物业档案管理培训PPT幻灯片
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(新)物业档案管理(企业讲座培训课件)
（企业讲座培训课件）
一、什么是物业档案 二、物业的档案管理 三、如何做好档案管理 四、案例分析
（企业讲座培训课件）
一、物业档案： （一）定义： 物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、 服务过程中形成的作为原始记录保存起来，以备 考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载 体的文件材料的总和。
（企业讲座培训课件）
目前各企业/服务中心档案管理的现状：
无相对独立的档案存放空间; 无专/兼职的档案管理人员; 档案的分类不清晰； 查阅不方便; 定期归档不及时； 存档的资料不符合归档要求; 记录链条断裂； 无建立企业的档案管理制度; 充分利用档案
四、案例分析：
2015年度物业管理执法检查，分内业、外业、设施
（企业讲座培训课件）
二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理：
包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
（企业讲座培训Байду номын сангаас件）
1、档案的收集与整理：
注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。
A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套， 从建筑物到环境；从时间上讲是指物业管理的自始至终， 从物业的规划设计到售后日常管理服务的全过程。
B、及时：“六时” --物业承接查验时，此时是全面掌握房屋建筑、附属设 备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基本情况的最 佳时机；
（企业讲座培训课件）
（企业讲座培训课件）
（六）档案的分类方法：
1、时间分类法：按资料产生的时间来分类； 例如：发文、员工档案、业主档案等；
一、什么是物业档案 二、物业的档案管理 三、如何做好档案管理 四、案例分析
（企业讲座培训课件）
一、物业档案： （一）定义： 物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、 服务过程中形成的作为原始记录保存起来，以备 考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载 体的文件材料的总和。
（企业讲座培训课件）
目前各企业/服务中心档案管理的现状：
无相对独立的档案存放空间; 无专/兼职的档案管理人员; 档案的分类不清晰； 查阅不方便; 定期归档不及时； 存档的资料不符合归档要求; 记录链条断裂； 无建立企业的档案管理制度; 充分利用档案
四、案例分析：
2015年度物业管理执法检查，分内业、外业、设施
（企业讲座培训课件）
二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理：
包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
（企业讲座培训Байду номын сангаас件）
1、档案的收集与整理：
注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。
A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套， 从建筑物到环境；从时间上讲是指物业管理的自始至终， 从物业的规划设计到售后日常管理服务的全过程。
B、及时：“六时” --物业承接查验时，此时是全面掌握房屋建筑、附属设 备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基本情况的最 佳时机；
（企业讲座培训课件）
（企业讲座培训课件）
（六）档案的分类方法：
1、时间分类法：按资料产生的时间来分类； 例如：发文、员工档案、业主档案等；
物业档案管理培训ppt课件
件号表示第1件 三级类目表示机构管理 二级类目表示行政综合 一级类目表示行政管理 全宗号表示集团本部
27
第三章 怎样管好档案 3.4.1档案库房管理办法
原 则 以防为主，防治结合，严格日常管理
要求
防盗
放火
防潮
防虫
措施
门窗紧固 严禁明火安全 禁水冲地 库房严入 用电置灭火器 置除湿机
放置药品
要求
防尘 防高温 防强光 防辐射
文
档
件
整理归档
案
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
非现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
3—10%
形成者
部门资料室
项目档案室
5
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
式 变
革
前端控制 过程管理
6
第一章 什么是档案
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
