控中心负责扫描件的归档管理；4.6 相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准；4.7 文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作；5.0工作程序5.1 外来文件的获取公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:5.1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门;5.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社;5.1.3 互联网、电话传真;5.1.4 客户5.2 外来文件的识别5.2.1技术性文件5.2.1.1 客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部门应在两天内移交给研发部门；5.2.1.2 研发部门对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。
××公司外来文件管理规定
××公司外来文件管理规定1. 目的：1。
1 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用；1.2 确保客户所提供的相关文档得到适当的管理，保存及保密。
2. 规定适用的范围：2。
1 适用于本公司所有部门从外部获得的文件；2。
2 客户所提供的图纸规范、标准书、技术数据或国际标准等相关文件均属于“外来文件”的范畴之内.3. 外来文件管理的主要内容：3.1 对本公司所有部门所获取的外部文件进行识别、更新等过程进行控制。
4。
定义：4。
1 外来文件：非本公司范围内产生的文件称之为外来文件。
5。
外来文件的类别5。
1 与公司产品相关的法律法规,如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准；5。
2 与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等；5。
3 顾客提供的与产品相关的技术、质量等标准及技术准则,如图纸、技术规范等；5.4 相关质量管理体系标准，工具书等。
6。
外来文件的管理规则6。
1 保存期限:外来文件永久保存，随时更新;6.2 编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；6.3 使用方式：6.3。
1 直接引用（如客户图纸）;6。
3。
2 转换引用（如产品标准,接收准则等）；6。
3。
3 参考（如工具书,体系标准）。
7. 职责归属7。
1 综合部是外来文件的归口管理部门，其他部门对外来文件进行识别后，交由综合部管理;7.2 技术部统一负责对外来的技术标准进行识别；7.3 品质部统一负责对外来的法规规范进行识别。
7。
4 综合部对不属于7.2、7。
3所规定的外来文件进行识别。
8。
外来文件管理流程8.1 外来文件的获取：8.1。
1 公司各部门可能通过如下渠道获取相关的外来文件:8。
1.1。
1 国家、省、市政府及各相关职能部门;8。
1.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社；8.1.1。
3 互联网、电话传真。
8。
1。
2 各部门获取的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门及董事会.8。
外来文件管理规定
外来文件管理规定1.目的：Purpose:对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2.适用范围：Scope:适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
3.定义：Definition:3.1 技术标准:涉及到本公司产品等相关的国际标准、国家标准、行业标准；3.2 法规规范:与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章；3.3 政策文件:国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。
3.4 体系文件：ISO/TS16949条款，ISO14001条款，AS9100条款，ISO9001条款ISO9004条款，OHSAS18001（如适用时）。
4.权责区分：Responsibilities:4.1 文管中心统筹管理和保存公司除图纸以外的外来文件。
4.1.1 技术标准类外来文件由工程部搜集，统一存储在文管中心，图纸由工程部负责接收和管理其分发；4.1.2 人事行政部负责获取和管理法律法规及政策文件类外来文件，统一存储在文管中心，；5.修订记录：Revision Content:Rev Revise Reason Made By Audit By Approved By Date6.工作流程：Working Flow:无7.工作说明：Working description7.1外来文件的获取7.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、电话传真。
