华润万家大超门店订货流程

文档信息*文件名称华润万家大超门店订货流程*文件编号文件密级机密本版批复信息负责人日期意见*拟制陈小毅2010-05*审批徐健2010-07文件版本记录*生效日期*作者版本变更说明2010-11-01 陈小毅V1.0陈小毅V2.0 根据系统设置对订货及集单操作进行修改文件说明*目的规范门店订货操作，通过对商品订单的有效管理和控制，提高门店订货效率，保证订货准确性，减少商品的积压、断货，保证充足的商品供应和合理的商品库存。

*适用范围大超业态门店的经销类非生鲜类商品的订货操作。

*流程结构分自动订货、手工订货、DM订货三个子流程。

名词解释采购续订由采购向供应商订货，采购续订的商品，系统限制门店不能订货。

门店续订由门店负责向供应商订货，门店续订的商品，采购也可订货，二者同时订货时，门店申请的订货失败。

订货冲突门店对门店续订商品订货时，在当天采购已对同一商品进行下单，门店的订货数据失败，此订货失败的原因则为“订货冲突”。

自动订货根据业务系统出具的订货建议进行订货，由商品部经理负责确认订货数据，完成订单审核。

手工订货自动订货以外的补充订货方式，需商品部门填写手工《订单申请表》，适用于不参与自动订货的商品及由于各种原因需要补充订货和紧急订货的商品。

直送订货供应商将商品直接送到门店。

直通订货供应商将商品送到物流部，物流部立即将商品分发到各门店，该商品不会停留在物流部。

配送订货供应商根据订货单将商品先送到物流部存储，物流部根据各门店的订货需求将商品送到各要货门店。

一般配送商品在物流部需要上架存储。

流程图子流程1-自动订货流程华润万家大超门店订货流程-子流程1:自动订货流程确认订货数据系统订单审核单据传递采购支持部DC续订商品部经理供应商业务系统1002确认订货明细及订货数量1001查询报表1004C 生成配送通知单1004D 生成订货通知单是否配送是否订货是否成功是1004A 生成订货失败报表否1005B 跟进失败数据1005A 跟进失败数据结束是否配送商品否是1004B 将失败商品及解决办法知会门店收货流程1003完成订单保存及审核结束子流程2-手工订货流程华润万家大超门店订货流程-子流程2:手工订货流程确定订货数据数据确认单据传递供应商商品部文员部门经理商品副总2002审核手工申请单2001填写手工“订货申请单”2004A 录入订货数据并审核单据是否急补物流模式物流时间是否满足销售要求2004C 急补订单的申请2004B 邮件向DC 续订申请分货否是直通直送是否配送是收货流程收货流程2003审核手工申请单是否否是子流程3：DM商品订货华润万家大超门店订货流程-子流程3：DM商品订货查询订货明细确定订货数量订单保存及审核商品部经理3001查询DM商品明细3002确定DM商品订货数量3003订单的保存及审核结束流程规则1商品订货分为采购续订和门店续订两种形式：1.1“采购续订”的商品由采购进行订货，订货范围一般为：烟酒等高值商品、自采商品、一次性商品、免费货（零成本）、价格波动较大且快速周转的商品。

1.2“门店续订”的商品由门店进行订货，商品部经理每天根据系统提供的《补货建议维护》进行订货操作，根据实际订货需求对系统建议的“拟补数”进行修改并完成订单审核。

1.3采购有权对所有“门店续订”及“采购续订”的商品进行订货，门店只能对“门店续订”的商品进行订货。

2新品首单由采购负责订货，商品到门店后由门店负责跟进订货。

3新店订单由门店提供建议量，采购参考下订单，新店首单的货源由采购跟进，商品到门店后由门店负责跟进订货。

新店首批订单在有效期内可重复进行商品验收。

4免费货（零成本）商品订单由采购负责订货。

5长期订单由采购负责订单下达，门店负责向供应商提出订货需求，长期订单主要用于散装称重类商品、日配商品。

6DM商品首单由门店商品部按照DM订货时间要求自行在系统中进行订货。

（配额商品及特殊商品由采购进行订货）。

DM商品档期间续订，由商品部经理按照手工订货流程在每周一、周四完成订货操作。

7自动补货系统将以“定期结合定量”的方式产生建议订货量，在出单日期如商品库存小于订货点，即产生建议订货量。

系统建议订货量计算公式：建议订货量＝目标库存—（当前库存+在途入库存量—在途出库量）当前系统库存小于安全库存时计算建议订货量；目标库存按促销商品和非促销商品分别计算。

8对于特殊商品，系统不提供订货建议，包括：DM商品、长期订单商品（如日配商品）、带货安装商品、冻结商品、负库存商品、系统维护为不参与自动补货的商品。

9系统维护为不参与自动补货的大类：生鲜部1-6大类、食品部12大类、SL部54大类、后台核算58-59大类、购物中心80-99大类。

10商品状态为正常状态时系统可录入订货申请；商品状态为暂时冻结、冻结、清理中、已清理状态时系统不允许录入订货申请。

11商品按照大类进行订货，不同大类的商品需分开进行订货。

12直送订单的有效期以单店进行设置，直通订单的有效期以供应商进行设置。

13订单的有效期由系统自动默认，新品订单的有效期为14天；非冻品类商品普通订单的有效期为7-10天，冻品类商品订单的有效期为5天，急补订单的有效期为3天。

14商品订单通知单为一次性，对已收货订单及过有效期的订单系统自动进行关闭（免费货（零成本）订单除外）。

15对于在有效期需进行关闭的门店下发的直送及直通订单，各门店每周三、五按照《订单关闭申请表》（附表1-1）的格式汇总后传运营管理部同时通知供货商该订单已关闭，运营管理部对门店上报的明细中的直送订单进行关闭，将门店上报明细中的直通订单传采购支持部进行订单关闭16对于在有效期需进行关闭的采购下发的直送及直通订单，各门店每周三、五按照《订单关闭申请表》的格式汇总后传各采购同时通知供货商该订单已关闭，采购支持部按照门店上报的明细统一进行订单关闭。

