关于做好事业单位人事档案管理工作应注意的几个问题

浅谈关于做好事业单位人事档案管理工作应注意的几个问题摘要：人事档案管理过程是一个事业单位人力资源管理部门日常工作中的一项重要内容，是确保每个单位对每个员工的基本信息状况全面了解的主要途径。尤其是近年来在改革开放的推动下，我们人事档案管理有了很大的转变，更是促使了事业单位做好自身人事档案的重要性进一步提高，那么，在日常管理中，如何才能做好人事档案管理过程呢？本文中就从当前事业单位人事档案管理中存

在的问题以及形成原因进行分析，并就如何解决这些问题的对策提出了一些自己的看法和建议，以供参考。

关键词：人事档案管理材料内容整理规范完善制度人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到人事的管理，而且会间接的影响到单位内部的整体管理。下面就人事档案管理工作存在的问题和解决问题的对策做具体阐述。

一、人事档案管理存在的问题

在目前我国的大多数事业单位中，都建立了专门的人事档案管理部门，对员工的管理提供一些基础信息资料。但在实际的工作中，笔者却发现在有些事业单位的人事档案管理中存在着很严重的不

足之处，这些问题极大的影响了日常工作中人力资源管理的工作开展，也为事业单位的发展带来了一定的影响。经过总结整理后，笔者将人事档案管理工作中存在的问题分析如下：

1、人事档案材料内容质量不高。当前事业单位许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

2、“弃档”增多。所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。

3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势。表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

二、人事档案管理问题形成的原因

造成上述几种较为严重的人事档案管理问题的原因是多方面的，有历史原因、人为原因和客观原因等很多种。那么究其根本的原因，是因为人们对事业单位人事档案管理工作并没有给予一定的重视，使得档案管理的发展很难跟上社会发展的脚步。具体来讲，形成人事档案管理问题的因素主要体现在以下几方面：

1、收集的对象范围太窄。一些事业单位的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实

上，无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。

2、整理不规范。整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

3、事业单位员工人事档案意识淡薄。有一部分员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

三、完善人事档案管理的措施

针对上述对人事档案管理工作中存在的问题与形成因素进行分析，我们可以看出，没有建立健全的人事档案管理体系极大的影响了我国当前事业单位人事档案管理工作中的开展与实施。为此，我们必须要加强对事业单位的人事档案管理，完善单位的人事管理制度，建立应有的管理体系，使每个员工的人事档案材料都能够完整无缺的保留在档案室里，为单位的发展提供必要的人力资源支持。为此，笔者提出了以下几点提高事业单位人事档案管理的方法：1、探索区域性人事档案管理中心的管理方法

建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员

工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。

2、完善事业单位人事档案内容制度

切实从人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起：第一，强调“个性化”与“辨识度”；第二，减少主观内容；第三，摈除冗余内容；第四，扩充新内容。

3、对人事档案工作进行考核评估

结合事业单位档案工作规范化管理体系，探索市场化的人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞

争机制，为事业单位人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起：第一，主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局（馆）、人事组织部门等，有义务对部门人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行；第二，中介机构测评制度，从长远发展看，人事档案的测评体系将起到越来越大的作用，人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高；第三，个人监督制度，就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定，尤其是组织机构的主观评议部分，对于持有异议的部分进行重点核实，对组织和个人双方负责。

四、结语

综上所述，事业单位的人事档案管理是一项极其重要的管理工作内容，这对于事业单位充分了解自身人力资源站状况，以及员工保证自己社会福利来讲都是具有很大基础意义的。为此，针对当前事业单位人事档案管理工作中存在的一些不足之处，我们应当尽快采取有效措施解决处理，以保证事业单位的人事档案管理工作充分发挥其基本职能。