xx汽车采购管理程序

版本号：1.0 修改状态：0 1.0目的

对采购活动进行控制管理，确保采购流程的有效执行。

2.0范围

适应于xx第五事业群对汽车配件、汽车用品、维修设备工具、维修油辅料、劳保用品、外协加工、表单制作、花草房屋租赁、机票酒店订购、办公用品、办公设备、工程基建、网络工程、市场营销活动等的一切采购活动。

3.0参考文件

3.1《合同管理规定》

3.2《供应商考核评估管理程序》

3.3《采购业务规定》

4.0定义

4.1 办公设备采购:指电脑、电话、打印机、传真机、相机、可视设备、音响、系统软件、通讯设备

及相关配件等的采购；

4.2 市场营销采购:指媒体广告投放、销售和维修活动的礼品制作、标牌广告制作、宣传资料印刷、

大型营销推广活动的策划等。

4.3 汽车用品采购：指汽车装饰品、汽车改装产品、洗车美容用品的采购。

4.4 汽车配件采购：指对汽车零配件的采购。

4.5 外协加工采购：指超出公司产能和技术能力的零件加工、零件维修、专业大修、车辆外修、专

业检测以及汽车精品加装和汽车改装。

5.0权责

5.1总部采购部

5.1.1 负责对供应商的考察、评审和考核以及合格供应商的确定；

5.1.2 对采购过程进行监督和检查,落实问题责任人和改进结果；

5.1.3 负责采购合同的审核与签署。

5.2 事业部采购执行部门

5.2.1 负责对本事业部所属业务的采购和对供应商的供货状况进行记录；

5.2.2 负责对本事业部所属业务的采购供应商建立档案。

5.3 事业部财务部

5.3.1 负责依据预算对采购计划和采购申请的审核，对超预算的项目进行监控；

5.3.2 负责对本事业部采购合同原件的保存；

5.3.3 负责对采购付款凭据的审核。

5.4 总经理

5.4.1负责对采购计划、《物料请购单》、项目申购、采购合同、付款单据的审批。

6.0汽车用品/汽车配件/维修设备工具/维修油辅料/劳保用品

版本号：1.0 修改状态：0 6.1 请购：请购方式分为：《采购计划》、《物料请购单》、《工单》和《申购申请》。

6.1.1各事业部物品需求部门在每月25日依据预算、上月和以往月份的采购数据，结合销售和生

版本号：1.0 修改状态：0 产计划制作《月度采购计划》；以《月度采购计划》的形式向采购人员请购所要采购的物品。一号线和快修仓库库存计划、4S店维修仓库库存计划由仓库负责人制作完成。

