归档资料格式统一要求
上报材料归档指引
上报材料归档指引
一、归档目的
为规范和统一上报材料的归档管理,提高工作效率,确保档案资料的完整性、准确性和可追溯性,特制定本指引。
二、材料范围
本指引所指的上报材料包括但不限于:报告、计划、总结、会议纪要、重要决策文件等与单位工作有关的各类书面材料。
三、归档要求
1.材料格式要求
上报材料应采用标准格式,内容准确、完整,字迹工整、清晰。
2.材料整理要求
(1)按照项目或时间顺序整理装订;
(2)首页应注明标题、时间、编号等基本信息;
(3)多页材料应编制目录,页码连续;
(4)涉及机密内容的材料应按要求做好保密工作。
3.归档流程
(1)材料形成或收集后,由业务部门负责人审核、签字确认;
(2)将审核通过的材料及时交由档案管理人员进行归档;
(3)档案管理人员按规定建立档案目录,并采取必要措施保证档案安全完整。
四、管理要求
1.加强材料的形成、积累和归档管理;
2.建立材料交接、借阅等制度,确保材料安全;
3.定期开展自查,及时发现和解决存在的问题。
五、其他要求
其他未尽事宜,按国家和上级有关规定执行。
工程资料归档规范
工程资料归档规范工程资料是工程实施的过程中产生的各种文档和数据，对于项目的成功实施和后续的维护管理具有重要的作用。
为了保证工程资料的有效管理和利用，需要制定相关的归档规范。
下面，我将为大家介绍一下工程资料归档的规范。
1. 归档目的和原则：归档的目的是为了保护工程资料的安全和完整性，确保相关信息能够随时查阅和利用。
归档的原则是分类规范、整理有序、安全可靠、易于检索。
2. 归档分类：根据工程实施的不同阶段和内容，工程资料可以分为规划设计文件、施工图纸、进度报告、质量检测记录、合同协议、相关证件等多种类型。
根据资料的类别进行分类归档，方便后续的管理和查找。
3. 归档责任：确定工程资料的归档责任人和归档的部门或单位。
归档责任人应具备相关的专业知识和管理经验，负责资料的整理、存储、分类和检索等工作。
4. 归档流程：归档工作应有明确的流程和规范的操作方法。
包括资料收集整理、分类编码、装订存储等环节。
归档资料的编码应规范统一，方便后续的检索和利用。
5. 归档地点：确定资料归档的地点，要求安全可靠、易于管理。
可以选择专门的归档室或者归档柜来存放资料，确保资料的安全和完整。
6. 归档标识:对于每一份归档的资料，都应有明确的标识。
标识应包括资料类别、归档编号、归档日期、归档责任人等信息。
可以使用标签、封面或者封条等方式进行标识，确保资料的可追溯性。
7. 归档权限控制：对于不同级别的资料，需要进行权限控制。
只有经过授权的人员才能够查阅和利用资料，防止信息泄露和滥用。
8. 归档备份：为了确保资料的安全性，需要进行定期的备份。
可以选择云存储、硬盘备份等方式进行备份，防止资料丢失或者损坏。
9. 归档期限：根据不同类型的资料，确定归档的期限和存储时间。
比如规划设计文件可以长期保留，而一些合同协议可以在一定时间后进行销毁。
10. 归档检索：建立完善的归档检索系统，确保资料的快速检索和利用。
可以使用电子文档管理系统，通过关键字、日期、编码等方式进行检索。
材料整理归档要求及检查办法
**工业应用技术学院支撑材料整理归档要求及检查验收方法的通知附件1：一、页面设置〔一〕纸型采用A4纸。
页面设置采用默认设置，即上、下页边距均为2.54cm, 左、右页边距均为3.17cm，装订线位置为左。
〔二〕页脚所有材料均应在页脚处加注页码〔居中、宋体小五号、"第1页共3页〞〕。
（三）方向Word文档一律使用纵向，E*cel文档表格列宽过大的可使用横排。
一般材料采用A4纸竖向单面打印〔表格等需要横向打印的除外〕。
二.文档格式(一)标题用小二号黑体〔如有副标题，用三号楷体〕。
标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
〔二〕正文用四号仿宋字〔表格材料的字体、字号酌情处理，建议用五号宋体字，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一格，如*三，写为"* 三〞〕。
表名在表格上方，居中。
如有图片，图名应在图片下方，居中〕。
行间距为1.5倍。
构造层次序数，第一层为"一、〞，第二层为"(一)〞，第三层为"1.〞，第四层为"(1)〞, 第五层为"①〞。
第一层字体要加黑。
构造层次超过五层的可自行根据情况设置，原则上不要超过五层。
材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用"平方米〞等；量词应统一，如图书用"册〞，计算机用"台〞，座位用"个〞等。
小数点后面统一保存两位有效数字。
文本中出现的两位及其以上数字统一用阿拉伯数字表示。
文件资料如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用四号仿宋字体标识"附件〞，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字〔如"附件：1.×*××*〞〕，附件名称后不加标点符号。
