新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件
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新编秘书实务课件-第1章 秘书实务概述(第3版)-PPT课件
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
五、养成有利于工作的好习惯 1．做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然 2．在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事 3．不将情绪带到工作中 4．不断学习与总结
电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
本章小结
第一章
秘书实务概述
案例分析
案例分析一： 秘书的时间管理与工作效率
电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
引入案例
新任总经理秘书孙婷的忐忑 内容（略），请见教材第2-3页
问题：据你所知，你认为总经理秘书 的职责有哪些？ 电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
一、秘书与秘书实务的含义 （一）秘书 一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务 服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办 会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可 以表现为：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公 室主任等岗位。 （二）秘书实务 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支， 它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具 体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的 职能。
案例二：
参考答案： • （1）李自钢为发信息而采用的方法极不可取。他的主要 错误有三：一是不服从上级领导。对同一篇信息稿，发与 不发，领导之间的看法和标准不一定是很一致的，但身为 秘书人员绝不能去钻这个空子。既然秘书长已明确表态这 篇信息不发，作为下级，李自钢应执行和服从。但他却在 这一点上犯了错误。二是影响领导间的团结。李自钢绕过 主要领导同志，隐瞒真相，将稿子改头换面后送副职领导 审发，这是对领导的欺骗行为，尤其不可取。三是“自我” 意识太强。这是从事秘书工作的大忌，也是李自钢犯错误 的最根本的原因。第一、第二点错误也来源于此。 • （2）李自钢表面上想的是信息稿的价值，实质上其内心 深处想的是显示个人的才华，实现个人的价值，将个人的 成绩、荣誉置于工作之上。没有当“无名英雄”的思想准 备，是做不好秘书工作的。
第一章 秘书实务概述ppt课件
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
马秘书推门进入总经理办公室，总经理正在 打电话，他示意马秘书放下东西先出去。马秘书回 到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她， 想让马秘书将她因公办事产生的交通费报销了。
马秘书发现刘丽没有按要求先让行政部经理 在报销单上签字，刘丽解释说经理出差了，而她着
第一章 秘书实务概述
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位 秘书工作作为人类社会的一种实践活动，发轫
至今已有5 000年左右的历史。.尽管秘书工作历史 悠久，但在我国，秘书作为一种社会职业，却是在 改革开放之后才逐步兴起的。
第一章 秘书实务概述
第一节 秘书的定义与定位
一、秘书的定义
现代所说的秘书主要是指从事办公室及业务 部门管理的程序性和辅助性工作,协助领导处理政务 及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人 员。秘书服务的对象可以是集团、机构，也可以是 个人。
第二节 秘书实务的内容与原则
课后实 训
客人走后，马秘书继续打印合同，总经理 打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有， 马秘书这才意识到她没有在电话里问清对方到达的 确切时间，只好再打电话去问。
这时，张副总经理从外地打来电话，说他的 手提电脑被盗，所有文件丢失，让马秘书看看能否
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
一、秘书实务的内容
1.“办公”工作 2.“办文”工作 3.“办会”工作 4.“办事”工作
第一章 秘书实务概述
第二节 秘书实务的内容与原则
二、秘书实务的原则
秘书实务的基本原则是准确、迅速、求实和 保密。
1.准确 准确是对秘书工作质量的要求。秘书工作的 准确性涉及很多方面，概括地说，就是办文要准确、 办事要稳妥、情况要属实、建议要慎重。
秘书实务 第一章 接待工作
ppt课件 15
第三节 接待日常个别来访的工作程序
• • •
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一、接待有约来访(五级) (一)下班前了解各部门第二天预约客人的情况 如果公司设有前台，前台秘书应在每天下班前与各部门秘书沟通，了解并确 认第二天预约客人的情况。各部门秘书也应该主动把预约客人的名册及时送 往前台，由前台秘书汇总登记。 (二)接待过程 1.客人自我介绍 2.确认预约：对方一报出单位姓名，最好是秘书就已经清楚对方是否预约的 客人(需要秘书经常提前查阅访客预约登记簿) 3.应答：是××先生吗？××正在等您，我马上通知他。(“我带您去会客 室”)请您填写访客登记簿 注：有时需要先通知被约见人，或被约见人要亲自迎接，可先请客人坐在前 厅的座椅上等候。
ppt课件 5
• 秘书李平是刚毕业的大学生，平时非常喜欢化妆， 更喜欢那些标新立异的பைடு நூலகம்饰，来单位的第一周， 她照样我行我素。与人交谈时，会不时地用手理 头发，清牙齿，有时还一个劲儿看手表。 • 你是她的同事，你会怎样给她提一些建议？
ppt课件
6
