第十二章电子商务项目跟踪与控制

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计划的关键假设,另外还有影响项目实施、来自项目系统外 部的因素。 (2)信息收集的时间
信息收集的速度越快越好,最好是在情况或变化刚开始 就抓紧,这需要收集者具有敏锐的观察和判断力。
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(3)信息收集的方式 要做到保证信息收集的可靠性、经济性。
1~发生概率统计法 即对某一跟踪事项在某一阶段发生次数进行统计,以此
项目实施期间,凡是可能对项目实施和项目成功产生影 响的因素都是收集对象。但考虑资源的有限性,主要收集如 下两种信息: 1~实际执行的数据信息
包括活动开始或结束的时间;项目的里程碑目标;使用 或投入的实际资源和成本;项目的工期进展和任务完成情况; 项目的所有总结性报告。
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2~有关项目范围、进度计划和预算变更的信息 包括项目实施的范围、项目实施过程发生的变更、项目
在项目实施过程中,通过对项目完成情况进行持续的跟 踪和监控,所收集到的最新有效信息。 3.项目检查,发现偏差
将收集到的资料与基准计划进行比较,寻找偏差,同时 也判断基准计划的科学性和可靠性。
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4.偏差分析、预测 辨明偏差的性质,预测偏差的未来趋势,找出导致偏差
的原因。 例如,实际进度落后于计划进度,可能的原因有:工作
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2.项目控制的目的 (1)验证和报告
通过将项目实际状态与预先制定的计划和标准进行比较, 以验证计划与实际的偏差。 (2)分析偏差
分析进度、成本、绩效等影响项目的因素是否存在偏差 以及偏差产生的原因和解决的办法。 (3)纠正和决策
采取相关措施纠正偏差。
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1.项目跟踪的工作内容 (1)对项目计划的执行情况进行监督。
这是为了保证项目的实际实施工作是按照预告制定计划 的要求进行。不过,由于项目的一次性,尤其是电子商务的 特殊性,项目计划的许多条件是基于假设判断得来的,不确 定性很大。
为了能对电子商务项目内外部诸多因素的发展情况和趋 势进行测量和预测,就要利用项目管理的信息平台,对跟踪 收集到的信息进行及时的处理加工,以应对项目趋势的科学 预测。因此,收集信息是项目跟踪工作的基础。
(4)困难与危机
困难是指力所不有及的事情,危机是指对项目造成重大 险情的事,同时可向高层管理人员提出需要支持的要求。
(5)人、事表扬
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4.项目进展报告的形式 (1)日常报告
日常报告通常是为了报告有规律的信息,可以按照里程 碑时间安排报告时间,也可以根据资源利用期限报告,或进 行日报、周报。 (2)例外报告
其中,项目需求变化和项目设计变化是电子商务项目中 最主要的两个项目范围变化的因素。
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{案例}不确定的项目范围带来的超期 有一家具有丰富经验的A咨询公司,主要从事期权制的
设计。这家A咨询公司与一家年轻的IT企业(B公司)签订了 期权制设计的商业合同。合同约定,A公司在两个月内向客 户提交最终方案;如果乙方(A公司)使项目工程延误一天, 则甲方(B公司)将扣除合同额的1%作为罚金。
进行实际完成情况同计划完成情况的比较,为出现的问题提 出合理的解决方法,并对项目的未来发展趋势进行科学的预 测,建立预警机制。
3.信息的报告、输出过程 将整理、分析后输出的信息结果以《项目进展报告》的
形式提交给项目管理者以及其他有关人员,为其行动、决策 提供帮助。
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《项目进展报告》的内容:
不是因为项目的时间进度、成本预算没做好(几乎每一位项 目经理都会安排出优秀的进度计划和预算计划),而是因为 项目的控制工作没有效率,项目实施大大偏离项目设定的轨 道,没有及时采取纠偏措施,从而导致偏差的积累,给项目 造成无法挽回的败局。
分析更深层的原因,是项目实施阶段,项目管理者所掌 握的信息匮乏或信息失真,从而导致偏差的产生。
