第九章 文书工作与档案管理-电子档案
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第9章 电子档案
9.1
电子档案概述
9.2 电子档案的收集、鉴定及整理
9.3 电子档案的管理与利用
9.1 电子档案概述
9.1.1 电子文件与电子档案的定义及 基本特征 9.1.2 电子文件的种类 9.1.3 电子文件的特点
9.1.1 电子文件与电子档案的定义 及基本特征
1. 电子文件和电子档案的定义 电子文件“是在数字设备及环境中生
（2）电子文件完整性的认定
电子文件的完整性指电子文件的内容、 结构、背景信息和元数据等无缺损。完整 性是电子档案价值的重要保障，残缺不全 的档案难以如实地再现人类的社会活动， 也难以承担社会记忆的功能。因此，维护 电子档案的完整是档案工作人员的重要职 责。
（3）电子文件有效性的认定
有效性指电子文件应具备的可理解性 和可被利用性，包括信息的可识别性、存 储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性 等。
9.2 电子档案的收集、鉴定及整理
9.2.1 电子档案的收集 9.2.2 电子文件的鉴定 9.2.3 电子档案的整理 9.2.4 电子档案收集与整理工作中 应注意的问题
9.2.1 电子档案的收集
在电子化、网络化时代，对文档管理 的程序连续性有了更高的要求，文档一体 化成为电子档案管理的必然发展趋势，电 子档案的管理必须渗透到电子文件的形成 过程中。
（4）数据结构和数据
为保存电子文件的可存取性、可理解 性和可利用性，必须对电子文件数据结构 及类型进行了解。数据结构，即数据的组 织形式，它既描述数据对象，又描述这个 集合中数据元之间的相互关系。
9.3.3 电子档案的提供利用
1. 电子档案提供利用的方法
对档案部门来说，电子档案提供利用 一般有提供拷贝、通信传输和直接利用三 种方法。
1.设备依赖性
离开了计算机及相应的软、硬件，电 子文件就无法生成、传递、存储和识别。 这种依赖性与前述胶片档案和录音、录像 档案的设备依赖性有某种相似之处，但比 前者更为复杂。
2．信息与特定载体的可分离性
传统纸制档案的内容与载体是不可分 离的整体，如墨迹必须依附在纸张上才能 形成文字或图形。
3．电子文件信息的易更改性
2. 按电子文件的功能分类
电子文件按其功能可分为主文件、支 持性文件和辅助性、工具性文件。
3．按文件的生成方式分类
按文件的生成方式可分为计算机系统 中直接生成的原始文件和将纸质载体或其 他载体(如胶片)文件重新录入生成的转换 文件。
9.1.3 电子文件的特点
电子文件是以数字形式操作、传输和 处理的信息，因而与以模拟方式形成的传 统文件有着截然不同的特点。正是这些特 点要求由电子文件归档形成的电子档案具 有不同以往的管理方式。
（2）电子文件的积累过程与方法
电子文件的积累可分为两种类型：一 种是在网络上，系统应设计自动记录的功 能，可以记载电子文件的产生、修改、删 除、责任者、数据库时间等。
另一种是用存储载体传递的电子文件， 要按规定进行登记、签署，对需要更改处 理的，要填写更改单，按更改审批手续进 行，并存有备份件，防止出现差错。
（2）电子文件传输中的管理
传输中的安全管理。 传输中的病毒防治。 传输中的合法性管理。
3．电子文件的整理
电子文件的整理，是指按照一定原则 和方法，将电子文件分门别类组成电子档 案的一项工作。电子文件的整理工作包括 以下内容。
（1）分类、排序 （2）建立数据库 （3）填写电子文件登记表
4．电子文件的归档
9.3.4 电子档案收集与整理工作中 应注意的问题
1．电子文件的形成特点
(1)分散性。
(2)差异性。
(3)随意性。
2．“前端控制”原则
所谓“前端控制思想”，是以文件生 命周期理论为基础，把文件从形成到永久 保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过 程。在这个过程中，文件的形成是前端， 处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动 是中端，永久保存或销毁是末端。
（2）明确电子文件归档的工作内容 和要求
