商务跟单管理制度
外贸跟单操作规章制度内容
外贸跟单操作规章制度内容一、总则为规范外贸跟单工作，提高工作效率，制定本规章制度。
二、组织机构1. 外贸跟单部门设在公司国际贸易部，负责外贸合同的履行和跟进。
2. 外贸跟单部门的主要职责包括：合同的执行、报关报检、货物运输、信用证操作、结算核销等工作。
三、跟单程序1. 接单阶段（1）收到销售部门发来的销售合同后，外贸跟单部门应及时确认合同内容，并核实合同条款的执行；如有问题，应及时与销售部门沟通解决。
（2）确定货物的生产周期、发货时间和装运方式，准备相应的报关材料等。
2. 跟单阶段（1）根据合同要求办理信用证，与卖方及银行沟通并核实信用证的条款；（2）跟进货物的生产及装运情况，确保货物按时发运，并协调清关、报检等手续；（3）协调货物的运输及保险事宜，确保货物安全到达目的地；（4）跟进货款的支付情况，及时核销结算。
3. 结单阶段（1）对合同执行情况进行总结及评估，并做好相关材料的归档工作；（2）与客户进行反馈，了解客户对公司服务的满意度，为公司提供改进建议。
四、跟单人员要求1. 业务素质过硬，熟悉外贸相关知识，能够熟练操作办公软件；2. 具有较强的团队合作精神和沟通能力，能够协调各个部门的工作；3. 工作态度认真负责，为客户着想，并且具有一定的抗压能力。
五、外贸跟单部门工作职责1. 负责合同的执行和跟进，确保合同履行顺利；2. 负责货物的运输、报检报关等手续办理；3. 负责信用证的操作及结算核销；4. 负责与客户的沟通和反馈，确保客户满意度。
六、违反规章制度的处理1. 对于不遵守本规章制度或影响公司正常运作的行为，公司将采取相应的处罚措施；2. 对于严重违规行为，公司有权解聘相关人员。
七、其他1. 本规章制度经公司领导批准后生效；2. 本规章制度的解释权归公司国际贸易部。
以上是外贸跟单操作规章制度的内容，希望全体员工认真遵守并贯彻执行，确保公司外贸业务的顺利进行。
商务跟单的工作内容和职责
商务跟单的工作内容和职责引言概述：商务跟单是商务领域中的一项重要工作，负责协调和跟进与客户之间的交流和合作。
商务跟单员需要具备良好的沟通能力、组织能力和人际关系处理能力，以确保顺利完成各项业务活动。
本文将从五个大点来阐述商务跟单的工作内容和职责。
正文内容：1. 客户关系管理1.1 确保与客户保持良好的沟通，了解客户需求和要求。
1.2 协调内外部资源，满足客户需求，并及时处理客户投诉和问题。
1.3 建立并维护良好的客户关系，提高客户满意度。
2. 订单处理2.1 跟进订单的生产进度，确保按时交付。
2.2 跟踪订单的物流信息，解决物流问题。
2.3 处理订单变更和退换货事宜，确保订单准确无误。
3. 合同管理3.1 确保合同的签署和执行符合法律法规。
3.2 跟踪合同履行情况，及时提醒相关部门履行合同义务。
3.3 处理合同变更和解除事宜，确保合同的有效性和合规性。
4. 市场调研4.1 收集和整理市场信息，分析市场需求和竞争情况。
4.2 提供市场趋势和竞争对手的分析报告，为公司决策提供参考。
4.3 参与制定市场营销策略，推动产品销售和市场份额的增长。
5. 报表和数据分析5.1 编制和分析销售报表，评估销售绩效和市场表现。
5.2 收集和整理相关数据，为公司决策提供支持和建议。
5.3 提供销售趋势和市场分析报告，为公司制定营销策略提供参考。
总结：商务跟单员在工作中扮演着重要的角色，需要具备良好的沟通能力、组织能力和人际关系处理能力。
他们的工作内容包括客户关系管理、订单处理、合同管理、市场调研以及报表和数据分析。
通过有效地跟进和协调各项工作，商务跟单员能够确保客户满意度和公司业务的顺利进行。
贸易公司的订单管理制度
贸易公司的订单管理制度一、订单接收与确认所有订单必须通过公司指定的官方渠道接收，并由授权人员进行初步审核。
审核内容包括但不限于客户的信用状况、订单的完整性和产品的可行性。
确认无误后，应及时向客户发送订单确认函，明确双方的权利义务。
二、订单分析与计划收到订单后，应对订单进行详尽分析，包括产品规格、数量、交货时间以及是否有特殊要求等。
随后，根据分析结果制定生产计划和物流安排，确保订单可以按时完成。
三、生产与质量控制在生产过程中，应严格按照作业指导书进行操作，保证产品质量。
同时，质检部门需要对成品进行抽检，确保每一件产品都达到公司的质量标准。
任何不合格品都应立即报告并采取相应的纠正措施。
四、库存管理合理控制库存是降低成本的关键。
仓库应根据订单需求及时调整库存水平，避免过剩或缺货的情况发生。
同时，定期的库存盘点是必不可少的，以确保库存数据的准确性。
五、物流与配送选择合适的物流合作伙伴对于保证交货效率至关重要。
根据订单要求和成本效益，确定最优的配送方案。
发货前，应仔细检查货物的包装和运输文件，确保一切符合出口国和进口国的相关规定。
六、客户服务与反馈订单完成后，客户服务团队应及时与客户沟通，获取客户对产品和服务的反馈。
这些信息对于不断改进工作流程和提升客户满意度具有重要价值。
七、风险管理在整个订单管理过程中，应识别并评估潜在的风险因素，如市场波动、供应链中断、汇率变化等。