6.1.2 计划外采购时,物品需求部门填写《物料请购单》向采购人员请购。

6.1.3各维修车间所需的维修配件以《工单》的形式向仓库进行请购。

6.1.4超过3000以上的维修设备和工具，需求部门以《申购申请》的形式向采购人员请购。

6.1.5请购人须清晰、准确、完整地填写《采购计划》、《物料请购单》、《工单》和《申购申请》等各种

请购单据上的请购信息。（由于请购信息不准确或完整所造成的采购延迟或采购品的浪费,责任有请购人承担。）

6.1.6《采购计划》、《物料请购单》、《申购申请》。《物料请购单》、须经过经部门负责人和财务的审核，

提交给采购人员。《工单》经过客户确认后直接交于采购人员处采购。

6.1.7采购员接到请购单据后，检查请购项目和数量是否按实际情况请购，如有差异应对差异进行分析。

采购员在检查请购单据时，有权对所请购物品的项目提出更改建议。在对请购单据检查确认无误后，填写相应产品的价格(可填写在备注栏)后,呈交总经理批准后采购。

6.1.8 由客户确认要维修的配件或加装的精品,采购员接到单直接执行采购，无需总经理批准。

6.2 询价、比价、议价

6.2.1 对公司维修、销售所请购的常规物料，如：配件、精品、工具、油辅料，如果已有月结合

格供应商且市场价格变动较为规律和稳定，采购员可直接向供应商采购；

6.2.2 对新的物料或供应商不稳定且价格易波动的物料，采购员可依据物料的轻重缓急需求，参

考市场行情及过去的采购记录或厂商提供的资料进行询价、和比价，选择价格优惠，符合质量要

求的物料进行采购；并将比价单据和资料形成记录备案。

6.3 采购确认

6.3.1 采购员接到请购单据后须与供应商进行请购物品的品种、规格型号、数量和交货时间的确

认,确认无误,采购人员按照请购单据的内容追踪供应商交货。

6.3.2 采购员跟踪供应商的交货时间,确保供应商按要求交货,同时通知仓库管理员准备收货。如

果供应商的交货时间或采购物料的内容有更改,应在2小时内将供应商确定的新的交货时间和更改的采购物料内容与请购人沟通,经过请购人的同意或重新确认。

6.3.3 与非月结供应商采购时，采购人员提前申请款项。

6.4 验货、收货

6.4.1 各仓库收到采购员的收货通知后,准备收货。

6.4.2 仓库负责验货的管理员,依据采购要求对供应商所送物品进行验收,验收合格后入库。对于

不符合要求的物品,验货人员填写《不合格品记录表》送交采购员,通知采购员对来料不合格品做

处理。

6.4.3 验货部门应将《不合格品记录表》存档，采购人员对《不合格品记录表》进行统计和分析，

将统计的结果通知总部采购部门和供应商，并监督供应商改善产品的质量。

版本号：1.0 修改状态：0 6.5 采购资料整理及付款

6.5.1 采购完成后,采购员将采购过程的资料整理,索取供应商发票,填写付款单据由财务执行付款。

6.6 采购合同

6.6.1 合同签署规定：对采购频率高的供应商物品、各采购业务部门须与供应商签定一年一次的

“合作协议”，对于采购频率低，1年采购1次或2次的供应商，每次采购金额在2000元以上时，须与供应商签定“购销合同”。合同中明确价格、质量保证、交货期和售后服务条件等内容。

6.6.2 合同审批：采购合同采用公司合同模板。合同审批须通过总经理和总部采购的审核，由总

部办公室盖章后生效。

6.6.3 审核合同附件：“合作协议”如果为续签，附件中注名续签缘由，与新供应商签定的“合作

协议”附“比价单”凭据。“购销合同”附件为“比价单”和供应商的资质证明。

6.6.4 超过3000元以上的设备工具，每次采购时须签定购销合同。

6.7外协加工采购

6.7.1外协加工采购供应商必须是公司认可的合格供应商。

6.7.2外协加工由维修部主修工填写《外协加工单》请购。

6.7.3 配件部采购人员联系外协加工供应商对配件进行加工，加工前与供应商议价比价。

6.7.4加工完成有维修部技术主管验收，验收合同配件部入库；验收不合格，验收人员在《外协加

工单》上标注不合格原因，由供应商再次加工直至验收合格。每月内连续3次加工验收不合格供

应商,配件部提报告到总部采购部更换。

6.8办公用品/办公设备/花草房屋租赁/机票酒店订购

6.8.1办公用品、办公设备、花草房屋租赁、机票酒店订购采购时，采购人员在公司认可的合

格供应商处进行采购；确定合格供应商后,各事业部与供应商签定合作协议,协议中对价格、

送货、服务作出明确规定。

6.8.2办公用品的采购，各事业部每月底制作采购计划，按照计划采购。计划外的请购部门填写

《物料请购单》，采购人员按照单据采购。

6.8.3 办公设备采购时,请购部门填写《物料请购单》，采购业务人员依据请购内容进行采购。

6.8.4采购时遵循采购议价、比价的过程。采购完成由相关事业部的行政部入库登记，请购人领用

登记。

6.8.5入库时行政部按照请购内容检查,对不合格品进行登记,并要求采购人员与供应商协调更换，

行政部入库采用EXCELL表单记录，在备注栏注明更换内容。

6.9基建、网络工程采购

6.9.1基建、网络工程采购，由总部采购部负责成立项目组完成。

6.9.2基建、网络工程采购供应商必须是公司认可的合格供应商。

6.9.3基建、网络工程采购流程：方案确定-供应商议价-合同签定-工程实施-验收-总结。

6.10市场营销采购