• 2.男士的职业便装：T恤配长裤；毛衣配长裤；夹克衫 • 3.男士在商务应酬时的着装
• 二、姿态得体
• • • • • • • • 1.正确的站姿 2.端正的坐姿 3.轻快的行姿 4.工作中的表情：微笑（随机应变的表情）5.目光语：谈话的场合不同，注 视的部位也不一样： 公务注视：目光应该注视对方双眼以上的额头部位； 社交注视：注视对方双眼以下、下颚以上的部位； 亲密注视：适用于亲朋好友之间，或者恋人夫妻之间，目光可以注视对方的 上半身。 5.手势
ppt课件 3
第二节 接待礼仪(五级)
• 一、按照工作要求着装配饰 • (一)着装的基本原则：TOP原则 • (二)首饰的佩带原则
第三节 接待日常个别来访的工作程序
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一、接待有约来访(五级) (一)下班前了解各部门第二天预约客人的情况 如果公司设有前台，前台秘书应在每天下班前与各部门秘书沟通，了解并确 认第二天预约客人的情况。各部门秘书也应该主动把预约客人的名册及时送 往前台，由前台秘书汇总登记。 (二)接待过程 1.客人自我介绍 2.确认预约：对方一报出单位姓名，最好是秘书就已经清楚对方是否预约的 客人(需要秘书经常提前查阅访客预约登记簿) 3.应答：是××先生吗？××正在等您，我马上通知他。(“我带您去会客 室”)请您填写访客登记簿 注：有时需要先通知被约见人，或被约见人要亲自迎接，可先请客人坐在前 厅的座椅上等候。
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• 秘书李平是刚毕业的大学生，平时非常喜欢化妆， 更喜欢那些标新立异的பைடு நூலகம்饰，来单位的第一周， 她照样我行我素。与人交谈时，会不时地用手理 头发，清牙齿，有时还一个劲儿看手表。 • 你是她的同事，你会怎样给她提一些建议？
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• 2.男士的职业便装：T恤配长裤；毛衣配长裤；夹克衫 • 3.男士在商务应酬时的着装
• 二、姿态得体
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第二节 接待礼仪(五级)
• 一、按照工作要求着装配饰 • (一)着装的基本原则：TOP原则 • (二)首饰的佩带原则
秘书学与秘书实务教材(PPT 254页)
• 由于“秘书”一词原义是指文献，故后 来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职 称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书 郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国 家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收 集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我 国古代以“秘书”一词命名的官职或官署， 并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不 能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
三、秘书的定义
• 秘书是以综合处理信息和事务的方式直 接辅助领导者实施管理的人员。
（一）秘书活动的根本对象是领导者
• 秘书活动的对象分解成两个相互联系的层 次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘 书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信 息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本 的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领 导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了 核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性 和可能性。 • 结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
•结 论：
•
一是古今“秘书”一词所代表的概念
具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现
代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定
服务的人员；
•
二是古今“秘书”概念之间存在内在
的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字
组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代
“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、
户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的
• 第二，秘书作为一种特定的职务，不再 以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责， 而真正具有了现代意义的秘书职能。
二、国外对秘书概念的解释
• ●Secretary最早是指英王身边的辅臣 • ●今天，一切辅助主管人员从事行政和业
务管理的人员都可以称为secretary
新编秘书理论与实务
勿谈做事。立志要切合社会要求，符合道德标准，为向上向善之高远
志向，且适合自身能力，能自励又可践行。
(2)诚实守信
• 诚实守信是做人最基本的道德底线，是为人处事的基本要求。清
代王夫之说：“质以忠信为美，德以好学为极。”做人要讲实话、办
实事，为人正直，言而有信。一个诚实的人，还应该处事谦让、私心
不重、富同情心。不守诚信、欺上瞒下的人必然遭人唾弃，终究会四
和行为准则，即正确处理内部、职业之间、职业与社会之间、人与人
之间、人与工具之间的关系所应当遵循的思想和行为的规范，它反映
社会对某一职业活动的道德要求，是社会道德在职业活动中的延伸和
具体化。
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新编秘书理论与实务
•第一节 秘书的职业道德
•新编秘书理论与实务 ppt 课 件