建立应急预案，以便在遇到不可预见情况时能够迅速响应。
八、持续改进公司应定期回顾和评估订单管理流程的效果，通过数据分析找出改进的空间。
鼓励员工提出创新意见，并将这些改进措施纳入日常操作中。
跟单的管理制度
跟单的管理制度第一章总则第一条为了规范跟单活动，提高工作效率，保障跟单质量，特制订本制度。
第二条本制度适用于本公司所有跟单人员的管理工作。
第三条跟单人员应严格遵守本制度，确保跟单工作的顺利进行。
第四条跟单人员应具备一定的专业知识和跟单经验，能够胜任跟单工作。
第五条跟单人员应保持良好的职业道德和职业操守，严禁利用职务之便谋取私利。
第六条本公司将定期对跟单人员进行考核，对表现优秀者给予奖励，对表现不佳者进行纠正。
第七条跟单人员应按照本制度要求履行相关职责，不得擅自变更条款或违约。
第八条跟单人员应遵循客户利益至上的原则，维护公司形象和客户利益。
第二章跟单流程第九条跟单人员应在接到跟单任务后，第一时间确认客户需求并核实订单信息。
第十条跟单人员应及时联系供应商，确保货物生产、发货等工作按时完成。
第十一条跟单人员应与客户保持及时沟通，及时反馈订单进展情况。
第十二条跟单人员应对订单物流进行跟踪追踪，确保货物安全送达客户手中。
第十三条跟单人员应做好售后服务工作，解决客户问题，提高客户满意度。
第十四条跟单人员应将跟单工作记录整理归档，便于查询和统计。
第三章跟单要求第十五条跟单人员应具备优秀的沟通能力和协调能力，能够与各方有效沟通协调。
第十六条跟单人员应具备一定的商务谈判技巧，能够妥善处理各类突发情况。
第十七条跟单人员应具备团队合作精神，能够与同事协作配合，共同完成工作任务。
第十八条跟单人员应具备一定的忍耐力和抗压能力，能够应对工作中的各种挑战。
第十九条跟单人员应保持良好的工作状态，保持积极向上的工作态度。
第四章跟单管理第二十条公司将安排专人负责跟单人员的日常管理和指导工作。
第二十一条跟单人员应积极配合管理人员的工作，接受管理人员的指导和监督。
第二十二条公司将定期对跟单人员进行绩效考核，对表现优秀者进行奖励，对表现不佳者进行纠正。
第二十三条公司将建立健全的激励机制，鼓励跟单人员积极工作，提高工作效率。
第五章附则第二十四条本制度自颁布之日起正式实施，如有需要，公司可根据实际情况对本制度进行适当修改和完善。
商务跟单岗位职责
商务跟单岗位职责商务跟单是一个重要的商务职位，负责与供应商和客户之间的沟通协调，确保订单按时准确完成。
下面将详细介绍商务跟单岗位的职责，包括以下方面：1.订单处理和管理：商务跟单负责接收和处理客户的订单，并与供应商进行沟通，协调生产进度，确保订单按时完成。
在订单处理过程中，商务跟单需要确保订单内容准确无误，包括产品型号、数量、价格、交付日期等信息，同时跟踪订单进度，并及时向客户提供相关的订单状态和进展报告。
2.供应商管理：商务跟单需要与供应商建立并维护良好的合作关系。
他们需要与供应商协商谈判采购价格和交货期，并与供应商就订单的生产进度进行沟通和协调。
商务跟单还需要监督供应商的产品质量，确保产品符合客户的要求和标准，并解决供应商在生产过程中遇到的问题和难题。
3.跟单报告和信息管理：商务跟单需要编制和维护订单跟踪报告和相关的客户信息。
他们需要及时记录和更新订单的进展和状态，并与客户保持沟通，及时提供订单的相关报告和信息。
商务跟单还需要分析订单数据，制定相关的销售策略和计划，提供有关市场趋势和竞争对手的情报，以帮助公司做出更加明智的决策。
4.客户关系管理：商务跟单是客户与公司之间的重要纽带，他们需要建立并维护良好的客户关系。
商务跟单需要及时回应客户的询问和要求，并解答客户的问题和疑虑。
商务跟单还需要向客户提供专业的建议和支持，以满足客户的需求和期望，提高客户满意度和忠诚度。
5.售后服务支持：商务跟单负责订单交付后的售后服务支持。
他们需要与客户沟通，并解决客户在使用产品过程中遇到的问题和困难。
商务跟单还需要及时处理客户的退货、换货和投诉等事务，确保客户的权益得到保护和满足。
商务跟单是一个需要综合能力的职位，需要具备良好的沟通能力、协商能力和解决问题的能力。
此外，商务跟单还需要具备良好的团队合作精神和良好的时间管理能力，以确保订单能够按时完成。
商务跟单工作流程
下单
▪ 1.告知客户要填写《金华达订货清单》， 填写完之后传真到公司或发电子版、扫描 文件至商务部跟单人员；
▪ 2.熟悉当地的气候，了解公司的产品在当 地的主要色温，保证能指导客户更好的订 货；
▪ 3.下单必须保证存在依据，建议不要直接 电话商务跟单人员，以防出错；
▪ 2.对于账目核对清晰却未回款的客户，需 清楚状况和原因，并及时申报大区经理。
返利
▪ 1.公司的返利需要文件给商务部，商务部 留一份给自己，另外原件给财务留底。结 算返利的时候有依据。
▪ 2.当月的汇款要到下个月和财务对过应收 表之后才能结算（避免出错），一般情况 下跟单会再15号之前把返利算好，财务会 在当月的28号之前打款给客户。
▪ 4.售后规范详见《售后服务保修协议》；
发票
▪ 1.财务原则：一个客户一个月开票一次； ▪ 2.代开发票的一定要协助跟单追回回款； ▪ 3.