7.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给办公室管理部门。
7.2 外来文件的识别7.2.1技术标准a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别；b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本；c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
7.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到文管中心进行识别和保存；7.2.3 政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室；b.办公室对收集到的文件进行识别。
知识产权外来文件控制程序
知识产权外来文件控制程序摘要知识产权是企业最重要的资产之一，保护和控制知识产权文件是企业管理的关键环节。
本文介绍了一个针对知识产权外来文件的控制程序，旨在帮助企业更有效地管理和保护其知识产权。
引言随着全球经济一体化的加深，企业之间的知识交流和共享变得日益频繁。
然而，这也带来了知识产权侵权的风险。
为了保护企业的知识产权，建立一个严格的文件控制程序变得尤为重要。
一、知识产权外来文件的识别和归类1.1 文件识别首先，企业需要确定什么样的文件被视为知识产权外来文件。
一般来说，知识产权外来文件包括但不限于专利申请、商标注册文件、版权登记证书等。
企业可以根据自身业务情况制定相应的文件识别标准。
1.2 文件归类一旦确定了知识产权外来文件，企业需要按照一定的规范对这些文件进行归类。
可以按照文件类型、知识产权类别或者申请日期等进行分类。
这样可以更方便地管理和查找这些文件。
二、知识产权外来文件的收集和存储2.1 文件收集企业可以与知识产权代理机构或专利事务所合作，委托他们负责知识产权文件的收集。
同时，企业内部也需要设立专门的部门或岗位负责文件的收集工作。
收集的文件应及时整理并按照归类进行存储。
2.2 文件存储对于知识产权外来文件的存储，企业可以选择实物存储和电子存储相结合的方式。
实物存储可以采用专门的文件柜或者保险柜，确保文件的安全和保密性。
对于电子存储，企业可以利用网络存储或云存储等技术手段，以便更方便地管理和共享文件。
三、知识产权外来文件的审查和备案3.1 文件审查企业在收到知识产权外来文件后，需要进行审查。
审查的内容包括文件的真实性、合法性和完整性等。
如果发现问题，企业应及时与知识产权代理机构或专家进行沟通，确保文件的准确性和有效性。
3.2 文件备案审查通过的知识产权外来文件应及时进行备案。
备案的目的是确保企业对这些文件的所有权和使用权。
备案的方式可以是将文件存放至备案系统中，以便日后查阅和管理。
四、知识产权外来文件的保护与维护4.1 文件保护企业应制定相关的保密措施，确保知识产权外来文件的安全。
ISO9001认证要求外来文件的控制识别要则举例保持)
ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保持)
ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保持)
一、外来文件的识别：
1、外来文件是指质量管理体系运行中所需执行的、来自外部的文件；
2、可以是来自组织外部，如上级组织、社会团体、顾客、政府部门等；
3、也可以是来自组织内部未纳入质量管理体系认证范围的部门或区域。
二、外来文件控制要则：
1、识别：需要纳入受控范围的外来文件要预先识别，加以控制；
2、标识：可参照内部文件控制的要求进行标识，或按外部发文组织的要求标识；
3、发放：与内部文件控制相同，做好发放记录；
4、修订跟踪：指定专门人员保持与外部发文组织的沟通，随时跟进外来文件的修订；
5、再确认：修订后的外来文件也应经过组织内的再次识别确认、再标识、再发放。
三、外来文件举例：
1、GB/T19001/ISO9001《质量管理体系要求》；
2、产品安全标准、产品标准和技术规范；
3、顾客要求（图样、合同、技术标准、订购单等）；
4、供方提供的文件（图样、合同、技术标准等）；
5、组织的上级部门或来自组织中未纳入质量管理体系的部门文件。
四、外来文件的保持：
1、由使用者负责在使用场所保管好外来文件，防止丢失、损坏（破损、污染）；
2、文件管理人员对外来保持：a)使用安全的保存形式和保管方法；b）文件丢失时为不影响正常使用应及时补发；c)文件破损或受污，影响阅读时应换发。
浅谈企业外来文件的识别、获取和管理
供参考。