• (2)职业道德的特点 • 职业道德是和职业活动联系在一起的，受职业生活的制约和规范。 不同的职业使人们在职业活动中与不同的人形成特定的交往关系，从 而形成不同特点的行为规范。所以各行各业都有自己特殊的职业道德 规范，而且相对比较稳定。例如，医生要救死扶伤、治病救人，教师 要教书育人、热爱学生，记者要如实报道、铁肩道义，法官要秉公执 法、不徇私情，银行职员要热情服务、不出差错，军人要保家卫国、 冲锋陷阵，等等。但在时代发展过程中，同一职业的活动内容和条件 发生变化时，其职业道德规范也会发生变化，如现在要求医生必须对 患者的病情保密、教师必须尊重学生的个性隐私等。
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新编秘书•新编秘书理论与实务 ppt 课 件
•
3.如何提高修养，善于标准“做人”
• (1)立志高远
• 干事业的人首先要立志，要有强烈的事业心。明代王守仁说：
“志不立，天下无可成之事。志不立，如无舵之舟，无衔之马，漂荡
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
三级秘书实务PPT课件
针、政策、法规相冲突的内容，
▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与 实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章 会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方
▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与 实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章 会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方
第1章 秘书实务概述(第3版)
思维能力
快速的分 析能力
良好的沟 通能力
高效可靠的 管理能力
灵活的应 变能力
组织能力
运筹帷幄的 调度能力
游刃有余的 协调能力
电点计面子划兼能顾教力的案模版配色（2）
内外沟通均需提高的市场部秘书
夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天，夏捷到苏经理 的办公室说：“苏经理，客户打电话催促发货呢！”
“噢？合同规定的交货期到了吗？” “还没有呢！” 苏经理皱了皱眉头：“那你应该告诉他，我们会按合同 交货的。” 可是过了一会儿，她又怯怯地敲开苏经理的门：“对不 起，苏经理！我还得再打扰一下。打印机坏了。” 苏经理火冒三丈：“什么！打印机坏了应该找哪个部门 修理你不知道吗？你来告诉我，难道是想让我帮你修打印 机？”
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第一章 秘书实务概述
主要内容
第一节 秘书实务的内容 第二节 秘书实务工作的性质与特点 第三节 秘书应具备的能力及职业道德 第四节 秘书工作的方法
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第一章 秘书实务概述
学习提示
（一）学习目标 了解秘书实务的内容 了解秘书实务工作的性质与特点 熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求 掌握秘书实务工作的规律与方法 （二）学习重点 秘书实务的主要内容 秘书实务工作的规律与方法 （三）学习难点 秘书实务工作的规律与方法
案例内容（略，请见教材第17-19页）
问题：根据案例，请分析秘书为了提高工作效率，应该如何 管理时间？
案例一：
秘书的时间管理与工作效率
• 参考答案：根据上文，我们知道，秘书工作琐碎 复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有 效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作 的方法，是非常重要的。要提高时间的效率，首 先，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患 于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，事 情不要积压成堆；其次，要有判断标准，也就是 根据事情的重要与紧急性的原则，分清轻重缓急， 排出处理的先后顺序。这样才能够更好地提高秘 书的工作效率。
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
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秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
相关主题
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第一章
秘书实务概述
引入案例
新任总经理秘书孙婷的忐忑 内容（略），请见教材第2-3页
问题：据你所知，你认为总经理秘书 的职责有哪些？ 电子教案模版配色（1）
第一章
秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
一、秘书与秘书实务的含义 （一）秘书 一般而言，秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务 服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息以及办文、办 会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。 现代意义上的秘书，谈的大都是“大秘书”的概念。它从形式上可 以表现为：前台、打字员、秘书、内勤人员、文员、助理、办公 室主任等岗位。 （二）秘书实务 从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支， 它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。 从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具 体操作，直接作用于实际事和物的过程，即秘书具体办理事务的 职能。
第一章
秘书实务概述
第二节 秘书实务工作的性质与特点
二、秘书实务工作的特点
