国际会议的餐饮安排流程及注意事项

国际会议的餐饮安排流程及注意事项

国际会议的餐饮活动

工作步骤

第一步：制定举办餐饮活动的工作方案。

第二步：在日期、时间和人数确定后，选择餐饮活动场地。

第三步：与活动场地洽谈后签订合同。

洽谈内容主要包括菜单、酒水供应、价格和人数调整的最后时限。

第四步：预定车辆、安排交通。

第一，不在会议场地举办的大型餐饮活动要尽早预订车辆。

第二，必要时要和交通管理部门联系，共同做好交通管理。

第五步：联系演出公司，确定演出节目。

第六步：制定宴会请柬，发给相关人员。

第七步：按最后时限调整就餐人数。

第八步：管理餐饮活动现场。

第九步：结算。

特力别提示

大型餐饮活动时间一旦确定，就需要尽快确定活动场所。

国际会议的代表来自各个国家，要注意为“穆斯林”和“素食者”安排特殊菜肴。

国际会议最后一天的餐饮活动，贯彻“宁少勿多”的原则，以免造成浪费。

1招待会

招待会通常都是会议第一个餐饮活动，因此也称为欢迎招待会

(1)招待会时间的选择

像安排开幕式一样，招待会是安排在会议正式开始前一天的晚上，还是安排在会

议正式开始的第一天晚上，由会议组织者确定。若是安排在会议正式开始前一天

的晚上，为了能使更多的代表赶上参加，招待会的开始时间可以稍晚一点，如安

排在19:00,甚至是20:00。即使这样，还可能会有1/3的会议代表不能如期参

加。招待会的持续时间一般不会超过两个小时。

(2)招待会场地的选择

招待会应该安排在会议场地内或者附近，尽量避免动用接待车辆，特别是那些安排在会议正式开始前一天晚上的招待会要特别注意这一点，否则就会有许多会议代表无缘参加。例如，1992年在北京举办第19届国际昆虫大会时，开幕式和招待会均安排在北京人民大会堂。会前已经预先注册的会议代表有5000名，当天下午4: 30只有不到3000人乘车前往•因为此时许多代表还在前往会议的路上。由此可见，在会议注册日当天举办的招待会使用的活动场地的面积可小很多。如果季节合适，如北京的五六月和九十月，也可考虑将招待会安排在室外，这样效果也会很好。

(3)招待会的形式

招待会通常选用冷餐会自助方式。根据参加招待会人数的多少布置取菜台和饮料台。有的招待会还摆设数量不多的桌椅，为年龄比较大的代表进餐提供方便。有的会议还安排主桌，桌上摆放鲜花和桌签，供出席会议的领导人使用，还要安排专门的服务员为主桌的贵宾分餐。有些招待会还安排讲话和小型文娱演出。

我国的“招待会”和国外的有很大不同，提供的食品非常丰富，包括热菜、冷菜、

汤、主食、点心、水果、红酒、啤酒和其他软饮料。当前，提倡会议的招待会不提

供热菜，其主要原因首先是由于招待会没有固定的就餐环境，会议代表总是站着

或在流动中进餐，热菜容易遗洒显得很不卫生。其次是招待会上提供的近似西餐

的热菜，味道不好吃•也体现不出中国饭菜的味道。最后是冷餐会可以降低餐饮费

用。

(5)招待会的酒水

招待会的酒水主要包括葡萄酒、啤酒和其他软饮料。酒水的结算方式也分为费用

包干和实报实销两种。费用包干就是会议组织者和餐厅谈好一个固定的酒水价格，一般是饭菜价格的1/3。费用包干的优点是方便会

议组织者对招待会的成本进行控制，方便与餐厅进行结算；缺点是如果洒水供应

控制不当，招待会还没结束，就没有酒水可以提供了，这会导致代表们的抱怨。

实报实销的结算方式能保证酒水的供应，但在结算时, 有时酒水的费用会超过食

品的费用。结算方式也比较麻烦，双方要指定专门的人员清点各种饮料的瓶子数

量，用以计算饮料的费用。招待会这种自助的就餐形式，对酒水的浪费是很大的。

(6)预订人数的修正

实际参加餐饮活动的人数与当初预订时的人数都会发生变化，越接近活动开始时

间，人数越精确。通常，餐厅会允许会议组织者在一定的时间范围内修正预订人

数。会议组织者都希望将允许的修正时间尽量定得晚一点，修正人数的范围大一

些。而餐厅有时提前2〜3天就开始做准备工作，如饭菜备料和清洁餐具等，所以

餐厅希望修正时间能尽量提前，人数修正的范围尽可能小一些。为此，双方必须

规定一个允许的修正时间范围和合理的人数修正量。通常，餐饮活动的修正时间

最迟不应该晚于餐饮活动举办前的4个小时，人数的修正范围一般可为5%~10%

(7)招待会的入场

所有参加招待会的人员必须凭招待会请柬入场。由于会议代表在注册后才能得到

请柬，因此对于将招待会安排在注册日的会议，注册人员始终要坚守岗位，随时

等候刚刚来自机场和火车站的代表，注册一直要持续到招待会结束，必要时还要

在注册台为代表开辟临时行李寄存处。对于不注册的陪同人员，可以通过现场购

置请柬来参加，但通常这部分人员很少，不会对活动的总体人员造成很大的影响。

招待会要按请柬上规定的时间开始，或者提前几分钟就允许代表进入活动场地，

避免代表集中进场造成拥挤。代表入场后可以先到酒水台领取饮料。有些会议的

招待会不安排任何活动，只是提供给代表一种相互交流的机会；有的招待会安排

一些简单的程序，如会议领导人向会议代表致简短的欢迎词等，但时间一定不能

过长，讲话结束后代表就可以按顺序领取食品。招待会可以播放音乐，也可以邀

请小型乐队伴宴，烘托轻松愉快的气氛，但不适合安排正式演出，因为许多代表

很长时间没有见面，相互之间都在交谈，演出效果会很不理想。不要人为地去控

制招待会的持续时间，自然地持续时间或长或短，但是通常会在一个半小时左右。

招待会可以由安排会议的负责人宣布结束，也可以自行结束。

(9)招待会的结算

招待会即将结束时，餐厅服务人员就会立即找到负责人签单。如果是根据出席人

数结算，餐厅应该清点收取的请柬数，交给负责签字的人员核查；如果酒水是按

开瓶数量计价，则双方应共同清点瓶子数量。账单一经签字就是对该项餐饮活动

的认同，结算将不应该再出现任何问题。有时由于饭菜的质量、上菜的顺序和速

度、酒水的供应等问题出现筝议，会议组织者有可能拒绝签单，这时就需要双方

通过协商来解决。例如，第28届国际心理大会的招待会，食品提供得过少，会议

代表对此意见极大，致使会议组织者不能在招待会后立即签字进行结算。

2•闭幕宴会

(1)日期和时间的选择

闭幕宴会通常安排在会议结束的前一天，或者在会议结束的当天晚上。若是安排

在会议结束前一天的晚上，则参加的代表人数会比较多；若安排在最后一天，提

前撤离的那部分代表将无缘参加。宴会的开始时间一般为晚上6: 00〜7:00，持

续时间一般为2〜3个小时。

(2)场地的选择

目前在我国各大城市中，真正能够举办上千人大型宴会的场所并不太多, 因此会

议活动的安排受到很大的限制。考虑到交通的问题，大型会议的宴会也应尽量安

排在会址内或者附近。在北京，有许多会议的闭幕宴会安排在人民大会堂的国宴

厅。