〔三〕综述材料观测点概述材料的写作要点：观测点综述材料属于命题式写作，结合各观测点的内涵，要求开门见山，直述主题，对*项工作进展综述，防止过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、结语三个局部。
办公室文件归档与备份要求
办公室文件归档与备份要求在现代办公环境中，文件管理是一个重要且频繁出现的任务。
为了确保文件的安全性和文件资料的可追溯性，办公室必须建立一套文件归档与备份要求。
本文将会介绍办公室文件归档和备份的要求，并提供一些实用的建议，以确保文件管理的有效性和高效性。
一、文件归档要求文件归档是指将文件按照一定的规则和标准进行整理、分类和存档的过程。
以下是办公室文件归档的要求：1. 分类规范：根据文件的性质和用途，将文件进行合理的分类。
可以根据文档类型、主题、日期等方面进行分类。
分类的目的是为了快速定位和检索文件，并方便归档和备份。
2. 文件编码：为每个文件设置唯一的编号或编码。
文件编码可以使用字母、数字或符号，具体的编码方式要根据实际情况和办公室的需求来确定。
编码的目的是方便文件的标识和查询。
3. 文件命名规范：对于每个文件，要确保文件命名规范并符合统一的格式。
文件名可以包括文件的主题、日期等内容，以便于快速理解文件内容。
4. 归档目录结构：建立合理的归档目录结构，使文件能够按照一定的级别和层次进行组织。
可以采用多级目录结构，将文件分类存储，方便日后的检索和管理。
5. 归档流程规范：建立明确的归档流程，明确每个环节的职责和操作规范。
包括文件的接收、分类、编号、归档、存储等环节。
流程规范可以减少操作上的错误，确保文件的准确性和完整性。
6. 归档安全措施：对于重要的文件，应采取相应的安全措施，确保文件的机密性和防止文件的丢失或损坏。
可以采用加密、备份和限制访问等方式进行保护。
二、文件备份要求文件备份是指将已归档的文件制作一份或多份备份，并妥善保存。
以下是办公室文件备份的要求：1. 备份频率：根据文件的重要性和更新频率，制定合理的备份频率。
对于重要且频繁更新的文件，可以选择每日或每周进行备份，以确保备份文件的及时性。
2. 备份介质：选择适合的备份介质进行文件备份，常见的备份介质包括硬盘、光盘、云存储等。
备份介质要具备可靠性和稳定性，以确保备份文件的保存和恢复。
信息化项目档案归档要求
信息化项目档案归档要求信息化项目档案是指记录信息化项目从立项到结束的全过程的文件和资料的整理和保存。
它是信息化项目管理的一部分，具有重要的意义和价值。
在信息化项目档案归档过程中，要遵循一下要求：1.独立性和完整性：信息化项目档案要独立于其他档案，具有完整性。
它应该包含项目的立项申请、策划、实施、验收、总结等各个阶段的文件和资料。
2.分类统一：信息化项目档案要进行分类，将相关的文件和资料进行统一的管理。
常见的分类包括项目立项资料、需求分析资料、系统设计资料、编码与测试资料、验收资料等。
3.文件规范：信息化项目档案要求文件格式规范统一。
文件命名要清晰，文件格式要统一，如使用统一的模板进行编写，以便于查阅和管理。
4.版本控制：信息化项目档案中的各个文件和资料要进行版本控制。
每次变更或修改都要记录下来，并进行适当的审批和备份，以确保项目信息的完整性和可追溯性。
5.安全可靠：信息化项目档案要做好信息安全保护工作。
要确保档案的安全可靠，防止丢失、损毁或泄露。
可以采用密码保护、备份存储、访问权限控制等措施。
6.保密要求：信息化项目档案中可能包含敏感信息，要严格遵守保密规定，加强保密措施。
对于有保密要求的档案，要设置专门的保密存储区域，并制定相关的保密管理制度。
7.存储环境：信息化项目档案要求在适当的存储环境下保存。
要选择干燥、通风、防潮、防尘的存储地点，避免阳光直射、温度过高或过低等不适宜的环境。
8.记录齐全：信息化项目档案要求记录齐全，包括项目的计划、实施进度、人员安排、质量控制、变更管理、问题与风险管理等相关信息，以便于项目的回顾和总结。
9.档案管理责任：信息化项目档案的管理责任要落实到位。
要明确档案管理人员的职责和权限，做好档案的整理、保存、检索、借阅等工作，确保档案的完整性和安全性。
10.定期检查和整理：信息化项目档案需要进行定期检查和整理。
要及时清理无效或过期的档案，整理好档案存储空间，确保档案的可用性和便捷性。
文书档案归档程序及要求
文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。
3、原件与复印件合为一件进行整理归档。
4、正文与附件合为一件进行整理归档。
5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。
6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。
