机械公司办公室工作手册

办公室工作手册QM/ZT—2011C版/0次修订批准人：发放编号：发布日期：2011年03月08日实施日期：2011年03月08日办公室工作手册目录一、岗位职责及任职要求（一）办公室主任岗位职责及任职要求（二）办事员岗位职责及任职要求二、管理制度（一）岗位设置制度（二）岗位考核制度（三）晋升和降级奖惩制度（四）企业培训制度（五）企业会议制度（六）文书管理制度（七）档案管理制度（八）考勤管理制度三、法律、法规（一）适用法律、法规四、记录（一）办公室记录清单一、岗位职责及任职要求（一）办公室主任1、岗位职责a、负责办公室全面领导工作和企业行政方面工作，协助总经理完成公司各项行政工作任务；b、负责人事、劳资管理和考核；c、负责企业中层以下员工的培训；d、负责公司的文档管理工作；e、负责企业会议筹备、记录和纪要编写工作f、负责ISO9001：2000标准体系运行的文件，记录管理工作。

2、任职要求a、具备大学本科以上学历；b、从事中层干部领导工作三年以上的领导工作经验；c、在领导岗位上作出业绩；d、能胜任行政领导工作，具备较丰富的工作协调能力。

（二）办事员1、岗位职责a、负责文书、档案具体管理工作；b、负责考勤管理工作；c、负责企业培训工作具体操作；d、负责企业会议筹备和记录工作；e、负责企业各项行政事务工作具体执行。

2、任职要求a、具备高中以上学历；b、热爱本职工作，能胜任行政工作；二、管理制度（一）岗位设置制度1、企业根据施工需要及管理要求设置岗位，岗位分：管理岗位、生产岗位，实行以岗定员。

2、每个岗位设置的人员，必须达到岗位任职要求。

3、企业任何岗位都实行竞争上岗，特殊工种岗位竞争者，必须持国家专门机构核发的操作证，方可参与竞争。

4、竞争行政管理岗位，本人写出申请，由总经理考核、评定，合格者由办公室发给《上岗证》上岗，每18个月进行一次竞争。

5、竞争施工操作岗位，本写出申请，由安全生产科考核评批，合格者，由办公室发给《上岗证》上岗，每年进行一次竞争。

6、技术人员原则上不进行竞争上岗，直接由总经理根据本人所学专业、技术水平，安排相应技术岗位。

7、竞争上岗中由于技能水平方面上不了岗的，由企业根据当时实际情况及本人能力，安排适当岗位。

8、经安排本人不愿上岗或实在不干了的，允许在三个月内自己到企业外联系工作，三个月未找到接收单位，按与本企业解除劳动合同关系办理，三个月按事假处理。

9、触犯国家法律被追究刑事责任的员工，企业同其解除劳动合同。

（二）岗位考核制度1、目的：加强企业内部管理，提高经济效益。

2、范围：企业所有部门员工劳动纪律、工作能力、管理水平、操作技能。

（包括质检人员）3、考核标准：管理人员、技术人员、操作人员（包括质检人员）3.1 管理人员3.1.1 管理岗位人员必须符合任职要求；3.1.2 对所辖人员行使管理、分配、监督、检查权；3.1.3 遵章守纪，起好表率作用，团结同志，搞好同其他部门的配合协调工作；3.1.4 按时、按质、按量组织完成企业下达的工作（施工）任务。

3.2 技术人员3.2.1 技术岗位人员必须符合本岗位任职要求；3.2.2 加强业务学习，熟悉并掌握本岗位技术规范要求，把好技术关；3.2.3 注意收集信息，为企业提供适应的技术数据。

3.3 操作人员3.3.1 操作岗位人员必须严格遵守公司规章制度，坚守自己的工作岗位，努力做好本职工作；3.3.2 加强业务学习，按时、按质、按量完成本岗位施工任务；3.3.3 积极参加安全知识培训，提高安全防护能力，确保安全文明生产；3.3.4 质检人员除遵循上述考核外，熟记并掌握产品质量要求，确保产品检验合格。