17门店如因特殊原因需修改直送供应商出单日，门店商品部经理统计需修改出单日的供应商明细每周一传运营管理部，运营管理部汇总后传总部供应链管理组进行系统修改；直通、配送供应商需修改出单日，由配送中心续订部传总部供应链管理组进行系统修改。

18门店如因特殊原因需修改直送供应商订单有效期，门店商品部经理统计需修改订单有效期的供应商明细每周一传运相关采购，采购汇总后传总部供应链管理组进行系统修改；直通、配送供应商需修改订单有效期，由配送中心续订部传总部供应链管理组进行系统修改。

19商品的订货方式分为直送订货、直通订货、配送订货三种。

19.1直送订货指门店直接向供应商下发订单，供应商接收到订单后直接将商品送至门店。

19.2直通订货指门店直接向供应商下发订单，供应商将商品送至物流部，物流部根据各店订货进行分配后将商品配送至门店。

19.3配送订货指门店向物流部下发订单，物流部根据门店订货需求进行配货后将商品配送至门店。

20商品出单日的维护规则：20.1直送：按供应商+店设置20.2直通：按供应商设置20.3配送：按大类+店设置21直送订单、直通订单及DM商品订货参与集单，冷冻商品的集单时间为每日12：00，其他商品的集单时间为每日14:00及21：00，直送订单及直通订单集单后系统自动生成《订货通知单》；配送订单不参与集单，门店订单审核完成后系统自动生成《配送通知单》。

22手工订货和紧急订货均需按照不同的商品分类、按照不同的物流模式分别填写手工《订单申请表》，紧急订货需在手工《订货申请表》上注明“急补”字样。

手工订货商品参与集单，紧急订货商品不参与集单。

23下订单时需考虑的因素：23.1是否节假日，节假日的订货量要相应增大。

23.2该商品是否有季节性，根据商品的淡季、旺季调整订货数量。

23.3该商品是否促销，促销期进货量要相应增大；促销期结束前，是否需要压货，尤其是一些销售情况很好的商品。

23.4是否有团购的商品、是否到团购比较频繁的时期。

23.5供货商是否有起订量的限制。

23.6单品是否有最小订单量限制。

23.7商品是否有保质期限制。

23.8该供应商的送货时间。

23.9单品是否需要备注(残损、退货、色号、型号等)。

24在途入库及在途出库的管理要求：24.1直通《订货通知单》、直送《订货通知单》、《配送通知单》下传门店后增加在途入库量；24.2《返配通知单》、《退货通知单》下传门店增加在途出库量；24.3直送《订货通知单》、《配送通知单》审核后，核减在途入库量；24.4直送《订货通知单》过期时，核减在途入库量；24.5《返配通知单》、《退货通知单》过期时，核减在途出库量；24.6《退货通知单》及《返配整理单》审核后，核减在途出库量；流程涉及部门的岗位职责1商品部文员：负责手工订单的录入、审核、打印、传真、存档。

2商品部经理：负责自动补货订单及DM订单的制作、保存、审核及跟踪；负责订单关闭的申请。

3运营管理部：负责门店直送订单的关闭。

4店总/副总经理：负责商品部手工订单的审核。

5采购部：负责采购续订商品、新品、特殊压货商品、免费货（零成本）、长期订单、新店首批订单的制作及跟踪；负责采购订单关闭的申请。

6采购支持部：负责采购续订商品、新品、特殊压货商品、免费货（零成本）、长期订单、新店首批订单的录入、审核、打印、传真、存档、关闭。

流程描述子流程1-自动订货流程1 确定订货明细1001 日结后系统自动生成当日《补货建议维护》报表；每日早9:00商品部经理登陆系统界面查询《补货建议维护》。

1002 每日12:00前商品部经理根据销售及库存情况确定商品订货数量，对系统建议的“拟补数”进行修改，如果此商品不需订货，需将在“拟补数”栏输入“0”。

商品部经理根据需求进行单品备注。

1003商品部经理不需按照物流模式分开进行订货，门店订货数据上传系统，系统自动判断物流模式。

2 系统订单审核1004商品部经理对确认订货数量的订单进行保存并完成订单审核。

3 单据传递1005A每日订单审核后,系统自动生成门店《补货失败报表》（附表1-2），门店商品部经理查询《补货失败报表》，了解补货失败原因。

为门店续订进行商品货源跟踪、库存控制、销售分析等提供及时、有效的参考。

补货失败原因主要包括：-订货冲突：门店对门店续订的商品订货时，采购在当天对同一商品进行订货，采购订单覆盖门店订单，门店的订货数据失败，记入门店《补货失败报表》，原因为“订货冲突”。

-默认供应商冻结：门店续订商品的订货数据在自动生成订单时，若相关商品的默认供应商被冻结，则无法生成《订货通知单》，订货数据失败，记入门店《补货失败报表》，失败原因为“默认供应商被冻结”。

-未足起订量：订货量小于供应商最小起订量或小于供应商最小起订金额（不足起订数量、不足起订金额同时满足），则无法生成《订货通知单》，订货数据失败，记入门店《补货失败报表》，失败原因为“未足起订量”。