管
信息管理 理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工 销售管理
服务管理
监理 竣工 销售合同
物业合同
25
第三章 怎样管好档案 3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号
27
第三章 怎样管好档案 3.4.1档案库房管理办法
原 则 以防为主，防治结合，严格日常管理
要求
防盗
放火
防潮
防虫
措施
门窗紧固 严禁明火安全 禁水冲地 库房严入 用电置灭火器 置除湿机
放置药品
要求
防尘 防高温 防强光 防辐射
文
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件
整理归档
案
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
非现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
3—10%
形成者
部门资料室
项目档案室
5
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
式 变
革
前端控制 过程管理
6
第一章 什么是档案
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
管
信息管理 理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工 销售管理
服务管理
监理 竣工 销售合同
物业合同
25
第三章 怎样管好档案 3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号
物业档案管理PPT课件
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马上就要 上课了
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上课时希望大家
• 讲手机调成静音或关机 • 听讲仔细，积极回答和配合 • 别人回答后，请不要吝啬你的掌声
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档案管理的概念
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（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围 权属资料档案 技术资料档案 验收文件档案
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二、物业入住期档案的收集与整理
（一）物业入住期物业管理档案收集的特点
1. 本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对 象——业主、物业使用人；
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
物业管理档案管理PPT(共48页)
第三节 客户满意度调查
一、客户满意度
测量客户满意的方法：建立受理系统、客 户满意度调研、失去客户分析、竞争者分析。
客户需求（四种）
被关心 被倾听 服务人员专业化 迅速反应
二、客户满意度调查
目标明确
基 领导重视
实
本 持续改进
施
原 则 协同运作
步 骤
基于事实
1、策划 2、利用客户数据库 3、客户期望值 4、草拟问卷 5、审核问卷 6、调查 7、分析结果 8、报告反馈与实施 9、过程再评估
2005年 电梯 高压配电
2006年
中央空调 电梯 高压配电
• 组织机构——年度分类法 办公室 2005
2006
品质部 2005 2006
市场部 2005 2006
第二节 物业管理档案的收集与整理
一、物业承接查验期物业管理档案的收集 物业基础资料档案
此阶段档案收集索取对象主要是建设单位 1、权属资料 2、技术资料 3、验收资料
第十三章 人力资源管理
• 掌握： • 员工招聘的组织与实施，培训管理的组织与
实施。
• 熟悉： • 员工招聘计划的制定，员工的解聘，培训的
分类及内容，员工薪酬管理的内容，员工的考 核与奖惩。
概 念：
人力资源管理，是指运用科学方法，对 企业的人力进行合理的培训、组织和调配， 使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人 的思想、心理和行为进行恰当的引导、控制 和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽 其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目 标。
重大损害的； (4)被依法追究刑事责任的。
资遣：
• 资遣是企业因故提出与员工终止劳动合 同的一项人事调整活动。资遣不是因 为员工的过失原因造成的，而是企业根 据自己经营的需要，主动与员工解除劳 动契约
《物业管理培训大全》PPT课件
建立费用收缴制度，确保 业主按时缴纳物业费用； 对于拖欠费用的业主，采 取适当的催缴措施。
费用公示与监督
