秘书协调工作课件
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《秘书学》全套课件完整版
可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
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目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
秘书的日常工作(上)PPT课件
▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 （特别是在本公司内），应该是先拔通对 方的电话，对方接听电话之后，自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同，则在拨通对方 秘书电话请求转接之后，马上把电话转给 自己的上司。
2021/3/12
25
▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
2021/3/12
39
▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
2021/3/12
10
▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
2021/3/12
2021/3/12Fra bibliotek422021/3/12
43
2021/3/12
44
印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
2021/3/12
26
接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
2021/3/12
25
▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
2021/3/12
39
▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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26
接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电
2024版《秘书培训》ppt课件
提升职业技能
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
6
02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
21
05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
通过不断学习和实践，提升职业技能和素养，为职业发展打下坚实 基础。
28
提升自身竞争力的方法
2024/1/29
学习新知识
持续学习新知识，包括办公软件操作、商务礼仪、公文写作等， 提高工作效率和质量。
培养良好习惯
养成良好的工作习惯，如细心、耐心、守时、保密等，提升职业素 养。
拓展人际关系
积极参加各类社交活动，拓展人际关系，建立良好的人脉网络。
谈判礼仪 充分准备谈判资料，熟悉谈判内容和目标；尊重对方意见 和立场，保持冷静和客观；注意谈判技巧和策略的运用。
20
跨文化商务礼仪
文化差异认知
了解不同国家和地区的文化差异和商务习惯，尊 重对方的文化传统和习俗。
语言沟通
掌握基本的跨文化沟通技巧和外语能力，避免语 言障碍导致的误解和冲突。
礼仪禁忌
了解不同文化背景下的礼仪禁忌和敏感话题，避 免触犯对方的文化底线。
2024/1/29
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02
秘书的基本技能
Chapter
2024/1/29
7
文字处理技能
熟练掌握各种办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能 够高效、准确地完成文档的编辑、排 版、打印、复印等工作。
熟练的文件管理能力
能够对公司的重要文件进行分类、归 档、保管，确保文件的完整性和保密 性。
2024/1/29
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05
秘书的沟通与协调能力
Chapter
2024/1/29
22
有效沟通技巧
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免模糊不清或含糊 其辞。
及时给予他人反馈，确认信息是 否准确传达，确保沟通顺畅。
2024/1/29
秘书沟通协调的PPT课件
• 从阎秘书成功协调两位总经理的案 例可以看出,秘书的协调作用并不亚于 领导本身的协调作用,一个称职的秘书 要尽力促进领导双方的沟通和理解， 使之统一认识，消除内耗，团结一致，
把精力用到工作上。有时，为了促进
领导之间的团结，消除领导之间的误 解，秘书可以说点“假话”，“编”
点理由，这是秘书的协调个协调 遵循了什么原则？
秘书沟通协调的原则
• 调查研究原则，这 是基础。
• 局部服从全局的原 则，这是前提。
• 注意思想教育原则， 这是保证。
• 按职能、分层次负 责原则。这是关键 .