因此,建立一个快速、有效的项目管理信息系统,对于 项目工作者正确把握项目实施动态,保证项目沿着正确的方 向前进,提高客户满意度具有重要的意义。
项目管理信息系统是项目跟踪控制系统的主体。
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项目管理信息系统是为了收集、分析、存储和报告描述 项目完成情况的信息,而建立的一套信息处理流程。该系统 包括3个最基本的要素:
第十二章电子商务项目 跟踪与控制
2020/11/28
第十二章电子商务项目跟踪与控制
第十二章 电子商务项目跟踪与控制
第十二章电子商务项目跟踪与控制
一、项目跟踪管理 (一)项目跟踪概述
项目跟踪是指项目管理者通过建立完善的项目管理信息 系统,在项目实施的全过程中,对有关项目进展的情况以及 影响项目实施的内外部因素,进行及时的、连续的、系统的、 准确记录和报告的一系列活动和过程。其根本目的是为项目 管理者提供项目计划执行的情况。
(1)项目进展简介
即列出有关重要事项。对每一事项,叙述近期的成绩、 完成进程碑以及其他一些对项目有重大影响的事件(如采购、 人事、业主等)。
(2)项目近期趋势
叙述从现在到下次报告期间将要发生的事件。对每个将 要发生的事件进行简单的说明,并提供下一期里程碑图表。
(3)预算情况
一般以清晰、直观的图表反映项目近期的预算情况,并 对重大的偏差做出解释。
信息的收集、输入;信息加工、处理;信息的报告、输 出。
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1.信息的收集、输入过程 信息的收集、输入过程是收集描述项目完成情况的原始
数据,并将其输入信息系统。为提高系统的运作效率,必须 要明确以下3个问题:信息收集对象、信息收集的时间和信 息收集的方式。 (1)信息收集对象
需求。一些技术性比较强的项目(如ERP系统),用户会要 求软件系统分析人员替他们设想需求,这样的需求具有一定 的主观性,为项目未来建设埋下了潜在风险。 (2)需求自身经常变动
根据以往的历史经验,随着客户方对项目成果的认识和 自身业务水平的提高,他们会在不同的阶段和时期对项目的 需求提出新的要求和需求变更,所以项目团队必须接受“需 求会变动”这个事实。在进行范围核实时要懂得防患于未然, 尽可能地分析清楚哪些是稳定的需求,哪些是易变的需求, 以便在进行系统设计时,将项目核心建筑在稳定的需求上, 同时留出变更空间。
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(二)项目控制的过程 项目控制是一个系统过程,一般包括进度控制、成本控
制、质量控制、风险控制、变更控制等方面的内容,具体措 施包括会议、报告、评审等。
一般而言,控制的过程具体可分为四个步骤:衡量实际 绩效、将实际绩效与计划进行比较、采取行动来纠正偏差或 不适当的计划、评价纠正行动的效果,采取进一步的行动。
4~间接替代法 当某些跟踪对象的信息较难或者是无法直接获得时,可
以寻找一个替代对象,间接获得需要的信息。 例如通过成员对项目变更的反应速度来获取项目成员间
沟通效果的信息。
5~询问法 通常用来测定团队成员的使用质量和思想情况、客户满
意度等信息。
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2.信息的加工、处理、存储过程 需要的信息被输入到项目管理系统之后,经过汇总处理,
量比预计的多;人们投入在工作上的时间低于预计;人们扩 大了工作范围;出现了某些未识别的工作;人们的工作经验 低于期望;进度记录不准确。
5.采取纠偏措施、修订基准计划 识别出偏差产生的根本原因后,项目管理者就应该对症
下药,及时提出纠编方案。
6.通知各有关方 调整后的项目基准计划,将百度文库为项目控制活动的基础,
如果要实现项目的有效控制,应使控制工作程序化、规 范化,建立项目控制系统。
项目控制系统主要有以下几个要素:
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1.项目基准计划 即项目初始计划的现有版本,用来指导项目执行并与实
际项目执行情况进行对比。此计划表明了项目范围和如何才 能在预算范围内达到规定的质量标准,并使项目顺利地完成。 2.获得最新信息
“完善人力资源管理体系”对一个企业来说是永无止境 的事,如果以此作为该项目的一项任务,或者说将其包含在 项目范围之内,那么该项目也将永无止境了。
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点评:由于项目特殊性和行业覆盖的广泛性,很多时候,项目 范围管理往往是最难的一项工作。其中主要的原因都与客户 有关:
