谈谈如何做好办公室工作

2011年下半年述职报告办公室是一个承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽；办公室在一个组织机构中始终居于核心地位，究其原因：办公室既是协调各方的“中枢”，又是对外形象的“窗口”；既是辅政设谋的“智囊团”，有事服务上下的“大总管”；既是领导意志的“传声筒”；又是内部和谐的“润滑剂”；办公室的工作水平和质量直接影响整个机关的正常运转和工作开展，责任非常重大。

办公室工作的主要任务就是服务，为领导服务，为机关服务，为基层服务。

说具体一点，就是围绕“办文、办事、办会”三大工作职责，发挥“参谋助手、督促检查、协调服务”三个作用。

最终的目标就是真正达到“领导满意、基层满意、群众满意”。

办公室的工作说起来简单，但是做起来不简单。

我从事办公室工作20来年，这一点我深有体会。

下面我就如何做好办公室工作谈几点看法，与大家交流，供大家参考。

一、树立“一种理念”，增强做好办公室工作的责任感和使命感新的形势、新的任务，对于办公室工作提出了新的、更高的要求。

为适应新的形势、新任务和新要求，从事办公室工作的同志，必须树立“办公室就是服务部、办公室人员就是服务员，办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务”的新理念。

在树立这一理念的基础上，努力做到“三有”：第一、有责任感。

责任是什么？责任是一种精神、一种境界、一种付出。

办公室工作无小事，如果哪一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响全局的工作。

所以说高度的责任感是做好办公室工作的前提。

高度的责任感体现在：一是思想上要重视办公室工作，充分认识、深刻理解、准确把握做好办公室工作对整个单位工作的重要性（如果将决策者比作大脑，各个部门比作肢体，那么办公室就相当于中枢神经系统。

大脑的指令能否畅通，指令下达后肢体是否协调，取决于中枢神经是否健康，运行是否有效）；二是要善于开动脑筋研究问题，发现规律改进工作（办公室工作看似杂乱纷繁，实则有规律可循—如发文，比如拟稿人草拟初稿，处室负责人审核，办公室把关，送领导签发；收文，比如收发员收文，贴办公室处理签，根据分工送领导批示，再按领导批示送相关处室办理；办公室工作看似简单易做，实则学问颇深。

例如，接电话看似简单，但面对不同的人，不同的情境，要用怎样的语气、怎样的表达沟通，如果不用心思考，就难以产生良好的效果，你打电话向别人借钱，别人打电话向你借钱，语气肯定不一样；对上级汇报事项与给下级打电话布臵工作语气也不一样）；三是要专注于办公室工作，沉下身子、静下心来，专心致志、心无旁骛，默默无闻、甘于奉献，不能心浮气躁、好高骛远。

办公室办文、办会、办事、服务、联络、协调等各项工作业务性很强，不专心就可能出差错；不专心就无法上水平。

因此，要全神贯注、全力以赴，将全部心思用在提高自身工作水平、做好各项本职工作上，认认真真做事，踏踏实实做人，不为困难所动摇，不为名利所困扰。

四是一丝不苟、精益求精，做到大事不误、小事不漏。

办公室作为日常运转部门，工作头绪众多、环节复杂，又与方方面面的工作息息相关，写材料的天天写材料，搞收发的天天搞收发，有些工作日复一日、鲜有变化，容易使人疲劳懈怠。