案例分析
• 领导班子召开办公会议，办公会上作出了 一系列的决定，恰好在A领导因公出差缺席， 会议主持人因公务繁忙而未能及时向缺席 者传达，缺席者因不了解内情而对办公会 的决定不能理解，由此产生误会，产生矛 盾。
归纳总结
沟通协调是非常重要的，沟通协调需 要调查研究原则，这是基础，在协调时前 提是要局部服从全局的原则，因为被协调 对象可能有情绪，需要注意思想教育原则， 这是工作的保证，关键是沟通协调要按职 能、分层次负责原则。
归纳总结
在处理不同情况下的矛盾时有不同的要求， 当与会者缺席时应及时向缺席者传达会议精神; 当非分管领导下达命令时，应主动介绍应急情 况关键是应加强沟通，化解矛盾;当矛盾双方 失去理智或情绪失控时，采用恰当的变通手段， 淡化矛盾，或转移话题暂时分离；当事权冲突 或利益冲突，矛盾双方各执一说时，或者缓和 气氛先降温或创造时机促交谈，总之应融合认 识，缓解双方的矛盾。
秘书沟通协调的
所以说沟通协调非常重要， 俗话说：没有规矩无以成方圆。 协调需要一定的原则和要求的。
时间：2月24日下午
地点：温州鹿城分局松台派出所
《秘书基础》课件——第二章 秘书工作的特点作用、内容原则3
3、服务性 “三服务”服务领导机关、服务各部门、服务 人民
4、机密性
（1）文书管理和公文办理中接触到的机密
（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机 密
（3）领导交办的工作中的机密事项（如人事变 动、机构调整、政策修订等）
（4）承办领导机关和领导者电话中的机密
（5）重要领导人活动，机关内部情况，养成保 密习惯
1、依附性★★★ 秘书工作依附于领导活动而存在 （1）不能自作主张（越权） （2）不能反客为主（越位） 依附性是秘书工作的本质特征，在秘书活动中 表现为辅助性。（谈秘书工作性质时讲“辅助 性”，谈特点时讲“依附性”）
2、综合性（★★） （1）从秘书工作的职能范围来看 秘书部门是“咽喉”联系沟通各部门、协调辅 助 （2）从秘书工作本身工作来看（★★★） 政务类、事务类
4、秘书工作的事务类任务包括（ ） A、处理来信来访 B、机要通信 C、文书的缮印和校对 D、催办、查办领导批办事宜
5、下路属于秘书工作非事务性工作的是（ ）
A、调查研究
B、文件的清缴
C、印信管理
D、文件的拟办、承办
6、下列属于秘书政务工作的是（ ）
A、文件的起草、核稿
B、承办会务
C、信息的收集、整理
A、文字把关
B、事务处理
C、筛选文件
D、宣传策划
3、秘书的枢纽作用指的是（ ）
A、上情下达
B、下情上报
C、左右联通
D、联系内外
4、秘书部门被称为“不管部”表现在（ ）
A、围绕中心工作产生的任务
B、临时发生的突击任务
C、带全面性的任务
D、为领导服务的其他事项
5、张XX是单位秘书部门的秘书，下列关于其工作中 正确的有（ ） A、张秘书进行公文制发、文书资料处理 B、张秘书陪同领导调研，撰写调研报告 C、张秘书参与本单位的领导决策 D、张秘书对单位各部门工作进行协调
4、机密性
（1）文书管理和公文办理中接触到的机密
（2）领导同志的谈话、指示、会议记录中的机 密
（3）领导交办的工作中的机密事项（如人事变 动、机构调整、政策修订等）
（4）承办领导机关和领导者电话中的机密
（5）重要领导人活动，机关内部情况，养成保 密习惯
1、依附性★★★ 秘书工作依附于领导活动而存在 （1）不能自作主张（越权） （2）不能反客为主（越位） 依附性是秘书工作的本质特征，在秘书活动中 表现为辅助性。（谈秘书工作性质时讲“辅助 性”，谈特点时讲“依附性”）
2、综合性（★★） （1）从秘书工作的职能范围来看 秘书部门是“咽喉”联系沟通各部门、协调辅 助 （2）从秘书工作本身工作来看（★★★） 政务类、事务类
4、秘书工作的事务类任务包括（ ） A、处理来信来访 B、机要通信 C、文书的缮印和校对 D、催办、查办领导批办事宜
5、下路属于秘书工作非事务性工作的是（ ）
A、调查研究
B、文件的清缴
C、印信管理
D、文件的拟办、承办
6、下列属于秘书政务工作的是（ ）
A、文件的起草、核稿
B、承办会务
C、信息的收集、整理
A、文字把关
B、事务处理
C、筛选文件
D、宣传策划
3、秘书的枢纽作用指的是（ ）
A、上情下达
B、下情上报
C、左右联通
D、联系内外
4、秘书部门被称为“不管部”表现在（ ）
A、围绕中心工作产生的任务
B、临时发生的突击任务
C、带全面性的任务
D、为领导服务的其他事项
5、张XX是单位秘书部门的秘书，下列关于其工作中 正确的有（ ） A、张秘书进行公文制发、文书资料处理 B、张秘书陪同领导调研，撰写调研报告 C、张秘书参与本单位的领导决策 D、张秘书对单位各部门工作进行协调
九段秘书工作法培训PPT课件
九段秘书：做流程