定期公示物业费用收支情 况，接受业主监督，确保 费用的透明度和合理性。
10
CHAPTER 03
物业安全与卫生管理
2024/1/28
11
物业安全管理制度与措施
建立健全安全管理制度
制定完善的安全管理制度，明确各级 管理人员职责，确保安全管理工作的 有效实施。
跟进与反馈
在解决投诉或纠纷后，及时跟进并向业主反 馈处理结果，确保问题得到妥善解决。
18
CHAPTER 05
法律法规与合同管理
2024/1/28
19
物业管理相关法律法规解读
01 02
《物业管理条例》核心内容解读
详细阐述《物业管理条例》中关于业主、业主大会、物业服务企业等各 方主体的权利和义务，以及物业服务合同的签订、履行、变更和终止等 相关规定。
讼等，并分析各种处理方式的优缺点和适用条件。
22
CHAPTER 06
团队建设与职业素养提升
2024/1/28
23
物业管理团队建设策略
明确团队目标
设立清晰、可量化的团队目标，确保每个成 员都能理解并为之努力。
优化团队结构
根据业务需求，合理配置团队成员，实现技 能互补和高效协作。
建立信任与沟通机制
营造开放、透明的沟通氛围，鼓励成员间相 互信任、积极沟通。
相关法律法规的关联与影响
分析《物权法》、《合同法》、《价格法》等相关法律法规与物业管理 的关系，以及这些法律法规对物业管理实践的影响和指导意义。
2024/1/28
03
法律责任与风险防范
探讨物业管理中各方主体可能承担的法律责任，如违约责任、侵权责任
费用公示与监督
定期公示物业费用收支情 况，接受业主监督，确保 费用的透明度和合理性。
10
CHAPTER 03
物业安全与卫生管理
2024/1/28
11
物业安全管理制度与措施
建立健全安全管理制度
制定完善的安全管理制度，明确各级 管理人员职责，确保安全管理工作的 有效实施。
跟进与反馈
在解决投诉或纠纷后，及时跟进并向业主反 馈处理结果，确保问题得到妥善解决。
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CHAPTER 05
法律法规与合同管理
2024/1/28
19
物业管理相关法律法规解读
01 02
《物业管理条例》核心内容解读
详细阐述《物业管理条例》中关于业主、业主大会、物业服务企业等各 方主体的权利和义务，以及物业服务合同的签订、履行、变更和终止等 相关规定。
讼等，并分析各种处理方式的优缺点和适用条件。
22
CHAPTER 06
团队建设与职业素养提升
2024/1/28
23
物业管理团队建设策略
明确团队目标
设立清晰、可量化的团队目标，确保每个成 员都能理解并为之努力。
优化团队结构
根据业务需求，合理配置团队成员，实现技 能互补和高效协作。
建立信任与沟通机制
营造开放、透明的沟通氛围，鼓励成员间相 互信任、积极沟通。
相关法律法规的关联与影响
分析《物权法》、《合同法》、《价格法》等相关法律法规与物业管理 的关系，以及这些法律法规对物业管理实践的影响和指导意义。
2024/1/28
03
法律责任与风险防范
探讨物业管理中各方主体可能承担的法律责任，如违约责任、侵权责任
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2020/6/2
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第三章 怎样管好档案
3.2.4综合类文件整理程序
定件 装订 分类 排列 编号 编目 装盒
（规格）
自然件 原装
年度 问
订装 （大）问题
组合件
线装
时 保管期限
粘装
件号
全 宗 号 责任者 题年 度 文号
保管期限 题 名 间件 号 日期
问 题 页数
备注
封面 盒脊 备考表
2020/6/2
事宜
20070112
2
含附件
2020/6/2
20
第三章 怎样管好档案
3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例
全宗号 年度
保管期限
机构（问题）
起 止
室
件 号
馆
盒号
2020/6/2
A 2007
1
0.1.01
起 止
1-100
件
号
1
盒内文件情况说明
本卷为2007年营业执照变更资料， 共10件，10页。
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15
第三章 怎样管好档案
3.2.2文件管理工作要点
要素 责任者 时间
要求
标准/范围
积累 形成者 收集 文员
随时 定时
及时 完整
工作范围内形成的
及时 齐全 完整 系统
所有文件
整理
文员 随时+定时
齐全 完整 准确 《综合类整理规范》 系统 规范 《技术类整理规范》
归档 文员 随时+定时
及时 完整
《归档办法》
综合类 规范
技术类 规范
归档 办法
收集 整理
档案行政工作 档案工作
档案业务工作 文件管理工作 档案管理工作
部门 指导监督检查 DAGL
文员
人员
文件转化为档案
业务指导 分类
编号
整理
办法
库房
保管
管理 办法
利用
利用
办法
鉴定
鉴定
办法
统计
统计
办法
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11
第三章 怎样管好档案
3.1.1档案管理体系和机构
2020/6/2
行政管理部门
档案主管
档案管理 员
部门文员
工程资料员
执行制度 整理文件 保管保密