对账
▪ 1.对账一般是针对月结客户，经销商月结 客户一般是在月底对账，4S 店客户一般 是月初对账，在跟单与客户对账完毕后， 业务员要协助跟单将客户账单款项催回。
▪ 2.客户需于签收货物后即时清点核对，如 有问题请及时与跟单人员联系核实；
▪ 3.销售清单上无价格显示；（除4S店或价 格是880元/套以上）
售后
▪ 1.返货前期工作要求： ▪ 客户返货时，业务员需参与客户返货数量的清
点。客户发货时应随货附带《返货清单》，清 单中应按照要求填写所有项目，保修及更换型 号要求，并由甲方业务员签署意见（如果业务 员没有写处理意见，跟单人员需与业务员沟通 询问，视情况反馈给大区经理，大区经理处理 后需要再把信息反馈给跟单）。 ▪ 货物返回收件人信息： 收货人：广东金华达 联系方式：020-61082420/61082472
商务跟单的工作内容和职责
商务跟单的工作内容和职责引言概述：商务跟单是指在商务交流中负责协调和跟进订单的工作。
商务跟单员在业务发展的过程中扮演着重要的角色，他们需要具备良好的沟通能力、业务知识和团队合作能力。
本文将详细介绍商务跟单员的工作内容和职责。
正文内容：1. 客户沟通1.1 提供产品信息商务跟单员需要了解公司的产品和服务，能够向客户提供详细的产品信息，包括产品特点、功能、价格等。
他们需要与销售团队密切合作，及时了解产品的最新信息，并向客户传达。
1.2 解答客户疑问商务跟单员需要及时解答客户的疑问和问题，包括产品使用方法、售后服务等。
他们需要具备良好的产品知识和技术背景，能够给客户提供准确的解答和建议。
1.3 处理客户投诉商务跟单员需要妥善处理客户的投诉和纠纷，确保客户的权益得到保护。
他们需要与内部团队协作，解决问题并采取措施以避免类似问题再次发生。
2. 订单处理2.1 跟进订单进度商务跟单员需要跟进订单的整个流程，包括接收订单、制定生产计划、安排生产资源、跟踪生产进度等。
他们需要与内部各个部门保持紧密的沟通，确保订单按时交付。
2.2 处理订单变更商务跟单员需要及时处理客户对订单的变更请求，包括产品型号、数量、交付时间等。
他们需要与内部团队协商，确保订单变更能够及时响应，并及时通知客户。
2.3 解决订单问题商务跟单员需要及时解决订单中出现的问题，如产品质量问题、交付延迟等。
他们需要与内部团队协作，找出问题的原因并采取相应的措施以解决问题。
3. 供应链管理3.1 寻找合适的供应商商务跟单员需要与供应商进行合作，寻找合适的供应商以满足客户的需求。
他们需要了解市场上的供应商情况，并评估供应商的能力和信誉，以确保产品的质量和交付时间。
3.2 管理供应商关系商务跟单员需要与供应商建立良好的合作关系，包括签订合同、协商价格、解决问题等。
他们需要与供应商保持密切的沟通，及时了解供应商的情况，并与内部团队协作解决问题。
3.3 控制供应链风险商务跟单员需要评估供应链中的风险，并采取相应的措施以降低风险。
商务跟单岗位职责规定
商务跟单岗位职责规定一、引言商务跟单岗位是企业销售部门中的关键职能，负责处理客户订单、协调各部门间的沟通和协作，以确保订单的顺利进行并满足客户需求。
为规范商务跟单岗位的职责、提高工作效率和质量，订立本规章制度。
二、职责商务跟单岗位的职责重要包含以下内容：1. 接受和处理客户订单商务跟单员应及时接受客户订单，并进行确认、登记和留存订单相关资料。
实在包含：•核对订单要求和规格，确保订单信息完整准确；•确认订单交货时间，并与生产、仓库等部门协调，保证定时交付；•向客户供应订单确认和交货时间的相关信息。
2. 组织跟单过程管理商务跟单员应组织和协调跟单过程中的各项工作，确保订单的顺利进行。
实在包含：•与生产、采购、仓储等部门沟通，了解订单进展情况；•监督生产进度，及时反馈客户订单进展情况；•协调解决跟单过程中的问题和异常情况。
3. 维护客户关系商务跟单员是客户与企业之间的紧要纽带，应努力维护好客户关系，确保客户的满意度。
实在包含：•定期与客户沟通，了解其需求和看法，并及时反馈给相关部门；•处理客户投诉和问题，及时做出解决方案；•供应客户满意度调查和反馈报告。
4. 信息与文档管理商务跟单员应妥当管理订单相关的信息和文档，以保证其可追溯性和准确性。
实在包含：•将订单信息录入电子系统中，并及时更新；•对订单相关的文件和资料进行分类归档，确保易于查找和使用；•与其他部门共享订单信息和文档，确保各部门间的信息同步。
5. 报表与统计分析商务跟单员应依据需要，准确供应有关订单的报表和统计分析。
实在包含：•编订立单进展情况报告，定期向上级汇报；•进行订单数据的统计分析，供应有关销售和客户信息的报告。
三、管理标准商务跟单岗位的管理标准重要包含以下内容：1.符合公司相关制度和流程要求，严格依照规章制度执行工作；2.维护公司的商业机密，保护客户信息的安全性；3.保持与客户和内部各部门的良好沟通和协作关系；4.完成各项工作任务的质量和效率实现要求；5.乐观参加培训和学习，提升自身职业技能和素养。
跟单商务岗位职责
跟单商务岗位职责跟单工作岗位职责篇一1.跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。
2.同新、旧客户保持联系增加沟通，了解客户所需。
3.接收客户的投诉信息，并将相关的信息传递到公司的。
相关部门。
4.掌握、了解市场信息，开发新的客源。
5.做好售后服务。
跟单员工作职责篇二1、负责外贸订单的售前售后跟踪；2、负责和工厂/供应商之间的生产下单，进度跟踪，质量确认，运输物流等；3、订舱出运，单证制作，售后货款追收，供应商货款支付申请；4、负责每月数据汇总、单据收集整理事务；5、领导交代的其他事宜。
跟单工作岗位职责篇三1.接到订单，审核订单，明白订单全部的要求，不明之处询问客户，然后给老板签名确认，回传并通知客户；负责复印订单分发给相关部门，分别分发给生产部、品质部、仓库。
其中，向生产部、品质部讲明客户对产品的所有要求及注意要点，并提供准确的样板。
2.大货投产前，整理一份完整的作业指导书或工艺单，注明工艺流程及做法、装箱件数及纸箱规格、箱唛内容。
3.工艺单：内容一定要详细，客户名、型号、批号、颜色、要求和注意事项等。
若某些部位名称在尺寸表中无法书面详细表述，则需配小图作参考，务必让人看得很明白。
如果在生产过程中客人对某些地方进行了修改或改动，跟单员要对这些做特别声明，在备注栏注明清楚日期及更改项目，同时收回以前的资料并作废。