学 品、 特种设备、 劳动保护用品等管理规定 。需要注意的是很 多 企业会把 我 国政府签 署 的一些 国际公约识 别 出来 ， 如《 保护 臭 氧层维也纳公约》 、 《 气候变化框架公约》 等， 如果作为资料性 质 的收集参考是很好 的事情 ， 但是作为适用的法律法规进行 识别
质量 、 环境 、 职业健康安全管理体系运行所 需要 的法律 、 法 规、 标准及其 他要求 等外来 的、 组织 无权修 改的文件通 常统称 为外来文件 。 很多企业对外来文件 的识别和 管理存在一定 的误 区。一方面 ， 一些企业 不重视外来文件识别 ， 只是为了满足管理 体系的要 求简 单收集一些资料 ，随便找个资料夹存放 以备 用； 另一方面 ， 一些 企业 由于过度 重视外 来文献 ， 法律法 规收集一 堆， 但是 因为文件太 多没 办法进行 有效控制和管 理Ｌ 。本文通
对于质 量管理体 系外来文件 首先应该 是与产 品有关 的法 律法规 ， 以此为基础外来文件可 以包括 从外 部引入的非公司 自
行编写 的， 对 产 品设 计 开 发 、 生产、 销 售 等 过 程 具 有 指 导 性 的 法
表现在两个方面 ： ①会把 不需要的内容同时收集过来导致重 点
不够突 出， 在 后续 的使用 和控制方 面产生 困扰 ； ②会 因汇编 里 的 内容太 多 ， 现在法律 法规修订 比较频繁 ， 有些 内容在取得 时
而不适合于作为组织 管理体系文件控制。 目前 网络 比较 发 达 ， 资 讯 获 得 比较 便 利 ， 国 内 还 实 施 了 政 府上 网工程 ， 组织管理体系运作所需要的法律法规都可 以通过
外来文件管理规定
外来文件管理规定1 目的为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。
2 适用范围适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。
3 外来文件分类3.1 技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等。
3.2 质量类文件：与本公司产品品质的查验、量测有关，与质量或环境管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件等。
3.3 管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。
4 职责4.1 销售部负责客户资料的接收与更新。
4.2 技术部负责识别、更新技术性文件。
4.3 质量部负责识别、更新质量类文件。
4.4 安保科负责识别、更新与安全相关的管理性文件，综合管理部负责识别、更新与管理、卫生等相关的管理性文件。
4.5 相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准。
4.6 综合管理部文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保留、销毁等管理工作。
5 工作内容5.1 外来文件的获取公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件：a.国家、省、市政府及各相关职能部门；b.各类会议、专业报刊、杂志、出版社；c.互联网、；d.客户5.2 外来文件的识别5.2.1技术性文件a.客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部应在两天内移交给技术部；b.技术部对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。
c.技术部对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性及适宜性。
5.2.2 质量类文件a.质量部对与本公司产品品质的查验、量测有关的标准进行识别，以确保所采用的查验、量测方式正确或更优，并考虑加入内部查验规程中。
b.质量部对与质量环境管理体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及适用本公司的条款，并作为质量环境手册及程序文件更新的依据。
什么样的文件属外来文件
什么样的文件属外来文件
不是体系要求的文件，需要在组织内传达执行的文件，都属于外来文件。
外来文件的识别需根据相关方（见 4.2）和策划（6.1）的识别和管理的结果，对外来文件进行分类搜集控制。
根据4.2所识别的相关方，收集他们所提出和发布的有关质量管理的要求的文件并识别出其必要性后，他们所发布的文件即为外来文件。
主要有：
1.政府、上级发布的红头文件、相关部门发布的法律法规、规章制度；
2.与产品和服务有关的国家标准、行业标准、技术标准、产品标准、
检验检测标准；
3.
4.客户提供的设计图样、工艺文件、技术资料；
5.合作伙伴、供应商提供的技术资料、报告等；
6.大学、技术学校、研究机构、技能鉴定等提供的有关培训和能力培养方面的资料和要求；
7.
