秘书协调工作课件
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讨论：你是小张，你会怎么说？
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• 分析与对策
• 本案例提出了一个问题：秘书应该怎样 “上传下达”？有些人认为秘书 的工作只不过是“学学舌，跑跑腿”，秘书的这种“学舌”，就是向下 传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论是“上传”还是“下达”， 都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？ 答案是否定的。秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工 会主席对党委书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的 贯彻执行。
有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘 书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长 来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路 上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临 别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了 的他会给你联系，一定请你放心。”张院长听了以后十分感动。过了一段时间，王 副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的 爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你， 临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿 你早日恢复健康！”事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。
解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为
了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解， 秘书可以说点善意“假
话”，“编造”一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。
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（2）工作协调的内容
项目协调：客户，实施组 政策协调:人事政策（生产）等 工作计划协调 会议协调 关于日常事务协调工作 公文协调工作
小组讨论：经过协调，两人关系结果怎样？你认为李秘书的协调能力怎样？
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• 结果分析：
•
李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常成功的。领
导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。如果领导之间的矛
盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，立场鲜明地站在正
确的一方就行了。事实上，领导之间的矛盾，绝大多数是工作中的分歧 ：
有的也隐藏着“谁说了算”的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，
就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增
进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。
•
从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出，秘书的协调作用并不亚
于领导本身的协调作用。一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理
第十章 现代秘书协调工作
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主要内容
秘书协调工作概述 协调解决冲突 秘书与领导关系的协调 秘书与同事关系的协调 秘书与领导群体关系的协调 秘书与部门、单位关系的协调
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Leabharlann Baidu
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一、秘书协调工作概述
1、协调的概念
协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。
从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正
协调时领导工作的延伸 是秘书部门的重要职责 是秘书人员的基本素质和能力 是秘书工作的基本职能 是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障
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3、 协调的范围
（1）关系协调：是指在处理人与人、人与系统组织、组织与组织的各种矛 盾关系中所进行的协调。
横向关系协调：本系统与外系统之间关系的协调；系统内部关系的协调； 领导关系之间的协调。
• 秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。党委书记 在不了解实情的情况下批评工会主席，根据上面介绍的情况看来：这种 批评显然是失当了。但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一五一 十地向工会主席传达，而应该换一种方式。例如，他可以向工会主席说： “书记问你上次怎么没有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室 请了假，你有机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作计划，听说 就差我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下来。”这样的工作方法才 真正是秘书应该做到的工作方法，它既传达了书记的意见，又不至于加 深误解、激化矛盾，这就是所谓的“过滤术”。
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4、协调的程序
受托
审理
核查
处理
协商
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5、协调的原则和方法
（1）协调的原则
从属原则 依法原则 调查研究原则 平等协调原则 分级负责原则
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（2）协调的方法
◇ 行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法
◇交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法
◇ 疏导方法 ◇信息沟通法
确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—
种管理职能。
秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、
工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共
同目标的过程。
协调者
协调对象
协调意图
协调目标
协调环境
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2、秘书协调的作用
纵向关系协调：上下关系的协调；协调与上级领导的关系；协调与下级 组织成员的关系。
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横向协调图
S1
S2
S3
A
S4
S5
S6
B
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纵向协调图
领导机关 职能部门1 职能部门2 职能部门3
秘书部门
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南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂 越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调， 但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意给自己过不去。
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6、协调的艺术
1）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 2）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 3) 驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。
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案例分析：
有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道： “听 办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚 才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工 会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一 改。” 小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病 住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在 书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批 评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。”工 会主席听了以后心中十分不快：“我小孙子住院一个多星期的， 我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不 知道？他太官僚了！”
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• 分析与对策
• 本案例提出了一个问题：秘书应该怎样 “上传下达”？有些人认为秘书 的工作只不过是“学学舌，跑跑腿”，秘书的这种“学舌”，就是向下 传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论是“上传”还是“下达”， 都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？ 答案是否定的。秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工 会主席对党委书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的 贯彻执行。
有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘 书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长 来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路 上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临 别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了 的他会给你联系，一定请你放心。”张院长听了以后十分感动。过了一段时间，王 副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的 爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你， 临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿 你早日恢复健康！”事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。
解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为
了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解， 秘书可以说点善意“假
话”，“编造”一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。
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（2）工作协调的内容
项目协调：客户，实施组 政策协调:人事政策（生产）等 工作计划协调 会议协调 关于日常事务协调工作 公文协调工作
小组讨论：经过协调，两人关系结果怎样？你认为李秘书的协调能力怎样？
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• 结果分析：
•
李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常成功的。领
导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。如果领导之间的矛
盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，立场鲜明地站在正
确的一方就行了。事实上，领导之间的矛盾，绝大多数是工作中的分歧 ：
有的也隐藏着“谁说了算”的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，
就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增
进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。
•
从李秘书成功协调两位领导的案例可以看出，秘书的协调作用并不亚
于领导本身的协调作用。一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理
第十章 现代秘书协调工作
PPT学习交流
1
主要内容
秘书协调工作概述 协调解决冲突 秘书与领导关系的协调 秘书与同事关系的协调 秘书与领导群体关系的协调 秘书与部门、单位关系的协调
PPT学习交流
Leabharlann Baidu
2
一、秘书协调工作概述
1、协调的概念
协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。
从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正
协调时领导工作的延伸 是秘书部门的重要职责 是秘书人员的基本素质和能力 是秘书工作的基本职能 是推动秘书工作向深度和广度发展的重要保障
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3、 协调的范围
（1）关系协调：是指在处理人与人、人与系统组织、组织与组织的各种矛 盾关系中所进行的协调。
横向关系协调：本系统与外系统之间关系的协调；系统内部关系的协调； 领导关系之间的协调。
• 秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。党委书记 在不了解实情的情况下批评工会主席，根据上面介绍的情况看来：这种 批评显然是失当了。但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一五一 十地向工会主席传达，而应该换一种方式。例如，他可以向工会主席说： “书记问你上次怎么没有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室 请了假，你有机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作计划，听说 就差我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下来。”这样的工作方法才 真正是秘书应该做到的工作方法，它既传达了书记的意见，又不至于加 深误解、激化矛盾，这就是所谓的“过滤术”。
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4、协调的程序
受托
审理
核查
处理
协商
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5、协调的原则和方法
（1）协调的原则
从属原则 依法原则 调查研究原则 平等协调原则 分级负责原则
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（2）协调的方法
◇ 行政方法 ◇ 经济方法 ◇ 法律方法
◇交谈法 ◇冷处理法 ◇求同存异法
◇ 疏导方法 ◇信息沟通法
确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—
种管理职能。
秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、
工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共
同目标的过程。
协调者
协调对象
协调意图
协调目标
协调环境
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2、秘书协调的作用
纵向关系协调：上下关系的协调；协调与上级领导的关系；协调与下级 组织成员的关系。
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横向协调图
S1
S2
S3
A
S4
S5
S6
B
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纵向协调图
领导机关 职能部门1 职能部门2 职能部门3
秘书部门
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南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂 越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调， 但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意给自己过不去。
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6、协调的艺术
1）沟通的艺术 善于观察；巧用幽默；私下交往。 2）应变的艺术 一鼓作气；迂回前进；变通执行。 3) 驾驭的艺术 捕捉时机；把握环境；留有余地。
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案例分析：
有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道： “听 办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚 才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工 会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一 改。” 小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病 住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在 书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批 评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。”工 会主席听了以后心中十分不快：“我小孙子住院一个多星期的， 我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不 知道？他太官僚了！”