总结和提炼工作经验和教训
梳理过往工作经历，明确成功和失败案例 分析经验教训，找出规律性和共性问题 提炼有效的工作方法和策略，形成可复制的经验
制定和优化工作流程和规范
01
分析现有工作流程，找出瓶颈和问题
02
设计优化方案，简化和规范工作流程
制定标准化操作规范，提高工作效率和质量
03
推动团队协同和高效执行
收集、整理会议所需的背景资料、参考文件等 根据会议需求，准备必要的演示文稿或报告材料
确保所有文件资料齐全、准确，并提前进行复印和装订
提前安排场地和设备
01
根据会议或活动需求， 提前预订合适的场地
02
检查场地设施是否完善 ，如座椅、投影、音响 等
03
提前安排设备租赁、调 试和测试，确保设备在 会议期间正常运行
将检查结果进行汇总，形成书 面报告。
报告中要包含问题、原因分析 、改进意见等内容。
及时向上级领导汇报，以便领 导了解工作情况和问题所在。
05
CATALOGUE
四段秘书：勤准备
了解会议或活动的背景和目的
深入研究会议或活动的主题和议 题
了解与会人员的基本情况和背景
明确会议或活动的目标和期望结 果
准备相关资料和文件
确认参与会议或活动的人员名单 ，包括主持人、发言人、参与者
等
明确每个人的角色和职责，确保 每个人都清楚自己的任务
对于需要特别准备的人员，如发 言人，提前沟通并确认其准备情
况
准备应急方案和备用计划
针对可能出现的突发情况，制定相应的应急方案，如设备故障、场地问 题等
准备备用计划，以应对原计划无法实施的情况，确保会议或活动的顺利 进行
总结和提炼工作经验和教训
梳理过往工作经历，明确成功和失败案例 分析经验教训，找出规律性和共性问题 提炼有效的工作方法和策略，形成可复制的经验
制定和优化工作流程和规范
01
分析现有工作流程，找出瓶颈和问题
02
设计优化方案，简化和规范工作流程
制定标准化操作规范，提高工作效率和质量
03
推动团队协同和高效执行
收集、整理会议所需的背景资料、参考文件等 根据会议需求，准备必要的演示文稿或报告材料
确保所有文件资料齐全、准确，并提前进行复印和装订
提前安排场地和设备
01
根据会议或活动需求， 提前预订合适的场地
02
检查场地设施是否完善 ，如座椅、投影、音响 等
03
提前安排设备租赁、调 试和测试，确保设备在 会议期间正常运行
将检查结果进行汇总，形成书 面报告。
报告中要包含问题、原因分析 、改进意见等内容。
及时向上级领导汇报，以便领 导了解工作情况和问题所在。
05
CATALOGUE
四段秘书：勤准备
了解会议或活动的背景和目的
深入研究会议或活动的主题和议 题
了解与会人员的基本情况和背景
明确会议或活动的目标和期望结 果
准备相关资料和文件
确认参与会议或活动的人员名单 ，包括主持人、发言人、参与者
等
明确每个人的角色和职责，确保 每个人都清楚自己的任务
对于需要特别准备的人员，如发 言人，提前沟通并确认其准备情
况
准备应急方案和备用计划
针对可能出现的突发情况，制定相应的应急方案，如设备故障、场地问 题等
准备备用计划，以应对原计划无法实施的情况，确保会议或活动的顺利 进行
秘书与会务工作课件
对组织和参与人员进行总结和 评价，为今后工作提供借鉴。
案例二：某公司重要客户接待方案
1. 确定接待目的和对象 与客户建立良好的沟通和合作关系 加强与客户的联系和信任
案例二：某公司重要客户接待方案
01
02
03
为公司业务发展提供机 会和支持
2. 策划接待方案和行程 安排
制定详细的接待计划和 行程安排表
协助领导处理会议中出 现的问题与矛盾
传达领导意图，及时反 馈会议进展情况给领导 及相关人员
做好与其他部门的协调 工作，确保会议顺利进 行
保障会议安全
01
02
03
04
协助领导制定会议安全方案与 措施
检查会议场地安全设施与设备 ，确保无安全隐患
安排专人负责会议期间的安全 保卫工作
密切关注会议进展，及时处理 突发情况，确保会议安全有序
4. 做好接待实施和协调工作
在客户到达前做好各项准备工作，确保接待环节顺畅无阻
在接待过程中密切关注客户的需求和反馈，及时调整和完 善服务内容
案例二：某公司重要客户接待方案
在客户离开前做好送行工作，确保客户离开的顺利和安全。
5. 做好接待评估和总结工作
分析接待效果和反馈，收集意见和建议，为今后工作提供借鉴和 改进方向。
02
会务工作是秘书工作的重要内容之一，要求秘书具备较 强的组织协调能力、时间管理和应变能力，以确保会议 的顺利进行。
03
秘书与会务工作的关系是相互依存、相互促进的，秘书 工作的质量直接影响着会议的效果，而会务工作的顺利 进行也离不开秘书的参与和协助。
02 秘书在会务工作中的作用
协助领导策划会议
协助领导确定会议主题与议 程
注重细节
第二讲秘书工作职能ppt课件
1）秘书办理常规事务
