市政工程项目竣工档案文件实体分类及归档方法

市政工程项目竣工档案文件实体分类及归集方法（包含：存档文件归类、存档文件类目归属和实体分类、存档文件的层级和归集、统计单元、ABC类竣工档案和竣工图卷统计表、归集方法）建设项目文件实体分类一、存档文件归类（一）归类存档文件归类就是按照文件的类别、等级或性质，把性质相同或相似的文件归置于一定的存档系列中。

存档文件归类是项目存档文件进行组卷前详细分类的准备过程。

通过归类将文件按照相应的规范要求和归档单位设置的第一级类目，分门别类归置于归档系列范畴。

在这一系列范畴之中，可将文件进行更加详细的分类和排序，进而组成档案案卷。

（二）归档范围归档——存档档案经过系统的鉴别、整理后，将具有保存价值的档案移交给上一级档案管理机构。

归档范围——归档的系列范畴，可与保管期限结合，编制档案归档范围和保管期限表。

归档范围和保管期限表的作用在于划定归档范畴，同时也给出了文件资料的基本排列顺序。

归档范围和保管期限表通常是针对存档档案在归档时鉴别价值而参照；也可针对未经整理的文件资料直接归档参照。

现行国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001），《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T180-2012）都制订了《建设工程文件归档范围和保管期限表》，是建设项目档案归档的标准。

建设单位也可根据这一国家标准，结合建设单位实际制定相应的归档范围和保管期限表。

如：《郑州城市轨道交通工程文件材料归档范围及保管期限表》。

二、存档文件类目归属和实体分类（一）文件资料类目归属类目，是一些在性质或特征方面具有共同属性的文件资料总称。

类目规定了一类文件资料的性质和内容的基本范围，以区别于其它的文件资料。

比如基建类、设备类、人事类、财务类分别代表四种文件资料。

建设项目文件资料归结为科技文件资料范畴，基建类目。

（二）文件资料实体分类在基建类目下，建设项目文件资料总的分类原则是：全宗分设，项目区分，过程划分，性质分类，案卷细分。

1.全宗分设将建设项目文件资料归属于基建类目下，分设为不同的全宗。

全宗分设是一个相对概念，全宗有大有小。

可以把所有中水电施工的郑州路桥工程项目文件看做一个全宗，区别于基建类的其它性质工程；也可以把每一条线路的工程项目文件单独视为一个一个全宗。

全宗设定后，全宗内的项目在进行分类整理过程中就可以统一命名，统一编制检索号、档号，统一制定各级统计单元。

2. 项目区分将建设工程按单项工程区分，其全部建设过程产生的文件资料归属于该单项工程。

单项工程，通俗讲就是规划许可证批的项目。

项目在实施过程中，根据工程规模和管理需要，可能会划分成若干标段或分包工程，每个标段或分包工程再由若干单位工程组成。

文件资料实体分类一般区分到单位工程为止，设定为大统计单元。

3. 过程划分按项目筹建运行施工的几个阶段过程，把文件资料划分为若干部分：工程准备阶段文件、监理过程文件、施工过程文件、竣工图文件、竣工验收文件等五个部分。

4. 性质分类将建设项目运行施工每一方面过程产生的文件资料，按不同部门、程序、专业分类为不同性质的文件资料。

针对五个阶段、过程文件，按不同部门、程序、专业的不同性质，把文件材料划分成若干性质相同的同位类。

（1）准备阶段文件：决策立项，建设用地，勘察设计，开工审批，招投标及合同，商务材料等6类。

（2）监理过程文件：监理管理，进度控制，质量控制，造价控制，合同管理，竣工验收等6类。

（3）施工过程文件：施工管理，施工技术，进度质量造价控制，施工物资，施工记录，施工试验记录及检测报告，施工质量验收记录，施工验收等8类。

（4）竣工图文件：室外综合竣工图、室外专业竣工图、室外管线竣工图、建筑竣工图、结构竣工图、独立结构、室内专业竣工图、装修装饰竣工图等8类。

（5）竣工验收文件：竣工验收与备案，竣工决算，声像资料等3类。

针对市政管线工程、道路桥梁工程等专业，其施工过程文件和竣工图文件按性质划分与房屋建筑一致，具体环节、工序、品种资料用表和竣工图种类有所不同，可做相应的调整，单独罗列。