4.正式生产前，必须做一份大货产前版，挂上吊牌并签名。
此版以供生产部和品质部参考、验货。
5.跟进生产进度，若无法及时出货要尽快与客户沟通，如在生产过程中产生欠数问题，负责调查欠数原因，何处环节出现问题并及时与采购和供应商联系，尽快在短时间处理好欠数，不影响生产进度。
6.如果是新的`Item根据要求发单给样板部做样板给客人确认，确认OK，等材料回来后，做首件给客人确认，确认OK，黑生产、品质各一卡，自己留样一卡。
7.如需验货需提前做好准备，于大货出货前2天左右的时间让生产部挑选出来。
销售部跟单规章制度
销售部跟单规章制度第一章总则为规范销售部跟单工作，提高工作效率，制定本规章。
本规章适用于销售部跟单人员。
第二章职责1. 销售部跟单人员应按照销售部制定的销售方案，负责跟进客户订单，并及时将订单情况汇报给销售部经理。
2. 销售部跟单人员应做好客户订单的跟单工作，保障订单的及时交付。
3. 销售部跟单人员应维护良好的客户关系，及时处理客户投诉和问题。
4. 销售部跟单人员应定期进行客户拜访，了解客户需求，提供专业的售后服务。
第三章工作流程1. 销售部跟单人员接到订单后，应及时确认订单内容、数量及交付时间，并填写相关记录。
2. 销售部跟单人员应将订单信息传达给生产部门，跟进生产进度，并保证按时完成生产任务。
3. 销售部跟单人员应跟踪订单物流进度，确保货物按时送达客户手中。
4. 销售部跟单人员应及时反馈客户的需求和意见，为销售部制定更好的销售方案提供参考。
第四章工作规范1. 销售部跟单人员应按照公司规定的工作时间和工作要求履行职责，并保持良好的工作状态。
2. 销售部跟单人员应对客户信息和订单信息严格保密，不得泄露给非相关人员。
3. 销售部跟单人员应遵守公司的各项规章制度，不得擅自超出权限行事。
4. 销售部跟单人员应主动学习业务知识，提升专业技能，为客户提供更好的服务。
第五章考核与奖惩1. 销售部跟单人员的工作绩效将定期进行考核，绩效考核结果将作为晋升、奖励或惩罚的依据。
2. 销售部跟单人员若因故出现工作失误或不当行为，公司将依法给予相应的处理。
3. 销售部跟单人员若表现突出，公司将给予相应的奖励，如提升薪资、晋升等。
第六章附则1. 本规章自发布之日起生效，销售部跟单人员应严格遵守，不得违反。
2. 对本规章的修改、解释权属于公司管理层，如有疑义或建议可向上级主管部门提出。
3. 本规章未尽事宜，依公司其他规章制度执行。
以上为销售部跟单规章制度的内容，希望销售部跟单人员严格遵守，共同遵守规则，提高工作效率，为公司发展做出更大的贡献。
电商跟单的工作内容
电商跟单的工作内容随着电商行业的快速发展，电商跟单员成为了一个备受关注的职业。
那么，电商跟单员的工作内容到底是什么呢？我们今天就来针对这个问题，详细介绍一下电商跟单员的工作内容。
1. 销售订单管理：电商跟单员工作的第一个环节就是销售订单管理。
电商跟单员需要根据客户的需求及订单情况，及时回复订单并承诺交货时间。
并且，他们还需要根据产品库存情况，协调物流部门安排发货。
当然，电商跟单员还需要跟踪订单的整个生命周期，保证订单的正常交付。
2. 售后服务处理：与客户签订订单之后，如果出现了售后问题，电商跟单员也要及时处理。
售后服务通常包括产品退换货、维修、投诉处理等。
在处理售后服务过程中，电商跟单员需要耐心地与客户沟通，并协调内部部门及时解决问题。
这也是电商跟单员为客户提供良好服务的重要一环。
3. 物流协调管理：为了保证订单及时交付，电商跟单员还需要与物流公司保持密切联系，协调配送方案。
具体来说，包括了及时询问货物物流情况、确认物流费用、协调配送信息等工作。
此外，电商跟单员还需要及时处理物流问题，避免订单无法按时交付，影响客户满意度。
4. 数据分析统计：销售数据是评估电商运营效果的重要指标之一，因此电商跟单员还要负责数据分析统计工作。
具体来说，还要对产品销售情况、客户满意度、订单回款情况等数据进行分析，找出潜在问题及短板，并提出改进建议。
这些数据分析结果可以为公司的决策提供有力支持。
以上就是电商跟单员的工作内容。
在工作岗位上，电商跟单员需要了解市场和产品的最新情况，掌握最新电商平台的运营模式及优势，并且具备较高的沟通、协调能力和数据分析能力，以保证顺畅高效地完成跟单工作。
如果你希望从事电商跟单员职业，就要做好以上工作准备，才能成为电商行业中的优秀从业者。
商务跟单的工作内容职责
商务跟单的工作内容职责
商务跟单是企业实施出口贸易服务的重要组成部分，其主要职责可概括为：
一、及时跟进订单事宜：商务跟单人员要及时跟进客户的订单事宜，确保订单的及时完成，及时满足客户的需求，及时做出详细的汇总表定期向客户报告，以便客户及时了解相关信息。
二、仓储物流跟踪服务：商务跟单人员要及时跟进客户订单交付的物流情况，分析货物信息资料，及时发布出仓通知，反馈物流信息以及物流交货状态，确保货物准时到港。
三、报价与报关服务：根据客户的订单，商务跟单人员要及时报价报关费用及做好交货单签名，确保货物正确的进行报关，并及时缴纳关税等费用。
四、与支付服务：商务跟单人员要及时进行海关支付，物流支付以及其他付款服务，确保货物顺利交付，并及时向客户汇报付款情况。
五、处理各项索赔事宜：商务跟单人员要及时处理货物的种类、单位价格、货物状态及送达的索赔类型的问题，及时与客户沟通解决相关问题，保护客户的利益不受损害。
六、开具发票与凭证：商务跟单人员要在货物顺利发出后，及时为客户开具发票与其他相关凭证，以便客户及时进行财务记账，确保正常发票。
商务跟单人员在工作中需要时刻保持与客户之间良好的沟通，努力满足客户的要求，为客户提供更优质的服务，实现出口贸易的长期发展与成功。
商务跟单岗位职责
商务跟单岗位职责1. 背景和目的商务跟单岗位是公司紧要的职能部门之一，负责协调公司内外部资源，确保订单的顺利执行和客户满意度的提升。
为了明确商务跟单岗位的职责，规范工作流程，提高工作效率，特订立本规章制度。
2. 负责人商务跟单岗位的负责人为商务跟单经理，负责引导和管理商务跟单团队的工作。
3. 职责和权限3.1 商务跟单岗位的重要职责包含但不限于：•跟踪和执行客户订单，确保定时交付，质量合格；•协调内外部资源，解决订单执行过程中的问题；•与客户保持良好的沟通和关系；•编制和提交订单相关的报告和文档；•参加销售团队的业务谈判和售后服务工作；•收集和整理市场信息，提出改进建议。