7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。
二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。
2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。
3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。
4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。
三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。
2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。
3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。
四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。
2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。
3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。
五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。
2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。
即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。
文件的文件编号与归档要求
文件的文件编号与归档要求文件是组织中不可或缺的重要资源，它记录了各种信息和事务的发展和演变。
为了确保文件的有效管理和使用，文件的准确编号和正确归档是必不可少的环节。
本文将着重介绍文件的文件编号和归档要求，从文件编号的原则、方法和规范到归档的目的、程序和注意事项，全面阐述如何建立高效的文件管理系统。
一、文件编号的原则文件编号是为了方便文件的识别、查询和检索而进行的编码操作。
以下是文件编号的原则：1. 一致性原则：同类文件应使用相同的编号规则，便于管理和查找。
2. 层次性原则：文件编号可按照一定的层次结构编制，如先按工作部门分组，再按时间、序号等细分。
3. 唯一性原则：每个文件的编号应是唯一的，避免重复和混淆。
二、文件编号的方法文件编号的方法多种多样，可以根据实际需要选择合适的方式。
常见的文件编号方法有以下几种：1. 序号编号法：按照文件的产生顺序，逐一编号。
例如：2022-001表示在2022年度中的第一个文件。
2. 日期编号法：以日期为依据进行编号，方便日后的查找和筛选。
例如：220101表示在2022年1月1日产生的第一个文件。
3. 部门编号法：按照不同部门进行编号，便于部门内部的管理和归档。
例如：HR-001表示人力资源部门的第一个文件。
三、文件编号的规范为了保证文件编号的准确性和标准化，有必要制定一些文件编号的规范。
以下是一些常见的文件编号规范：1. 统一编号格式：文件编号应采用统一的格式，如字母+数字的形式。
2. 文件类型标识：可以在文件编号中添加文件类型的标识，便于快速识别和分类。
例如：KT-001表示科技类文件。
3. 版本标识：对于多个版本的文件，可在文件编号中加入版本标识，以区分不同版本。
例如：2022-V1-001表示2022年V1版本的第一个文件。
四、归档的目的文件的归档是将文件按照一定规则和程序进行整理、分类和保存的过程。
归档的主要目的如下：1. 保存历史记录：归档能够保留组织的历史记录，方便查阅和回顾。
资料归档规范
资料归档规范资料归档规范是指将组织内部的各类文件、数据和其他相关的信息进行整理、分类、存储和管理的一种规范。
良好的资料归档规范能够帮助组织提高工作效率和信息资源的利用率，同时也可以保障资料的安全和可靠性。
以下是资料归档规范的一些主要方面：1. 分类标准：根据组织的具体情况和业务要求，制定合理的分类标准，将资料按照一定的规则进行分类，方便后续的查找和使用。
分类标准可以根据资料的类型、内容、形式等来确定，可以采用数字编号、字母编号或者其他形式的编码方式。
2. 文件命名：统一规定文件的命名规则，使得文件名具有一定的规范性和可读性。
文件名可以包括相关的信息，如日期、主题、责任人等，同时也要注意避免使用特殊字符和过长的文件名。
3. 文件夹结构：建立合理的文件夹结构，将同类型或相关的文件放在相应的文件夹中，形成层级结构。
文件夹的层次应该明确，避免过多的层次和过于复杂的结构，同时要注意文件夹的命名，使得名称简洁明了。
4. 归档流程：规定文件的归档流程，明确归档的步骤和责任人。