（一）综合性与专业性相统一的特点 （二）被动性与主动性相统一的特点
（三）机要性与群众性相统一的特点
（四）经常性与突击性相统一的特点
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第一章
微型案例
秘书实务概述
第二节 秘书实务工作的性质与特点
杨修逞能泄军机惹杀身之祸 • 曹操平汉中时，连吃败仗。想要进兵，怕马超拒守。想要收兵，又担 心蜀兵耻笑，心中犹豫不决。后传“鸡肋”为夜间口令。杨修听闻，便让 随行军士收拾行装，准备归程。将士们问何以得知魏王要回师，杨修说： “从今夜口令，便知魏王退兵之心已决。鸡肋，食之无味，弃之可惜。今 进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归。魏王班师就在这几日，故早 准备行装，以免临行慌乱。”曹操早就忌恨杨修才高于已，今见修又猜透 了自己的心事，便怒以扰乱军心定罪，杀了杨修。 • “鸡肋”一词，虽隐含曹操退兵的决定，但杨修作为主簿（即秘书）， 即使能猜中领导的心思，也不该擅自透露领导的决定，制造混乱，破坏军 中的秩序，影响军心军纪，这既是军中大忌，也是秘书的大忌。但杨修就 是爱展示自己的小聪明，出卖了军事情报，泄露了上级尚未决定的事，而 不经过请示直接越过上级自己做决定，最终难逃杀身之祸。
第二节 秘书实务工作的性质与特点
一、秘书实务工作的性质
1．辅助性 秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于 领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权。 2．服从性 秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意 图办事。 3．服务性 为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书 实务的首要任务。 电子教案模版配色（2）
“十二五”职业教育国家规划教材配套教案
（第三版）
主编 葛红岩
高等教育出版社 高等教育电子音像出版社
“十二五”职业教育国家规划教材
目录
第一章
秘书实务概述 秘书的接待工作 秘书的日常事务工作 沟通与协调工作
第二章
第三章
第四章
第五章 会议组织与服务
第六章 商务活动 第七章 文书处理与档案管理 第八章 参谋与信息调研工作
一、将工作分类排序处理 1．按事情的轻重缓急排序处理 例如，有 A 、 B 、 C 、 D 四件事，根据它们的紧急与重要程度， 将四件事进行两两比较，发现： A、紧急且重要的事； B、紧急但并不重要的事； C、不紧急但重要的事； D、不紧急也不重要。 那么在处理时，就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。 电子教案模版配色（3）
第一章
秘书实务概述
第四节 秘书工作的方法
李秘书的应变之道 李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度的工作报告。这时， 她接到正在会议室与客户谈判的总经理的电话，让李秘书送一份 材料过去。她刚站起身准备去送材料。一抬头，发现有位来访的 客人微笑着走过来。 李秘书对上述三件事情的分析如下：从重要性上而言，三件 事都重要。从紧急性上而言，第一件事较后两件不是很着急，并 且做这件事需要的时间比较长，因此放在最后做。第二与第三件 事都比较急，如果能找到同事帮忙接待一下客人，自己去给总经 理送材料比较好。因为，经理可能还会有其他的事情需要沟通。 如果周围没有人能够帮忙接待客人，则可以简单了解客人的情况， 表示歉意请其稍候。然后给总经理送材料，速去速回后，再次向 客人致歉，并热情接待。接待完毕客人后，继续专心写领导的工 作报告。
良好的沟 通能力
电子教案模版配色（2）
内外沟通均需提高的市场部秘书
夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天，夏捷到苏经理 的办公室说：“苏经理，客户打电话催促发货呢！” “噢？合同规定的交货期到了吗？” “还没有呢！” 苏经理皱了皱眉头：“那你应该告诉他，我们会按合同 交货的。” 可是过了一会儿，她又怯怯地敲开苏经理的门：“对不 起，苏经理！我还得再打扰一下。打印机坏了。” 苏经理火冒三丈：“什么！打印机坏了应该找哪个部门 修理你不知道吗？你来告诉我，难道是想让我帮你修打印 机？”
第一章
秘书实务概述
学习提示 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
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第一章
秘书实务概述
主要内容
第一节 秘书实务的内容
第二节 秘书实务工作的性质与特点
第三节 秘书应具备的能力及职业道德
第四节 秘书工作的方法
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第一章
秘书实务概述
学习提示
（一）学习目标 了解秘书实务的内容 了解秘书实务工作的性质与特点 熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求 掌握秘书实务工作的规律与方法 （二）学习重点 秘书实务的主要内容 秘书实务工作的规律与方法 （三）学习难点 秘书实务工作的规律与方法
第一章
秘书实务概述
第一节 秘书实务的内容
二、秘书实务的内容
参谋与信息调研工作 文书处理与档案管理 公文写作
秘书的日常事务工作
秘书实务的内容
秘书的接待工作
商务活动与商务旅行 会议组织与服务工作
秘书的沟通与协调工作
电子教案模版配色（ 1） 微型案例分析：某企业总经理秘书岗位工作的内容 P5
第一章
秘书实务概述
第一章
秘书实务概述
第三节 秘书应具备的能力及职业道德
一、秘书应具备的能力
良好的表 达能力 出众的记忆 能力 自如的社 交能力 基本智能 思维能力 快速的分 析能力 敏锐的观 察能力 深刻的思 考能力 全局的综 合能力
秘书应具备 的能力
灵活的应 变能力 组织能力 高效可靠的 管理能力 运筹帷幄的 调度能力 点面兼顾的 计划能力 游刃有余的 协调能力
第一章
秘书实务概述
第三节 秘书应具备的能力及职业道德
二、秘书的职业道德
爱业敬业、忠于职守 恪守信用、严守机密 服从领导、当好参谋
实事求是、勇于创新
秘书的职业道德
遵纪守法、廉洁奉公
文明礼貌、谦虚谨慎 善于合作、严于律己
任劳任怨、乐于奉献
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第一章秘书实务概述源自第四节 秘书工作的方法