时间管理

时间管理的历程
用完
consume
用好
utilize
用对
right
时间管理理论的历史演进
第一代时间管理理论 第二代时间管理理论 第三代时间管理理论 第四代时间管理理论
第一代时间管理
属于备忘录型
优点：应变能力很强，压力小
缺点：随意忽略整体规划
第二代时间管理
属于记事薄规划与准备
优点：1.追踪约会事件
间的68.7%。
■时间的浪费
——某项调查数据结果（１天）
睡 眠 8.05小时 上下班交通 0.73小时
用 餐
琐 事 工 作
1.31小时
0.55小时 7.34小时
读书报杂志
处理家务事 兴趣的工作
0.42小时
0.26小时 0.37小时
交 际
休 息 娱 乐
0.39小时
0.45小时 0.31小时
音乐或电视
对你的时间管理现状作出评估
个人时间管理的分析与评估
个人评估时间管理的步骤： 1、纪录 8：00 工作项目 工作等级 工作结果 9：00 10：00 ……
对你的时间管理现状作出评估
个人时间管理的分析与评估
2、绘制时间效率曲线
时间：200×年×月×日至200×年×月×日
每天时段 很差 稍差 07：00——07：59 08：00——08：59 09：00——09：59 …… …… 22：00——22：59 23：00——23：59
他在这一天的工作任务是： 制定一周工作计划 进行质量控制 工作会议 电话 接待供应商的拜访 检查下属的工作状况 处理员工纠纷
对你的时间管理现状作出评估
某分公司总经理周一的时间评估表
时间分配 工作项目
1、制定工作计划 2、进行质量控制 3、工作会议 4、电话 5、接待供应商拜访 6、检查下属工作
<卓越的时间与工作计划管理技巧>
李大志 海纳百川,取则行远
时间是我们生命的一部分!
盛年不重来，一日难再晨，
名 人 名 言
及时当勉励，岁月不待人。
——陶渊明
凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。
——华罗庚
放弃时间的人，时间也会放弃他。
——莎士比亚
名 人 名 言
你热爱生命吗？那么别浪费时间，
业务系统的管理人员平均每周花在 会议上的时间不少于10小时；
——犹豫不决
——漫不经心
行政管理人员每周会议20小时。
心理学家指出： 恢复思路平均时间为３－５分钟
——碌碌无为
时间管理的八大法宝
■树立时间价值观
■结构流程优化 ■工作环境“５Ｓ” 作 ■工作的计划性 目标管理
理念变革
组织前提 准备工
你不可支配的时间有多长？在什么时候？
你被干扰的时间有多长？这些干扰的来源是什么？依 重要程度来说，那一项干扰对你最有影响？ 你认为应采取什么行动，才能减少或控制干扰？
对你的时间管理现状作出评估
个人时间管理的分析与评估
4、分析
分析提示之二： 何时工作时间效率最高？ 何地做何工作时间效率最高？ 领导性工作与管理性工作、管理性工作与事务 性工作、工作与休息等时间比例各是多少？这种 比例是否合理？收到1 次打扰，每小时大约7次，
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天
大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义
或者极少有价值的。同时 人被打扰后重拾原来的思路至 少需要3分钟，每天就是2.5小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的 时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时
A：极表同意； B：略表同意； C：略表不同意； D：极表不同意
对你的时间管理现状作出评估
时间用家类型
散漫型 时间太多， 无从打发
浪费型 有效工作时 间太少
高效型 高效利用时 间，甚至可 以有效支配 他人的时间
失控型 甚少有自己 支配的时间
对你的时间管理现状作出评估
个人时间管理的分析与评估
分析前的准备： 1、接受“时间有价”的观念 时间经济价值：收入÷时间，如年收入÷365天 2、养成记录时间的习惯
时间的意义
看待时间的三种观点
时间等于金钱 时间大于金钱 时间小于金钱
时间的特征
时间是不可移动的
时间没有办法储存
时间无法增加
时间借不到、买不到、租不到
时间以稳定的速度无法阻挡的消失
时间资产计算图
60 岁 岁 退休的年龄 现在的年龄 ×220工作日×8小时 时= 小时 至退休前的工作时间 ×220工作日×3小时= 小时 ×145工作日×12小时= 小时
案例

美国一位著名的大学教授，曾经向数 百人提出这样的问题：如果今天是你生命 的最后一天，你会做什么？结果很多人回 答的是没有多读书，没有好好的约束自己， 没有尝试新的事物，没有多花点时间与家 人相处等等。
小实验
道具：
——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，
细沙一堆，水一罐。
方法：把以上物品装进铁桶。
时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；
可以改变的是自己的思想、行为、习惯——最有 效的是改变思想。
时间管理其实是：
资源管理 自我行为的管理 提高时间资源的使用效率
学习时间管理的意义
时间管理是职业成功的源泉
适应快鱼吃慢鱼的社会
提升自我面对变化的能力 增加给自己“充电”的时间 增加放松自己的时间
至退休前的休闲时间
你的时间资产
小时
时间的分配
工作或学习时间 休闲时间 家庭时间 个人时间 思考时间
时间的运用
大块时间
安静时间
首要时间
零碎时间 固定时间
弹性时间
交通时间
时间的价值
无形价值 把时间投资于你的工作、家庭、社交、 的功能方面，建立工作关系、家庭关 系、人际关系等。 有形价值 所苦心开拓的许多家庭关系、社交关 系、会在以后带来有形的报酬。
今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？
今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？ 今天花费了有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？
课程内容
第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧
■分清工作轻重缓急
■并行串行的兼顾性
优先级
统筹学
■工作任务转移
■学会说“不” 问
授权与借力
拒绝的学
大纲
第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧
小故事