8.外部的满意度调查报告；
9.收集的与产品和服务有关的地区、民俗、地质、气候、经济、人文方面的正式报告；
10.来自竞争对手的重要报告、报道、通讯、文献、技术资料等；
11.与组织质量管理有关的新闻报道。
关于外来文件
ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保
持)
ISO9001认证要求外来文件的控制(识别|要则|举例|保持)
一、外来文件的识别：
1、外来文件是指质量管理体系运行中所需执行的、来自外部的文件；
2、可以是来自组织外部，如上级组织、社会团体、顾客、政府部门等；
3、也可以是来自组织内部未纳入质量管理体系认证范围的部门或区域。
二、外来文件控制要则：
1、识别：需要纳入受控范围的外来文件要预先识别，加以控制；
2、标识：可参照内部文件控制的要求进行标识，或按外部发文组织的要求标识；
3、发放：与内部文件控制相同，做好发放记录；
4、修订跟踪：指定专门人员保持与外部发文组织的沟通，随时跟进外来文件的修订；
5、再确认：修订后的外来文件也应经过组织内的再次识别确认、再标识、再发放。
三、外来文件举例：
1、GB/T19001/ISO9001《质量管理体系要求》；
2、产品安全标准、产品标准和技术规范；
3、顾客要求（图样、合同、技术标准、订购单等）；
4、供方提供的文件（图样、合同、技术标准等）；
5、组织的上级部门或来自组织中未纳入质量管理体系的部门文件。
四、外来文件的保持：
1、由使用者负责在使用场所保管好外来文件，防止丢失、损坏（破损、污染）；
2、文件管理人员对外来保持：
a)使用安全的保存形式和保管方法；
b）文件丢失时为不影响正常使用应及时补发；
c)文件破损或受污，影响阅读时应换发。
外来文件定义
1、外来文件的定义外来文件：指取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
理论上，供方所提供的外来文件不在此管制范畴，当有必要时，亦可依本文进行管制。
2、外来文件的分类2.1 与QMS系统有关的当地政府机关行政管理文件，如：《东莞市有关电子产品质量检验检疫的通告》等；2.2 国家法律法规文件，如《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国工伤保险条例》等；2.3 国际标准文件，如《ISO9001:2000质量管理体系要求》、《RoHS指令》&《WEEE指令》等；2.4 国家标准文件，如《GB/T 2828.1-2003计数抽样检验程序》、《SJ/T 11363-2006 电子信息产品中有毒有害物质的限量要求》等；2.5 客供规范、标准，如某客户提供的《XXX产品进料检验规范》、与客户签定的《供应商环保协议书》、《产品承认书》等；2.6 客供图档，如某客户提供的XXX产品2D或3D图档、模具3D图档等；2.7 其他与产品有关的重要外来文件，如客户的ECN通知单等正式行文的资料。
3、外来文件的管制要求与管制程序3.1 原则上，所有外来文件须经本公司文控登记、编号，并将其原稿存档后，再统一复印、盖章发放给各使用单位；当外来文件不能进行复印分发时（如3D图档），则交本公司文控登记、编号后，再发放给使用单位。
凡没有经过文控统一编号、发行的外来文件，不能在本公司内部使用，相关人员可视其为无效文件，请公司全体同仁监查督导；（接收单位在邮件转发时，须首先发给文控，由文控在电子文件名称加上外来文件编号后，再转发给使用单位。
）3.2 外来文件的编号规则请参考【文件与资料控制程序】5.2.3.5的说明；3.3 外来文件发放时，由该外来文件在转交文控以前的接收单位确定该文件的发行范围与发行数量，并以书面联络单的形式知会文控；当该接收单位不能确定外来文件发行范围与发行数量时，统一由系统工程师确定发行范围与发行数量；3.4 外来文件在转交文控时，其信息载体、媒介形式不作限制，可以是书面文档、磁盘电子文档等，但电子文档须由接收单位保留该外来文件来源的证据，以便日后追查；3.5 外来文件在公司内部使用过程中，其管制要求形同于内部的QMS文件，当外来文件有损坏、缺页或内容不详时，除文控外，其他使用单位不得私自复印、分发，须按照QMS文件的补发流程办理，以此确保外来文件的受控状态；3.6 当外来文件的来源单位有更新或废除时，由其最初的接收单位（如业务）知会文控按本文要求及内部QMS文件的更新或废除作业流程办理；3.7 当外来文件内容涉及公司经营或高层管理机密时，则不适用本管制要求，其具体管制办法由该类外来文件的接收单位或接收人实施。