3.2 商务跟单岗位的权限包含但不限于：•可以向内外部相关部门提出帮助和支持的要求；•可以协调资源，调动团队成员的工作布置；•可以与客户直接沟通，了解并解决问题；•可以采取合理措施保证订单顺利执行。
4. 工作流程商务跟单岗位的工作流程如下： 4.1 销售团队与商务跟单岗位的沟通销售团队与商务跟单岗位之间应保持良好的沟通和协作关系。
销售团队应及时将客户的需求、合同和交付时间等信息供应给商务跟单岗位，商务跟单岗位应对相关信息进行确认并跟进。
4.2 商务跟单岗位接收订单商务跟单岗位接收到销售团队供应的客户订单后，应依照以下步骤进行处理： 1. 对订单进行审核，确保订单信息的准确性和完整性；2. 调配给相应的团队成员，明确责任和任务。
4.3 商务跟单岗位订单执行商务跟单岗位在订单执行过程中的职责包含但不限于：—掌握订单执行进度，确保订单及时交付；—负责与内部相关部门的沟通和协调，协调资源，解决问题；—与客户进行有效的沟通，及时解答疑问，解决问题；—定期向客户汇报订单进度，确保客户满意度；—确保产品质量符合客户要求。
4.4 商务跟单岗位订单完成和售后服务商务跟单岗位在订单完成后的职责包含但不限于：—完成订单结算和收款工作；—向客户确认订单完成情况；—供应售后服务支持，解决客户的问题和投诉；—收集客户的反馈信息，供应连续改进的建议。
跟单员工作管理制度
跟单员工作管理制度跟单员工作管理制度第一条跟单业务种类公司的跟单工作主要分为三大类：订单跟单、样板跟单和外购跟单。
第二条跟单流程管理公司的跟单流程主要包括：接单、订单评审、下单、生产跟进、发货寄样、辅助收款等。
（一）接单跟单员接到客户的正式书面订单，若订单为传真件，也可视为下单依据，先行下单；无书面订单时，跟单员需请示后再做决定。
（二）订单审核跟单员接到客户的订单后，应积极主动了解客户的详细需求，并记录，并将订单相关信息呈报经理，经理审核后通知跟单员下单；跟单员要充分了解产品的生产周期，并跟客户沟通协商，定下合理的交货期，为车间备料生产赢取时间。
（三）下单跟单员将审核后客户的订单信息录入电脑，由刘雅庆归类汇总整理，统一下单到计划员处，由计划员根据实际情况进行安排。
（四）生产跟进1、跟单员负责对生产进度跟进：（1）跟单员每天至少上、下午各一次去生产现场了解所负责订单的生产情况。
（2）跟单员每天下班前必须到车间确认当天出货的货物是否已经发出，并将实际情况及时汇报经理。
（3）跟单员对发现生产进度有可能影响交货完成的情况，要做好记录，并与生产部门积极协调，协调解决不了的，要上报经理，由经理组织协调，若经理仍协调不了的.，上报梁总组织协调。
各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。
（4）跟单员如发现生产进度的滞后将影响到按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报经理外，同时应通报业务员或客户，积极寻求解决办法。
2、跟单员负责对产品质量进行跟进：（1）跟单员在生产跟进中发现产品质量达不到客户要求时，要做好记录，并与生产、质量等相关部门积极协调，协调解决不了的，要上报经理，由经理组织协调，若经理仍协调不了的，上报梁总组织协调。
各层级的协调工作均以解决问题为导向，各相关部门应积极配合跟单工作。
（2）跟单员如发现质量问题将影响到按要求按期交货且确因客户原因无法解决，除记录上报经理外，同时通报业务员或客户，积极寻求解决办法。
公司业务订单管理制度
公司业务订单管理制度一、总则为规范公司业务订单处理流程，保证服务质量和效率，特制定本管理制度。
本制度适用于公司所有涉及客户订单处理的业务环节。
二、订单接收1. 所有订单必须通过公司指定的官方渠道进行接收，包括但不限于官方网站、电子邮件、电话等方式。
2. 接收订单后，需立即对订单信息进行确认，确保订单内容无误。
3. 对于特殊或紧急订单，应优先处理并及时通知相关部门。
三、订单审核1. 订单接收后，应由负责部门对订单进行初步审核，确认产品规格、数量、价格等信息无误。
2. 对于大额订单或有特殊要求的订单，需提交至上级管理层进行复审。
3. 审核过程中发现问题应及时与客户沟通，明确需求后再进行下一步操作。
四、订单处理1. 审核通过的订单应迅速转入生产或采购流程，确保按时完成。
2. 订单处理过程中，应定期更新订单状态，保持与客户的沟通。
3. 如遇特殊情况导致订单无法按时完成，应及时通知客户并协商解决方案。
五、订单变更与取消1. 客户在订单执行过程中提出变更或取消请求，应根据公司政策和实际情况进行处理。
2. 变更订单可能影响交货期和成本，需与客户明确变更内容和新的交付时间。
3. 取消订单应考虑已产生的成本和损失，合理收取取消费用或与客户协商补偿方案。
六、质量控制1. 所有订单产品在交付前必须经过严格的质量检验。
2. 确保产品质量符合客户要求及行业标准，避免因质量问题导致退货或赔偿。
七、物流发货1. 根据订单要求选择合适的物流方式，确保产品安全、准时送达。
2. 提供完善的物流跟踪服务，让客户随时掌握货物动态。
3. 发货前应再次确认收货地址和联系方式，避免物流错误。
八、售后服务1. 建立客户反馈机制，及时收集并处理客户的意见和建议。
2. 对于产品问题提供明确的售后服务政策，包括退换货、维修等。
3. 定期回访客户，了解产品使用情况，提升客户满意度。
九、附则1. 本制度自发布之日起实施，由公司管理层负责解释和修订。
2. 各部门应根据本制度制定具体的操作流程和工作指南。
商务跟单工作概述
商务跟单的工作内容如下：1、以服务客户为根本，严格执行公司的各项规章制度，对工作尽职尽责。
2、熟悉公司品牌和产品，熟悉产品功能、结构、卖点等。
熟知所属业务区域内的客户价格体系。
3、协助部门主管处理相关销售内务事宜。
4、负责客户常规业务的沟通，与客户保持良好客情关系。
按照公司规定格式，对所属业务区域内客户资料档案进行整理与建立，且要同步更新，并提交备份给上级主管一份。
客户的负责人、主要业务联系人、联系电话、传真电话、收货资料这几项要备份给成品仓管。
5、根据客户的订单接收，计价回传，汇款确认，提交订单审批，交付订单开《发货单》。
6、根据客户《退货申请》的接收，提交审批，退货核对，交付订单给开《退货单》，回传确认。