(1)客户说不清楚需求 有些客户对需求只有朦胧的感觉,当然说不清楚具体的
如国家政策、法律法规、市场价格、利率、汇率、项目 所在地的自然条件和人文环境等情况,尽早规避不利因素。
2~内部因素: 项目实施的进度、花费的成本、产品的质量、资金的来
源与运用、人事安排等情况,寻找实际与计划的偏差差分析 原因,为项目控制做基础。
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(二)建立项目跟踪系统 许多项目案例都充分地说明,项目的失败绝大多数原因
接下来的项目工作是在双方积极协商的基础上完成的。 可是,项目的最后完工日期推迟了3个月,即计划两个月完 成的项目变成了5个月才完成。
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真实的原因是什么?查看项目合同,合同上有这么一条: “乙方在项目过程中需要帮助甲方完善其人力资源管理体 系。”而合同末尾还有一句我们常见的话:“未尽事宜,双 方协商解决。”
既可以是定期日常报告,也可以是不定期或例外报告, 还可以是会议报告、口头报告、图表报告等形式。
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5.电子商务项目跟踪的经验教训 教材P158~161
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二、电子商务项目的控制 (项目控制的拓展训练) (一)项目控制过程概述与项目控制目的 1.项目控制过程概述
并应及时通知项目成员、客户以及其他利益相关者,以获得 支持和认可。
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(三)项目范围变更的控制 项目范围变更是指对项目的最终产品或最终服务范围的
增加、修改或者删除。 电子商务项目开始实施后,同其他软件工程项目一样,
由于种种不确定因素会使项目范围发生变化。范围变更对项 目影响很大,可能会导致项目工期、成本、质量等各种指标 的变动,进而引起项目目标的变化。因此,必须要对项目范 围的变更加以控制。
主要用在为项目管理决策提供信息的报告上。 (3)特别分析报告
常用于宣传项目,特别是研究成果或是对项目实施中发 生的一些问题进行特别评述。
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项目进展报告的结果可能是:项目关键点检查报告、项 目执行状态报告、任务完成报告、重大突发性事件的报告、 项目变更申请报告、项目进度报告和项目管理报告等。
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(2)影响项目实施和目标实现的客观因素 项目实施的客观背景复杂,产生的信息量也很多,项目
在有限的资源条件下既不可能也没有必要对所有发生的这些 信息进行全部收集处理。因此,先要分析影响项目实施的因 素有哪些,确定这些因素就是信息收集的主要内容。通常影 响项目实施和目标实现的客观因素主要有外部因素和内部因 素。 1~外部因素:
收集需要的信息。 主要用于统计安全运营天数、发生故障次数等信息。
2~原始数据记录法 即对项目中实际资源投入量和项目产出技术指标进行统
计,获取信息。 如某项工作投入的工时数、资金量、原材料用量等实物
指标。
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3~经验法 通常在收集难以量化的信息时,多采用此方法。这种方
法受主观因素影响程度较大,因此应该邀请多人同时评判, 尽量消除因个人主观偏见带来的不公正性。(如德尔菲法)
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(3)分析人员或客户理解有误 参与范围核实的项目人员,都可能因为自身知识背景与
行业经验的原因,产生理解分歧。这时,就要养成“多问一 句”的习惯,不要不好意思问,以免为项目的按时完成留下 隐患。
为保证项目成功,使预定目标按照并在预算范围内得以 实现,项目经理及其他管理人员对计划做出调整,采取必要 的、有针对性的措施加以纠正,此过程即为项目的控制过程。
项目管理的核心在项目控制,项目控制的核心就是控制 三个方面:测量估计工作的进度成本、检查工作的质量、纠 正工作中的不足。
电子商务项目的目标就是:在保证质量的前提下,寻找 进度和成本的最优解决方案,确保有效地控制项目,实现全 过程(事前、事中、事后)控制和全方位(进度、成本、质 量)控制。
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