在归档过程中，要进行文件的检查和审核，确保文件的完整性和准确性。
同时也要建立归档记录和索引，方便后续的查询和追溯。
5. 权限管理：对于涉及机密或敏感信息的文件，要进行权限管理，确保只有授权人员才能够访问和修改这些文件。
同时也要建立备份和恢复机制，保证文件的安全和可靠性。
6. 保管期限：根据文件的重要性和使用频率，确定文件的保管期限。
对于一些长期不使用或过期的文件，可以进行归档或者销毁处理，释放存储空间。
7. 变更管理：当文件需要进行修改或更新时，要进行相应的变更管理，及时更新归档的文件，并记录修改的信息和变更的原因。
8. 培训和意识：组织内部要加强资料归档的培训和宣传，提高员工对资料归档的重要性的认识和理解，使其能够按照规范的要求进行操作。
总之，资料归档规范是组织内部管理文件和信息的基础，良好的规范可以提高工作效率，保障信息的安全和准确性。
物业公司各类档案归档范围及保管期限
物业管理有限公司各类档案归档范围及保管期限为保证企业各门类档案的齐全、完整、系统，符合质量标准，实现对本企业档案集中统一管理的要求，特制定各类档案归档制度。
文书档案归档范围一、归档要求1、凡反映企业各项工作活动，具有查考利用价值的文件及资料，均应按要求归档。
2、归档的文件材料必须齐全完整，符合公文格式，统一采用国际通用标准A4纸，所反映的问题真实可靠，各种统计数字准确无误。
3、归档的文件材料书写色素要用碳素墨水、兰黑墨水或计算机打印，不得使用纯兰、圆珠笔或铅笔，也不得使用复印件。
4、需长期保存的档案材料，必须采用优质纸张，正件与附件、正本与原稿、转发件与原件请示与批复件一并立卷保存。
5、归档的文件材料要保持一定的特征，符合其自然形成规律、历史联系。
6、各部门移交文件材料要填写材料移交登记，交接材料时，双方根据移交清册核对，并履行签字。
7、对不能按期归档的各部门，每月扣发部门负责人奖金，直至按要求归档为止。
二、归档时间各科室本年度形成的文件材料要于次年3月份之前送交档案室，送交的归档文件材料要齐全、完整，由档案室统一整理归档。
三、归档范围及保管期限㈠党务、团、工会工作类1、党、团支部工作计划、总结，党、团支部大会、专题会议的会议记录等材料………………………………………………永久2、党团员年度统计报表、党员名册……………………永久3、党团员关系介绍信……………………………………长期4、上级机关颁发的决定、指示、通知等文件…………长期5、组织发展工作形成的各种重要材料…………………长期6、查处违法党团员的有关材料及处理决定……………永久7、上级纪律检查机关对本公司的批复批示和需要执行的文件………………………………………………………………永久8、工会开展各项活动的工作计划、总结材料…………长期9、上级机关颁发的需要执行的重要文件材料…………长期10、对违反有关计划生育工作规定的人员处理意见及结果…………………………………………………………………长期11、计划生育年报表……………………………………长期㈡劳资人事1、干部、职工劳动工资年度统计表、职工名册…………永久2、干部、职工录用转正、调资、定级、评定职称、退休、抚恤等材料……………………………………………………………长期3、上级任免本公司干部或本公司任免领导干部的通知…………………………………………………………………永久4、调资的名单及调资后的工资统计审批表………………长期5、本公司职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根…………………………………………………………………长期6、本公司对有关人员的处分材料…………………………永久7、职工年工伤事故统计表及锅炉年度检查事故情况………………………………………………………………长期8、职工业务技术培训材料………………………………㈢行政类1、公司年度工作计划、总结材料…………………………永久2、公司董事会、股东大会、经理办公会会议记录、各部门主管领导会议记录，带有政策性会议、企业重大决策性、时势性会议记录…………………………………………………………………永久3、本公司召开的专题会议形成的通知、报告、重要讲话…………………………………………………………………永久4、本公司的长远规则、组织沿革、大事记………………永久5、本公司先进集体、个人、文件材料……………………永久6、公司机构设置、人员编制、名称更改、启用印鉴文件材料…………………………………………………………………永久7、调查、经验总结材料……………………………………永久8、本公司的请示与上级机关的批复………………………永久9、本公司征用土地与上级机关批准文件材料……………长期10、本公司制定的规定、决定、办法材料………………长期11、公司简报、信息…………………………………………短期12、上级机关转办的与本公司有关的人民代表政协委员提案和办理结论材料……………………………………………………长期13、本公司处理人民来信来访文件材料…………………长期