在电子文件形成阶段就要做好收集积 累工作，建立必要的记录和登记。要求归 档的电子文件必须真实、完整，要系统地 反映工作的过程和结果，对一些研究成果 的归档，还应要求其产品与实际的技术状 态保持一致。
（3）采取措施，保证电子文件归档的质 量要求
归档工作是由文件管理转换为档案管 理的基础，它的质量关系到整个档案管理 的水平，因此必须有质量控制措施，以保 证工作的正常进行。
9.2.3 电子档案的整理
1．编制档案号
无论是采用逻辑归档方式还是介质归 档方式，档案部门只要给归档文件加上相 应的档案管理信息，如分类号、档号等， 归档文件及相关信息进入数据库，文件便 进入档案管理状态。
2．案卷著录
在手工环境下，案卷是文件的最小集 合体；而在电子环境下，由于没有保存空 间的限制，实体意义上的案卷已不存在， 但是在维护文件之间有机联系的意义上， 案卷仍有存在的必要性。
成，以数码形式存储与于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。
2．电子文件和电子档案的基本特征
电子档案由电子文件转化而来，因此， 两者在基本特征上一致(以下用电子文件的 基本特征加以阐述)。电子文件是数字信息 与文件这两个概念的集合，因此，它既具 有数字信息的特征，又同时具有文件的特 征。因而，电子文件就具有了既区别于传 统载体文件，又区别于一般数字化信息的 两个基本特征。
（1）电子文件归档的含义 （2）归档范围 （3）归档时间 （4）归档份数 （5）归档要求 （6）归档方法
9.2.2 电子文件的鉴定
1Байду номын сангаас电子文件的鉴定内容
（1）电子文件原始性的认定
电子文件的原始性是指文件内容、 结构和背景信息经过传输、迁移等处 理后依然保持不变，与形成时的原始 状态一致。原始性是档案的本质属性， 是保证电子档案具有行政有效性和法 律凭证性的重要基础，是构成档案价 值属性的基本前提。
第一，电子文件是由电子计算机生成 和处理，其信息以二进制数字代码记录和 表示，因此亦可称为“数字文件”。
第二，电子文件是文件的一种类型。
9.1.2 电子文件的种类
电子文件的种类很多，可依据 不同的标准进行划分。
1.按电子文件的数据格式分类 数据格式是指存储在计算机中 的数据及控制信息的逻辑顺序。依 据不同的数据格式形成不同的文件 类型。
（3）电子文件的积累范围
电子文件的类型多种多样。按形成电 子文件的形式分，有文本文件、图形文件、 图像文件等；按电子文件的功能分，有各 种公文、检查检测文件、鉴定文件、设计 文件、研究试验文件等。对电子文件的收 集、积累应包括以下两方面的内容。
1．电子文件的传输
(1)电子文件传输的方式
利用存储介质传输。 利用计算机网络技术传输。
（4）档案信息备份
信息备份是信息安全保障最重要的辅 助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统 提供良好的、有效的恢复手段。
对于电子档案的备份，应根据所备份 数据的不同要求，选择不同的备份方案。
2．电子档案载体的保护
随着信息技术的发展，电子文件记录 载体的种类也不断增加。目前，电子文件 的信息存储载体有磁性载体(如磁带、硬磁 盘和软磁盘)和光学载体(如光盘)。
信息数据的存储需要相应的电子计算 机外部设备和存储介质，如磁盘存储器和 磁盘、磁带和磁带机、光盘和光盘驱动器 等。信息数据的利用需要相应的输出设备， 如终端(通常由一个键盘和一个显示装置组 成)、打印机等。
（3）软件和程序
根据操作系统所管资源的不同以及提 供服务方式的差别，操作系统大致可分为 多道批处理、分时、实时、网络和分布式 等五种类型。程序是为解决某一问题而设 计的一系列指令。根据被解决问题的目的 不同又可分为系统程序和应用程序。
2．电子文件的销毁
（1）信息销毁
电子文件的信息销毁是通过软件系统 改变载体的状态，将电子文件数据从记录 载体上彻底消除的一种方法。这种方法适 用于可重复使用的记录载体。它的优点是 可重复利用载体，节约了资源、经费，销 毁方法简单。缺点是如果销毁不彻底，容 易留下泄密的后患。
（2）载体销毁
电子文件的载体销毁是指将电子文件 的载体连同信息一起销毁的方法，主要适 应于一次写入不可更改的记录载体及受损 伤不可修复的载体。它的优点是销毁比较 彻底，缺点是浪费资源。从目前看，电子 文件载体的回收、再生工作开展得不够， 还存在着载体的销毁处理会给环境带来不 利影响的问题。