外来文件管理规范-模板
1、目的通过外来文件的识别、收集、保管、发放等环节的控制，保证我公司（以下简称“公司”）外来文件现行版本的有效和完整保存，并在相关场所得到充分利用。
2、工作程序2.1 外来文件的识别外来文件指在公司所使用并保管的，非本公司所制定的文件，主要分类如下：a.国际、国家、行业、地方标准；b.现行技术法规、法律规范；c.供应商、合作方及客户提供的技术和文件；d.政府主管部门下发的文件；2.2 外来文件的收集、保管2.2.1 综合管理部负责国际、国家、行业、地方标准和法律法规的收集、保管；2.2.2综合管理部负责政府主管部门下发文件，股东单位发送文件的收集与保管；2.2.3 各部门、创业团队负责供应商、合作方及客户所提供的技术文件和记录的接收与保管；2.2.2 各相关人员收集或接收到外来文件后，要在《审定收文处理（传阅）单》中进行记录；2.2.5 外来文件应集中保存，并与公司内的文件分开放置，以避免混淆；2.2.6 外来文件持有人员负责文件完好和有效，不得随意借用，文件应保持清洁，不能在上面随意涂写。
2.3 外来文件的借阅需要借阅外来文件时，填写《文件借阅登记表》，并注明是外来文件，借阅人员要对文件妥善保管，借阅结束后要及时归还。
2.2 外来文件的发放2.2.1外来文件需要发放到其它岗位人员或公司以外时，要填写《审定收文处理（传阅）单》；2.2.2发放的文件只能为受控复印件，当发放外来文件进行受控管理时，应在发放的文件封上表明受控标识。
2.5 外来文件的回收、作废外来文件发生版本更新时，重新发放新文件的同时收回失效文件，回收的失效文件销毁。
2.6供应商、合作方及客户提供的技术和质量类的外来文件，其有效期以产品或服务终止3年为限，到期后应注明“作废参考”的标识，放在指定地点统一管理。
外来文件制度
外来文件制度
外来文件管理制度是对组织收到的外部文件进行管理的一种制度。
这类文件可能包括设计文件、工艺文件、质检文件和管理文件等，这些文件对组织的运营和管理具有重要的意义。
在管理制度中，通常会规定外来文件的接收、识别、登记、处理、存档和销毁等环节。
以下是一些关键点：
1. 接收：组织应明确接收外来文件的部门和人员，以及接收的流程和标准。
2. 识别：接收部门和人员应对外来文件进行初步的识别和筛选，判断其是否与组织相关且具有价值。
3. 登记：所有接收的外来文件都需要进行登记，记录文件的来源、标题、日期和接收人员等信息。
4. 处理：根据文件的性质和重要程度，组织应制定相应的处理流程。
例如，需要审批的文件应提交给相关领导审批，重要的文件应组织专项讨论或进一步处理。
5. 存档：对于有长期保存价值的文件，应将其存入档案室并进行分类管理。
档案室应建立完善的档案管理制度，包括档案的分类、编号、借阅等。
6. 销毁：对于不再需要的文件或过期的文件，应按照规定的流程进行销毁，避免泄露组织的机密信息。
此外，管理制度中还可能包括对外来文件的定期审查、更新和优化等内容，以确保组织的文件管理制度始终符合实际需求并保持高效。
在实际操作中，外来文件管理制度还需要根据组织的具体情况进行调整和完善。
外来文件管理要求(分类管理)
四、文件与清单的更新
销售部助理接收到顾客提供的文件资料后，应更新《外来文件清单》，同时还需确认是否已有该文件的旧版，如果已有旧版文件，还应替换成新版文件。
(5)技术类图书、文献等
与产品设计、技术相关的图书，杂志等
三、信息发布：
管理部门评估法律法规、政府发文通知的重要指示，特别对有变动的要求进行摘录，发布在OA上，适当时，可组织相关部门进行培训学习。
(2)产品标准（非本公司编制）
有关产品的国家/国际/行业标准和规范
品质部
一、获取与登记：
品质部标准管理员在产品标准网站、行业网站上搜集与产品相关的标准，或在标准发行机构购买标准，并将标准文件按文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