3.3.5对出现的质量事故，协助技术管理部门作好按规批的处理，并提出自已的改进意见。

（三）晋升和降级的奖惩制度1、目的激发员工爱岗敬业精神，鼓励员工加强学习的积极性，提高企业整体素质。

2、范围企业所有岗位任职人员及机操作人员。

3、晋升奖励3.1根据学历、工作能力、工作态度、完成任务情况、身体力行情况进行岗位晋升或经济奖励。

3.2 管理（领导层）人员除遵循本职位任职要求，完成本职管理工作外，为企业的产品开发，加强内部管理提出书面报告(建议)，通过实施行之有效并创造一定的经济效益的，经公司领导研究，给予职务晋升或经济奖励。

3.3管理（行政）人员，除按本岗位任职要求，完成本职工作，协助领导完成技术攻关项目，规范内部管理，事实证明确实具备一定的管理才能的，经公司领导研究给予职务晋升或经济奖励。

3.4 生产操作人员，遵章守纪，保质、保量完成生产任务，无工伤事故及设备事故发生，并协助施工管理人员、质检人员搞好内部管理，为保证产品质量，保证安全文明生产取得较大经济效益的，经提名、工会调查确认，报经公司领导批准，给予晋级、调换岗位或经济奖励。

4、降级处惩4.1 根据工作表现，结合完成任务情况，视所产生的负面影响及造成的经济损失，给予调岗降级或经济处罚，直至解除劳动关系。

4.2管理（领导层）人员，长期完不成本职管理工作，并阻碍其他部门工作正常进行，给企业造成一定数额的经济损失，经领导层研究，给予免职、降级或适当经济处罚。

4.3管理（行政）人员，无故长期不完成本职工作，导致影响其他部门工作进展，给企业整体工作造成一定影响，经直接主管提名、工会核实后报经公司领导批准、经予解职由自己联系生产岗位，竞争上岗或保留原岗位给予适当金额经济处罚。

4.4生产操作人员无故旷工，长期不完成生产任务，无视管理制度，造成重大质量事故或重大经济损失或直接影响施工正常生产的，经调查核实，报领导层研究给予退岗，自己联系其他岗位竞争上岗直至解除劳动关系的处罚。

4.5质检人员无视质量意识，对不合格产品自行提高等级或该检产品未经检验入库，造成质量事故，严重损坏企业形象，经办公室负责人提名，总经理研究，给予退岗、罚款，直至解除劳动关系。

（四）企业培训制度1、目的规范岗位管理，严格上岗制度，提高全员整体素质。

2范围企业所属各部门岗位人员的培训及上岗、转岗、复岗人员的培训。

3、培训制度3.1 全年员工培训课时、内容。

3.1.1 企业副总经理级管理人员，除参加上级组织的外培外，每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时的国家方针、政策、法律、法规学习，不少于4个课时的安全生产管理知识培训，不少于16个课时的企业管理、实施知识等专题业务知识培训。

3.1.2 企业中层管理人员，每年必须参加企业内部组织的不小于1个课时的国家方针、政策、法律、法规学习，不少于4个课时的安全生产管理专题知识培训，不少于16个课时的企业现场管理、质量管理等专题业务知识培训。

3.1.3 企业行政人员，每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时的法律、法规、国际国内时事的政治学习，不少于4个课时安全专题知识培训，不少于16个课时的企业发展目标，岗位业务知识学习。

3.1.4 项目部机械操作人员每年必须参加企业内部组织的不少于4个课时，企业规章制度，企业质量管理体系专题知识的培训，不少于4个课时的安全，文明生产专题知识培训；不少于16个课时法律、方针政策、企业近期发展概况、操作技能等知识培训。