（1）电子档案载体的选择 （2）光盘档案的保管
9.3.2 电子档案管理
1．加强电子文件归档的组织管理
（1）加强电子文件归档的组织领导
电子文件的形成、收集积累、整理归 档工作，应由形成者或承办者按照归档要 求将形成的电子文件收集积累下来，进行 整理归档，向档案部门移交。对归档后形 成的电子档案的管理应由档案部门负责， 电子文件形成部门要协助支持。
2．保证电子文件的信息安全
（1）电子文件信息安全的技术措施 （2）保证电子文件信息安全的管 理措施
3．电子档案管理的设备
（1）数据库管理系统
数据库是在电子计算机的外存储器上， 按一定组织方式存储在一起的，相互有关 且具有最小冗余度和可共享的、具有较高 独立性的、能确保安全和完整的数据集合。
（2）存储及输出设备
9.3.1 电子档案的保护
电子档案的保存与维护具有复杂性， 不仅仅是指防霉、防蛀、缩微、复制等， 更主要的是确保电子档案信息的安全可靠 和有效利用。
1．电子档案信息的保护
（1）建立电子档案维护管理的信息文档
这个文档的建立，是对电子档案的检测、 维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生 人为的误操作或不必要的重复劳动。
对于纸质文件的修改要想不留痕迹几 乎是不可能的，而电子文件的突出优点就 是增、删、改很方便，改后可以不留任何 痕迹。
4．多媒体集成性
文字图形、声音、影像等多种媒体信 息均可单独或相互搭配构成电子文件的内 容，使得其组成和结构要比纸质档案复杂 得多。
5．电子文件非实体归档的可能性
从电子文件的归档环节来看，不论电 子文件实际存在于什么位置，都可做到在 不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑 归档。
3．必须建立严格的电子文件形成与管 理制度，确保其真实性、完整性和有 效性
保证电子文件的真实性、完整性和有 效性是一件十分困难的、涉及多方面因素 的工作，这个问题的解决有赖于信息技术 的进步，电子文件、电子档案管理水平的 提高以及有关法律的建立和完善。
9.3 电子档案的管理与利用
9.3.1 电子档案的保护 9.3.2 电子档案管理 9.3.3 电子档案的提供利用
（1）提供拷贝 （2）通信传输 （3）直接利用
2．电子档案的利用管理
电子档案提供利用方式与所依赖技术 的多样化，导致了利用工作的复杂性。因 此，加强电子档案的利用管理就显得特别 重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安 全的角度出发，主要有对用户及提供利用 者的管理、对提供利用载体的管理及利用 中的安全保密措施等。
（2）确保所有电子档案内容的可存 取性
电子档案的可存取性是指电子档案在 利用中得以准确、完整并能以人们直观理 解的方式进行显示。电子档案来源广泛， 形成于不同的计算机系统，与其有关的技 术及数据结构定义和所用的软硬件平台各 不相同，其内容格式的编排也不尽相同。
（3）维护计算机系统与网络安全
计算机系统与网络是电子档案传输利 用的主要环境，因此，系统与网络的安全 性能是电子档案信息安全的重要保障。对 计算机系统与网络安全的威胁主要表现在 非授权访问、冒充合法用户、破坏数据完 整性、干扰系统正常运行、传播病毒、线 路窃听等方面。
1．电子文件的形成与积累
电子文件来源于两个方面：一是职能 部门自身创建的；二是从工作网络上采集 的。前者一经生成，便由文件创建者直接 采集下来；而后者一般是在部门间的业务 交流、上下级机关的工作交流中产生，它 们流动在网络上，职能部门为了工作需要 而将其采集下来。
（1）电子文件的积累
为保证电子文件的原始性、真实性， 维护电子档案的系统性、完整性，同时防 止存有电子文件的存储载体在个人手中丢 失、损毁，从而保护电子文件的安全，必 须做好电子文件的积累工作。
6．电子文件对背景信息和元数据的依 赖性
背景信息是指伴随着电子文件的生成 和运作过程产生的人员和机构等方面的信 息。对于普通纸质文件来说，一般的原件 上或附带的表格中直接记录了单位交接、 报批签署等背景性内容，也就是说，文件 本身已包含了背景信息，在归档、保存、 利用的过程中，这些信息自然成为认定档 案原始性、真实性的直接内容。