7、接到客户订单时，必须按成品仓管每天交付的《成品库存单》核对库存信息，如与库存不符，及时反馈客户跟进。
8、订单计价时，如客户有赊、余账，必须记上冲平。
现金客户在约定或在常规时间内汇款未到账，须跟进催收。
财务未及时查收客户汇款，须督促跟进。
9、每份交付开单文员开单的单据上都必须要有相关负责人签字确认，严格按照相关发货、退货流程工作。
10、对销售数据进行记录、整理与汇总，按客户分项，按时将销售的旬报表和月销售累总表呈交给上级主管和财务。
11、负责所属业务区域内开具客户授权书的事宜。
12、在保证做好本职工作的同时，主动协助
销售部电话来电的接线工作。
13、接听客户电话要文明用语，在办公室内严禁情绪化作业。
商务跟单工作内容及流程
商务跟单工作内容及流程商务跟单是商务工作中的重要环节之一，主要涉及到销售合同的执行、货物发运、售后服务以及客户满意度的维护等方面。
下面是商务跟单工作的内容及流程的详细介绍。
一、商务跟单工作内容：1.销售合同执行：商务跟单的首要任务是执行销售合同，确保合同中的条款得到全面履行。
这包括确认合同的执行时间、付款方式、货物数量和规格等信息，并及时进行交流和沟通，确保双方的权益得到保障。
2.货物发运：商务跟单需要与物流公司、仓库等相关部门密切合作，确保货物能够按时、安全地发运。
这包括货物装箱、装运、报关、运输和送达等环节的协调和安排，并及时向客户和相关部门报告发运情况。
3.售后服务：商务跟单负责跟踪售后服务的执行情况，确保客户得到满意的服务。
这包括对客户提出的问题和投诉进行及时的处理和解决，并向上级汇报售后服务的结果。
4.客户关系维护：商务跟单需要与客户保持良好的沟通和关系，及时了解客户的需求和意见，并与销售团队协作，提供关于产品和服务的反馈信息，以满足客户的要求。
5.数据分析和报告撰写：商务跟单需要收集、整理和分析相关数据，将销售情况、客户反馈等信息进行统计和分析，并撰写报告，向上级汇报工作进展和问题解决情况，以供管理层制定决策和改进工作。
二、商务跟单工作流程：1.订单接收：商务跟单是从销售团队那里接收订单信息的，包括订单数量、规格、交付时间等。
在接收订单时，需要记录订单信息，例如订单号、客户信息等，并确保订单信息的准确性。
2.订单确认：商务跟单需要核实订单信息和客户要求的准确性，与客户进一步确认订单的条款和细节，并在与客户达成一致后，向销售团队进行订单确认。
3.合同执行：商务跟单根据订单信息和合同条款，与相关部门协调，确保合同执行的顺利进行。
这包括与采购部门核实物料供应情况、与生产部门协调生产进度、与物流部门协调货物发运计划等。
4.货物发运：商务跟单负责与物流公司、仓库等合作伙伴协调货物的发运事宜。
这包括确认货物装箱、装运方式和时间，并与物流公司沟通和协商，确保货物能够按时、安全地发运。
商务跟单岗位完成工作概述
商务跟单岗位完成工作概述全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：商务跟单岗位是商务工作流程中不可或缺的一环，其主要职责包括与客户保持联系，沟通协调各部门的工作，跟踪订单进度，解决问题并确保订单按时交付。
本文将对商务跟单岗位完成的工作进行概述，突出其重要性和工作流程，以期为相关岗位的从业人员提供指导和帮助。
商务跟单的工作是与客户进行沟通协调。
这包括了与客户密切合作，了解其需求，提供产品信息和报价，协助解决客户疑问和问题。
在这一过程中，商务跟单需要具备优秀的沟通能力和团队协作技巧，能够快速准确地回应客户需求，并协调内部部门，保证产品的供货和交付。
商务跟单需要跟踪订单进度。
在与客户达成合作协议后，商务跟单需要确保订单在生产、包装、运输等各个环节中顺利进行。
他们要不断关注订单的进展，及时了解生产状况，解决可能出现的问题，以保证订单按时交付。
商务跟单还需要解决问题。
在订单执行过程中，可能会出现一系列问题，例如供应商延迟交货、产品质量问题、运输损坏等。
商务跟单需要及时介入并寻求解决方案，以保证订单的正常进行和客户的满意度。
商务跟单需要确保订单按时交付。
这是商务跟单最基本的职责之一。
他们需要与物流部门、供应商以及客户保持密切联系，确保订单在约定时间内送达客户手中。
如果出现特殊情况，商务跟单需要积极协调解决，并及时告知客户。
商务跟单岗位是商务工作中不可或缺的一环。
他们需要具备良好的沟通协调能力、团队协作能力以及解决问题的能力。
只有不断提升自己，才能在这个岗位上做得更好。
商务跟单岗位的工作虽然繁忙，但是通过不懈努力，积极学习，不断提升自身能力，一定可以做到更好。
第二篇示例：商务跟单岗位是指负责处理公司与客户之间的业务往来和跟踪订单进度的职位。
该岗位需要员工具备良好的沟通能力、逻辑思维能力以及对商务流程的熟悉程度。
在日常工作中，商务跟单员需要与客户、供应商、物流公司等多方进行沟通协调，保证订单顺利完成并按时交付。
接下来，我们将详细概述商务跟单员的工作内容和所需技能。
商务跟单对公司的建议
商务跟单是指在商务活动中，对订单、合同、客户需求等进行详细跟进和管理的过程。
对于公司来说，商务跟单非常重要，因为它关系到公司的订单执行效率、客户满意度以及最终的业务成果。
以下是一些对公司的建议，以提升商务跟单的效率和质量：1. 建立完善的跟单流程：公司应该制定一套标准的商务跟单流程，包括订单接收、生产计划、物料采购、生产跟进、质量控制、包装发货等各个环节，确保每个步骤都有明确的责任人和执行标准。
2. 强化团队协作：商务跟单往往需要多个部门之间的协同工作，如销售、生产、物流等。
公司应该加强各部门之间的沟通与协作，确保信息畅通，减少误解和延误。
3. 培训专业人才：商务跟单要求员工具备良好的沟通能力、协调能力、解决问题的能力以及对业务流程的深入了解。
公司应该定期对商务跟单人员进行专业培训，提升他们的业务素质。
4. 利用信息技术：公司可以利用ERP（企业资源计划）、CRM（客户关系管理）等信息系统来辅助商务跟单，通过电子化的方式跟踪订单状态，提高跟单的准确性和效率。
5. 建立客户反馈机制：及时收集客户对订单执行过程中的反馈，可以帮助公司发现问题并及时改进。
公司应该建立有效的客户反馈机制，并将其作为持续改进的动力。
6. 加强质量控制：在商务跟单过程中，公司应该严格执行质量控制标准，确保产品或服务符合客户的要求，避免因质量问题导致的售后纠纷。