四、产品标准与清单的更新
产品标准管理员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及清单。
(3)量具校准与产品测试类标准
1.量具校准国家标准
2.产品测试国家/国际标准
3.量具说明书/使用说明书等
品质部
一、获取与登记：
品质部量具管理员在相关标准网站上搜集与量具校准、产品测试有关的标准，或在标准发行机构购买纸质标准，并将标准文件的文件名、编号、发布日期、版本等信息进行登记，记录在《外来文件清单》中。
二、标准的保存：
纸质标准用档案袋保存于文件柜中，电子文档在电脑中建立文件夹分类保存。可按量具种类、测试标准类型进行分类保存。
三、标准与清单的更新
量具校准员应定期对产品的相关标准的版本进行核查，保持产品标准的最新状态，及时更新最新版本的标准及外来文件清单。
外来文件控制程序
引言:外来文件控制程序是一个重要的工具，它帮助组织和管理所有进入组织的外部文件。
本文将深入探讨外来文件控制程序的相关概念以及其在组织中的重要性，并介绍如何有效地实施这一程序。
概述:外来文件控制程序是指组织在收集、保存、审查和分发外部文件时所采用的一系列流程和实践。
这些外部文件可能是来自供应商、客户、合作伙伴或外部机构的文件，包括合同、报价单、技术文件等。
外来文件控制程序的目的是确保组织始终拥有准确、可靠的外部文件，并能够在需要时快速访问。
正文:1.识别和收集外来文件1.1确定需要收集的外来文件的类型和来源1.2设立一个集中的收集点，以确保文件的整合和安全性1.3建立一个有效的通信渠道，与外部机构保持联系，以及及时收集外来文件2.外来文件的审查和分类2.1制定一套标准和程序，用于审查外部文件的准确性和完整性2.2根据文件的性质和目的进行分类，以便更好地进行管理2.3建立一个文件审批流程，确保外来文件经过适当的审核才能使用3.外来文件的保存和归档3.1建立一个有效的文件归档系统，以确保文件的易于访问和保密性3.2使用适当的标签和目录，将文件分类存储，并建立索引以方便查找3.3确定文件的保留期限，及时清理过期的文件，以保持存储空间的有效利用和数据的安全性4.外来文件的分发和利用4.1设立一个文件分发流程，确保信息的传递高效和准确4.2使用合适的技术工具和系统进行文件分发，以确保安全性和可追溯性4.3为工作人员提供必要的培训和指导，以正确使用和处理外来文件5.外来文件控制程序的监督和改进5.1建立一个监督和评估机制，定期检查外来文件控制程序的有效性和符合性5.2确定改进的机会和挑战，并制定相应的行动计划5.3与内部各个部门进行协作，共同推动外来文件控制程序的改进和发展总结:外来文件控制程序在现代组织中扮演着重要的角色。
通过识别和收集外来文件、审查和分类、保存和归档、分发和利用以及监督和改进等步骤，组织能够有效地管理外部文件，并实现对外来文件的控制。
外来文件管理制度
1、目的对外来文件进行识别、明确外来文件流转程序，规范外来文件管理。
2、适用范围适用于本厂对所有的外来文件进行控制和管理3、外来文件分类3.1从企业外部任何部门、单位获得的各种公文。
3.2企业以公款购买的各种资料（含书籍、下同）。
3.3企业从外部任何渠道获得的产品标准或与产品质量有关的各种技术文件资料或者图样等。
4、相关职责4.1 工程部负责对外来文件的产品标准进行识别。
4.2 品质部负责对外来文件与质量相关的标准进行识别。
4.3 企管办负责外来文件归口管理工作。
5、相关规定5.1外来文件的识别5.1.1 凡是与产品标准有关的外来文件，收到后移交工程部进行识别。
识别内容主要包括：标准的有效性、发布实施年份、是否为最新标准；标准中的条款是否都是适宜的等5.1.2 凡是与产品质量有关的外来文件，收到后移交品质部进行识别。
5.2外来文件的管理5.2.1 公文的管理5.2.1.1 资料员收到公文后，应立即进行登记。
并在半个工作日内按公文的内容送分管领导传阅，传阅过程必须履行签字手续。
．相关领导阅读公文后必须签署意见交办公室资料员。
5.2.1.2资料员按相关领导签署的意见处理公文并作好登记、存档工作。