9.1
电子档案概述
9.2 电子档案的收集、鉴定及整理
9.3 电子档案的管理与利用
9.1 电子档案概述
9.1.1 电子文件与电子档案的定义及 基本特征 9.1.2 电子文件的种类 9.1.3 电子文件的特点
9.1.1 电子文件与电子档案的定义 及基本特征
1. 电子文件和电子档案的定义 电子文件“是在数字设备及环境中生
（2）电子文件完整性的认定
电子文件的完整性指电子文件的内容、 结构、背景信息和元数据等无缺损。完整 性是电子档案价值的重要保障，残缺不全 的档案难以如实地再现人类的社会活动， 也难以承担社会记忆的功能。因此，维护 电子档案的完整是档案工作人员的重要职 责。
（3）电子文件有效性的认定
有效性指电子文件应具备的可理解性 和可被利用性，包括信息的可识别性、存 储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性 等。
9.2 电子档案的收集、鉴定及整理
9.2.1 电子档案的收集 9.2.2 电子文件的鉴定 9.2.3 电子档案的整理 9.2.4 电子档案收集与整理工作中 应注意的问题
9.2.1 电子档案的收集
在电子化、网络化时代，对文档管理 的程序连续性有了更高的要求，文档一体 化成为电子档案管理的必然发展趋势，电 子档案的管理必须渗透到电子文件的形成 过程中。
（4）数据结构和数据
为保存电子文件的可存取性、可理解 性和可利用性，必须对电子文件数据结构 及类型进行了解。数据结构，即数据的组 织形式，它既描述数据对象，又描述这个 集合中数据元之间的相互关系。
9.3.3 电子档案的提供利用
1. 电子档案提供利用的方法
对档案部门来说，电子档案提供利用 一般有提供拷贝、通信传输和直接利用三 种方法。
1.设备依赖性
离开了计算机及相应的软、硬件，电 子文件就无法生成、传递、存储和识别。 这种依赖性与前述胶片档案和录音、录像 档案的设备依赖性有某种相似之处，但比 前者更为复杂。
2．信息与特定载体的可分离性
传统纸制档案的内容与载体是不可分 离的整体，如墨迹必须依附在纸张上才能 形成文字或图形。
3．电子文件信息的易更改性
2. 按电子文件的功能分类
电子文件按其功能可分为主文件、支 持性文件和辅助性、工具性文件。
3．按文件的生成方式分类
按文件的生成方式可分为计算机系统 中直接生成的原始文件和将纸质载体或其 他载体(如胶片)文件重新录入生成的转换 文件。
9.1.3 电子文件的特点
电子文件是以数字形式操作、传输和 处理的信息，因而与以模拟方式形成的传 统文件有着截然不同的特点。正是这些特 点要求由电子文件归档形成的电子档案具 有不同以往的管理方式。
（2）电子文件的积累过程与方法
电子文件的积累可分为两种类型：一 种是在网络上，系统应设计自动记录的功 能，可以记载电子文件的产生、修改、删 除、责任者、数据库时间等。
另一种是用存储载体传递的电子文件， 要按规定进行登记、签署，对需要更改处 理的，要填写更改单，按更改审批手续进 行，并存有备份件，防止出现差错。
（2）电子文件传输中的管理
传输中的安全管理。 传输中的病毒防治。 传输中的合法性管理。
3．电子文件的整理
电子文件的整理，是指按照一定原则 和方法，将电子文件分门别类组成电子档 案的一项工作。电子文件的整理工作包括 以下内容。
（1）分类、排序 （2）建立数据库 （3）填写电子文件登记表
4．电子文件的归档
9.3.4 电子档案收集与整理工作中 应注意的问题
1．电子文件的形成特点
(1)分散性。
(2)差异性。
(3)随意性。
2．“前端控制”原则
所谓“前端控制思想”，是以文件生 命周期理论为基础，把文件从形成到永久 保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过 程。在这个过程中，文件的形成是前端， 处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动 是中端，永久保存或销毁是末端。
（2）明确电子文件归档的工作内容 和要求
在电子文件形成阶段就要做好收集积 累工作，建立必要的记录和登记。要求归 档的电子文件必须真实、完整，要系统地 反映工作的过程和结果，对一些研究成果 的归档，还应要求其产品与实际的技术状 态保持一致。