7. 重视合同管理：公司应该重视合同的管理，确保合同条款的严密性，避免因为合同漏洞导致的法律风险和经济损失。
8. 灵活应对变化：市场和客户需求是多变的，商务跟单人员需要具备快速响应市场变化的能力，灵活调整生产和物流计划，以满足客户的紧急需求或特殊要求。
9. 建立风险预警机制：在商务跟单过程中，可能会遇到各种风险，如供应链中断、客户信用问题等。
公司应该建立风险预警机制，提前识别和评估潜在风险，并制定应对措施。
10. 持续改进和创新：公司应该持续关注商务跟单过程中的问题和挑战，通过改进和创新来提高跟单效率，不断优化业务流程。
商务跟单工作总结
商务跟单工作总结1. 背景介绍商务跟单是指商务人员负责跟踪和协调公司与客户之间的业务活动，以确保订单的顺利执行和交付。
跟单工作是商务部门重要的一部分，其目标是提供优质的客户服务，促进客户满意度和业务增长。
2. 工作内容商务跟单工作涉及以下主要方面：2.1 订单管理商务人员需要负责处理客户提交的订单。
这包括确认订单细节，核对产品规格和数量，与生产部门协调生产计划，并确保订单准时交付。
商务人员还需要定期更新客户订单状态，并及时解决任何与订单相关的问题。
2.2 客户沟通商务人员需要与客户保持良好的沟通，及时回复客户的咨询和问题，并提供相关技术支持和解决方案。
商务人员还需要收集客户的反馈和意见，并将其传达给公司的相关部门，以改进产品和服务质量。
2.3 销售支持商务跟单人员需要与销售团队合作，为客户提供销售支持。
这包括准备和提交报价单、合同和其他销售文件，并确保所有文件的准确性和完整性。
商务人员还需要与财务部门协调支付事宜，以确保订单的顺利执行。
2.4 数据分析商务跟单人员需要收集和分析相关数据，以了解市场需求和竞争情况。
这可以帮助公司制定有效的销售策略和业务计划，并提供有针对性的客户服务。
3. 工作亮点在执行商务跟单工作的过程中，我遇到了一些挑战，并采取了一些措施来解决问题和取得成效。
3.1 提高工作效率为了提高工作效率，我使用了一些工具和技术来自动化和简化常规任务。
例如，我使用电子表格软件来跟踪订单，自动生成报告和统计数据。
我还利用邮件自动回复功能，回复常见问题，节约了大量的时间和精力。
3.2 加强团队合作商务跟单工作需要与不同部门和团队密切合作。
为了加强团队合作，我积极参与部门会议和讨论，并与同事分享最新的市场动态和客户需求。
我还与销售团队建立了良好的沟通渠道，及时了解销售目标和计划，以便为客户提供更好的支持。
3.3 持续学习和发展商务跟单工作需要不断学习和发展，以适应市场变化和客户需求的变化。
我积极参加相关培训和行业展会，提升自己的专业知识和技能。
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商务跟单制度一、考勤管理1．员工应自觉遵守公司规定的作息时间，直接外出办事不能签到须按公司规定填写异常刷卡单，由部门经理签字确认后交到公司前台处理。
2．现场客户服务办公室每日必须保证一人，接听客户电话以及接待客户来访等，休息日采用轮班制。
员工可将公休假移至公司一周内的上班日调休、补休，该假期一个月内有效。
员工不得以公休日上班为由申请额外薪酬。
3．任何类别的请假都需由部门经理事前批准。
如有紧急情况，应在1小时内电话通知部门经理。
员工调休，需提前一天填写请假申请单，（申请单注明所调休日期）；事假需写明是由，病假需提交医院出具休假证明。
请假申请单部门经理和人事部人员签字有效。
二、客户接待1．在为客户服务时，应谨记自己代表公司的形象，应注意个人言行举止，担负建立、维护公司及项目品牌形象的重要职责。
要友好、热情、精神饱满和风度优雅地为客户服务。
2．无论通过何种途径，电话或来访等，应统一做好客户意见记录，按照首问责任制落实处理和反馈。
3．办公室长途电话专为与异地客户联系使用，不得擅自私用，因公需要使用长途电话及传真需登记记录。
4. 根据客户提出问题轻重缓急，给质量小组合理建议，并跟进维修的及时性给业主及时反馈的信息。
5．专业回答并解决客户问题，对于客户提出的重大质量问题、设计缺陷等问题，及时将客户意见向部门领导及项目部汇报。
三、客户资料1．客户资料为公司重要无形资产，严格保密客户信息，不得擅自将客户资料透露给任何人或私自挪作他用；不得擅自复印，未经特许，不得带出公司。
2．妥善建档管理并建立业主电子数据库，现场客户服务办公室应禁止不相干人员随意进入，禁止非客服工作人员使用本部门电脑，以免重要客户资料流失。
3．文件交接、传送或借阅手续完备，有详细交接记录。
严格遵守公司专有信息资料相关规定，恪守职业道德，做好保密工作。
四、日常行为规范一）道德规范1、树立正确人生观、价值观、世界观；遵守职业道德，爱岗敬业；有纪律，爱劳动、勇于进取，乐于奉献。
2、遵纪守法，自觉维护公共秩序；克已奉公，不循私情，不以职权和工作之便牟取私利，坚持原则，敢于同违章违纪行为作斗争。
3、热爱工作，尽忠尽职。
具有与企业荣辱与共、命运相关的情感，具有集体荣誉感、主人翁责任感，树立正确的苦乐观。
发扬奋发向上的精神，不断学习新的文化科学知识和管理经验，刻苦钻研业务，充分发挥自已的创造性，熟练掌握劳动技能，杜绝、减少失误和差错，提高工作效率。
4、倡导团结友爱之风，待人诚实和气，讲文明，讲礼貌。
正确处理企业、部门、个人三者的利益关系，以大局为重；增强部门间的团体协作，建立“团结、友爱、平等、互助”的员工关系。
5、尊重客户，文明服务。
遵照“服务第一，客户满意”的质量方针；以优质的产品和服务，不断提高客户满意度。
二）仪容仪表规范：1、头发要保持干净整齐、无异味、无头屑；头发不宜过短，不剃光头，不漂染或留怪异的发型；男士鬓角不宜长耳部、发尾长度不触及衬衫领口。
2、指甲应经常修剪，保持清洁；男士不得蓄须；工作期间尽量不吃有异味食物，保持口气清洁；女士化妆淡雅洁净，切忌浓妆艳抹。
3、个人卫生方面：五勤：洗澡、理发、刮胡须、刷牙、剪指甲五不：不在公众场合掏耳朵、不剔牙、不抓头皮、不打哈欠、不掏鼻孔三）、着装规范：员工着装规范的原则是：端庄、大方、整洁、得体、便于工作。
1、上班时间，一律穿统一着装或穿职业装。
精神饱满，不佩戴炫耀性或易脱落首饰；服装必须保持清洁、整齐，不能有明显的污渍和灰尘（特别是衣领和袖口）；服装不出现开线或钮扣脱落。
