留样管理规定

留样管理规程

一、目的：建立留样管理规程，确保留样管理及检测工作的顺利进行。

二、适用范围：原料、辅料、包装材料、中间体、成品的法定留样和稳定性考察。

三、责任人：QA室主任：负责法定留样样品的使用和留样样品销毁的审批。

QC室主任：负责监督本程序的实施。

留样管理员：严格执行本程序的各项规定。

四、管理规程：

1.留样品留样品是指为满足产品质量稳定性考察及质量复查的需要而预留下的产品样品。留样分为两部份：法定留样和稳定性考察留样，且两部份样品应分开存放。

2. 留样观察样品的取样方法

需留样观察的原辅料、包装材料、中间体样品由QC化验员取样，成品由QA 从包装完整的产品中抽取。

3. 留样数量

3.1 原料、辅料、中间体

凡进厂的原料、辅料，以及生产的中间体在取样时取约检验量的三倍样品，一份做进厂检验，另2份做留样观察，放入干净的容器内封口，贴上标签，注明品名、批号、生产厂家、留样日期等，及时填写《原辅料留样记录》。

3.2 包装材料

包装材料改版、更换供应商或新包装材料时需留样，留样量为全检量的2倍，留样后及时填写《包装材料留样记录》。

3.3 成品

成品法定留样通常为全检量的2倍（一般情况下不包括微生物限度检验用量)。

3.4稳定性考察的留样量

根据稳定性考察的项目、每次试验的用量、考察期的长短等因素来决定。一般为检验量的

5倍。由留样管理员下发《加大留样通知书》交车间外包装工人，由车间外包装工人加大留样。

需作稳定性考察的产品

3.5 新品种

投产的前三批产品，其余同常规品种一样处理。

3.6常规品种

常规生产的品种每年应重点留样考察1至3批，具体方案如下：

每年生产少于10批：考察1批；

每年生产10~25批：考察2批；

每年生产多于25批：考察3批；

3.7 永久性变更的品种

当作出永久性变更，如处方、生产工艺或内包装材料的变更，而这些变化会影响产品的稳定性时，变更后的前三批须包括在考察计划内。其它按常规品种处理。

3.8 临时变更的品种

如果某一批产品生产过程中因特殊原因，做出了可能影响产品稳定性的临时决定,如处方、生产工艺或内包装材料的变更，则该批必须包括在稳定性考察的方案内。

当生产出现偏差时，检验结果不足以说明产品质量受影响的程度时，须进行稳定性考察。

4. 留样样品的接收

留样样品抽取后，由留样管理员按批登记，填写《留样样品登记表》，贮存在留样室内,按年度、品种、批号顺序进行排列，以便查找。

5. 留样样品的贮存

5.1 留样样品要专人专柜保管，并按品种、规格、生产时间、批号分别排列整齐。每个留样柜内的品种、批号应有明显标志，并易于识别，并有样位号或各留样样品平面摆放示意图，以便定期进行稳定性考察和用户投诉时查证，样位号有四部份组成，例如：1-1-1-1为第1个留样柜的第1层第1横排的第1纵列，数法规则都为从左到右，从前到后。

5.2 留样室应对温湿度进行监控，由留样管理员每天检查留样的温湿度情况并分别

于每日10时、15时各记录一次，并填写《温湿度检查记录》。除有特殊要求的样品外，通常在室温状态下保存。稳定性考察的样品必须放在规定的贮存条件下，并与法定留样样品分开存放。

6. 法定留样的使用

所有留样样品都是极为重要的实物档案，不得销售或随意取走，法定留样样品在用户投诉处理过程中确有必要方可使用。动用法定留样需经QC室主任批准，并填写《留样观察样品使用记录》，标明所需样品的量及理由

7. 法定留样的保存期

原料：检验合格后半年。

辅料：检验合格后半年。

中间体：成品检验合格后3个月

内包装材料：检验合格后3个月。印刷性包装材料每批检验合格后，取1份贴于批检验记录中作为留样。

成品：有效期后一年。

8. 留样样品的检验计划：

8.1 留样管理员每年第四季度根据留样品的稳定性考察作出第二年的样品检验计划并安排中心检验室进行考察。

8.2 中心检验室检验员根据稳定性考察计划到留样室领取所需留样品，并填写“留样样品检验及退回记录REC-ZL-4001-03-00”。

8.3 中心检验室检验员进行留样品考察检验，出具检验报告书，交QA留样管理员填写“留样样品稳定性统计表REC-ZL-4001-04-00”。

8.4留样品到期后，QA留样管理员将“留样观察记录”汇总作留样品稳定性评价，

写出留样观察总结，送质量保证部归入产品质量档案。

9. 留样样品的考察：

原辅料、中间体、包装材料一般不作观察，另有规定除外

9.1 稳定性考察样品须在其有效期内检查。通常从生产日期起分别在3、6、9、12、18、24、36、48、个月时进行检查。重点留样产品长期稳定性试验，有效期确定试验的留样品的考查周期除以上要求外应考察至出现不合格项目为止。

9.2 如某一批的二次检查间隔少于十二个月，则检查工作应有在计划时间前后二周内完成，假如检查的间隔时间是十二个月或更多，则检查工作应在距计划时间前后1个

月内完成，但这不包括最后一次的检查。最后一次检查应在有效期快到期时进行

10. 留样总结及异常情况的处理

10.1 一般每6个月对留样观察情况小结一次，全年总结一次，小结与总结都需说明留样考察项目的内容及分析的结果。

10.2 留样管理人员在留样考察期间发现留样样品有异常情况，及时填写“请验单”及时交检验室检验，并在留样观察记录上加以说明，若检验结果证实有异常，需写出数据分析报告，及时将信息反馈给质保部，由质保部按质量信息类别相关处理程序处理以便及时采取应急措施，诸如缩短有效期，修改质量标准或处方，从市场收回产品等必要措施。

11. 药品出现质量投诉或不良反应时，法定留样品复查按“用户投诉管理规程”及“药品不良反应管理规程”执行。

12. 留样样品的销毁

12.1 超过留样期限的样品每半年集中销毁一次，由留样管理员填写“留样样品处置申请单REC-ZL-4001-05-00”，注明品名、批号、剩余量、销毁原因、销毁方法等，报质保部负责人审核、批准。

12.2 销毁按规定的销毁程序进行，有2人以上现场监销，并填写“留样样品销毁记录REC-ZL-4001-06-00”。

附表1

产品留样数量统计表