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
秘书办理常规事务的内容繁多， 主要有办公资源的管理、电话函件的处 理、信访督查工作、值班保密工作、印信 管理工作、接待管理工作、领导日程安
排、商务旅程管理等。
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
（四）辅助协调
1、秘书辅助协调的内容 协调。是指对组织运转中由不确定因素 出现的问题和失调现象进行妥善处理，化解 或缓解矛盾，统一思想认识，恢复组织协调 运转，共同形成合力，完成组织使命。 秘书的协调。一是指秘书在辅助管理等 业务活动中，发现失调或问题，主动进行信 息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求 共识，协调关系；二是指受命于领导者，去 处理随机出现的失调问题。
二、案例分析
案例（一）
邱志伟与吴宏斌同时受聘到中信集团做秘书。一年后，领导总爱找邱志伟商
议。吴宏斌感到纳闷：自己的水平能力不亚于邱志伟，为什么会到受冷落呢？
他找到吴宏斌，请他帮助分析原因。邱志伟开诚布公地对吴宏斌说：“我看
你主要是提意见多，提建议少。”吴宏斌点头说：“你说得对，我是有这个毛病。
我总想着提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”邱志伟截住吴宏斌的话说：
经营者提供商品或者服务有欺诈行为 的，应 当按照 消费者 的要求 增加赔 偿其受 到的损 失，增 加赔偿 的金额 为消费 者购买 商品的 价款或 接受服 务的费 用
二、秘书综合服务职能
“综合服务”是秘书的根本职能。秘书提 供“综合服务”的职能很宽广，可以说：领导 的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多 宽，同时，秘书还得为平行的职能部门执行管 理职能提供服务，并还要 为管理的相对人——人民 群众提供服务。
九段秘书工作法ppt课件
案例二
应对客户投诉与纠纷。耐心倾听客户诉求，积极协调资源 解决问题，恢复客户关系并提升客户满意度。
案例三
协调供应链合作伙伴间的利益分配。在保障公司利益的同 时，兼顾合作伙伴的合理诉求，促进供应链的稳定与高效 运作。
案例四
处理突发事件与危机管理。在突发事件发生时，迅速响应 并制定应对策略，协调各方资源共同应对危机，降低损失 并恢复正常秩序。
施。在会议现场，秘书还准备了精美的名牌和座位安排，为参会人员提供了良好的参会体验。
提高准备效率方法
制定详细的工作计划
根据会议需求和时间安排，制定详细 的工作计划，明确每项任务的完成时 间和责任人。
使用清单管理
列出所有需要准备的事项，每完成一 项就划掉一项，确保不漏掉任何细节 。
借助工具提高效率
使用电子化的工具如日程管理软件、 文件共享平台等，提高信息传递和协 作的效率。
加强商业风险防范意识，关注市场动态和竞争对手情况，为公司决策提
供有力支持。
THANKS
感谢观看
通打下基础。
表达清晰
用简洁明了的语言传达 信息，避免使用模糊或
晦涩的词汇。
非语言沟通
注意肢体语言、面部表 情和声音语调，传递积
极、真诚的态度。
情绪管理
保持冷静和理性，避免 情绪化的言辞和行为影
响沟通效果。
协调各方利益和关系方法论述
01
02
03
04
了解各方立场
充分了解各相关方的利益诉求 和期望，为协调打下基础。
强化网络安全意识
加强网络安全防护，不随意连接未知网络，不泄露个人和 公司账户密码。
维护公司形象和利益举措
01
积极建言献策
关注公司发展动态，积极为公司发展建言献策，促进公司持续改进和创
秘书的日常事务工作课件
分工协作
根据各自的能力和特长， 与同事合理分工，共同完 成工作任务，提高工作效 率。
处理冲突与解决问题
冷静分析
面对冲突和问题时，保持冷静 、客观的态度，分析问题的根
源和关键因素。
主动沟通
积极与相关人员沟通，了解各 自的立场和需求，寻求双方都 能接受的解决方案。
妥协与合作
在解决冲突和问题时，学会妥 协和合作，以达成共识和双赢 的结果。
02 资料整理
对筛选后的资料进行整理，按照逻辑或时间顺序 进行排列，便于理解和分析。
03 资料汇编
将整理好的资料汇编成册或电子版，提供领导和 相关部门参考，为决策提供支持。
文件的安全与保密
建立保密制度
根据文件的重要程度和涉密等级 ，制定相应的保密制度，确保文
件不被泄露。
文件加密与备份
对重要文件进行加密处理，防止未 经授权的访问和修改；同时，定期 对文件进行备份，防止文件丢失。
求助与反馈
当自己无法解决冲突和问题时 ，及时向上级或相关部门求助 和反馈，以便获得更专业的指
导和支持。
06
时间管理与效率提升
时间管理的重要性
提升工作效率
有效的时间管理可以使秘书更高 效地安排工作，从而在有限的时