纳入规划 解决关键 协调发展 拟订规划 提供条件 创造环境 抓住头尾 控制过程 图纸管理 竣工验收
13
第三章 怎样管好档案
3.1.3档案行政工作职能
统筹策划 统筹档案事务，规划目标和发展方向
统一制度 制度、标准、规范的制定、维护、实施 组织协调 施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范） 实施监督 以目标为导向的过程控制（报表巡查） 业务指导 标准指引和行为修正（培训总结咨询）
18
第三章 怎样管好档案
3.2.5归档章填写示例
全宗号
年度
室编件号
机构或问题 保管期限 馆编件号
A
2007
1
0.1.01
1
2020/6/2
19
第三章 怎样管好档案
3.2.6归档文件目录填写示例
件号 责任者
文号
题名
日期 页数 备注
1
地产置业
雅集行中 〔2007〕2号
关于“推选2006年度 ‘优秀经理’候选人”
表示领导 表示指导 表示虚拟 机构
集团行政中心 区域行政中心
集团综合 DAS
区域综合 DAS
部门ZLS 部门
项目行政人事部
项目综合 DAS
工程ZLS
部门
部门ZLS
工程部
2020/6/2
三层架构双线管理
12
第三章 怎样管好档案
3.1.2档案管理岗位和职责
主管领导
制定计划 树立标准 检查指导 提升业务 贯彻标准 开展业务 基层指导
2020/6/2
14
第三章 怎样管好档案
二次利用需
视
判断保密性
情
权威性（红
况
头红章）用
酌
途（报批对
定
外）等因素
清退
回复及外单位 重份文件
有清退要求
文
暂存 积累收集清理 有参考价值
件
重份文件
处
归档 积累收集整理 有保存价值
理 方
超过保管期限
式
销毁
无保存价值
二次利用
出卖
3.2.1文件处理方式
2020/6/2
7
第二章 为什么要管好档案
2.1、档案的直接作用
凭证作用 参考作用
2020/6/2
1 记录公司历史 2 著录公司资产 3 维系公司正常运转 4 保护公司合法权益
8
第二章 为什么要管好档案
2.2、档案在管理活动中的价值体现
伦理
P(plan)
A(again) D(do)
C(check)
信息 决策 计划 组织 领导 创新 控制
2020/6/2
1 是文件材料
2 是使用完毕或告 一段落的文件材料
3 是具有保存价值 的文件材料
4 是保存备查的文 件材料
3
第一章 什么是档案
1.2、文件的定义
文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形 成的各种载体形式的信息记录材料。
是信息记录材料
•实质是信息
是各种载体形式的
•载体形式多样
是公司直接产生和形成的
2020/6/2
16
第三章 怎样管好档案
3.2.3综合类文件整理综述
基本原则 按件整理，按卷装盒
1 整理时间、地点方便灵活 优
2 方式简洁，减少工作量 点
3 便于利用，有利保密 基本前提 有保存价值，属归档范围
件：具有完 整、独立意思 表达的文件基 本整理单位
卷：具有内 在逻辑联系的 件的集合及基 本保管单位
整理人：欧莹（手签） 检查人：郭杰（手签）
2007年3月20日
21
第三章 怎样管好档案
3.2.8工程类文件整理概览
工程前期文件 阶段
立项审批 勘测 设计
•原生性和相关性
是各项工作和活动中形成的
•内容极其丰富
2020/6/2
4
第一章 什么是档案
1.3、文件与档案的关系
具有保存价值
文
整理归档
件
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
档 案
非现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
3—10%
2020/6/2
形成者
部门资料室
项目档案室
5
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
雅居乐地产置业有限公司
档案管理学习
行政中心 2020年6月2日
2020/6/2
1
雅居乐地产置业有限公司档案管理学习
三个基本问题
1 什么是档案 2 为什么要管好档案 3 怎样管好档案
2020/6/2
2
第一章 什么是档案
1.1、档案的定义
档案：是公司现行 使用完毕或告一段 落的具有保存价值 的并保存备查的文 件材料。
文化 档
案
2020/6/2
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第三章 怎样管好档案
3.0.1档案管理的基本原则
1 集中统一管理本公司全部档案 2 维护档案完整与安全
3 便于各项工作的利用
2020/6/2
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10
第三章 怎样管好档案
3.0.2档案工作结构展开图
统筹规划 统一制度 组织协调 实施监督
日常 工作
收集 范围
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
式 变
革
前端控制 过程管理
2020/6/2
6
第一章 什么是档案
1.5、档案基本分类
综合管理类
档
案
基
本
分
技术类
类
其它类
行政管理 经营管理 财务管理 营销管理 物业管理 多种经营 基建工程 设备仪器
特殊载体
2020/6/2