报告审核签发管理制度
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1.18 报告审核签发管理制度
1、目的
确保本试验室客观、准确、清晰、完整地出具检测报告,对报告的规范性、编制、应涵盖的信息、签发、存档等各个环节实施有效的质量控制。
2、范围
适用于本试验室出具的各类检测报告的编制、核验、签发、修改等活动。
3 、职责
3.1检测组检测人员提供检测原始数据,检测组组长对检测原始数据进行校核。
3.2管理室报告编制人员负责检测报告的编制。
3.3检测组组长负责检测报告的审核,对检测结果提出意见和解释。
3.4报告授权签字人负责检测报告的批准。
3.5管理室负责检测报告的发送及归档。
4、程序
4.1报告的编制
4.1.1报告编制人按规定的要求,依据原始记录编制检测报告;同时要做到以下几点:
a) 检测报告必须做到字迹清楚、数据准确、计算无误、内容真实、结果客观明确。
b) 报告内容必须涵盖必要的检测信息,符合标准规范、规程的要求,且与相应的原始记录保持一致。
c)报告编写必须严格按规定格式、专业术语、符号和法定计量单位编制。
4.1.2检测报告须有编制人、审核人、批准人签字。
4.1.3使用认可标志的检测报告,必须经认可的相应领域的授权签字人审核或批准。
4.1.4试验室的检测报告全部由计算机出具。
4.2报告包含的信息
4.2.1检测试验室出具的每一份检测报告至少包含以下信息内容:
a) 标题—检测报告;
b) 检测试验室的名称和地址;
c) 检测报告唯一性标识:名称、编号、每一页的标识、报告结束的标识;
d) 委托方的名称和地址;
e) 所用检测方法的标识或文件名;
f) 样品名称、编号、数量;
g) 样品接收日期和进行检测的日期;
h) 检测结果;
i) 检测报告批准人的姓名、职务、签字;
j) 检测结果仅对所检测样品有效的声明;
k)未经检测试验室书面批准,检测报告不得部分复制的声明。
4.2.2必要时还应包括下列内容:
a) 有关环境条件;
b) 有关抽样情况的说明;
c) 有关不确定度的信息。
4.2.3当需要对检测报告作出解释时,检测报告除应具有上述信息外,还应包括以下内容:
a) 对检测方法的偏离、增加、删节的信息,以及特殊检测条件(如环境条件)的信息;
b) 需要时,符合或不符合要求和(或)规范的声明;
c) 适用时,评定测量不确定度的声明;
d) 适用且需要时,提出意见和解释;
e) 特定方法、客户或客户群体要求的附加信息。
4.2.4当检测试验室出具带有抽样结果的检测报告时,检测报告中应增加与抽样过程有关的附加信息内容:
a) 抽样的日期;
b) 抽取的物质的编号标识;
c) 抽样位置,包括任何简图、草图或照片;
d) 所用的抽样计划和抽样程序的说明;
e) 抽样过程中可能影响检测结果解释的环境条件的详细信息;
f) 与抽样方法或抽样程序有关的标准、规范,以及对这些规范的偏离、增删情况。
4.3检测数据的校核
4.3.1检测报告编制人员对检测原始记录中的数据进行核查后,将正确的数据编入检测报告中;
4.3.2报告审核人审核报告时,必须对检测报告的数据进行审核,无误后在审核栏内签字确认。
4.3.3检测数据经校核有误时,由检测人员进行更改,并在需改动之处划线,以正确的数据写在右上方,在划线处盖上更正人员红色印章或签名。
4.3.4凡检测数据经校核有疑问时,必要时重新检测。
4.4 检测报告的审核与批准
4.4.1检测组组长负责检测报告的审核工作,主要内容包括:
a) 检测工作是否按有关标准规范、方法等完成;
b) 仪器设备使用是否匹配;
c) 环境条件是否符合要求;
d) 所得数据是否合理;
e) 检测结论是否正确。
审核无误后签字确认。
4.4.2授权签字人应在其授权领域范围内批准签署检测报告,不得代签或超出授权签字领域签署报告。
4.5 报告的修改
4.5.1 当报告发出后,如发现有误而需修改时,应由报告编制人填写《报告更改申请表》,经技术负责人批准后,重新出具检测报告。
4.5.2 若委托方发现报告有误而要求更改检测报告时,则由委托方提出申请(若更改的报告有见证方或监督方要求的,还需附见证方和监督方的书面意见,并签字确认),原报告编制人填写《报告更改申请表》,待查明原因确认事实后,及时通知客户,由检测报告编制人员对检测原始记录中的数据进行核查后,将正确的数据编入检测报告中。
4.5.3 对已发出有误报告进行修改时,应将有误报告全部收回后,方可将修改后的报告发放。
4.5.4 当追溯到报告有误是由测量方法或仪器设备问题导致时,应及时与客户联系安排重新检测。
4.5.5 修改后的报告及《报告更改申请表》和收回的原报告同其他相关资料一同送
交资料员存档备查。
4.6检测报告中意见和解释
4.6.1检测报告中需要包含意见和解释时,试验室应将意见和解释的依据制定成文件。
4.6.2检测报告中意见和解释与检测结果应清楚明显地分别标注出来。
4.6.3适用且需要时,技术管理层有关人员负责对检测结果提出意见和解释,通常情况下应采用与客户直接对话的方式传达意见和解释。
4.7 检测报告的检查
4.7.1 技术负责人负责定期(每半年至少一次)组织检查。质量监督员不定期对检测报告的质量、管理情况进行抽查。
4.7.2 主要检查内容包括:
a) 报告应涵盖的信息是否齐全;
b) 原始记录、委托记录、更改记录是否正确、齐全;
c) 原始记录、报告的错误量统计;
d) 报告审核、签发过程是否符合规定;
e) 存档情况。
4.7.3 检查时由检查人员填写《报告抽查情况记录表》
4.7.4 技术负责人根据检查情况,决定是否采取相应措施。
4.7.5 每年全部检查结束后,有关记录交资料员归档。