间内完成更多的任务。
减少压力
良好的时间管理有助于秘书更好 地应对工作压力，降低工作堆积
02
秘书的日常接待工作
接待来访者
问候与引导
秘书应热情问候来访 者，并引导其至会客 区或等待区，提供必 要的茶水或饮料。
了解来访目的
简要询问来访者的目 的，以便判断是否需 要通知相关人员或准 备相关资料。
信息登记
根据来访者的需求和 目的，进行必要的信 息登记，如姓名、单 位、联系方式等，以 备后续跟进。
新编秘书实务课件-第4章 沟通与协调工作(第3版)-精选文档
主任到底哪儿比我强？ • 胡斌，上海宏达公司装配车间的技术能手，多次被评为公 司的“技术尖兵”，但他在技术岗位上，一干就干了十年。 有一段时间，他还经常受到批评。那时，车间新调来一名 汪主任，整天背着手在车间里晃来晃去，关于技术上的事 情，他却是一问三不知，胡斌就很不服他，为什么没本事 的人总能当领导呢？ • 没想到，过了一段时间，汪主任得到了上至领导，下至实 习生的普遍爱戴，人人喜欢与他交往，他到底有什么本领 呢？细心一观察，原来主任尽管在业务上是外行，但他办 事十分周密，待人接物宽厚而圆通，在人事管理上似乎有 一套独特的方法，当月车间的业绩就有大幅度提高。 • 胡斌十分惭愧，自己只会技术，做了十年还是技工。自此， 胡斌开始积极支持主任的工作，并在工作中有意识地观察 和学习主任与人沟通的方法。随着对主任了解的加深，胡 斌还真从他身上学到了不少东西。没过一年，胡斌被提拔 做了主管。
（二）学习重点
沟通与协调的方法与技巧 妥善沟通与协调各种工作关系
（三）学习难点
上下级关系沟通 灵活运用各种沟通与协调技的方法和技巧
电子教案模版配色（1）
引入案例
该怎样和总经理沟通呢？ • 宏达公司总经理秘书孙婷正坐在办公桌前托着下巴发呆， 这时办公室主任唐仁杰走了进来。他用手在孙婷的眼前 晃了晃，说：“嗨！你胆子不小啊，早上就开始白日梦 啦！” • 孙婷向唐主任道出了她正在犯愁的一件事。原来，五分 钟前，王总气冲冲地把她叫进办公室，让她写一封给大 成公司总经理庞龙解除长期合作关系的信。原因是大成 公司违背了与宏达公司的合约而与其他竞争对手合作。 孙婷边说边把她打好的信递给了唐主任，“要不要按王 总的意思将信马上发出去呢？大成公司可是我们大客户， 每年的合同将近一个亿。如果信就这么寄走，那可是泼 出去的水收不回了！现在市场竞争这么激烈，要再找一 个像大成公司这样的客户，可不容易啊？可是，作为秘 书，我不按王总的指示办，不太好吧?”
秘书的办文工作课件
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案例二：有效的文件管理方法
总结词
分类、归档、标识、存档
详细描述
有效的文件管理方法对于提高工作效率和保证工作质量至关重要。首先，根据文件类型和内容进行分 类；其次，按照时间、重要性和类别进行归档；接着，对文件进行标识，以便快速查找；最后，定期 存档，做好防潮、防火等安全措施。
案例三：实现文档一体化的策略
秘书办文工作的重要性
提供决策支持
秘书办文工作是领导决策的重 要助手，通过文件处理和整理 ，为领导提供决策支持和参考
信息。
保障工作秩序
秘书办文工作对内协调各部门之间 的联系，对外处理和接待来访和业 务联系，保障工作的正常秩序和顺 利进行。
提高工作效率
秘书办文工作通过规范化的程序和 流程，快速、准确地处理文件和信 息，提高工作效率和质量。
总结词
标准化、信息化、共享化、便捷化
VS
详细描述
为了提高工作效率和保证工作质量，实现 文档一体化是必要的。首先，对文件格式 、命名等标准进行统一化，确保文件的规 范性；其次，充分利用信息技术，实现文 件的电子化、信息化；接着，加强团队之 间的信息共享，提高协同效率；最后，优 化工作流程，实现便捷化的文档操作和管 理。
文档协同
通过文档协同工具，实现多人同时编辑和修改同 一份文档，提高团队协工作流程与规范
办文工作流程
明确公文类型与级别
根据公文的类型和级别，选择相应的办文流程和规范。
接收公文
秘书从领导或其他部门接收公文，并进行初步审核。
登记与分类
对公文进行登记，并根据其性质和紧急程度进行分类。
办理时限
根据公文的紧急程度和重要性，制定合理的办理时限。
秘书的日常事务工作教学课件
协调各方面的工作。
03
自我学习
秘书需要不断地进行自我学习和提升，关注行业动态和新技术应用，提
高综合素质和竞争力。同时，积极参加职业培训和交流活动，拓展视野
和人际关系。
THANK YOU
尊重与倾听
尊重上司的观点和决策， 积极倾听其意见和建议， 展示谦虚和学习的态度。
适时反馈
在执行任务过程中，适时 向上司反馈工作进展，以 便及时调整工作方向和策 略。
与同事的协调与合作
建立良好关系
积极与同事建立互信、互助的良好关系，营造和谐的团队氛围。
