测绘成果及资料档案管理制度汇编

测绘成果及资料档案管理制度汇编

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测绘成果及资料档案管理制度

档案管理工作程序

一、档案工作的基本程序

一般分收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、提供利用、编研等八个环节。

二、档案工作各环节的工作程序

1收集:收集是档案管理的起点和开端,是整个档案管理工作的基础。

1．1工作内容:

a收集各部门文书处理完毕和分散在各部门领导,个人手中或散失在其它地方的各种形式和载体的文件材料。

b收集各项工程自始自终所形成的各种形式和载体的文件材料。

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c收集精密仪器和贵重设备的随机资料(如说明书、合格证、装箱单、线路图、操作规程、调试的备件清单)验收记录及性能鉴定书。安装调试时的原始记录,技术操作规程等文件材料。

d收集会计凭证、帐册、报表。

1．2工作步骤

a文档从收文和自制文件材料形成起,做好分类收集工作。

b科档从接受工程开始,由科技部门下达工作令,明确建档计划及要求和责任者。

c档案部门及时发放档案专用纸和归档鉴定、移交登记表。

d档案部门平时做好对档案形成、积累的监督、指导和检查工作。

e归档时必须填写交接清单,交接无误后签名盖章以示负责。

1．3质量要求

a收集归档文件材料要完整、准确、系统、齐全。

b制成材料要优良,字迹线条要清晰,归档材料必须用兰黑墨水或碳素墨书写。

c归档材料必须是原件,归档材料是复印、打印件者与原件一起归档。

d归档材料要符合各种类文件材料的标准要求。

2整理

2．1工作内容

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a将收集来的文件材料按各类归档制度的要求,进行整理,使归档材料达到标准化、规范化、程序化。、

b对组成的案卷进行分类、编号,建立起固定的存放秩序。

2．2工作步骤:分文件材料组卷和案卷整理二部分:

a文件材料的组卷步骤:将收集来的具有保存和利用价值的材料进行分类组卷——划分保管期限——抄卷内目录——装订——编页号一一拟标题——填写案卷封皮(封面和背脊)——填写备考表。

b案卷整理的步骤:分类排列——编案卷目录——编档号。

2．3质量要求

a分类要正确,卷内文件和案卷的排列要符合档案形成的客观规律,保持文件之间的有机联系。

b装订要整齐、牢固、美观,便于保管查阅和利用。

c案卷的封皮(封面和背脊),目录(卷内目录和案卷目录)备考表,填写要完整、清晰、正确,题名要简洁明了。

d编号(档号和页号)要符合各类档案的标准规范要求。

3鉴定

3．1工作内容

分初始鉴定和后续鉴定二个阶段,主要任务是:

a对档案的完整性、正确性,系统性和外观质量,签署质量等方面进行检查。

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b对其保存和使用价值进行鉴别,确定保管期限。

c编制保管期限和销毁清单及处理销毁的档案材料。

3．2工作步骤

a成立鉴定小组,以总工为主。

b制订和修订各类档案的保管期限表。

c具体鉴定:

(1)初始鉴定:收集时首先鉴定是否有保存价值,归档后再按其价值大小

确定保管期限。

(2)后续鉴定:定期对已过保管期限的档案进行再鉴定,确定其存毁问题。

d鉴定结束后写出鉴定报告并编制保密期限表和销毁单。

e审批及处理,对科研、工程项目成套销毁后,应留有痕迹,选有关材料(如总图、说明书、鉴定报告等)做成简易档案,作历史凭证。

3．3质量要求

a鉴定档案的价值,要用全面的、历史的、发展的观点,防止片面性和实用主义。

b鉴定的方法,一般采用直接鉴定法,逐份逐张地鉴定档案。

c鉴定结论正确,销毁档案手续齐全。

4保管

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4．1工作内容和步骤

a首先将整理好的案卷,按分类要求存入档案柜,有醒目的标志。

b对存放档案的柜进行编号,绘制库房布置图和档案存放示意图。

c对库存档案要定期清理,检查其完整情况,借出的档案要及时催还。

d对破损和字迹褪变的档案进行修复和补救工作。

e做好库房温湿度记录,并及时调整库房温、湿度。

f搞好库房及其周围的环境卫生。

g要制订档案的保管、保密和销毁制度。

4．2质量要求

a库房要有温度控制,做到”三分开”,达到”七防”要求。

b装具要符合标准,存放科学合理,排列整齐,标引醒目,调阅方便。

c要符合安全和保密要求。

5 统计

5．1工作内容和步骤

a掌握家底,全面统计各门类各种载体档案的数量,

b做好当年各门类各种载体档案的接收移交、鉴定、销毁、保管期限的数量统计和密级档案的数量统计。

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c做好档案日常借阅人次和数量统计。

d做好档案复制、修改、复印、数量统计。

e做好档案发挥效益情况的统计。

f每年要进行档案机构、库房面积、管理设备、人员素质、业务培训情况统计。

g经常开展统计分析,了解动态,不断提高档案管理水平。

5．2质量要求

a统计工作要做到准确、及时、科学和连续。

b统计要符合国家档案事业统计年报[国档发(91)31号]要求和行业主管部门提出各种统计的要求。

c各类目录和帐册的登记要字迹清楚,统计准确,做到帐物相符。

6 编目与检索

6．1工作要求:编目与检索是互相关联的,编目工作是编制检索工具的依据。

具体要求:

a经过编目工作反映整理成果,固定排列次序,

b经过编制检索工具做好档案管理工作和提供利用工作。

6．2工作内容和步骤

a编制卷内目录。

b编制案卷为单位的总目录。

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