园林绿化工程文件资料管理

探讨园林绿化工程文件资料的管理摘要：园林绿化工程文件资料档案是城市建设档案的重要组成部分。我们必须把握住园林绿化工程档案的特点。认真做好城市园林绿化工程文件资料档案建立与管理工作，才能更好地为城市建设及人们的生活服务。本文对园林绿化工程文件资料的管理进行了探讨，以供参考。

关键词：园林工程；资料归档；优化措施

引言：

在园林绿化工程施工期间形成了各种工程信息资料，其中包括整个工程的历史纪录，它包括园林工程基建过程形成的文件资料、园林工程监理过程形成的资料、园林工程物资资料、工程施工过程中形成的施工资料、施工管理资料、施工试验资料、施工验收资料、工程竣工图等构成了整个工程完整历史的信息。完整的收集，并按一定原则分类、组卷，园林绿化工程资料最终要移交城建档案部门归档的。

1. 园林绿化工程文件资料档案的特点

一是要有很强的专业性。园林绿化档案作为园林绿化科技、生产活动的记录，在工作中要根据园林的生长特点，选择地点进行规划、设计、布局、种植、养护管理。因而，其在各项城市园林工作中所形成的档案与其它档案相比，具有较强的专业性；二是多样性。园林绿化档案既有一般档案的共性，但又有其特性，其载体不仅有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案；而且还有锦旗、奖章、

奖杯等实物；有志书、实物遗存、图片等，经收集整理或加工成文献资料后也可作为档案保存；三是时效性。园林绿化效果的最佳状态不是在建成之时，而是在日后。这是因为树木、绿地一般都具有生长周期，绿化的效果在一定长的时间后才能实现。

2. 园林绿化工程文件资料档案的价值

园林工程资料是对施工情况的记录，真实反映了工程施工的全过程，反映了工程的内在质量，特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值。资料的收集的筛选、分类及整理是一项烦琐又需要有耐心的工作，往往得不到人们的重视，特别是在项目实施的前期更容易被忽视。每次交付竣工验收前的资料检查时。由于资料不齐、表格内容填写不规范、填写错误等等问题，很大程度的影响工程的评分和质量鉴定的成绩，因此资料整理和存档工作就显得更加重要，强调质量保证资料的重要性，将有利于促进工程质量的提高。因此．加强对工程资料的收集、归档、保存是非常重要的一项工作。为了建立完善园林工程资料，作为资料档案管理人员，首先要收集大量的基本资料。比如招标、投标及施工期间产生的大量文件或资料如招标文件、投标文件、合同文件、施工图、预算书、设计变更签证、施工日志、工程验收记录、发包方与承包方之间来往函件、竣工验收报告及工程决算书等。因此说明工程资料档案对整个园林施工工程有着重要的意义。

3. 园林绿化工程文件资料档案管理问题分析

3.1 施工单位重视程度不够

一些建设单位、施工单位不重视园林工程文件资料的管理工作，造成工程竣工档案归档普遍质量不高。园林工程文件资料与其它建设工程文件资料一样有着它的复杂性，同时也要求园林工程文件资料必须具备真实性、完整性和原始性。这就要求园林工程文件资料管理员既要懂园林工程建设，又要精通档案管理。由于施工单位对园林工程文件资料的重要性认识不足，很多参与园林工程建设的相关单位，由其是施工单位不设专人收集、整理工程竣工档案，使园林工程资料的有效管理难以得到提高。

3.2 部分工程档案管理人员的整体业务素质有待提升

部分工程管理人员，工程技术人员、监理人员、施工单位领导人对工程建设文件资料档案管理的意识比较薄弱，尤其是园林主管部门的领导对工程档案的管理重要性认识不够，认为资料管理是可有可无的，导致重建设、轻档案的现象时有发生。部分工程档案管理人员对工程资料编制质量标准规范、基本建设档案管理规定学习不够扎实深入，缺乏专业的园林施工方面知识，对资料归档的概念认识不清，造成部分园林施工单位档案管理中的被动和混乱。

3.3 缺乏必要的档案管理体系建设

有的园林工程项目参建单位多，所用表格五花八门，加上不同施工单位各自的资料管理人员业务素质参差不齐，技术力量差异较大，造成园林工程施工过程中产生的各类应归档的文件不规范，资料质量不高。很多园林工程建设单位缺乏质量管理体系建设力度，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施，对园林工程档案管理重视

不够，对园林工程施工单位资料规范的要求不够深入，缺少知道和监督，致使一些施工单位在园林工程资料管理方面无所适从。

4. 园林绿化工程文件资料档案管理工作的优化措施

4.1 从工程项目立项抓起资料管理工作

资料管理与归档的前提当前园林工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的各阶段产生的工程资料负责，从园林工程项目开始就设立园林工程项目资料管理机构和管理人员，负责园林工程项目各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各阶段文件资料管理的指导，监督。实现园林工程立项开始到竣工资料收集同步；园林工程施工过程与竣工资料形成同步；园林工程完工验收与工程资料验收同步，从而将资料管理“三同步”原则贯穿到园林工程施工资料管理的全过程。

4.2 建立和完善园林工程文件资料管理制度

一个园林工程要求所有文件资料的资料具有准确、齐全、规范的特点。当有多个单位参与同一园林工程建设时。项目管理部门在园林工程建设初期(而不是中后期)就应结合园林工程项目的实际

情况，制定适合本园林工程项目的资料管理规定。明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。园林工程项目管理单位和监理单位，在园林工程项目开始之初就应制定出一套可行的，适合本工程特点的资料所要求的表格及样本．以便于各参建单位在工程资料整

理过程中有依据，好操作，这样。才能避免资料格式的多样性、不规范。只有加强园林工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。

4.3 关注园林工程档案管理的步骤和细节控制

当前园林工程建设项目的管理模式大多实行项目法人负责制，所以关注园林工程文件资料档案管理的步骤和细节控制，从园林工程项目立项就开始关注对园林工程项目资料管理机构和管理人员

的要求和对各阶段文件资料的收集、整理和归档管理工作的指导、监督；在管理中要注重在园林工程施工资料管理的全过程中，对园林工程施工过程与竣工资料整理过程落实好同步控制。

4.4 强化归档资料的真实完整

园林工程项目参建单位的工程技术人员和相关管理人员要切实负起责任，杜绝为了完成施工任务而后补资料的现象，经常深入施工现场，以免园林施工与资料整理两张皮，建立过程控制奖罚制度，对各施工单位的资料的准确性、完整性、同步性、规范性、真实性加强检查，发现情况及时处理。

5. 结束语

园林绿化工程资料档案是园林工程建设过程中不可缺少的一项重要工作，在不断提高施工单位作业层的素质、加强施工单位管理水平的同时，监理单位和建设单位应积极参与指导和审查，以更好地保证竣工资料能够真实地记录和反映施工的全过程，且具备完