有效沟通
在与同事沟通时，明确表达自己的意见和需求，同时倾听同事的想 法，寻求双方都能接受的解决方案。
遇到紧急电话或邮件，秘书应 立即通知相关领导，并协助领
导进行紧急处理。
安排会议与行程
会议筹备
根据领导要求，秘书需安排会议时间 、地点、参会人员，并准备会议资料 和设备。
会议记录与纪要
会议期间，秘书应详细记录会议内容 和决策，会后整理成会议纪要，分发 给与会人员。
行程规划与管理
秘书应根据领导需求，规划出差、参 会、拜访等行程，并提前预订交通和 住宿。
行程提醒与跟进
在行程前，秘书应提醒领导做好出行 准备。行程结束后，及时跟进后续事 项，确保工作顺利进行。
03
秘书的文档与信息管 理
文档的分类与存档
分类管理
根据文档的性质、重要性和紧急 程度，对文档进行分类，如工作 文件、参考资料、会议记录等，
便于快速定位和检索。
存档制度
建立清晰的存档制度，规定各类文 档的保存期限和存档位置，确保文 档不丢失，便于历史数据的回顾和 查询。
• 寻求支持：与同事、朋友或家人分享 自己的压力和困惑，听取他们的建议 和意见，减轻心理负担。
秘书学课件5协调督查工作1
第五章协调督查工作第一节协调工作协调是领导工作的重要组成部分，也是有效地进行行政管理的重要手段。
要进行强有力的领导，就要做好各方面的协调工作，使上下左右同心同德，团结协作，保质保量地完成各项任务，高效率地实现预定的目标。
而在实际工作中，领导者不可能事无巨细地都去过问，大量的协调工作是由秘书和秘书部门去完成的。
从某种意义上说，秘书部门也可以说是协调部门。
秘书部门作为综合办事机构，协助领导协调好与各方面的关系，已经成了它的一项重要职能和长期任务。
一、协调的含义和类型“协调”照字面上解释，“协”是协商、协同的意思，“调”是调解、调和的意思。
“协调”作为一般词汇，其基本的含义是：通过协商和调和，建立和谐、融洽的关系，密切配合，步调一致，来实现共同的目标。
秘书和秘书部门的协调，指的是秘书和秘书部门在其职责范围内，或在领导的授权下，组合、调整和改善各级组织、各个部门、各类人员、各项工作之间的关系，促使各项活动同步化、和谐化和科学化、秩序化，以实现机关、单位的整体目标。
协调的内容多种多样，涉及的范围十分广泛，概括起来，主要有以下几种类型：1. 计划协调在计划协调中大致有两方面的工作：一是搞好本机关、单位计划制定中的协调。
秘书部门在进行计划安排之前，就要了解各部门的打算和意见，围绕中心工作，统筹安排各部门的工作，分清轻重缓急，进行分类排队，统一协调各部门的计划指标、工作步骤、完成时间，避免互相“撞车”。
安排计划一定要从实际出发，为基层单位着想，留有充分余地，不要满打满算。
计划初步拟定后，对各部门有分歧的地方，要进行综合协调，协调不成时，要逐一准备好协调意见，供领导亲自协调时参考；二是对下属单位的计划，要协助领导从全局出发，综合平衡，统筹兼顾，以保证下属单位的计划与本机关、单位的计划协调一致。
2. 业务协调又叫专业协调。
主要指计划、政策执行过程中的协调。
计划和政策实施以后，随着时间的推移和主客观条件的变化，往往会出现一些始料未及的问题和矛盾，这就需要及时加以协调，化解矛盾。
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4、协调的程序
受托
审理
核查
处理
协商
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5、协调的原则和方法
（1）协调的原则
从属原则 依法原则 调查研究原则 平等协调原则 分级负责原则Leabharlann PPT学习交流12
（2）协调的方法
◇ 行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法
◇交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法
◇ 疏导方法 ◇信息沟通法
小组讨论：经过协调，两人关系结果怎样？你认为李秘书的协调能力怎样？
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• 结果分析：
•
李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常成功的。领
导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。如果领导之间的矛
盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，立场鲜明地站在正
确的一方就行了。事实上，领导之间的矛盾，绝大多数是工作中的分歧 ：