（3）采取措施，保证电子文件归档的质 量要求
归档工作是由文件管理转换为档案管 理的基础，它的质量关系到整个档案管理 的水平，因此必须有质量控制措施，以保 证工作的正常进行。
9.2.3 电子档案的整理
1．编制档案号
无论是采用逻辑归档方式还是介质归 档方式，档案部门只要给归档文件加上相 应的档案管理信息，如分类号、档号等， 归档文件及相关信息进入数据库，文件便 进入档案管理状态。
2．案卷著录
在手工环境下，案卷是文件的最小集 合体；而在电子环境下，由于没有保存空 间的限制，实体意义上的案卷已不存在， 但是在维护文件之间有机联系的意义上， 案卷仍有存在的必要性。
成，以数码形式存储与于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、 处理，并可在通信网络上传送的文件。
2．电子文件和电子档案的基本特征
电子档案由电子文件转化而来，因此， 两者在基本特征上一致(以下用电子文件的 基本特征加以阐述)。电子文件是数字信息 与文件这两个概念的集合，因此，它既具 有数字信息的特征，又同时具有文件的特 征。因而，电子文件就具有了既区别于传 统载体文件，又区别于一般数字化信息的 两个基本特征。
（1）电子文件归档的含义 （2）归档范围 （3）归档时间 （4）归档份数 （5）归档要求 （6）归档方法
9.2.2 电子文件的鉴定
1Байду номын сангаас电子文件的鉴定内容
（1）电子文件原始性的认定
电子文件的原始性是指文件内容、 结构和背景信息经过传输、迁移等处 理后依然保持不变，与形成时的原始 状态一致。原始性是档案的本质属性， 是保证电子档案具有行政有效性和法 律凭证性的重要基础，是构成档案价 值属性的基本前提。
第一，电子文件是由电子计算机生成 和处理，其信息以二进制数字代码记录和 表示，因此亦可称为“数字文件”。
第二，电子文件是文件的一种类型。
9.1.2 电子文件的种类
电子文件的种类很多，可依据 不同的标准进行划分。
1.按电子文件的数据格式分类 数据格式是指存储在计算机中 的数据及控制信息的逻辑顺序。依 据不同的数据格式形成不同的文件 类型。
（3）电子文件的积累范围
电子文件的类型多种多样。按形成电 子文件的形式分，有文本文件、图形文件、 图像文件等；按电子文件的功能分，有各 种公文、检查检测文件、鉴定文件、设计 文件、研究试验文件等。对电子文件的收 集、积累应包括以下两方面的内容。
1．电子文件的传输
(1)电子文件传输的方式
利用存储介质传输。 利用计算机网络技术传输。
（4）档案信息备份
信息备份是信息安全保障最重要的辅 助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统 提供良好的、有效的恢复手段。
对于电子档案的备份，应根据所备份 数据的不同要求，选择不同的备份方案。
2．电子档案载体的保护
随着信息技术的发展，电子文件记录 载体的种类也不断增加。目前，电子文件 的信息存储载体有磁性载体(如磁带、硬磁 盘和软磁盘)和光学载体(如光盘)。
信息数据的存储需要相应的电子计算 机外部设备和存储介质，如磁盘存储器和 磁盘、磁带和磁带机、光盘和光盘驱动器 等。信息数据的利用需要相应的输出设备， 如终端(通常由一个键盘和一个显示装置组 成)、打印机等。
（3）软件和程序
根据操作系统所管资源的不同以及提 供服务方式的差别，操作系统大致可分为 多道批处理、分时、实时、网络和分布式 等五种类型。程序是为解决某一问题而设 计的一系列指令。根据被解决问题的目的 不同又可分为系统程序和应用程序。
2．电子文件的销毁
（1）信息销毁
电子文件的信息销毁是通过软件系统 改变载体的状态，将电子文件数据从记录 载体上彻底消除的一种方法。这种方法适 用于可重复使用的记录载体。它的优点是 可重复利用载体，节约了资源、经费，销 毁方法简单。缺点是如果销毁不彻底，容 易留下泄密的后患。
（2）载体销毁
电子文件的载体销毁是指将电子文件 的载体连同信息一起销毁的方法，主要适 应于一次写入不可更改的记录载体及受损 伤不可修复的载体。它的优点是销毁比较 彻底，缺点是浪费资源。从目前看，电子 文件载体的回收、再生工作开展得不够， 还存在着载体的销毁处理会给环境带来不 利影响的问题。
