企业会计档案管理讲义(ppt 28页)
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2、月度、季度报表不用按归档要求整理，可由财 务部门自行保管至5年期满后编制清册销毁。
3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装 订成册，保管期限为5年。
4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用 装订，保管期限为5年。
五、保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、 25年5类。
七、会计档案的整理要求
（4）案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表” ★年度报表、工资表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
七、会计档案的整理要求
★整理会计凭证应注意的问题：
由于会计凭证在若干年内具有查考作用， 所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订 线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责， 并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽 换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、 涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证 应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在 目录注明永久或长期保管期限。
各类会计档案的保管期限参照（附表一、 二）所列期限执行。
▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永 久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表 示。
六、分类与代号
会计档案分为五大类：即：年度报表、帐 薄、凭证、工资表及其它类
机关的会计档案代号是“D”，企业的会 计档案代号是“9”，其中：
报表 帐簿 凭证 工资单 其他
七、会计档案的整理要求
2、编目 （1）编页码
▲会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的 页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编 写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背 面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页 面编顺序号。 ▲会计凭证档案不用打页码。
七、会计档案的整理要求
（2）帐薄一册一卷，每 本帐薄（包括电算化管
理的帐薄）在原封面右
上角贴上会计档案“小 标签”，并按标签上的 内容填写。模式：
全宗号 3 年 度 2004 目录号 D2—1 保管期限 15 案卷号 1 页 数 30
题 名 ×××单位会计总帐
七、会计档案的整理要求
★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆 除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上 会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会 计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同 所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的 先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。
会计档案整理 方法讲义
• 荔湾区档案局监督指导科：邹红
一、会计档案概念
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济 业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案 局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第 五条）
二、会计档案的内容与归档范围
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总 凭证，其他会计凭证；
七、会计档案的整理要求
示例： D2－1~800（1991 ~2000年） 到了2001年，可作一个断号，即： D2－1 ~983（2001 ~2010年） 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2010年： D2－2
★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
6
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，
打印一式三份，一份随档案装订，一份由会计部门装订
成检索目录保管，一份向本单位综合档案室移。
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 （3）案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序 号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但 这个案卷顺序号最大不超过四位数。
例： D1.1——政府办 D1.2——投资服务中心 D1.3——地铁拆迁办
七、会计档案的整理要求
1、立卷 （1）年度报表、工资表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况 说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部 分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的 报表前。 ▲工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位 工资单的数量多少可一年一卷或数卷。
七、会计档案的整理要求
（2）卷内文件目录编制
▲年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。
卷内目录
案卷号：1
序
文件材料题名
号
责任者 文件日 文件 页 备 期 编号 次 注
1 资产负债表
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
1
2 收入支出表
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
4
3 经费支出明细表
企业： 9.1 9.2 9.3 9.4Байду номын сангаас
9.5
机关 ： D1 D2
D3
D4
D5
六、分类与代号
如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立 卷的，在一级属类后面加二级属类。 模式：
报表 帐簿 凭证 工资单 其他 企业：9.1.1 9.2.1 9.3.1 9.4.1 9.5.1 机关：D1.1 D2.1 D3.1 D4.1 D5.1
2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固 定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报 表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
二、会计档案的内容与归档范围
4、工资表：各单位工作人员工资表及个人所 得税申报表。
5、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐 单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计 档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案 销毁清册。
★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数 据和相应软件资料也应归档。（其它类）
