项目技术资料归档细则

项目技术资料归档细则

导则

C-DR010302C-2003

实施日期 2004年 2月 1日 第 1 页

共 19 页

本导则所有权属中国石化工程建设公司。未经本公司的书面许可，不得进行任何方式的复制；不得以任何理由、任何方式提供给第三方或用于其它目的。

目 次

1 总则 ................................................................... 2 1.1 目的 .............................................................. 2 1.2 范围 .............................................................. 2 1.3 规范性引用文件 .................................................... 2 2 分类和要求 ............................................................. 2 3 归档程序 ............................................................... 2 4 验收与管理 ............................................................. 3 附录A 项目技术资料归档范围 ............................................... 4 附录B 项目技术资料分类归档用表 (11)

第 2 页共 19 页C-DR010302C-2003 导则1总则

1.1 目的

为做好项目技术资料的归档管理工作，特编制本细则。

1.2 范围

1.2.1本细则规定了项目技术资料的分类、归档程序及验收与管理的工作方法。

1.2.2 本细则适用于公司承担的所有工程项目的项目技术资料的归档管理工作。

1.3 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本规定的引用而成为本规定的条款。

a) 《知识产权保护规定》 C-TS040201C

b) 《技术档案管理办法》 C-DR010201C

2分类和要求

2.1 项目技术资料分七类

a）合同类

b）项目管理类

c）设计管理类

d）采购管理类

e）施工管理类

f）开车服务类

g）来往文件类

每类资料的归档范围及要求见附录A《项目技术资料归档范围》。

2.2 项目技术资料的归档工作应纳入项目执行计划，明确归档人与归档日期。对逾期未按归档要求归档技术资料的项目，项目执行中心应按未完成项目处理。

3归档程序

归档资料

按第2.1条分类整理，每类资料分别填写《项目技术资料分类归档目录表》，并与该类技术资料一起装订成册（无法装订时装口袋）

填写《项目技术资料归档验收表》，送有关主管人审查完整性并签署

导则C-DR010302C-2003 第 3 页共19页

质量部检查并签署

资料保管部门验收并签署

3.2.1 对原方案的重要变动、对今后工作有意义的问题、需要保留作为依据和备查的记录等，应整理归档。

3.2.2 项目所用的国内标准（包括国家、行业和公司标准）不归档。

3.2.3 业务建设项目（标准图设计、复用设计、工艺包开发等），可以根据实际情况归档技术资料。

4验收与管理

4.1 归档的技术资料必须是原件，使用人和归档人不得随意修改。归档后的技术资料资料确实需要修正时，由该资料编制者提出修改申请，经项目经理和质量部批准后实施，且经原校审人确认，并在修改处签字。

4.2 归档资料可以是手写稿、打印稿或复印件（当接受原件为复印件时）。其中手写稿要求字迹清楚，不得铅笔书写。

4.3 归档资料的完整性由归档人负责，有关主管人审查。

4.4 需要保密的资料，由归档人按《技术档案管理办法》提出划密申请，经技术部审核批准后，在该资料的封面上和归档目录表的备注栏内注明批准的密级，验收保管部门据此按密级资料进行管理和提供利用。对归档技术资料有其他特殊保管要求的，应在技术资料归档时作出书面说明。

4.5 凡不符合本细则“2.1”“4.1”“4.2”“4.3”条要求的归档资料，检查和验收部门可以拒绝签收，退还改正后再行归档。

4.6 归档后的技术资料，由验收保管部门立卷建档，按档案资料管理办法进行管理和提供利用。归档资料的保存期按资料保管期限规定办理。

4.7 归档后的技术资料，由保管部门立卷建档，按有关的管理办法进行管理和提供利用。技术资料的保存期按《技术档案管理办法》中资料保管期限的相关规定办理。

4.8 计算书归档后应单独立卷，并按秘密级资料进行管理。

4.9 校核版图（白图）归档后只有出现下述两种情况并经质量部主任签字才可查阅:

a) 质量认证机构监督审核时须要提供质量记录证据；

b) 工程出现质量问题时作为追溯依据。

4.10 对没有特别保存期限要求的校核版图（白图）保存一年后，档案室可以按作废资料进行处理。

第 4 页共 19 页C-DR010302C-2003 导则附录A项目技术资料归档范围

表A1 项目技术资料归档范围表（合同类）

文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门

项目承包合同合同及其附件合同生效后

1个月内

市场开发部

总经理办公室

(正本)

项目引进部分合同合同及技术附件，包括其

修改和补充部分

项目交工后

1个月内

项目经理档案室

订货合同/订单包括技术附件、技术商谈

纪要等

项目交工后

2个月内

采购经理档案室

各类施工分承包方合同合同及附件

项目交工后

2个月内

施工经理档案室

顾客的要求设计变更

采购变更

施工变更

项目交工后

2个月内

设计经理

采购经理

施工经理

档案室

与合同变更有关的议定书、会议纪要、来往的备忘录、传

真、信函重要部分（见注2）

项目交工后

2个月内

设计经理

采购经理

施工经理

档案室其它部分

项目交工后

2个月内

设计经理

采购经理

施工经理

项目执行中心

采购部

建设部

表A2 项目技术资料归档范围表（项目管理类）

文件类型主要内容归档时间归档人验收保管部门

项目管理文件开工报告、质量计划、完

工报告、备忘录

总的部分

设计部分

采购部分

施工部分

开车部分

项目交工后

2个月内

项目经理

设计经理

采购经理

施工经理

开车经理

档案室

项目组织机构、人员任命

表、工作会议纪要和内部

通知

总的部分

设计部分

采购部分

施工部分

开车部分

项目交工后

2个月内

项目经理

设计经理

采购经理

施工经理

开车经理

项目执行中心

项目执行中心

采购部

建设部

建设部

项目任务书、总进度表

项目交工后

2个月内

进度控制

工程师

项目执行中心项目完工报告（包括项目

各阶段完工报告）

项目完工或开

车后一个月

项目经理档案室项目回访回访后1月内项目经理档案室