协调时领导工作的延伸 是秘书部门的重要职责 是秘书人员的基本素质和能力 是秘书工作的基本职能 是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障
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3、 协调的范围
（1）关系协调：是指在处理人与人、人与系统组织、组织与组织的各种矛 盾关系中所进行的协调。
横向关系协调：本系统与外系统之间关系的协调；系统内部关系的协调； 领导关系之间的协调。
• 秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。党委书记 在不了解实情的情况下批评工会主席，根据上面介绍的情况看来：这种 批评显然是失当了。但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一五一 十地向工会主席传达，而应该换一种方式。例如，他可以向工会主席说： “书记问你上次怎么没有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室 请了假，你有机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作计划，听说 就差我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下来。”这样的工作方法才 真正是秘书应该做到的工作方法，它既传达了书记的意见，又不至于加 深误解、激化矛盾，这就是所谓的“过滤术”。
确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—
种管理职能。
秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、
工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共
同目标的过程。
协调者
协调对象
协调意图
协调目标
协调环境
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2、秘书协调的作用
有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘 书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长 来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路 上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临 别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了 的他会给你联系，一定请你放心。”张院长听了以后十分感动。过了一段时间，王 副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的 爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你， 临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿 你早日恢复健康！”事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。
纵向关系协调：上下关系的协调；协调与上级领导的关系；协调与下级 组织成员的关系。
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横向协调图
S1
S2
S3
A
S4
S5
S6
B
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纵向协调图
领导机关 职能部门1 职能部门2 职能部门3
秘书部门
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南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂 越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调， 但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意给自己过不去。
解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为
了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解， 秘书可以说点善意“假