5.2.1.3 购买的资料管理5.2.2任何部门购买的资料必须先送办公室资料员处进行登记，办公室主任审核发5.2.2.1 票并签字。
资料采用借阅方式，任何人借阅资料必须履行签字手续。
属长期借阅的资料5.2.2.2必须在每半年归还一次后再借。
其他资料必须在一周内归还。
5.2.3技术文件管理，必须交工程部资5.2.3.1 不论任何人从任何渠道获得的技术资料文件（图纸，下同）料员。
由工程部对文件资料进行识别登记后，按规定程序进行传递。
5.2.3.2工程部资料员和文控员对已登记的文件资料进行分类保管。
新产品资料或新产品图先送常务副总进行审阅，常务副总审阅后应指示资料5.2.3.3 员如何处理，资料员按指示进入下一程序。
外来文件的识别、流转程序
外来文件的识别、流转程序1. 目的确保外来文件的识别、流转、作废处于受控状态。
2. 适用范围：本程序适用于与质量健康安全环保体系有关文件的管理与控制。
3. 职责3.1 总经办负责对各部门外来文件的控制进行指导和监控。
3.2 各部门主管负责本部门外来文件的管理和控制。
3.3 综合管理部文书负责建立外来文件清单。
4.0 程序内容4.1 外来文件的主要分类A类：相关政策、法规类，包括：国家、部委、省委、省府、市委、市府、相关职能部门的政策、法规，B类：相关标准、规范类，包括：国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、区域标准；建筑规范、设计规范、采暖、供热、给水、排水、管材、空调、水处理、消防等规范；C类：其他类，包括：外颁证照、政府主管部门文件、通知、行业信息的传递文件；D类：图书类，包括设计图纸、杂志、技术资料等。
4.2 外来文件的控制4.2.1 A类、B类外来文件的控制4.2.1.1公司各部门应建立本部门A类、B类外来文件清单，并定期随时领取或购买、上网查询与本部门有关的最新政策、法规、标准等文件，随时更新本部门的外来文件清单；4.2.1.2各部门在更新外来文件清单的同时，及时销毁作废文件。
如作废文件需存档，应在作废文件封面加盖“作废”章，并在文件清单中注明。
4.2.1.3文件保存部门应每半年将本部门建立的最新外来文件清单递交至综合管理部文书处，由文书建立公司总的外来文件清单。
4.2.2 C类、D类外来文件的控制相关部门在收到、领取到C类、D类文件时，应及时交综合管理部文书进行处理，由文书根据文件的内容和性质判断是直接存档或传阅、发放，需直接存档的，文书应建立文件清单。
4.3 文件的借阅由借出部门办理文件借阅登记，借出期限最长为15天。
如需续借，须重新办理借阅登记；文档查阅应当在文件存放处进行查看。
4.4 文件复印公司职员不得使用非受控外来文件及不得私自复印外来文件。
如因工作所需复印外来文件，部门主管签字同意后方可复印。
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外来文件管理程序
一、外来文件的识别：
1、外来文件是指质量管理运行中所需执行的、来自外部的文件；
2、可以是来自组织外部，如上级组织、社会团体、顾客、政府部门等；
3、也可以是来自组织内部未纳入质量管理体系认证范围的部门或区域。
二、外来文件控制要则：
1、识别：需要纳入受控范围的外来文件要预先识别，加以控制；
2、标识：可参照内部文件控制的要求进行标识，或按外部发文组织的要求标识；
3、发放：与内部文件控制相同，做好发放记录；
4、修订跟踪：指定专门人员保持与外部发文组织的沟通，随时跟进外来文件的修订；
5、再确认：修订后的外来文件也应经过组织内的再次识别确认、再标识、再发放。
三、外来文件举例：
1、产品安全标准、产品标准和技术规范；
2、顾客要求（图样、合同、技术标准、订购单等）；
3、供方提供的文件（图样、合同、技术标准等）；
4、组织的上级部门或来自组织中未纳入质量管理体系的部门文件。
四、外来文件的保持：
1、由使用者负责在使用场所保管好外来文件，防止丢失、损坏（破损、污染）；
2、文件管理人员对外来保持：a)使用安全的保存形式和保管方法；b）文件丢失时为不影响正常使用应及时补发；c)文件破损或受污，影响阅读时应换发。