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要 求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后， 由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案 室移交统一保管。
四、归档要求
1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门 按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制 会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复 印、借阅、 保管、销毁等制度。
3、银行存款余额调节表，银行对帐单等按要求装 订成册，保管期限为5年。
4、已开具的发票（或收据）存根联，整本的不用 装订，保管期限为5年。
五、保管期限
会计档案保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、 25年5类。
七、会计档案的整理要求
（4）案卷封面、卷内备考表编制 ★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内文件材料的内容。 例如：“荔湾区政府办公室2004年度会计报表” ★年度报表、工资表的封面必须用电脑打印。 ★卷内备考表编制
七、会计档案的整理要求
★整理会计凭证应注意的问题：
由于会计凭证在若干年内具有查考作用， 所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订 线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责， 并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽 换、舞弊。
凡属本单位房地产、经济合同、人员工资、 涉及外事、数额较大的开支和固定资产的凭证 应单独装钉，可与本年度的凭证一起编号，在 目录注明永久或长期保管期限。
各类会计档案的保管期限参照（附表一、 二）所列期限执行。
▲ 会计档案保管期限除年度报表类按“永 久”中文表示外，其它类的保管期限用数字表 示。
六、分类与代号
会计档案分为五大类：即：年度报表、帐 薄、凭证、工资表及其它类
机关的会计档案代号是“D”，企业的会 计档案代号是“9”，其中：
报表 帐簿 凭证 工资单 其他
七、会计档案的整理要求
2、编目 （1）编页码
▲会计报表、工资表卷内文件材料均按有书写内容的 页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ▲页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编 写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，背 面在其左上角编写页号。 ▲订本式帐簿不用拆去空白页，按已有填写内容的页 面编顺序号。 ▲会计凭证档案不用打页码。
七、会计档案的整理要求
（2）帐薄一册一卷，每 本帐薄（包括电算化管
理的帐薄）在原封面右
上角贴上会计档案“小 标签”，并按标签上的 内容填写。模式：
全宗号 3 年 度 2004 目录号 D2—1 保管期限 15 案卷号 1 页 数 30
题 名 ×××单位会计总帐
七、会计档案的整理要求
★对活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应拆 除硬封面，自制软封面，并在封面的右上角贴上 会计档案小标签。 （3）会计凭证分为原始凭证和记帐凭证两种。会 计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同 所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记帐的 先后顺序，根据其数量多少，组成一卷或多卷。
会计档案整理 方法讲义
• 荔湾区档案局监督指导科：邹红
一、会计档案概念
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告 等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济 业务的重要史料和证据。（财政部和国家档案 局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第 五条）
二、会计档案的内容与归档范围
1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总 凭证，其他会计凭证；
七、会计档案的整理要求
示例： D2－1~800（1991 ~2000年） 到了2001年，可作一个断号，即： D2－1 ~983（2001 ~2010年） 所不同的区分是在目录号上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2010年： D2－2
★同一年里帐簿不分属类，不分保管期限排列编案卷号。 ★凭证、工资表的排列按形成时间先后排列。
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
6
卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，
打印一式三份，一份随档案装订，一份由会计部门装订
成检索目录保管，一份向本单位综合档案室移。
七、会计档案的整理要求
▲帐薄、凭证档案不用编制卷内文件目录。 （3）案卷号编制
案卷号指的是案卷在整理过程中排列的序 号。同一类别下若干年编一个案卷顺序号，但 这个案卷顺序号最大不超过四位数。
例： D1.1——政府办 D1.2——投资服务中心 D1.3——地铁拆迁办
七、会计档案的整理要求
1、立卷 （1）年度报表、工资表独立组卷。
▲对报表进行分析和说明的文字，如财务情况 说明、财务报告等，是会计报表的重要组成部 分，要与报表一同组卷归档，并置于被说明的 报表前。 ▲工资表按时间顺序整理，各单位可视本单位 工资单的数量多少可一年一卷或数卷。
七、会计档案的整理要求
（2）卷内文件目录编制
▲年度报表、工资表按卷内文件目录的格式照实抄录。
卷内目录
案卷号：1
序
文件材料题名
号
责任者 文件日 文件 页 备 期 编号 次 注
1 资产负债表
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
1
2 收入支出表
荔湾区政府 2004.12.
办公室
31
4
3 经费支出明细表
企业： 9.1 9.2 9.3 9.4Байду номын сангаас
9.5
机关 ： D1 D2
D3
D4
D5
六、分类与代号
如果本单位设有其它帐户的会计档案需要独立立 卷的，在一级属类后面加二级属类。 模式：
报表 帐簿 凭证 工资单 其他 企业：9.1.1 9.2.1 9.3.1 9.4.1 9.5.1 机关：D1.1 D2.1 D3.1 D4.1 D5.1
2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固 定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
3、财务报告类：年度财务报告，包括会计报 表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
二、会计档案的内容与归档范围
4、工资表：各单位工作人员工资表及个人所 得税申报表。
5、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐 单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计 档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案 销毁清册。
★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数 据和相应软件资料也应归档。（其它类）
三、归档时间
当年形成的会计材料，由财务会计部门 的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要 求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后， 由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案 室移交统一保管。
四、归档要求
1、各单位每年形成的会计档案，由会计财务部门 按照归档要求，负责整理立卷， 装订成册，编制 会计档案保管清册。要建立立卷归档、移交、复 印、借阅、 保管、销毁等制度。