5. 案卷细分建设项目文件资料按性质分类后，相同性质的文件资料，按不同工作、环节、工序、品种细分为可以组成案卷的文件资料。

三、存档文件的层级和归集（一）层级与建设项目层级对应，文件资料的层级，第一层级是单项工程，即针对单项工程整体而产生的文件资料。

这部分文件资料归属于单项工程而不是分属各工程标段或单位工程。

如建设项目的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件一般按照单项工程统一归集，而不按标段或单位工程归集。

第二层级是标段或单位工程。

标段即标的段落，整体工程按实施阶段(勘察、设计、施工等)和工程范围切割成工程段落并把段落或单个或组合起来进行招标的招标客体。

第二层级的文件资料是在标段或单位工程的实施过程中产生的，具体针对特定的标段或单位工程，所以必须按标段或单位工程归集。

如建设项目的施工过程文件、竣工图文件一般应按标段或单位工程进行归集，而不笼统归集于整个项目。

如果监理分为不同标段，其文件资料也按标段归集。

例如一个建设项目分为三个监理标段和施工标段，那么，其监理和施工过程的文件资料应首先归到这三个监理标段和施工标段。

不分标段的工程，其文件资料可按单位工程纵向归集，或按工程施工管理性质横向归集。

例如一个单项工程由5栋楼组成，由一个监理单位监理，文件资料按单位工程纵向归集成5栋楼后再按施工管理性质归集；也可直接按施工管理性质横向归集再按5栋楼归集。

（二）归集排卷案卷向一定的统计单元归集，在统计单元内排列编号。

一个复杂工程项目，从工程管理角度出发，将会分为若干标段、分包工程或单位工程。

管理分割导致档案跟随分割，形成相对独立的单元——统计单元。

在每一个统计单元，档案的数量少则几十卷多达数百卷，要想有序管理和快捷准确检索，必须根据案卷文件资料的性质，对案卷进行区分，形成更小的统计单元——子统计单元。

确定了案卷的统计单元和子统计单元，再对案卷进行统一编号，这时编号单元缩小，同类性质的案卷编排在一起，既相互关联，又条理清晰，且不宜混乱出错。

四、统计单元案卷在相对独立的单元内进行组合，这一单元称为档案归集排卷的统计单元。

统计单元根据需要可设定为大统计单元、子统计单元等等。

1. 统计单元的划分大统计单元一般情况，单项工程是指规划许可证所审批的完整工程，项目档案以单项工程为单位进行归档，形成档案实体。

按照工程文件的过程划分，我们将文件划分成准备阶段、监理过程、施工过程、竣工图、竣工验收五个统计单元，称为大统计单元。

项目档案的准备阶段、监理过程、竣工验收三阶段，都是以项目整体为单位运行的，所以统计单元以项目为准而划分，针对项目进行归集统计，一般不再继续划分。

子统计单元对于施工过程和竣工图部分，仅仅划分大统计单元是不够的。

特别是对于由若干标段或单位工程组成的复杂项目，大统计单元应继续划分成若干子统计单元。

即使是一个单位工程，其施工过程文件的种类和数量有时很大，也有必要划分子统计单元。

统计单元的划分首先取决于项目的标段或分包划分，标段或分包划分对应形成大统计单元。

单项工程可能分为若干标段的或拆分承包，需要先了解标段或分包情况。

然后，按照单项工程--单位工程（子单位工程）--分部工程（子分部工程）--分项工程（子分项工程）的顺序列清所属关系。

实例：一个单项工程由1﹟、2﹟、3﹟、4﹟、5﹟等5栋楼组成。

不同分包情况对应不同的统计单元划分。