3.2 岗2岗前培训3.2.1企业新招员工，上岗前必须由办公室代表企业进行“三级安全”培训，并由办公室负责人进行考核，合格后发给《上岗证》上岗。

3.2.2 离岗1个月后复岗，工作调动、转岗的人员，上岗前必须由所属部门负责人进行培训，培训结束，办公室参加对其进行考核，合格由办公室发给《上岗证》上岗。

3.3 特殊工种培训3.3.1 每年年初根据“企业特殊工种登记表”，审核特殊工种人员持证情况，联系到期持证人员的外培事项。

3.3.2 联系企业ISO9000质量认证内审员的持证外培工作。

3.4 记录3.4.1受培训人员要作好笔记，并遵守培训作息时间规定。

3.4.2 培训人员必须对每次培训内容进行整理，将授课内容及培训计划记入《培训记录》，并将受培训人员作业及考核情况登记归档。

3.4.3对岗位考试合格的受培训人员，由办公室组织有关人员进行岗前面试，测评受训人员的质量及安全意识以及对本岗位工作手册的掌握程度，并由接受面试人员在其记录上签字。

3.4.4面试合格的受培训人员，由办公室发给《上岗证》，并记入《员工培训履历表》及《上岗人员汇总表》。

3.4.5连续两次考核不合格者，予以辞退，签订劳动合同的解除劳动合同。

3.4.6相关部门将《培训记录》及考核结果交办公室立档保存。

（五）企业会议制度1、目的为解决企业生产经营活动中需要解决的问题，保证企业生产、经营活动正常运行。

2、范围企业部门以上定期或不定期的专题或其他内容会议。

3、会议分类3.1每年2次或2次以上的职工大会，由工会主席负责召集主持。

3.2不定期的生产调度会，由总经理召集主持。

3.3根据需要，临时召集的会议，由相关人员召集、主持。

4、会议记录4.1企业所有会议实行会议签到制度，会议记录按会议类型设专人记录。

4.2公司会会议记录由办公室进行会议记录，重要内容会议实行参会签名制。

4.3职工大会由工会主席本人或委托专人进行会议记录。

4.4调度会由总经理指定专人进行会议记录。

4.5、其他部门召集的内部业务会议由召集人或本人或委托专人记录。

5、会议记录收集、整理、归档5.1所有会议记录人员，应对会议记录进行分类整理、收集保管，每季度将本季度所有会议记录交办公室整理、归类、存档。

5.2专业性技术会议记录由记录人员整理后交会议召集人保管，年底直接交企业办公室档案室存档。

（六）文书管理制度1、目的除质量管理体系外，对企业生产、经营过程中有关文件进行控制，确保各相关部门、场所使用文件为有效版本。

2、范围适用于质量管理体系及以外的企业有关文件控制。

3、职责3.1受控文件，非控文件由办公室管理。

3.2总经理负责批准企业内文件的发布。

3.3各部门负责对企业各种文件进行分类、编号、归档。

3.4办公室负责对企业各种文件进行分类、编号、归档。

3.5办公室负责对上级发的各种文件进行分类、编号、复制下发有关部门，原件留存。

4、工程程序4.1文件分类4.1.2受控文件：质量体系文件：国家有关法律、法规，国家、行业、企业的产品质量文件，上级机关下发的与质量管理体系有关的文件。

4.1.3非受控文件：上级领导机关、本企业、兄弟企业发布的与质量管理体系无关的文件。

5、文件控制程序5.1受控文件按质量手册《文件控制程序》执行。

5.2非受控文件控制程序。

5.2.1凡在企业行政管理工作中形成的具有保存价值的文书材料，由企业各职能部门负责人或具体操作人员做好平时的收集、整理、分类、保管。

5.2.2各部门每季度将所保管的经收集、整理的具有保存价值的文书材料，交办公室统一分类、整理、保管。

5.2.3每年年底，办公室将全年经收集、分类、整理、保管的具有保存价值的文书材料，上级机关发的需要保存的文件移交企业综合档案室存档。