质量文件记录管理制度

分发号：

1 前言

本规定为规范记录管理而编制《记录文件管理制度》。

本规定由质量部提出，质量部归口。

为便于理解，将历次修订记录保留如下。

本规定由质量部起草，主要起草人：****

自本文件下发之日起实施。

2 目的

为规范原始记录管理，加强对各类记录的有效控制，进一步规范记录的填写，体现记录的原始性、准确性和可追溯性，特制定本制度。

3 适用范围

适用于与公司生产管理有关的所有记录。

4 职权和职责

1. 生产部、质量部及相关部门的点检作业区、质检作业区负责各自的记录填写、贮存和保管。

2.管理部负责记录需要委托印刷等日常管理。

5 管理标准和管理要求

1.原始记录是公司的一项重要的基础工作，要使公司原始记录的设计、印刷更加规范。

2.记录作为基础性和依据性文件，应尽可能全面地反映产品质量形成的过程和结果。

3.对记录的每一项要进行评审和取舍，选择那些必要的原始数据作为记录项。

4.在确定记录的格式和内容的同时，应考虑使用者的填写方便。

5.应尽量采用国际、国内或行业标准，参考先进公司的成功经验以使记录更加规范化和标准化。

6.在建立管理体系和修订过程中，应当对现行的记录进行清理，废除多余的记录，修改不适用的记录，同时应按要求统一编号。

7.对于同一种活动的记录格式应当是固定的，不能随意变更，以免造成混乱。

8. 记录的建立、更改、委托印刷

8.1记录的建立、更改由主管部门或使用部门提出，委托印刷由使用部门提出。记录的建立、更改、印刷量须经主管部门对记录的内容、使用量等方面审核后执行。

8.2生产部负责对生产现场相关记录表格的统一编号后再委托印刷。

8.3委托印刷至少在一个月前提出，原则上一次印刷量控制半年左右的使用量。

8.4综合管理部在接受委托印刷时须凭有效审批手续，方可实施印刷。

9.记录的分类及编号

1）部门类别取其简称，如：生产、财务、质量等。

2）记录类别根据本标准分为原始记录（记录）、台帐、报告、图表、照片，以及电子媒体的记录等。

10.记录的设置

1）各部门根据工作重要性和必要性设置记录的类别，原则是同一专业或部门记录项目不重复、不交叉，有利于记录信息共享。

2）设计记录项目应合理、简单明确，具有:期、质、量的要求，便于见证业务活动的痕迹，便于统计分析。

3）记录表一般应设置填表部门、填表人、审核人、日期等项栏目，使之具有可追溯性。

4）记录保存期可根据的用途及实际需要和重要程度规定其保存年限。

5）对于公司和国内外行业标准的通用记录表，可直接使用。

6）记录的标识：应具有唯一性标识，为了便于归档和检索。

11.记录的填写

1）记录必须在规定期限填写和上报，任何个人和部门不得延误上报时间。遇有客观原因不能按时上报，事先须征得主管部门同意。

2）记录填写须指定相应岗位的技术、管理、操作及验证人员负责，记录中应注明填写时间，记录人（全名）、审核人（全名）应在记录中签字，必要时应由分管领导确认签字。

3）记录填写执行国家法定或公司规定的计量单位和符号。

4）记录填写必须及时、准确、全面；用钢笔、签字笔填写，字迹清晰、整洁

清晰，便于识别和保存。

5）记录数据填写必须真实准确、不得做假，对记录造假、失实而造成后果的，按谁填写谁负责原则。

6）各项工艺操作、监视和测量等作业岗位应作实时记录和整理，不得在事前填好或事后补记。

7）已填写的记录不得随意更改。若由于笔误造成差错需要更改，修改人应杠改“\”并签字，同时写明更改时间；保持原数据仍可辨认，切不可用刀刮、修改液涂改、橡皮擦或有重笔描写。

12.记录是记载过程状态和过程结果的文件，在记录过程中必须避免以下问题：

1）盲：记录的设置、设计目的、功能不明，不是为管理、改进所用，而是为了应付检查。

2）乱：记录的设置、设计随意性强，缺乏体系考虑，记录的填写，保管收集混乱，责任不清。

3）散：保存、管理分散，未作统一的规定。

4）松：记录填写、传递、保管不严，日常疏于检查，达不到要求，无人考核，且丢失和涂改现象严重。

5）空：该填不填，空格很多，缺乏严肃性。

6）错：写错别字，语言表达不清，填写错误。

13.记录填写的注意事项：

1）记录要保持现场运作，如实记录，当天的运作当天记，当周的活动当周记，

岗位操作人员须按操作顺序填写，记录保持其原始性，不可以重新抄写和复印。

2）文字、数字书写要标准。

3）记录用笔可以用钢笔、签字笔或其他油性笔，不应用红笔，字迹清晰端正，用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。

4）记录填写应完整，不得有空缺，如无内容填写，可用一斜线代之，表示记录者已经关注到这一栏。

5）内容与上项相同时，应重复抄写，不得用“省略号”或“同上”表示。6）数字要上下对齐，左右对齐并按规定保留小数位数。

7）日期与时间的填写：日期一律按年、月、日顺序横写。

8）记录中会包含各种类型的签署，任何签署都应签署全名，字迹清晰易辨。品名不得简写，应按标准名称填写，不得使用自造简化字。

9）与其它班组、车间有关的操作记录应做到一致性、连贯性。

10）散页记录和成本记录都应检查是否完整，然后装订成册，注明名称、日期妥善保管。

14.记录的保管和处置：

1）记录的保管应落实到人，保管环境应适宜可靠，干燥、通风，并有必要的架、箱，应做到防潮、防火、防蛀、防止损坏、变质和丢失；记录保存期限问题，一般记录的保存期限为2年，根据记录的重要性，反映产品原始信息的重要追踪记录保存期限为10年，同时做好相关电子档的记录保存，保存期不低于原始记录应尽量长期保存。

2）凡属新试、科研、技术、模具、设备等重点项目和产品的记录按公司档案