（1）每栋楼为一个分包如果每栋楼都分包给不同的施工队施工，进行纵向管理，那么每栋楼都视为一个单位工程。

每栋楼即是一个大统计单元，5栋楼分为5个大统计单元。

假设每栋楼又按施工性质分包为建筑结构、水电、采暖、消防，那么每一种施工性质又视为一个子单位工程。

每一种施工性质即是子统计单元，一个大统计单元对应4个子统计单元。

更小的统计单元可根据工程实际情况划分。

如建筑结构部分可根据文件性质划分为施工管理、施工技术、进度质量造价控制、施工物资、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、施工验收等8个更小统计单元。

（2）5栋楼按施工性质分包5栋楼按施工性质分包为建筑结构、水电、采暖、消防，每一种施工性质即是一个大统计单元，共有4个大统计单元。

如果每一种施工性质再分包为5个子单位工程，那么子统计单元就对应有5个。

更小的统计单元可根据文件性质划分为8个。

如果每一种施工性质不再分包，那么子统计单元直接以文件性质划分为即可，分为8个子统计单元。

（3）5栋楼不分包5栋楼不分包，全由一个施工队伍施工，按施工性质横向管理。

即使不分包，也可划分为5个单位工程，按（1）所列划分统计单元。

或按施工性质划分为4个单位工程，按（2）所列划分统计单元。

也可直接按文件资料性质划分为8个大统计单元，然后再按楼号或施工性质划分子统计单元和更小统计单元。

2. 统计单元案卷统计实例统计单元案卷统计可以表格形式直观表达。

准备、监理、验收统计单元案卷统计表（A、B、E类）项目名称：XX市日月景园Ⅱ期代码：RYJY施工过程统计单元案卷统计表（1）（C类）项目名称：XX市日月景园Ⅱ期代码：RYJY注：在单位工程管理模式复杂、细化情况下，文件按单位工程管理模式——子单位工程施工性质进行纵向归集；按材料性质——事项、时间、品种、工艺等进行排卷。

施工过程统计单元案卷统计表（2）（C类）项目名称：XX市日月景园Ⅱ期代码：RYJY注：在单位工程管理模式单一、统管情况下，文件按材料性质进行横向归集；按事项、时间、品种、工艺等进行排卷。

竣工图统计单元案卷统计表（1）（D类）项目名称：XX市日月景园Ⅱ期代码：RYJY注：在单位工程管理模式复杂、细化情况下，文件按单位工程管理模式——子单位工程专业性质进行纵向归集；按材料专业顺序进行排卷。

竣工图统计单元案卷统计表（2）（D类）项目名称：XX市日月景园Ⅱ期代码：RYJY行横向归集；按单位工程——材料专业顺序进行排卷。

3. 归集方法文件材料按统计单元进行归集：准备阶段文件一般按项目（或单项工程）为统计单元归集。

监理过程文件一般按项目（或单项工程）为统计单元归集。

施工过程文件按单项工程的单位工程为统计单元归集。

如：上例5栋楼为一个单项工程，5栋楼的建筑结构、水电、采暖、消防等分别视为单位工程，对应划分为4个大统计单元。

5栋楼的施工过程文件首先按这4个统计单元进行归集，然后再按按文件资料性质划分为8个小统计单元。

4. 排卷原则排卷原则指案卷在统计单元内排列编号是按文件性质——分部、分项顺序还是按分部、分项——文件性质顺序。

采用按文件性质——分部、分项顺序，先划分性质，再按照分部、分项进行排卷，或按时间顺序、批次、品种、工序、工艺排卷。

采用按分部、分项——文件性质顺序，先划分分部、分项或部位、轴线，再按照文件性质进行排卷，或按流程工序、时间顺序、品种、工艺排卷。