14、本公司接待市级以上领导同志形成的文件材料…………………………………………………………………长期15、本公司出国考查、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料及本公司参加本市和外省市活动形成的文件材料…………………………………………………………………重大活动的主要文件材料…………………………………永久一般活动的审批手续、考查报告…………………………长期㈣经营管理类1、本公司与有关单位签定的合同、协定、协议书等材料…………………………………………………………………永久2、本公司汇总的、年度、专题的销售统计报表及各类经济指标报表………………………………………………………………永久3、本公司在业务工作中的请示、报告…………………长期4、直属上级机关颁发属于本公司主管业务并要执行的一般文件…………………………………………………………………长期5、其它有关的需要保存的数字及有关资料………………短期㈤产品技术类：1、调查研究、方案评选和前期开发形成的材料…………长期2、产品设计、工艺流程、包装的图样和技术文件、原材料检验等材料……………………………………………………………永久3、产品鉴定、评价等文件材料……………………………永久4、产品使用说明书、产品合格证、注册商标等文件材料…………………………………………………………………永久5、生产许可证，产品包装，产品装箱单…………………永久6、用户、市场反馈材料……………………………………长期7、优质产品必备的文件材料…………………………永久可长期㈥科研类科研项目的立项、试验、总结鉴定、成果投资、推广应用等………………………………………………………………项目研究和管理过程中形成的材料………………………永久㈦劳动安全保卫工作中形成的文件材料…………重要的长期，一般的短期会计档案管理范围一、归档要求：1、企业的会计档案应由财务部门的会计按照归档要求负责整理立卷或装订成册，按规定将应归档的会计档案向公司档案部门归档。
市政档案资料归档内容及规范要求
市政档案资料归档内容及规范要求市政档案是城市发展和管理的重要组成部份，它记录了城市建设、规划、管理等方面的重要信息。
市政档案的归档内容和规范要求对于保障城市运行的顺利进行以及历史资料的保存具有重要意义。
下面将从归档内容和规范要求两个方面进行探讨。
一、市政档案资料归档内容市政档案资料的归档内容主要包括以下几个方面：1. 城市规划和建设方面的资料：这些资料包括城市总体规划、详细规划、建设项目规划等。
规划方面的档案记录了城市的发展蓝图，是城市发展的基础。
2. 城市管理和运行方面的资料：这些资料包括城市管理部门的工作记录、会议记要、决策文件等。
这些档案记录了城市管理的过程和决策的依据，对于城市管理的规范化和透明化起到了重要作用。
3. 城市基础设施建设和维护方面的资料：这些资料包括城市道路、桥梁、供水、供电等基础设施的建设和维护记录。
这些档案记录了城市基础设施的建设历程和维护情况，对于城市基础设施的管理和维护具有重要参考价值。
4. 城市环境保护和管理方面的资料：这些资料包括城市环境监测数据、环境管理方案、环境保护措施等。
这些档案记录了城市环境保护和管理的过程和成效，对于城市环境的改善和保护具有重要意义。
5. 城市社会事务方面的资料：这些资料包括城市社会保障、教育、卫生等方面的档案。
这些档案记录了城市社会事务的发展和管理情况，对于城市社会事务的规范化和优化具有重要作用。
二、市政档案资料归档规范要求市政档案资料的归档规范要求主要包括以下几个方面：1. 文件的整理和分类：市政档案资料应按照一定的分类标准进行整理和分类，以便于查阅和利用。
可以根据资料的性质、用途、时间等进行分类，同时要编制清晰的目录和索引，方便查找和管理。
2. 文件的标识和编号：市政档案资料应统一进行标识和编号，以便于识别和管理。
标识和编号应包括档案名称、日期、责任者等信息，同时要采用持久不变的标识和编号方式，防止信息的丢失和混乱。
3. 文件的保存和保管：市政档案资料应按照一定的保存期限和要求进行保存和保管。
文书档案形成与归档字体格式要求
⽂书档案形成与归档字体格式要求⽂书档案形成与归档要求为使我园⽂书档案做到格式规范、⽂体规范、⽂字规范，特制定《⽂书档案形成与归档要求》，请遵照执⾏。
⼀、档案形成要求(⼀)计算机档案形成要求1．统⼀纸张。
⼀般情况下使⽤A4纸，如有特殊情况可使⽤A3纸。
2．统⼀格式。
根据教办要求，按页⾯设置：上3.7厘⽶，下3.5厘⽶，左2.8厘⽶，右2.6厘⽶；格式：固定值，30磅。
主标题：华康简标题宋体字，⼆号或⼩⼆号，（根据字数多少⽽定）；正⽂⼩标题：⿊体，三号；正⽂：仿宋GB ——2312，三号字。
（字体⼀律不需加粗）如果没有“华康简标题宋体字”，可将字体⽂件复制到电脑“C/windows/fonts”⽂件夹即可。
3．统⼀操作。