话”，“编造”一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。
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（2）工作协调的内容
项目协调：客户，实施组 政策协调:人事政策（生产）等 工作计划协调 会议协调 关于日常事务协调工作 公文协调工作
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6、协调的艺术
1）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 2）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 3) 驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。
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案例分析：
有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道： “听 办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚 才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工 会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一 改。” 小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病 住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在 书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批 评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。”工 会主席听了以后心中十分不快：“我小孙子住院一个多星期的， 我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不 知道？他太官僚了！”
有的也隐藏着“谁说了算”的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，
就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增
进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。
•
从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出，秘书的协调作用并不亚
于领导本身的协调作用。一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理
讨论：你是小张，你会怎么说？
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• 分析与对策
• 本案例提出了一个问题：秘书应该怎样 “上传下达”？有些人认为秘书 的工作只不过是“学学舌，跑跑腿”，秘书的这种“学舌”，就是向下 传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论是“上传”还是“下达”， 都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？ 答案是否定的。秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工 会主席对党委书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的 贯彻执行。
第十章 现代秘书协调工作
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主要内容
秘书协调工作概述 协调解决冲突 秘书与领导关系的协调 秘书与同事关系的协调 秘书与领导群体关系的协调 秘书与部门、单位关系的协调
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一、秘书协调工作概述
1、协调的概念
协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。
从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正