因此，作为办公室人员，必须保持高度负责的精神，一丝不苟的态度、严谨细致的作风，认真对待和切实抓好每一项工作。

出主意、做方案、办事情，都要缜密思考、周全考虑、反复权衡，事先把工作包含的各个环节、涉及的各个方面，以及可能遇到的各类问题想清楚。

越是紧张忙碌，越要不急不躁；越是头绪繁多，越要条理分明；越是困难当头，越是要振奋精神。

解决容易的事不掉以轻心，处理棘手的问题不忧心忡忡，并且每项工作完成后，都要认真总结反思，寻找不足，以便日后进一步完善细节、改进工作。

第二、有诚意感。

有诚意是我们每个办公室人员必备的品质，我们对人、对事、对工作都离不开诚意。

首先，对外要热诚。

办公室是“窗口”部门，对内代表领导集体的形象，对外代表单位整体的形象，每个人都是“形象大使”，办公室形象好，人们就会说这个单位好。

所以，对来单位办事的人，我们都要做到不分上级下级，无论上班下班，不管分内分外，都要热情待人，热心助人。

对符合规定的事情，要积极主动去办；对不符合规定或虽然符合规定但目前不具备条件去办的事情，也要做好相应的解释说明工作，争取得到对方的理解和支持。

要热情接待、礼貌待人，杜绝”门难进、脸难看、话难听、事难办“的现象。

其次，对内要真诚，大家在一起共事，是事业的需要，也是一种难得的缘分。

正如绿色的生命需要绿色的阳光一样，只有在良好的人际关系中生活与工作，才能充分发挥个人潜能。

所以我们要满腔热忱地对待工作、对待他人，做到交往上与人为善，生活上助人为乐，工作中成人之美，尽心尽力帮助他人、爱护他人、服务他人，要互相关心，互相爱护，互相帮助，互相理解，互相尊重。

要加强品德修养，顾全大局、谦让包容。

要多看他人之长，常思自己之短；以责人之心责己，以恕己之心恕人。

在办公室内部，更需要学人之长补己之短，用己之长助人之短，作为办公室的领导要时刻想一想：“部属学到了什么、提高了什么、留下了什么”。

办公室的其他同志也要时刻想一想：“别人的长处是什么、自己的差距在哪里”。

没有相互间的感情、信任和支持，就没有强大的工作合力，就创造不出丰厚的工作业绩。

没有工作业绩，就很难赢得个人的进步。

要以公道的方式、公认的原则、公开的程序去处理各类问题，不存私心杂念、不搞亲疏远近，不以感情代替原则、不拿权利去做交易，有话说在当面、有事摆在桌面，不搞当面一套、背后一套。

人与人之间交往，最忌讳的是“近视眼”、“势利眼”、“当面说好，背后说坏”，而最需要的是“纯正、真诚”和“患难与共”。

大家在一起工作应该登高望远，顾全大局，着眼长处干工作，珍惜缘分处关系，用事业心集中力量，靠团结协作求得共赢共荣。

因此，我们要用共同的目标来维护团结，以共同的成果来融洽感情，通过集体的进步让团体情感不断深化和延伸。

三是要正确看待名誉得失和荣辱进退，以宽广的胸怀面对周围的人与事，听得进逆耳之言，装得下酸甜苦辣，容得下难容之事。

办公室工作是从属性很强的工作，表面看来，做好了是大家的成绩，甚至是别人的成绩，做错了是办公室的责任，所以容易使人缺乏成就感，导致心理失衡。

办公室工作也是综合性很强的工作，杂事多，难事也多，很难做到让大家都满意，挨批评、遭抱怨是常有的，往往是“费力不讨好”。

所以，我们要有宽广、豁达的胸怀，经得起挫折，受得起委屈，能正确看待批评、指责和非议；能正确处理苦与乐、得与失、名与利的关系，守得住清贫，耐得住寂寞，经得起诱惑。

努力做到：受领导信任时不忘乎所以，受领导批评时不垂头丧气；面对荣誉时不沾沾自喜，受到委屈时不自暴自弃；在群众面前不自以为是，在领导面前不低三下四。

要恰到好处地把握情感的流露，掌握语言的分寸，节制自己的行为，塑造自身良好的形象。

第三、有紧迫感。

要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍。

要切实推行首问责任制和限时结办制，立说立行、急事急办、特事特办、要事快办、按时按量、保质保效完成各项任务。

要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办理高效、运转协调、行为规范的工作机制。

二、找准自身定位，当好领导的参谋和助手办公室是领导的“智囊团”。

办公室工作必须找准“给领导当好参谋和助手”这一定位。

一要勤于调查研究，注重总结分析。

办公室工作要围绕中心工作，协调好各方面关系。

在工作中注重把握分寸，做到责任到位不失职，工作主动不越位，这既是一条工作原则，也是一个工作方法问题，要学会在繁忙紧张的工作中勤于资料积累、善于总结分析，及时准确第为领导决策提供各种信息、资料。

