项目信息管理制度

潞横路（金狮桥~江南路）工程

项

目

信

息

管

理

制

度

编制人：____________________

审核人：____________________

编制部门：江苏宝基潞横路项目管理部

日期：____________________

一总则

1.1 为切实提高潞横路项目规范化程度，建立完整、准确的信息管理文件档案，制定本制度。

1.2 本制度依据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001编制，信息管理过程中除执行本规定外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）、《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）、常州市武进区城建档案馆对市政项目归档要求等规范的制定。

1.3本制度适用于潞横路项目管理部信息管理。

二文件归档办法

2.1 收集收集工作即是将在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种材料集中起来的工作过程。凡反映工作活动，具有查考利用价值的文件材料，包括文字、图表、声像材料、电子文件材料等均属归档范围。

2.1.1 归档材料应以原始材料为基础，如遇外单位提供的资料中存在复印件的，必须及时要求和退回，并要求其加盖印章后方可生效。凡归档的文件材料必须准确、真实、完整。

2.1.2 归档文件不得用于易腿色、耐久性差的墨水或圆珠笔、铅笔填写。

2.2 整理整理文件是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。一般以每份文件为一件。

2.2.1 文件正本与定稿为一件；正本在前，定稿在后。同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，视实际情况选择是否需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。

2.2.2 正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部分。正文在前，附件在后。

2.2.3 原件与复制件为一件；原件在前，复制件在后。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄

件等。这些复印件应与原件作为一件。

2.2.4 转发文与被转发文为一件；转发文在前，被转发文在后。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，他们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。

2.2.5 正文与文件处理单（办文单）为一件；文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实的记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。

2.2.6 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；来文与复文虽作为两件，但排列时应排列在一起，复文在前，来文在后。

2.2.7 报表、图册、名册等。报表、图册、名册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。

2.3 文件的修整文件的修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

2.3.1 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

2.3.2 对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。小于16开的纸张应用A4纸贴衬。空白纸张抽除。（折叠办法参考《技术制图复制的折叠办法》GB/T50238-2001）

2.3.3 去除易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。

2.4 件的装订件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。文件整理时必须左侧和下边齐。

2.5 编写页码若文件有页码的则不必重新编页码；若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码；若此件归档文件是由几份文件组成的，且每份文件本身有页码的，则不必重编页码；若无页码，则需通编页码。

2.6 分类完成前面的基本步骤后，就需要按照文件的类别分别归档。信息管理的重要作用是要保护文件材料的完整、安全，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和查找利用。所以在文件材料的分类组合上，要针对形成的文件材料，将内容反映同一或同类事物的文件材料组合在一起，分门别类的存放。

2.7 排列存放在同一档案盒内的归档文件一般按文件形成时间的先后顺序进行排列。日起在前的排列在前面、日期在后的排列在后面。同时每件归档文件上要编写件号，即文件的排列顺序号。用铅笔在文件的左上角编号，件号从001开始标注，一件文件编一个件号。

2.8 编目编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应信息管理现代化及检索的需要。

归档文件目录可作为盒内目录放置于每个档案盒内最前面。

2.9 装盒将归档文件按盒内序号顺序装入档案盒，装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。若同类文件数量较多时，可分盒以卷1、卷2放置。

2.10 卷盒、卷面

2.10.1 卷盒外表尺寸为：310mm×220mm，厚度分别为40mm。

2.10.2 卷面内容为：公司全称、项目全称、案卷编号、案卷名称。

2.10.3 背脊内容为：案卷编号、案卷名称。

2.10.4 备考表内容为:编卷说明、立卷人、审核人。

2.11 归档、验收、移交

2.11.1 工程开工时，项目管理部负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。

2.11.2 项目管理部信息管理员在项目开工后，按本作业指引要求监理等单位形成积累工程文件材料的任务。并在施工过程中定期进行检查。

2.11.3 工程项目实行总承包的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向项目管理部提交完整、准确、系统的工程档案资料。工程项目由几个单位平行承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，竣工时向项目管理部提交完整、准确、系统的工程档案资料，项目管理部在进行汇总、整理。

2.11.4 监理文件由监理单位汇总整理、立卷，竣工时由监理单位向项目管理部提交完整、准确、系统的工程档案资料。

2.11.5 项目管理部收集和汇总勘察、设计等单位立卷归档的工程档案资料。

2.11.6 前期阶段所产生的工程档案资料、竣工阶段的竣工验收工程档案资料、

项目管理档案资料由项目管理部收集汇总。

2.11.7 项目管理部的工程档案资料在工程竣工前，由建设单位、项目管理单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交，项目管理部在施工文件、监理文件移交过程中做好对施工、监理单位的监督管理工作及对建设单位的协助工作。由项目信息管理员配合建设单位于档案预验收前完成归档工作。

2.11.8 项目管理部于工程竣工验收合格后三个月内，配合建设单位向市城建档案馆移交一套符合规定的工程档案；如只有一套原件，必须复印二套，一套归建设单位，一套项目管理部（参照本制度存档要求）留存，再将原件移交城建档案馆。

三文件收发

4.1 发文

4.1.1 项目管理部应指定专人进行发文登记工作。

4.1.2 发文登记一般用于已完整、完善（例如已办完的相关证件、已审核过的图纸等）的资料、文件发往各相关单位的签收登记。

4.1.3 发文必须经项目管理师审核同意后方可进行签发。

4.1.4 指定发文人员必须及时将发文签收登记情况汇报项目管理师。

4.1.5 发文登记表中签收人应为具有收文主体资格的行为人。

4.1.6 发文中收文行为人直接在文件上或回执上签收的，应在发文登记表备注栏中说明。

4.2 来文

4.2.1 项目管理部应指定专人进行来文登记工作，一般为项目管理部信息管理员。

4.2.2 项目管理部指定人员在收到来文后第一时间报项目管理师审阅，根据项目管理师指令对来文进行处理，并在一定时间内项目管理师未对来文进行处理时及时提醒项目管理师。

4.2.3 来文登记表中的签收人必须为项目管理部行为人。