华润万家大超门店订货流程

文档信息

*文件名称华润万家大超门店订货流程

*文件编号

文件密级机密

本版批复信息

负责人日期意见

*拟制陈小毅2010-05

*审批徐健2010-07

文件版本记录

*生效日期*作者版本变更说明

2010-11-01 陈小毅V1.0

陈小毅V2.0 根据系统设置对订货及集单操作进行修改

文件说明

*目的规范门店订货操作，通过对商品订单的有效管理和控制，提高门店订货效率，保证订货准确性，减少商品的积压、断货，保证充足的商品供应和合理的商品库存。

*适用范围大超业态门店的经销类非生鲜类商品的订货操作。

*流程结构分自动订货、手工订货、DM订货三个子流程。

名词解释采购续订由采购向供应商订货，采购续订的商品，系统限制门店不能订货。

门店续订由门店负责向供应商订货，门店续订的商品，采购也可订货，二者同时订

货时，门店申请的订货失败。

订货冲突门店对门店续订商品订货时，在当天采购已对同一商品进行下单，门店的

订货数据失败，此订货失败的原因则为“订货冲突”。

自动订货根据业务系统出具的订货建议进行订货，由商品部经理负责确认订货数据，

完成订单审核。

手工订货自动订货以外的补充订货方式，需商品部门填写手工《订单申请表》，适

用于不参与自动订货的商品及由于各种原因需要补充订货和紧急订货的商

品。

直送订货供应商将商品直接送到门店。

直通订货供应商将商品送到物流部，物流部立即将商品分发到各门店，该商品不会

停留在物流部。

配送订货供应商根据订货单将商品先送到物流部存储，物流部根据各门店的订货需

求将商品送到各要货门店。一般配送商品在物流部需要上架存储。

流程图

子流程1-自动订货流程

华润万家大超门店订货流程-子流程1:自动订货流程

确认订货数据

系统订单审核

单据传递

采购支持部

DC

续订

商品部经理供应商

业务系统

1002确认订货明细及订货数量

1001查询报表

1004C 生成配送通知单

1004D 生成订货通知单

是否配送

是

否

订货是否成功

是

1004A 生成订货失败报表

否

1005B 跟进失败数据

1005A 跟进失败数据

结束

是否配送商品

否

是

1004B 将失败商品及解

决办法知会门店

收货流程

1003完成订单保存及审核

结束

子流程2-手工订货流程

华润万家大超门店订货流程-子流程2:手工订货流程

确定订货数据

数据确认

单据传递

供应商

商品部文员

部门经理

商品副总2002审核手工申请单

2001填写手工“订货申请单”

2004A 录入订货数据并审核单据

是否急补

物流模式物流时间是否满足销售

要求

2004C 急补订单的申请

2004B 邮件向DC 续订申请分货

否

是

直通

直送

是否配送

是

收货流程

收货流程

2003审核手工申请

单

是

否否

是

子流程3：DM商品订货

华润万家大超门店订货流程-子流程3：DM商品订货

查询订货明细确定订货数量订单保存及审核

商品部经理

3001

查询DM商品明

细

3002

确定DM商品订

货数量

3003

订单的保存及

审核

结束

流程规则

1商品订货分为采购续订和门店续订两种形式：

1.1“采购续订”的商品由采购进行订货，订货范围一般为：烟酒等高值商品、自采商品、一次性商

品、免费货（零成本）、价格波动较大且快速周转的商品。

1.2“门店续订”的商品由门店进行订货，商品部经理每天根据系统提供的《补货建议维护》进行订

货操作，根据实际订货需求对系统建议的“拟补数”进行修改并完成订单审核。

1.3采购有权对所有“门店续订”及“采购续订”的商品进行订货，门店只能对“门店续订”的商品进行

订货。

2新品首单由采购负责订货，商品到门店后由门店负责跟进订货。

3新店订单由门店提供建议量，采购参考下订单，新店首单的货源由采购跟进，商品到门店后由门店负责跟进订货。新店首批订单在有效期内可重复进行商品验收。

4免费货（零成本）商品订单由采购负责订货。

5长期订单由采购负责订单下达，门店负责向供应商提出订货需求，长期订单主要用于散装称重类商品、日配商品。

6DM商品首单由门店商品部按照DM订货时间要求自行在系统中进行订货。（配额商品及特殊商品由采购进行订货）。DM商品档期间续订，由商品部经理按照手工订货流程在每周一、周四完成订货操作。7自动补货系统将以“定期结合定量”的方式产生建议订货量，在出单日期如商品库存小于订货点，即产生建议订货量。

系统建议订货量计算公式：

建议订货量＝目标库存—（当前库存+在途入库存量—在途出库量）

当前系统库存小于安全库存时计算建议订货量；目标库存按促销商品和非促销商品分别计算。

8对于特殊商品，系统不提供订货建议，包括：DM商品、长期订单商品（如日配商品）、带货安装商品、冻结商品、负库存商品、系统维护为不参与自动补货的商品。

9系统维护为不参与自动补货的大类：生鲜部1-6大类、食品部12大类、SL部54大类、后台核算58-59大类、购物中心80-99大类。

10商品状态为正常状态时系统可录入订货申请；商品状态为暂时冻结、冻结、清理中、已清理状态时系统不允许录入订货申请。

11商品按照大类进行订货，不同大类的商品需分开进行订货。

12直送订单的有效期以单店进行设置，直通订单的有效期以供应商进行设置。

13订单的有效期由系统自动默认，新品订单的有效期为14天；非冻品类商品普通订单的有效期为7-10天，冻品类商品订单的有效期为5天，急补订单的有效期为3天。

14商品订单通知单为一次性，对已收货订单及过有效期的订单系统自动进行关闭（免费货（零成本）订单除外）。

15对于在有效期需进行关闭的门店下发的直送及直通订单，各门店每周三、五按照《订单关闭申请表》（附表1-1）的格式汇总后传运营管理部同时通知供货商该订单已关闭，运营管理部对门店上报的明细中的直送订单进行关闭，将门店上报明细中的直通订单传采购支持部进行订单关闭

16对于在有效期需进行关闭的采购下发的直送及直通订单，各门店每周三、五按照《订单关闭申请表》的格式汇总后传各采购同时通知供货商该订单已关闭，采购支持部按照门店上报的明细统一进行订单关闭。

17门店如因特殊原因需修改直送供应商出单日，门店商品部经理统计需修改出单日的供应商明细每周一传运营管理部，运营管理部汇总后传总部供应链管理组进行系统修改；直通、配送供应商需修改出单日，由配送中心续订部传总部供应链管理组进行系统修改。

18门店如因特殊原因需修改直送供应商订单有效期，门店商品部经理统计需修改订单有效期的供应商明