有两个人到非洲考察，迷路了，忽然 一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人 马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一 个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑 不过狮子。”同伴说：“嗨，你当然不知 道，在这个紧要的关头最重要的是我要比 你跑的快。”

你的时间价值几何
年收入 年工作时间 日工作时间 （万元） （天） （小时） 每天价值 （元） 每小时价值 （元） 每分钟价值 （元）
1 2 3 5 10
250 250 250 250 250
8 8 8 8 8
40 80 120 200 400
5 10 15 25 50
元
0.08 0.16 0.25 0.42 0.83
能 级之间的跃迁所对应辐射的9，192，631，770个 周期的持续时间”。
2、时间是怎样产生的
■日常的时间概念
——年、月、日、时、分、秒 ——地球自转、公转与月球公转
太阳 月球 地球公转轨道 地球
3、时间的基本特性
时间 恒久性 1 客观 公正性 5 时间 一维性 2
时间 特性
时间 的刚性 4
不可 逆转性 3
4、管理者经常遭遇太多的足以妨碍完成重大任务的干扰与危机
5、当被迫从事一项不愉快的决策时，管理者要避免直截了当的 答复 6、管理者对重要行动计划的跟踪工作没有必要予以重视 7、管理者可以强行命令他人执行不愉快的工作
8、管理者可以将重要工作安排在下午、夜里或带回家处理
9、管理者因工作难题会经常出现过分疲劳、紧张、泄气等状态 10、在着手完成一件艰难的工作之前，管理者喜欢整理桌上的物 品
提问：如果请你做这个实验，你将会按怎
样的顺序把以上物品装进铁桶？
1、什么是时间
■牛顿力学中的时间
——是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照， 通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质
运动变化本身的变化规律。
■时间的目的
——就是描述物质运动变化的参照，并提供一种事件 运动变化的标准流程的计量模式，同时它又是事 件进程描述的一个基本的物理量。
你的时间价值：每天/每小时/每分钟
4、什么是时间管理
■概念 —— 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 ■结论 ——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。
可以改变的才适合管理；
与朋友聊天
2.51小时
1.11小时
■时间的浪费 ——电话干扰，陪同煲粥 ——会而不议，议而不决 ——不速之客，礼节陪聊 ——回复信件，斟字酌句
——外部客观的低效率
■时间陷井 ——情不自禁 ——事必躬亲 ——过分客套 ——例行公事
国外学者对某跨国公司总部人员 的跟踪调查显示：
管理人员平均每8分钟被打扰一次；
效果 普通 佳
极佳
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±ä Ê ¼ 8 10 12 13 15 16 18
对你的时间管理现状作出评估
个人时间管理的分析与评估
3、评估时间分配状况
案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）
2002年我们对下属某分公司总经理某周一的时间分配进行 了实地调查，并作出分析和评估。
■科学上的时间概念
——1956年国际计量委员会将秒规定为1900年1月0日
12时正回归年长度的1/31556925.9747。这种以地 球公转为基础的时间标准称为*历书秒。 ——1967年第十三届国际计量大会又采用以原子内部 辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。
——按新规定，“秒是铯-133原子基态的两个超精细
课程内容
第一章：职业人士必须学会时间管理 第二章：对你的时间管理现状作出评估 第三章：对时间进行计划 第四章：分清任务的轻重缓急 第五章：时间管理的技巧
对你的时间管理现状作出评估
小测试：你浪费时间的情况严重吗？
A B C D
1、为了避免对棘手的难题采取行动，管理者要寻找理由和借口 2、为令困难的工作能被执行，对执行者下压力是非常必要的 3、管理者采取折中办法以避免造成不愉快是一件困难的工作
预测 时间 比例 180 48 72 24 24 24
实际 时间 比例 120 30 120 42 50 30
7、处理员工纠纷 8、午餐 9、其它 总计
24 24 60 480
0 20 100 512
对你的时间管理现状作出评估
个人时间管理的分析与评估
4、分析 分析提示之一：
时间使用率是多少？ 你工作时间的工作内容与工作目标是否相符？有多少 工作项目是与工作目标不相符的？在你的工作中，例行 性、作业性工作占多大比例？ 你这一周可支配的自由时间有多长？在什么时候？
对你的时间管理现状作出评估
个人时间管理的分析与评估
5、改进
职业人士反省自己一天的时间浪费需要自问的10个问题： 今天有哪些事是在不适当的时间内做的？ 今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？ 今天最具工作效率的是哪一段时间？ 今天最不具工作效率的是哪一段时间？ 今天工作过程中最大的干扰是什么？ 今天最严重的三个时间使用误区是什么？ 今天做了哪些不必要的事？
对时间进行计划
什么是正确的目标
1、人不能失去目标
2、目标的种类
为什么 干什么 怎么干
99%的管理活动的失败都与事先没有计划或 计划错误有关。
2.达成率比较高 缺点：产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序 优点：以价值为导向提高生产率
缺点：忽略了自然法则缺乏远见
第四代时间管理
属于自然法则和罗盘理论 优点：效率方向
第四代时间管理的要素与核心

最重要是全方位的平衡点 改变的是我们的思想而不是行为， 是一种改变思想的互相的信赖
因为时间是构成生命的材料。 ——富兰克林 时间是最为宝贵的资源，如果我们不
能管理时间，便什么都不能管理。
——彼得杜拉克
鲁迅先生说：时间是组成生命的材料， 浪费别人的时间是无异于谋财害命的。
■每一个生命只有一次机会 ——时间与生命年轮
■成就大事业的黄金时代
——童年、少年、青年、中年、壮年、老年
■为什么许多人一生平淡，毫无见树