采购合同管理规定

上海华银科技股份有限公司

采购合同（订单）管理办法

第一章总则

第一条为加强上海华银科技股份有限公司（以下简称“公司”）采购管理工作，满足生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司生产所需物料以及公司经营所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。

第三条本办法明确了公司采购部门及相关部门的职责，规定了从采购申请、采购合同订立、履行和合同资料保存的具体内容和控制要求。

第二章职责

第三条职责分工

（一）公司采购部门采购员负责采购合同签订前的合同询价、议价、调研，以及具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，以及采购合同履行过程中的跟踪，按照合同规定的期限内把采购物资提供给采购授权部门；

（二）公司法务人员对采购合同内容的合法性和可能产生的风险进行把关；

（三）公司采购部门总经理和公司分管副总经理及以上对采购合同进行审批；

（四）公司采购部门合同管理员负责采购合同盖章和合同保管工作；

（五）公司财务部负责采购合同货款的筹措和支付工作；

（六）公司技术质量部负责合格供应商评定工作；

（七）公司采购申请部门负责采购物资的质量检验工作；

（八）公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。

第三章采购合同的订立

第四条采购申请

公司采购部门采购员根据ERP系统已分配的物料采购单在入库管理“采购合同”模块中录入、提交采购合同。

各级授权领导对应采购金额授权范围在“采购合同”模块中直接进行审批。

第五条采购合同的形式

采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

第六条采购合同的内容

采购合同（或订单）包括但不限于以下基本内容：

——企业名称、地址、当事人姓名和联系方式；

——标的全称、价款或报酬；

——数量和规格型号；

——质量和技术要求；

——履约方式和期限、地点；

——验收标准和方式；

——付款方式和期限；

——售后服务及其他优惠条款；

——违约责任和解决争议的方法。

这些内容应编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。

第七条采购招标

（一）根据国家与公司相关规定，对于大宗物资（总价在30万以上以上的物资）的采购，须实行招标；

（二）重要设备、材料等物资的采购和服务采购，单项合同估算价在30万元人民币以上的；

（三）单项合同估算价低于第（一）、（二）项规定的标准，但项目总投资额或年度采购计划在100万元人民币以上的；

（四）公司采购部门招标业务部负责具体的招标事宜，公司招标工作小组负责评标报告的审定及中标人的确认，并报公司总经理批准。

第八条采购合同的法务审核

对于在公司格式采购合同中增加相关条款的，或使用供应商提供的采购合同文本的则必须填写“合同法律评审申请单”提交公司法务人员审核，法务人员应从合规性及规避公司经营风险的角度提出审核意见，采购员应按照审核意见对采购合同文本进行修改后方能与供应商签订采购合同。

第九条采购合同签约权限

根据采购合同标的金额各级经授权的代理人应按照公司相关部门发布的授权范围及代理权限规定，在采购合同授权代理人处签章，采购员作为经办人亦必须在采购合同签字。

第十条公司采购部门合同管理员在供应商完成签章及公司授权代理人签章后，在采购合同上加盖采购合同专用章。

第四章采购合同履行

第十一条在采购合同履行过程中，采购员要对供应商供货情况进行跟踪，以确

保在合同规定的期限内把采购物资提供给采购申请部门。

第十二条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购员应及时向部门领导和采购申请部门通报并报告相关公司领导，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

（一）由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的；

（二）由于供应商在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的；

（三）由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的；

（四）其他合同约定或法律规定的情形出现。

第十三条当采购合同发生纠纷时，采购申请部门和采购员应配合公司法务人员与供应商协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，由法务人员负责办理相关事宜。

第十四条供应商提供的采购物资送到采购申请部门后，采购员应及时在ERP 系统做好采购入库申请后送检，检验合格后，根据发票做入库结算申请。

对于检验不合格的物资，按照公司采购物资退/换货管理规定执行。

第五章合同管理纪律要求

第十五条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视其性质和情节轻重给予责任人相应行政处分。

（一）泄露或私自更改合同内容；

（二）在合同制订、签订的过程中出现严重的不负责行为；

（三）违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的；

（四）管理不善丢失合同。

第十六条触犯刑法的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。

第六章合同资料管理

第十七条公司采购部门负责采购合同资料的收集、汇总、保存和归档工作。

第十八条公司财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的保存和备份工作。

第十九条采购合同原件和各种原始凭证、票据，按国家和公司有关规定期限保存。

第七章附则

第二十条公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。

第二十一条本办法由公司采购部门负责解释。

第二十二条本办法自通过之日起施行。