Email书信.ppt

常用缩写
• AOB Any other business 其他事 • ASAP As soon as possible 尽快 • BCC blind carbon copy 密送 • BTW By the way 顺便提一下 • CC Carbon copy 抄送 • Conf. Confidential 机密 • IOW In other words 换句话说 • Pls. Please 请 • PS Postscript 附言 • WRT With regard to 关于
• 主题摘要的写法：
• 主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。 邮件标题是邮件主要内容的浓缩，是读者浏览信箱时 决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可 起到索引的作用，便于收件者以后在大量的邮件中查 出相关的邮件。邮件标题选择的合适与否将影响到读 者处理信件的效率。因此，为了确保收信人能及时阅 读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简 意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语，如： “Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”， “weekly Sales Meeting”，“广告”等标题都 信息明确、一目了然。
4. Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference. 我附加了评估报告供您阅读。 Attached please find today's meeting notes. 今天的会议记录在附件里。 Attach is the design document, please review it. 设计文档在附件里,请评阅。 For other known issues related to individual features, please see attached release notes. 其他个人特征方面的信息请见附件。
It would be nice if you could provide a bit more information on the user's behavior.您若是能够就用户 行为方面提供更多的信息就太感激了!
At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能负 责这件事情。
结构
• 正文部分的写法： • 正文部分（body）涉外商务电子邮件的正文
书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正 文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便 于打字和节省时间，提高工作效率。正文是电 子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主 题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话， 正文由两三个或三四个简短的段落构成。
• I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project.我想跟你电话讨论下报告进展和 XXX 项目的情况。
• 2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/ 反馈/建议
• What do you think about this?这个你怎么想?
• Feel free to give your comments.请随意提出 您的建议。
• Any question, please don't hesitate to let me know.有任何问题,欢迎和我们联系。
结构
• 附件（Enclosure）电子邮件中如果带有与邮 件内容相关的附件，可用 word、excel等软件 编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或 报价单等，并在邮件中说明具体文件的名称及 份数等，以便对方确认。
• 附言（Postscript）
• 打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在 签名下方注明 P.S.再附上补充的内容。但补 充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充 的内容很多，则需另写一封邮件，以免喧宾夺 主。
内容
• 表明你的意图 • 然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，
那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你 写此邮件的目的开头。例如，"I am writing to enquire about…"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意 非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内 容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持 句子简短明了并句意tiate a meeting 发起会议 • I would like to hold a meeting in the afternoon about
our development planning for the project A.今天下 午我建议我们就 A项目的发展计划开会讨论一下。 • I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben. • 我建议我们今晚九点半和 Brown小聚一下，你和 Ben有没有空?
内容
• 结束语 • 在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些
礼貌语结尾。你可以 "Thank you for your patience and cooperation."或 "Thank you for your consideration."开始接着写， "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know."及"I look forward to hearing from you."
结构
• 敬意结尾（complimentary closing） • 结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。
通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使 用 “Good day to you！”等表示美好祝愿的词 组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体 （casual style）。 • 签名（signature）通常是寄件者在信函的敬意 结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在 电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函 那样可用手签。
内容
• 感谢收件人如果你在回复客户的询问，你应该 以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公 司，你就可以说， "Thank you for contacting ABC Company."如果此人已经回复过你的一 封邮件了，那就一定要说， "Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting backto me."如果你可以找到任何机会那一定 要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服， 而且显得更礼貌。
英语电子邮件写作
英语电子邮件如何写
• 内容 • 结构 • 常用词汇 • 常用缩写 • 常用例句：英文电子邮件高频句 、商务英语
函电常用句型 • 范文 ：英文书信范文、外贸业务英文邮件范
文
内容
• 从问候开始 • 用问候语开始邮件内容非常重要，例如"Dear
Lillian,"。根据你与收件人的关系亲近与否， 你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是 直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果关系 比较亲密的话，你就可以说，"Hi Kelly,"如果 你和公司联系，而不是个人，你就可以写"To Whom It May Concern:"
常用例句
• We'd like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time.十月三十号(周四),老时间,开会。
• Let's make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一盐湖城时区下午五点半 开会。
常用词汇
• 英语电子邮件发送程序有很多的缩写，如果你 不知道意思的话，你给老板要求加薪水的邮件 就可能发给了整个办公室！
• “Reply to all”表示你的邮件将发送给每一个收 到原始邮件的人。在邮件的地址栏内，“cc” (carbon copy)部分是指邮件发给你指定的人， 而“bcc”部分你可以悄悄的发送邮件而不让其 他的人知道–b的意思是“blind”（掩藏的）。如 果有人要你"forward"一封邮件，他们意思是要 你通过转发的功能发送邮件，有时侯简写成 "fw."
• Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows.如果存取文件有 任何问题请和我联系。
• Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.谢谢 你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建 议。
3. Give feedback 意见反馈 Please see comments below. 请看下面的评论。 My answers are in blue below. 我的回答已标蓝。 I add some comments to the document for your reference.我就文档添加了一些备注,仅供参考。