充分发挥工作的主动性，多出点子、多想办法。

同时要深刻把握党和国家的方针政策，把握领导的工作思路，留心领导平时在不同场合的讲话和对一些具体问题的看法，善于将领导的思路进行系统总结和归纳，从中把握领导的思想脉搏和思维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务。

做到想领导之所想，急领导之所急，帮领导之所需，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上，通过经常性的调查研究，及时、准确、全面地为领导提供有效信息、为领导正确决策提供科学的参考依据。

搞好调查研究，撰写调研报告，是办公室人员的基本功。

这次培训因时间关系没有专门讲调研报告，我再此多讲几句，调查研究就是从实际出发，寻求规律性的认识，不被表面现象迷惑，不被陈旧观念束缚，不以主观认识代替客观实际，不以片面僵化的思维推断复杂多变、生动活泼的现实。

调查研究最忌讳的六方面：一是以领导的看法为结论，先定调子，再找例子，这实际上是弄虚作假；二是以自己的偏见为尺度，先定框框，再剪裁事实，这实际上是歪曲事实；三是以第一印象为定论，把首先看到的、听到的一面之词当作全貌、视为定论这实际上是以偏概全；四是以社会风向为标准，像氢气球一样随风飘荡，甚至把道听途说作为依据，这实际上是做表面文章，有哗众取宠之意，无实事求是之心；五是以书本为依据，认为书上讲的就是对的，特别是一些名人讲过、报刊发表过的就更是正确的、不能动摇的，这实际上是思想僵化的表现；六是以外国为最高榜样，开口美国，闭口日本，动不动就搬来发达资本主义国家的事例作为论据甚至标准，这实质是缺乏自信的表现。

总之调查研究不能先入为主，不能带任何框框，一定要从实际出发，求真、求实、求准，从实事中求得规律性认识。

撰写调研报告要明确精练、一针见血，避免长而空、繁而浅，观点和材料脱节以及官样化的弊病。

长而空的主要原因有二。

一是写作的指导思想上求长不求精，以为长则大，大就会引起重视。

其实恰恰相反，领导同志事物繁忙，往往喜欢简短精练的报告。

二是选用的材料不充分、不典型，难以说明主题，而代之以过多的议论。

遇到一个问题就引伸发挥，甚至从“开天辟地”说起，不管是否需要，把一些普遍适用的理论观点、方针原则、流行的语言使劲往里塞，导致空话、废话连篇累牍。

繁而浅，是求全不求新，对材料缺乏必要的概括和提炼、认真的筛选取舍以及周密的分析研究，而是“韩信点兵，多多益善”，主题不明确，重点不突出，逻辑不严密，缺乏新的思想和深刻的见解。

观点和材料脱节，就是指二者没有内在的必然联系，不协调、不一致。

观点不是从大量材料的分析中得出的，而是生拉硬扯到一起的，统率不了材料。

材料也未经精选、提炼，而是像贴上去的，也说明不了观点，这就使调研报告失去了说服力、吸引力。

官样化是指不论内容如何、需要与否，文章前面都要戴一顶“帽子”，如在****的领导下，****指导下，****的支持下、****的帮助下等等‘文章的后面都要穿一双“靴子”，如“深化改革、扩大开放”、“把工作做得好上加好”等等。

这实际上是画蛇添足，是一种“新八股”。

二要善于管好事务，发挥协调作用。