建⽴新⽂档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置⾏间距为最⼩值，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正⽂的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正⽂对⽅设置为两端对齐；打开⽂件中的页⾯设置，设置上3.7厘⽶，下3.5厘⽶，左2.8厘⽶，右2.6厘⽶。
输⼊法设置在全⾓状态下，以确保每个标点符号的规范。
标题与正⽂之间⽤回车键键⼊后空⼀⾏。
操作正⽂时，先⽤空格键空两个汉字位置，以后每⼀段⽤回车键后就会⾃动空两个汉字的位置。
如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段⽂字⾸⾏退回到顶格处，然后⽤空格键空出两个字的位置。
如果在使⽤层次序数时出现⾃动编号现象，请⽤“撤消键⼊”后再进⾏操作。
4．统⼀序数。
结构层次序数，第⼀层为“⼀、”，句末不⽤标点；第⼆层为“（⼀）”，句末可⽤标点，但⼀般不⽤；第三层为“1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，句末均要⽤标点。
5．统⼀时间。
年份⼀律采⽤公元纪年，且⽤四位数表达，如“2010年”不能省略为“08年”。
不能使⽤“今年”、“当年”、“本⽉”、“上⽉”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产⽣歧义。
⼀般应⽤具体⽇期，即要表明年⽉⽇。
6．统⼀封⾯。
工程资料归档要求大全
工程资料归档要求大全在一个工程项目中，资料的归档是至关重要的。
归档好的资料不仅可以保护项目的知识产权，还可以为日后的维护和管理提供必要的依据。
以下是工程资料归档的要求大全：1. 资料分类在对资料进行归档之前，需要将所有的资料进行分类和整理。
建立一个完整的资料目录，包括项目计划、需求文档、设计文档、测试报告、用户手册、工程验收报告等所有与项目相关的文件。
对于每一个文件，一定要进行标记和编号，以便于日后查找。
2. 资料命名取一个有意义和易于理解的名字可以让资料更加易于辨认。
命名规范需注意以下几点：•尽量使用简洁的名称；•使用简短的单词或缩写；•确保名称与资料的内容一致；•使用连字符或下划线来分隔单词。
3. 文件格式文件格式是指资料所使用的标准文件格式，例如PDF、DOC、XLS等。
在归档资料时，应该保证文件格式的统一性和标准化，以便于操作和维护。
对于需要修改的文件，应该进行版本控制和备份。
4. 存储介质资料的存储介质有很多种选择，包括硬盘、U盘、CD、DVD、云盘等。
需要保证的是，存储介质需要具有持久性和稳定性，且易于获取和备份。
5. 存储位置资料的存储位置应该易于获取和备份，同时需要充分考虑数据保密性和安全性。
可以采用服务器、共享文件夹、本地硬盘等多种存储位置，需要根据不同的安全级别和保密需求进行选择。
6. 访问权限为了保护项目的知识产权和数据安全，需要对资料的访问权限进行控制。
所有资料都应该根据不同的项目角色和访问权限进行分类，以便于管理员对不同用户的访问权限进行管理。
7. 定期备份资料归档工作并不能保证绝对的安全，因此需要定期备份资料，以防止资料遗漏或丢失。
备份频率应根据数据重要性、存储介质和数据量进行适当调整。
8. 安全性检查定期进行安全性检查，以确保资料的机密性和完整性。
若发现数据泄露、删除等情况，应立即采取相应的紧急措施。
9. 资料保密性对于涉及到商业机密的资料，应该采取更加严格的保密措施，如加密存储、物理隔离、权限控制等。
材料整理归档要求及检查办法
材料整理归档要求及检查办法材料整理归档是指将各种文件资料按照一定的规则和标准进行分类、整理和存放的过程，以方便日后查找和使用。
正确的材料整理归档可以提高工作效率和准确性，并确保文件资料的安全性和完整性。
本文将介绍材料整理归档的要求及检查办法。
一、材料整理归档的要求：1.清晰明确的分类体系：根据工作需要和文件内容，设立合理的分类体系，确保文件的分类清晰明确，便于查找和使用。
2.统一标识和编码：为每一个文件资料设立统一的标识和编码，以便识别和查找，避免混淆和错误。
3.内容完整和准确：对于每一个文件资料，要确保内容的完整性和准确性，避免漏页、错页或错误信息的归档。
4.规范的文件命名：对于电子文件，要规范文件的命名方式，包括文件名、日期、版本号等，以便于后续的检索和管理。
5.定期的文件更新和备份：对于需要经常更新的文件资料，要定期进行更新和备份，以确保文件的及时性和安全性。
6.安全可靠的存储环境：为文件资料提供安全可靠的存储环境，包括合适的文件柜、资料夹、防潮防火措施等，以确保文件资料的安全性和完整性。
二、材料整理归档的检查办法：1.文件分类检查：检查文件资料的分类是否清晰明确，是否符合分类体系的要求，避免分类混乱或重叠的情况。
2.文件标识和编码检查：检查文件资料是否有统一的标识和编码，确保每一个文件都能被正确地识别和查找。
