01酒店物资采购管理制度4.doc

01酒店物资采购管理制度4 酒店物资采购管理制度

物资采购是酒店经营管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。

采购员是酒店采购工作的专业人员，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。

一．适用范围：

本制度适用于聚源酒店正常运营时所发生的零星采购，长期供货及外包服务的管理制度。追加投资，扩建等非正常运营所发生的采购不属本制度规定范围。

二、种类及方式：

（一）根据酒店运行特点，分三种采购：

1.酒店相关职能部门所需零星物品的采购或临时短期的外包服务。如办公类、维修类、物料用品类仓库正常补库。

2.用量大，消耗快，周转频繁的原材料的采购。

3.周期长，合同标的值高的外包服务。

（二）采购流程：

各类物品采购流程（该流程是针对授权范围内的物品，授权范围外的按以前流程操作）：

1、仓库补仓物品的采购流程：

该类物品主要指副食品类，如因酒店仓库硬件原因，该类物品的部分不能在仓

库保管，而在使用部门的二级仓库进行保管的，仓库直接把二级仓库收编管理，该类物品的补仓由仓库负责填单。

对仓库的每种存仓物品，应按本文件中的第二大点第3小点规定的流程设定合理的采购线。

A、上述物品的仓存量接近或者低于采购线时，应需要及时进行补充货仓里的存货；

B、仓库主管要填写一份“物品申购单”（见附件，对申购单中的每项内容必须如实填写，如没有发生的则填“没有发生”）；

C、驻店采购按照申购单要求，在至少三家供货商中进行比较，选定相应供

货商，把三间供货商资料附在申购单后面（包括但不限于报价资料），由驻店采购在申购单上签名确认，提出采购意见及注明可以到货日期；

D 、酒店财务部成本会计签名加意见（如对价格及其他有问题的，必须立即跟采购人员沟通，并立即给出建议方案），到酒店财务第一负责人签名确认；

E 、酒店总经理进行审批后转由酒店采购进行实施购买。

2、鲜活食品冻品的采购流程（主要指蔬果类、肉食类）：

该类物品主要指蔬果类及肉食类，包括蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果等

物料的采购申请。

A 、由各酒吧、各部门总厨或者主管（要有餐饮总监签名确认），根据当天经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交驻店采购（按照以前单据格式）；

B 、酒店采购当天下午以电话下单（针对供货商月结）或者次日直接到市场采购。

C 、酒店财务部成本会计与使用部门定期进行沟通，对上一日该类物品采购的数量进行检查（包括已使用及未使用的数量），如发现有较多剩余的，必须提供处理方案及日后申购数量的建议，并报总办批示。

1. 酒店相关职能部门所需零星物品的采购或临时短期外包服务按下列流程执行：

酒店各部门申购时应先与库管确认仓库是否有货后再进行申购，如所购物品系急用或仓库平时不备货的，单张申购单价值小于10000元时，可由总经理直接批准执行；单张申购单价值大于10000元时，报副总裁或董事长批准执行。

单笔货值大于等于30000元时，由财务总监牵头视具体情况招集相关人员进行评审，确定最终供应商，填写《大宗采购评审表》，相关人员签字、总经理审核后，报董事长批准执行。

2. 用量大，消耗快，周转频繁的原材料采购。

原则上采用供货商送货上门的方式。

供货商的寻找原则上由采购经办人负责，财务部门协助。每月对各供货商价格质量等进行评审，采购人员应填写《合同/ 供货商评审表》列出多家（三家以上）供货商的相关信息（含名称，联系方式，货物品名等）。由财务总监负责召集相关人员、采购经办人评审确定供货商及价格。为了便于随时掌控供应商的价格和质量，酒店原材料供应需不定期调整供应商，财务总监审核，经总经理审查批准后签订合作协议，有效期一般为三个月。酒水的采购有效期一般为一年。采购人员将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。

在合同有效期结束之前，财务总监负责召集相关人员依上述规定重新对供货商评审，确定下一周期的供货商。

财务总监、餐饮总监会同相关人员应不定期安排对原材料的价格进行比对，并将比对结果及时通知采购员及财务。采购人员应及时掌握市场价格情况，监督供货商所送物品的价格、质量，对其违反合作条款行为及时指出。

财务总监每星期指定相关财务人员对至少一天以上的价格进行核实（包括其他供货商当天的价格行情）。如发现异常报财务负责人进一步核实相关情况

3.合同标的值高的外包服务。

布草洗涤、消杀等服务商的寻找和接洽原则上由客房经理负责，财务部门协助。采购部应填写《服务商评审表》列出多家（三家以上）服务商的相关信息（含名称，联系方式，服务内容，价

格等），财务部门负责召集相关人员评审确定服务商，财务总监、总经理审核，报公司批准后由采购部签订合作协议，合同有效期一般为12个月。总经办将已签定的合同（协议）送交财务部一份备档，另一份留存备查。

在合同有效期结束之前，财务部门负责召集相关人员依上述规定重新对服务商评审，以确定下一周期的服务商。

三、供货商（服务商）处罚程序

1、凡供货商（服务商）违反相关合作条款（送货不及时、原材料质量问题、拒绝送货、配合工作不到，服务质量差等），由相关部门每月（特殊情况不定时）书面通知总经理进行反馈。

2、行政部了解事情原委后，由总经理召集部门经理会议商议决定后出处罚决定，开出罚单；

3、行政部所开罚单交总经理审批；

4、行政部将对供货商（服务商）的罚单交财务部执行，财务部在结算供货商（服务商）款项时按罚单标准予以扣除。

四、物品采购监督要求：

1、所授权的物品，分为两类：A、供货商月结；B、直接到市场采购，授权生效时酒店必须成立《供货商评定小组》（由酒店总办、酒店采购、使用部门、酒店财务部组成），每月对各类物品进行分析（包括但不限于物品的用量、价格、品质等），将物品进行分类（制定供货商月结还是进行直接市场采购，最终要形成文件，由评定小组汇签确认，酒店财务部存档备查，并抄送