2、男士不穿短裤；女士不穿超短裙，裙长以膝盖以上15公分为限，不穿薄、露、透服装。
3、鞋面应保持清洁，不穿带钉子的鞋，不穿使脚部过于暴露的鞋子，女士以半高跟鞋为宜；女士袜子以近肤色为宜，男士袜子以近深色为宜。
4、工作时，不卷袖子、卷裤脚、翻领子。
5、工作时间内应佩戴胸卡工牌。
6、每日上班前要检查自己的仪表，在公共场所需整理仪表时，要到卫生间或工作间，不得当着客人的面或在公共场所整理。
四）、行为举止规范举止规范的原则是：端庄、大方、得体、优雅。
1、仪表端庄大方，不卑不亢，举止文明，神态自然，面带笑容。
2、接待客人一般要起立，脸部自然，眼睛平视着对方，若因工作需要坐着时，不抬头、不左顾右盼或漫不经心，不上下打量客人。
3、上岗时坐姿要端正。
当坐着与对方谈话时，座位最多不要多超过椅面的前半部，身子略前倾，眼睛注视着对面部，并不时对对方谈话加以表情。
在岗位上站立迎宾时，对站姿的一般要求是：女士两脚并立，双手虎口交叉自然放在身前；男士若是两脚并立，则两手放在身后，若是两脚开立，两手定要放在身子两侧。
4、不得随意翻阅和摆弄别人文件、书籍、食品、衣物等东西，如因工作确需移动别人物品时应先征得客人同意、再轻拿轻放，整理完后要放回原处。
递送单据或票据，要轻轻放在台上或递到对方手中。
需要签收的，要将签收单放在对方面前，不能随手乱抛或用力摔在台上5、不要随便打断或探听别人之间谈话，如需插话时，应等别人讲完一句后，说声“对不起，打扰一下”，再插话。
出入别人办公室，要先轻轻敲门，听到应答后再进入，并回手轻轻关门；如对方正在讲话或电话中，要稍等静候，如遇急事要打断对方说话，要把握机会，说“对不起，打扰一下”。
6、与对方迎面相遇时，要靠右侧行走，若道路较窄，应主动让路；上下楼梯，遵循右侧通行的原则，不跑步上下楼梯，人多时不拥挤；在通道、走廊行走时要放轻脚步，走右侧的中间位置；与客人同行时，要让客人走在前面，并主动为客人开门；如遇客人在通道或其他地方谈话时，不要从中间穿过，若因路窄，应先说“对不起”，然后通过。
7、公司内与同事相遇相互问候或点头行礼表示致意，与公司领导相遇应停止行进行问候或点头行礼。
同女性客人握手，一般不要先伸手。
握手时，姿势要端正自然，用力要适当，时间不宜过长。
8、给客人端茶送水，水不要斟得过满或太少，七、八成为宜。
捧茶时，用右手端着杯子下半部，左手扶杯，送到客人面前，若使用杯碟，则用双手捧着，杯把手应对着客人右手。
9、与别人站着谈话时，要面向客人，保持约一米的距离，不要将手插在口袋里，双手可自然地放在身子两侧；也不要一面谈话，一面看表；说话时注意时间，简单明了，语气谦和，不说大话，不责备别人，不露厌烦神色。
五）、语言规范员工语言规范的原则是：语音纯正、用词得当、语言温和、语言规范，不说文明忌语，上班一律讲普通话。
A、电话用语规范1、电话铃响后，应及时接听，一般地说得超过三声，拿起电话筒应先道“您好！凯盈信息科技有限公司”；电话应简明扼要，不在电话中聊天；通话时声音以保证对方听清楚而不影响周围人为宜。
2、若对方要求找人时，应说“请稍等”；如果要找的人不在时，应说“对不起，他现在不在，我可以帮您什么”；对方如果说“不用了，我一会儿再打给他”，应说“好的，再见！”3、对方查询工作，如果知情不涉及保密，可以如实告诉对方。
如果不知情或涉及到保密，应说“对不起，此事我不太清楚。
”4、对方拨错电话时，应说“对不起，您拨错电话号码了，我们这里是XX公司，请您查准后再拨”。
5、往外打电话，对方接听时，应先说“您好！”请对方叫人时，应说“麻烦您叫下***听电话”，若没有找到，应说“谢谢您”。
6、若请对方帮忙，应说“您可以记录一下吗？谢谢”“您可以帮我查一下**吗？谢谢。
”7、在用电话上传下达时，应注意语言流畅，简明准确，对上级或有关部门的电话通知，应自报单位、姓名后，说“请讲”、“请稍等，我记录一下”，“请放心，我一定通知到”。
假如没有听清楚，应说“麻烦您再重复一遍”。
8、通话结束时，对方若是上级机关的领导或者是职高、年长者，要等对方挂断后，再放电话。
9、在下达通知时，应先问对方的单位、姓名、职务等，然后说“请您记录（再讲述通知内容）”、“请您复述一遍好吗”、“谢谢”“再见”等。
10、拨错电话时，应说“对不起，我拨错电话号码了”。
11、挂断电话时应说“再见”。
B、接待用语规范1、迎客时应说“见到您很高兴，欢迎您来访”。
2、引客人上车、用餐、用茶等，应说“请！”3、造成客人不便时，应说“对不起”、“不好意思”。
4、送客人名片，应说“请多指教”。
5、收客人名片应说“谢谢”。
6、送客时应说“欢迎您再来”“再见”，“祝您一路平安，再见”。
7、说话要注意“请”、“谢”字不离口，根据对象、年龄、职务等不同，称呼要得体，如：“同志”、“先生”、“小姐”、“领导”等。
8、在接待来访人员时，要热情、诚恳，做到来有迎声，去有送声，如“您好”、“您请坐”、“您找哪位”、“您有什么事”、“请稍等”、“请用茶”、“欢迎您再来”、“再见”等。
9、外出办公务时，若需要进入他人办公室，要先敲门，在得到允许后再进入。
对不认识的同志在道声“您好”后要主动说明自己的身份，再说明来意。
离开时应向接待人员表示感谢。
10、向上级领导汇报工作，应先给领导打电话预约，以免打乱领导的工作安排。
11、领导在其办公室接待来访人员、主持会议、商讨工作或其他领导交谈时，不得随意进入领导办公室。
12、到基层调查了解情况，要多用询问语言，如“麻烦您，我想了解一下某某情况，您是否能给我介绍一下”、“谢谢您对我们工作的协助”等等。
13、同事之间，早上见面时应说声“您好”、“早上好”，下班时应说“再见”或“明见”，工作中接触时，应说“请问”、“请教”、“麻烦您”、“打搅您”、“拜托”、“谢谢”等。
14、要根据具体情况决定恰当的送行方式，一般客人以送至前台为宜，重要客户应送至大门以外，送行时应承在客人离去后返回。
六）、文明礼貌用语1、十字文明用语：“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”。
2、使用“五声”、不用“四语”：五声：送声、迎声、致谢声、问候声、谦声用心整理可以编辑的word文档四语：蔑视语、斗气语、烦躁语、否定语3、语言要做到“六不讲”：不讲低级庸俗口头语；不讲生硬唐突语；不讲讽刺挖苦语；不讲有损别人人格语；不讲欺骗糊弄语；不讲伤害自尊心语g。