3.文件完整性检查：检查文件资料的完整性，包括是否有漏页、错页、缺失信息等情况，确保每一个文件都是完整的。
4.文件命名检查：对于电子文件，检查文件命名的规范性和准确性，包括文件名、日期、版本号等，以便于后续的管理和检索。
5.文件更新和备份检查：检查需要经常更新和备份的文件资料是否有按时进行更新和备份的记录，确保文件的及时性和安全性。
6.存储环境检查：检查文件资料的存储环境是否安全可靠，是否提供了合适的文件柜、资料夹、防潮防火措施等，以确保文件资料的安全性和完整性。
通过以上的规范要求和检查办法，可以有效地进行材料整理归档的管理，提高工作效率和准确性，并确保文件资料的安全性和完整性。
建设工程文件归档整理规范
建设工程文件归档整理规范本规范定义了建设工程文件的归档整理的方式，旨在确保文件的合理有效管理，实现全面查找，快速定位，方便使用。
一、文件统一（一）所有建设工程文件和实物文件，应根据文件的发布日期或制作日期，排列成按年度划分的文件格式。
其次根据文件的种类，一年中的各类文件统一按月份进行管理。
（二）文件名称，按照以下格式:（1）提出时间：[建设项目名]_[类别]_[日期]（2）表示例：海城客运总站工程_招标文件_20170132二、文件归档（一）目录建立1、建立资料分类，文件应分类存储，有助于内容组织和选取；2、若有多种资料，应将文件归入各类分类，不宜混乱无章放置，以便保证文件的及时发现和利用；3、在文件归档的同时应做好物理性的文件储存，将存储的纸质文件分类分类收纳，可将同一类文件置入一个管理箱中，以便于查找。
（二）格式规范1、建立资料文件库，文件应以一同格式存放。
有利于数据查找和管理；2、文件名称宜简明，提供有效信息，例如：“海城客运总站建设项目，设计方案，20170132”；3、文件应用常用的软件格式保存，能够统一文件的展示和发布，例如：word文档、excel表格、ppt报告等；4、不同类型文件应有不同传输方式，根据文件大小，选择合理传输方式，例如：大容量文件可以采用USB分享方式，可以共享出链接以实现文件共享；5、归档文件应根据实际需求，支持用户分析，学习，提供及时有效的帮助，包括：报表、报告、图片、视频等。
三、文件保存（一）为了保证文件的安全和可用性，应定期进行备份，分别以硬盘备份和云备份的形式进行备份；（二）备份格式要求：硬盘备份文件格式（doc、xls、ppt、txt、pdf等）；云备份文件格式（jpg、mov等）。
（三）备份的系统容量：硬盘备份用时应大于20G；云备份用时不少于50G。
四、文件使用（一）文件使用按照主从结构，将全部文件集中管理；（二）文件权限应分配管理角色，以便于文件及时维护、保养和保护，并做到有效管理；（三）文件发布应根据任务重点分类和优先级，按照既定路线圆满完成。
设计文件图纸归档要求
设计文件图纸归档要求在工程设计、建筑施工、产品研发等众多领域，设计文件图纸都是至关重要的成果和依据。
为了便于管理、查询和重复利用，确保这些文件图纸得到妥善的保存和归档是必不可少的工作环节。
下面将详细阐述设计文件图纸归档的各项要求。
一、归档范围首先要明确哪些设计文件图纸需要归档。
这通常包括项目的初步设计图纸、详细设计图纸、修改后的设计图纸、计算书、说明书、材料清单、设备清单等。
同时，与设计相关的会议纪要、审批文件、来往函件等也应纳入归档范围。
对于建筑设计项目，建筑平面图、立面图、剖面图、结构图、给排水图、电气图等都是必须归档的重要文件。
在机械设计领域，零件图、装配图、工艺流程图等同样不可或缺。
二、归档时间设计文件图纸的归档时间应遵循“及时”原则。
一般来说，在设计项目完成并通过审核后，应尽快进行归档工作。
对于阶段性的设计成果，也应按照规定的时间节点进行阶段性归档，以便对设计过程进行有效的追溯和监控。
例如，在建筑项目施工过程中，每完成一个施工阶段，对应的设计变更文件和图纸应在一周内完成归档。
三、归档格式为了保证归档文件的规范性和一致性，应制定统一的归档格式要求。
1、图纸格式应采用标准的图纸尺寸，如 A0、A1、A2 等，并按照规定的比例绘制。
图纸的线条、字体、标注等应清晰、规范，符合相关的制图标准。
对于电子图纸，应采用常见的格式，如 DWG、PDF 等，并确保其清晰度和可读性。
2、文件格式设计文件应采用通用的办公软件格式，如 Word、Excel 等，并按照一定的排版要求进行整理。
文件名应能够准确反映文件的内容和版本，便于识别和查找。
四、归档编号为了便于对归档文件进行分类和管理，需要对其进行编号。
编号应具有唯一性和系统性，能够清晰地反映文件的所属项目、类别、版本等信息。
例如，可以采用“项目代码专业代码文件类型代码版本号”的编号方式。
如“PJ001-JZ-01-V1”，其中“PJ001”表示项目编号，“JZ”表示建筑专业，“01”表示初步设计文件，“V1”表示第一版。
基本建设项目档案归档整理规范
基本建设项目档案归档整理规范基本建设项目档案是指政府部门或企事业单位在实施基本建设项目过程中所形成的各种档案资料。
