文件管理制度

QP/DCX01-2009

文件管理制度

1 目的

为了保证公司在质量管理体系运行中，所有质量活动场所使用有效版本的文件（包括适当范围的外来文件），以防止使用失效或者作废的文件。

2 范围

本程序适用于质量管理体系运行中，有关质量活动的文件的控制和管理。

3 职责

3.1 质量技术科负责质量管理体系文件的控制和管理。

3.2各使用部门应加强对文件的识别和保管。

4 工作流程（见图一）

5 工作程序

5.1文件的分类

a) 技术性文件；

b) 管理性文件。

5.1.1外来文件

a) 国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策等文件；

b) 行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等；

5.1.2 内部形成文件

a) 质量手册、程序文件、技术文件、作业指导书；

b) 仅限于各部门内部使用的部门内部文件。

5.1.3 受控文件和非受控文件

a) 有效文件由质量技术科在文件上加盖“受控”印章，以便于识别；

b) 有效文件未经盖章为非受控文件，不得在与质量体系运行有关的工作场所使用，发至外单

位或顾客的质量手册应注明受控的标识。

5.2 文件的编号

年代号

版本号

质量手册

公司代号

企业标准

工作流程

图一

5.3文件的起草

5.3.1质量手册由质量技术科组织起草

5.3.2程序文件由主管该项工作的部门组织起草。

5.3.3作业指导书的管理性、技术性文件由主管该项工作的部门负责起草。

5.4文件的审核、批准和发布

5.4.1质量手册、管理文件由管理者代表审核、总经理批准发布。

5.4.2程序文件由起草部门负责人审核，管理者代表批准发布。

5.4.3作业指导书由起草部门负责人审核，副经理批准发布。

5.5文件的发放

5.5.1发放有效文件时，质量技术科填制“文件发放一览表”，供职工签收。

5.5.2不属文件发放者，确因工作需要，可向质量技术科借阅。任何人不得擅自复印、或向与质量管理体系运行无关的人员，特别是公司外部人员提供有效文件。

5.5.3文件破损，影响使用时，可向质量技术科申请置换，补发完好的有效文件，但必须上交破损的有效文件并由质量技术科负责销毁。

5.5.4如文件丢失，应提出书面申请，经管理者代表批准后由质量技术科补发，丢失的文件一旦

找回，应立即上交质量技术科并由其负责销毁。

5.6文件的更换和换页

5.6.1由提出修改的部门填写“文件更改（换版）申请单”，说明理由，经原批准者同意后，按本程序5.3和5.4规定执行。

5.6.2质量技术科负责按“文件发放一览表”收回需更改的文件，并换发更改后的有效文件。

5.6.3质量技术科及时更改“有效文件清单”，做好更改情况记录。

5.7文件的换版与作废

5.7.1有效文件经3次修改或经内部评审需大幅度修改时，可进行换版。原版次有效文件相应作废。由质量技术科按原发放范围、发放程序换发新版本。

5.7.2换发新版时，原版次有效文件由质量技术科收回并及时销毁。需作资料保留的，由部门填写“旧版文件留用申请单”，经管理者代表同意后登记并标识“作废保留”。

5.8文件的归档与管理

5.8.1有效文件发布后，由质量技术科进行归档。

5.8.2所有存入软盘的有效文件应进行适当标识、编目，由专人保存。更改或换版时及时修正。5.9外来文件的控制

外来文件由质量技术科统一控制、保管。

6 质量记录

6.1《有效文件清单》

6.2《文件资料收发清单》

6.3《文件更改(换版)申请单》

6.4《文件发放一览表》

6.5《外来文件发放清单》

6.6《旧版文件留用申请单》

编制：审核：批准：