会议制度

26．会议制度

1．目的和范围: 会议是公司内部沟通的最有效方式之一，建立会议制度目的在于规范各种会议的组织筹备、信息收集、信息沟通、会议记录、会议纪要发放、会后跟踪落实等工作，以提高会议效率、形成顺畅的沟通渠道，从而有利于持续有效的制度化改进。其范围涵盖公司内的各种会议以及公司员工外出参加的会议。

2．职责

总经理/副总经理

主持经理例会、公司专题会议、管理评审会议、全体员工大会；

指定专人追踪经理例会事项的落实情况；

2.1.3经理例会后,指定专人整理会议记录,形成并发放会议纪要；

参加相关会议。

总经理室

总经理秘书负责经理例会的通知、召集；总经理室有关人员参加经理例会。

总经理室通知召开公司员工大会；

组织召开公司专题会议；

负责组织与质量管理体系有关的会议；

总经理室副主任负责经理例会和公司专题会议的会议记录、会议纪要发放、会议布置工作执行情况的追踪、落实和反馈等工作。

各部门

经理例会前向总经理室递交本部门工作周记，部门正职经理和项目部正职经理参加经理例会，布置执行会议安排工作；

2.3.2部门经理主持召开本部门周会，负责周会精神在本部门内部的沟通；

2.3.3业务主管部门负责业务专题会议的召开，并组织相关部门参加；指定

专人做会议记录，发放会议纪要、追踪落实会议布置工作；

2.3.4部门经理、人力资源部经理审定并批准员工外出参加外部会议（高级

员工由总经理批准）；

2.3.5人力资源部负责公司员工大会等会议的具体会务安排。

3．工作流程

会议类别

3.1.1例会，包括经理例会、各部室周会、项目部例会、施工监理例会等；

3.1.2专题会议，包括公司专题会议和部门业务专题会议（针对业务专题由

业务主管部门牵头组织有关人员召开，如图纸会审会议、开标评标会

议、合同评审会议等）；

3.1.3与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议，内、外部审核

会议，管理评审会议等；

3.1.4全体员工大会，包括各种动员大会、年初计划动员会、年终总结表彰

会等；

3.1.5其他内部会议；

3.1.6外部会议：指公司员工外出参加的由政府、行业协会和其他组织机构

主办的各种会议。

3.2会议组织流程

例会

经理例会

A．经理例会由总经理/副总经理主持，总经理秘书负责召集，原则上每两周一次。与会人员为各部室正职经理、总经理室有关人员以及总经理

指定的其他员工。原则上每三个月召开一次经理例会扩大会议，与会

人员范围扩大至公司本部以及各分支机构的所有中、高级职员。

B．在例会前，各部室应向总经理室递交部门工作周记一式四份（分发至总经理、两位副总、记录存档各一份）。周记包括“本周工作主要情况”、“存在的问题及改进意见”、“下周主要工作计划”三个栏目。总经理

室指定专人追踪上次经理例会事项的落实情况，并整理成“经理例会

落实情况”一式四份（分发范围同部门工作周记）。

C．在经理例会上，由副总经理通报上次例会已落实事项和未落实或正在办理中的事项；总经理主持讨论各部室周记“存在的问题及改进意见”

栏目中提出的问题，并确定改进意见；总经理主持讨论会上提出的其

他问题。

D．在经理例会后，由总经理室副主任整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要送呈副总经理审阅后，及时发放至各与会者手中。与会者应向

本部门员工传达会议精神，安排落实会议布置工作。会议纪要必须编

号，标明“机密”字样，注明会议时间、地点、参加人员、缺席人员。

经理例会纪要共分“上次例会未完事项”和“本周例会事项”两个栏

目。总经理室保存经理例会纪要、各部室周记、“经理例会落实情况”，并按年度整理成册，按规定，每两年向公司图书档案室移交一次。

各部室周会

由各部室经理负责主持召开，会议内容包括传达经理例会精神、安排

执行经理例会上布置的工作、通报本周工作主要情况、讨论存在的问

题及改进意见、安排下周主要工作计划等等。原则上每隔一至二周一

次，与会人员为各部室全体员工。各部室周会应形成书面纪要或以周

记的形式体现，以适当的形式（如在部门办公室的看板上张贴）在部

门内部传递，并在当周经理例会前送呈总经理室。

项目部例会和项目部参与的施工监理例会

项目部例会和项目部参与的施工监理例会的有关制度参见《施工管理

程序》。

专题会议

公司专题会议

总经理/副总经理根据公司业务运作的需要确定公司专题会议议题、议

程时间、地点、与会人员等，由总经理室根据总经理的意见负责召集

有关人员召开专题会议，并负责会议记录、会议纪要发放（发放范围：

每一位与会者）和会议布置工作的追踪落实等。公司专题会议根据具

体情况不定期举行。总经理室保存专题会议纪要，并按年度整理成册，

定期送公司图书档案室存档。

业务专题会议

由业务主管部室负责召集，与会者为各有关部室人员。会议应形成书

面纪要分发至所有与会部门的主管手中，并由专人对会议布置的工作

进行追踪。业务专题会议根据业务开展情况不定期举行，必要时可针

对同一专题举行多次会议，形成系列纪要。会议纪要的发放和存档同

的有关规定。

与质量管理体系有关的会议

与质量管理体系有关的会议，包括内外审首末次会议、内外部审核会

议、管理评审会议等，其有关规定参见《工作改进管理程序》。

全体员工大会

员工大会由总经理/副总经理主持，总经理室通知召开，并布置有关部

室准备会议资料，人力资源部负责具体会务安排。员工大会不形成会

议纪要，但总经理室应保存会议有关材料，并定期整理归档。

其他内部会议

其他内部会议的有关制度参照上述适用的条款执行。

外部会议

公司员工外出参加由政府、行业协会和其他组织机构主办的各种会议，

必须征得部门主管同意，如需出差，必须按照《人力资源管理》办理

出差申请手续。员工外出开会期间，必须做好会议记录，返回公司后，

必须在一周内整理有关资料，向部门主管或总经理室提交报告，必要

时召集有关会议进行传达。

会议纪要及其他会议文件的归档

会议纪要及其他会议文件归档参照《档案管理》的有关规定执行。4．相关文件

《施工管理程序》

《内审程序》

《管理评审程序》

《工作改进管理程序》

《人力资源管理制度》

5. 相关表单、记录

工作周记

各种会议纪要

6. 附表