按照档案工作的要求，需要对这些档案资料进行规范的归档整理，以保证档案的完整性、可靠性和可检索性。
下面从基本建设项目档案归档整理的规范性要求、程序和方法等方面进行论述。
一、规范性要求（一）归档资料的统一归类对于基本建设项目档案，应根据档案的内容、用途等因素确定归档资料的统一归类。
通常，可以根据文件的类型、目录、数据、图表等因素进行分类。
（二）档案资料的统一编号针对归档资料，应给予每个文档或卷宗一个唯一的编号，便于快速查询。
并且应在归档过程中坚持进行码薄和维护，确保档案的完整性。
（三）归档资料的统一标准根据文件类型，应按照国家和行业标准规定的格式和内容填写。
以确保归档资料的规范和规范化。
（四）归档资料放置的统一化归档资料应统一放置，按照文件类型、编号和年代等方式进行分类。
同时应确保归档文件的保存状态和安全。
高价值的档案应存放在防火、防潮、防震等设备安全性高的房间里。
（五）归档过程中的全面记录归档资料的全面记录应包括文件类型、数量、归档时间、归档来源等重要信息。
通过有效的归档记录，实现了档案的全面监控。
二、程序（一）档案资料的筛选和提供基本建设项目档案是一个非常复杂的文档系统，其中的一些资料不具有较高的文档价值。
因此，在进行归档整理之前，应先对档案材料进行筛选和提供，只留下有价值的资料。
（二）归档的选择和确定完成筛选和提供工作之后，根据资料的性质和归档整理要求，对档案资料进行统计和归档选择工作。
不重要或重复的材料应及时清理或删除。
对于有价值的资料，应遵循“完全性、连续性、真实性、合规性”的要求进行归档。
（三）归档文件的分类归档资料的分类应根据文件类型、年代、任务类型等因素进行分类。
同时，也应在归档文件上标明编号和名称信息，方便后续查找和检索。
（四）档案资料存储和维护完成归档整理之后，归档文件应放置在安全、整洁、干燥的环境中。
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武汉分公司贯标资料文件统一格式要求
1、字体：汉字统一为“宋体”，字号为“小四”，数字为宋体。
2、行距：固定值20
3、段落格式：段前0.5倍行距，首行缩进。
4、页边距：上、下、右为20mm，左为25mm。
5、图片格式：嵌入式。
6、装订时，方案级别以上的文件采用左侧两钉装订，钉的位置为三分之一处，距边1cm。
方案级别以下的文件采用单钉装订，钉的位置为左上角距边1cm处。
钉与纸张平行。
下图为装订位置示意图：
7、公司LOGO的使用：在公司的规章、制度和标准中使用，在施组、方案及更低的文件中的封面、页眉页脚中都不应使用。
8、项目部上报文件的封皮格式为：
9、归档资料要求：
（1）不允许用废纸打印存档。
（2）装订整齐。
（3）每个档案盒里面有多于两个文件的就要有目录清单。
10、所有手写资料、批改、签字一律用黑色签字笔书写。
11、档案盒要求
（1）档案盒统一使用淡蓝色塑料档案盒，可根据盒内资料的内容
购买厚度不同的档案盒。
（2）档案盒册封：上、下间距要一致，通用图标要对齐。
（3）档案盒封面标签：尺寸根据所购买的档案盒面标签调整。
见下图
总目录：质量管理体系
内容：文件控制程序（1）
1、工程技术资料有效目录清单（公司、项目）
2、现行有效的受控的贯标体系文件和资料目录清单（公司、
项目）
3、法律、法规及其他要求目录清单（公司、项目）
4、体系手册/程序文件发放/回收登记表
5、体系手册/程序文件修改记录表
6、体系手册/程序文件修改通知单
7、文件接受登记表
8、文件发放登记表
（4）盒内目录按下发的35个档案盒总目录分别粘贴。
（5）卷内目录、分目录统一按照分目录：表式：QSE0202B1编制
----------中铁LOGO 大小为3.33*3.33cm ----------字体为：宋体、小四 ------------字体为：宋体、二号 安全环保部
------------字体为：宋体、小二
中铁建设集团
武汉分公司
安
全
管
理
规
章
制
度
11、书面格式：
********文件. …………….居中加粗
…………….空一行
1、工期安排………………中间空一格
内容。
.....段落首行一律缩进两格。
.....顶头
2.工期安排…………….中间空一格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
（1）工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
（2）工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格。
①工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
②工期安排………….缩进两格
内容。
.....段落首行一律缩进两格
……………….空一行
2、工期安排……………….中间空一格。