（1）电子档案载体的选择 （2）光盘档案的保管
9.3.2 电子档案管理
1．加强电子文件归档的组织管理
（1）加强电子文件归档的组织领导
电子文件的形成、收集积累、整理归 档工作，应由形成者或承办者按照归档要 求将形成的电子文件收集积累下来，进行 整理归档，向档案部门移交。对归档后形 成的电子档案的管理应由档案部门负责， 电子文件形成部门要协助支持。
2．保证电子文件的信息安全
（1）电子文件信息安全的技术措施 （2）保证电子文件信息安全的管 理措施
3．电子档案管理的设备
（1）数据库管理系统
数据库是在电子计算机的外存储器上， 按一定组织方式存储在一起的，相互有关 且具有最小冗余度和可共享的、具有较高 独立性的、能确保安全和完整的数据集合。
（2）存储及输出设备
9.3.1 电子档案的保护
电子档案的保存与维护具有复杂性， 不仅仅是指防霉、防蛀、缩微、复制等， 更主要的是确保电子档案信息的安全可靠 和有效利用。
1．电子档案信息的保护
（1）建立电子档案维护管理的信息文档
这个文档的建立，是对电子档案的检测、 维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生 人为的误操作或不必要的重复劳动。
对于纸质文件的修改要想不留痕迹几 乎是不可能的，而电子文件的突出优点就 是增、删、改很方便，改后可以不留任何 痕迹。
4．多媒体集成性
文字图形、声音、影像等多种媒体信 息均可单独或相互搭配构成电子文件的内 容，使得其组成和结构要比纸质档案复杂 得多。
5．电子文件非实体归档的可能性
从电子文件的归档环节来看，不论电 子文件实际存在于什么位置，都可做到在 不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑 归档。
3．必须建立严格的电子文件形成与管 理制度，确保其真实性、完整性和有 效性
保证电子文件的真实性、完整性和有 效性是一件十分困难的、涉及多方面因素 的工作，这个问题的解决有赖于信息技术 的进步，电子文件、电子档案管理水平的 提高以及有关法律的建立和完善。
9.3 电子档案的管理与利用
9.3.1 电子档案的保护 9.3.2 电子档案管理 9.3.3 电子档案的提供利用
（1）提供拷贝 （2）通信传输 （3）直接利用
2．电子档案的利用管理
电子档案提供利用方式与所依赖技术 的多样化，导致了利用工作的复杂性。因 此，加强电子档案的利用管理就显得特别 重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安 全的角度出发，主要有对用户及提供利用 者的管理、对提供利用载体的管理及利用 中的安全保密措施等。
（2）确保所有电子档案内容的可存 取性
电子档案的可存取性是指电子档案在 利用中得以准确、完整并能以人们直观理 解的方式进行显示。电子档案来源广泛， 形成于不同的计算机系统，与其有关的技 术及数据结构定义和所用的软硬件平台各 不相同，其内容格式的编排也不尽相同。
（3）维护计算机系统与网络安全
计算机系统与网络是电子档案传输利 用的主要环境，因此，系统与网络的安全 性能是电子档案信息安全的重要保障。对 计算机系统与网络安全的威胁主要表现在 非授权访问、冒充合法用户、破坏数据完 整性、干扰系统正常运行、传播病毒、线 路窃听等方面。
1．电子文件的形成与积累
电子文件来源于两个方面：一是职能 部门自身创建的；二是从工作网络上采集 的。前者一经生成，便由文件创建者直接 采集下来；而后者一般是在部门间的业务 交流、上下级机关的工作交流中产生，它 们流动在网络上，职能部门为了工作需要 而将其采集下来。
（1）电子文件的积累
为保证电子文件的原始性、真实性， 维护电子档案的系统性、完整性，同时防 止存有电子文件的存储载体在个人手中丢 失、损毁，从而保护电子文件的安全，必 须做好电子文件的积累工作。
6．电子文件对背景信息和元数据的依 赖性
背景信息是指伴随着电子文件的生成 和运作过程产生的人员和机构等方面的信 息。对于普通纸质文件来说，一般的原件 上或附带的表格中直接记录了单位交接、 报批签署等背景性内容，也就是说，文件 本身已包含了背景信息，在归档、保存、 利用的过程中，这些信息自然成为认定档 案原始性、真实性的直接内容。