电子文件归档管理办法

电子文件归档管理办法

第一章总则

第一条为了加强科技大学电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。根据人民国标准《电子文件归档与管理规》以及省市管理规，特制订本办法。

第二条本办法规定需要归档的电子文件包括各立档单位在管理、教学、科研等活动中产生的，具有保存价值的电子文件。

第三条基本术语解释

（一）电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输的文件。

（二）电子档案：利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。

（三）真实性

指按规定对电子文件的容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（四）完整性

指电子文件的容信息、背景信息、元数据等无缺损。

（五）有效性

指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（六）逻辑归档

指在计算机网络上进行，不改变原存储式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

（七）物理归档

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第二章电子文件归档的管理体制和职责

第四条电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。

第五条电子文件从形成时就要有格的管理制度和技术措施，并专人负责归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案馆负责。第六条电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由形成部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案馆负责。

第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。

第三章电子文件的收集

第八条收集围：

凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集围。按照电子文件的信息类型包括：

（一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

（二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

（四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。

（六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

（八）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。

（九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。

（十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

第九条收集要求：

(一)归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在容及相关描述上保持一致。

（二）在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。

（三）各单位应依据本标准以及纸质文件的归档围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。

第四章电子文件的归档程序

第十条归档要求

（一）文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，并按档案管理的要求进行登记。

（二）归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。

（三）电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》（见附录1）。归档电子文件应逐件编目。

（四）文件形成部门应将经过检验的电子文件和《归档电子文件登记表》保存在脱机载体上。

（五）档案馆应对归档电子文件进行真实性、有效性和完整性测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附录2）。

第十一条归档法

(一) 一个归档年度的电子文件应拷贝至一盘或多盘载体中，视文件数量，跨年度电子文件也可拷入一盘载体中。

（二）本标准推荐采用只读光盘作为归档电子文件的保存载体。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体，但可以作为短期备份或迁移。归档后的电子文件的载体应设置成禁止写状态。

（三）存储电子文件的装具上应贴有标签，注明电子档案号、归档年度、盘号等（见附录3）。

第十二条归档时间

逻辑归档随时归档，物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行。

第五章电子文件的归档标准

第十三条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以

电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：（一）字处理文件

1．TXT、XML、WORD、EXCEL、PDF文档可以作为电子档案直接存储。

2．WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应转换一套XML文档或PDF、WORD文档同时存储。

3．对于其它类型的文档，如果无法转换为XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（二）图像文件

1．TIFF、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

2．其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

3．对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

4．由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

（三）图形文件

1．图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

2．归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息一并存档。

（四）影像文件

1．MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

2．对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。

（五）声音文件

1．WAV、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

2．对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。

（六）多媒体文件

1．多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

2．多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存档。

（七）数据库文件

1．DBF格式数据库文件可以作为电子文件直接存储。

2．对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。