20120829电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)
电子档案移交与接收办法
电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件。
荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知
荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知文章属性•【制定机关】荆州市人民政府•【公布日期】2013.06.09•【字号】荆政办发[2013]39号•【施行日期】2013.06.09•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文荆州市人民政府办公室关于贯彻落实电子档案移交与接收办法的通知（荆政办发〔2013〕39号）市政府各部门：为认真贯彻落实国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）精神，切实做好我市电子档案移交接收和纸质档案数字化等工作，现就有关事项通知如下：一、充分认识做好电子档案移交接收与纸质档案数字化工作的重要性。
电子档案是机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，是信息时代国家和社会各项活动的重要记录，做好电子档案移交与接收工作，对确保电子档案真实、完整、可用和安全具有重要意义。
纸质档案数字化是电子档案重要组成部分，是档案信息化建设的基础，各单位要把贯彻落实《电子档案移交与接收办法》和纸质档案数字化工作列入重要议事日程，制定计划，作出安排，为开展电子档案移交接收和纸质档案数字化工作打下坚实基础。
二、积极开展纸质档案与电子档案“两套制”进馆准备工作。
按照国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》，凡属市档案馆接收档案范围的单位，要抓紧做好1994年以来纸质档案数字化工作，确保2014年满20年的纸质档案和电子档案“两套制”同时进馆。
三、牢固树立电子档案的安全保密意识。
各单位电子档案应由档案室集中统一保管，做好多套备份，一般满5年后向市综合档案馆移交。
涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
电子档案存储应使用JVC国际档案级专用光盘。
纸质档案数字化加工外包应遵守国家规定，严格审核外包单位的保密、档案资质，不得泄密、失密。
四、继续深化电子文件归档管理和规范移交试点工作。
41.企业电子文件归档和电子档案管理指南
5.3 电子文件归档接口............................. .. ................................................................................... 12
"
7.1 电子档案在线存储.. .... . ...... ................ ..... ............... ... ... ....... ... ....... .......................................... 18 7.2 电子档案离线存储................................................................................................................. 18 7.3 电子档案保管................................................... ... ....................................... . ............... .... . . ....... 19 7.4 电子档案利用 ··························································································································19 7.5 电子档案定期鉴定、销毁及进馆··························································································20
电子档案移交和接收管理办法
电子档案移交和接收管理办法
一、总则
为规范电子档案的移交和接收管理，确保电子档案的完整性和安全性，提高档案管理工作效率，特制定本办法。
二、电子档案移交的内容和方式
1. 移交单位应提供包括但不限于以下内容的电子档案：电子文件、元数据、检索工具、文件格式说明等。
2. 移交单位应将电子档案按照规定格式整理和打包，并在移交清单中详细列明档案名称、数量、大小、存放位置等信息。
3. 移交单位应将电子档案以数据传输或移动存储设备的方式进行传递，确保数据在传递过程中的安全和完整性。
三、电子档案接收的验收和管理
1. 接收单位应在接收到电子档案后，及时进行验证，确认电子档案的完整性、准确性和安全性。
2. 接收单位应将验证的结果记录在验收报告中，并及时通知移交单位，要求移交单位对存在问题的电子档案进行整改。
3. 接收单位应建立完善的档案管理系统，确保接收到的电子档案能够得到有效的管理和利用，保障档案信息的准确性和可靠性。
四、电子档案移交和接收的监督和评估
1. 相关部门应当对电子档案的移交和接收过程进行监督和检查，确保各项管理措施得到有效落实。
2. 定期对电子档案移交和接收的工作进行评估，及时发现问题并提出改进意见，推动电子档案管理工作的持续改进。
五、附则
本办法自颁布之日起正式实施，如有需要，可根据实际情况进行调整和修改。
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）
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电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号）电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求:（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
电子档案移交与接收办法(国家档案局档发[2012]7号)
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电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
电子档案移交与接收办法2012
电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
电子档案接收实施方案
电子档案接收实施方案一、背景介绍。
随着信息化时代的到来，各行各业的档案管理也逐渐向电子化发展。
电子档案的接收工作是档案管理工作中的重要环节，对于保障档案信息的完整性、安全性和可用性具有重要意义。
因此，制定和实施科学合理的电子档案接收方案显得尤为重要。
二、目标。
本方案的目标是确保电子档案的准确接收、完整存储和安全保护，提高档案管理的效率和质量。
三、实施步骤。
1. 制定接收标准，明确电子档案的接收标准和要求，包括格式、命名规范、存储要求等，确保接收的电子档案符合规范。
2. 确定接收人员，指定专门的接收人员或团队，负责接收电子档案，并对其进行培训，提高其接收和处理电子档案的能力。
3. 设立接收点，在档案管理中心或指定地点设立专门的电子档案接收点，统一接收来自各部门的电子档案。
4. 安全传输，建立安全的电子档案传输通道，采用加密传输技术，确保电子档案在传输过程中不被篡改或泄露。
5. 审核验收，对接收的电子档案进行严格的审核和验收，确保其完整性和准确性，并及时向相关部门通报接收情况。
6. 分类存储，根据电子档案的性质和用途进行分类存储，建立清晰的档案目录和索引，方便检索和利用。
7. 定期备份，建立定期备份机制，确保电子档案的安全和可靠性，防止数据丢失或损坏。
8. 审计监控，建立电子档案的审计监控机制，对电子档案的访问、修改和删除进行记录和审计，防止非法操作和滥用权限。
9. 定期更新，定期对电子档案接收方案进行评估和更新，根据实际情况不断改进和完善，确保接收工作的持续有效。
四、保障措施。
1. 加强宣传教育，通过内部培训、宣传教育等方式，提高员工对电子档案接收工作的重视和认识。
2. 强化技术支持，引进先进的电子档案管理系统和技术设备，提供技术支持和保障。
3. 健全制度规范，建立健全的电子档案接收制度和规范，明确各方责任和权利，规范操作流程。
4. 加强监督检查，建立定期检查和督导机制，对电子档案接收工作进行监督和检查，及时发现和解决问题。
电子文件归档与移交
电子文件的归档范围图例
归档电子文件的分类与保管期限的确定
一是电子公文对照纸质档案归档办法确定归档范围和保管期 限。 二是按照各单位结合国家档案局8号令编制的《机关文件材 料归档范围和文书档案保管期限表》进行分类和确定保管期 限。 档案的分类和保管期限=电子文件的分类和保管期限
电子公文的归档步骤
文件格式
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中要求： 1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。而我们大 多采用微软办公软件WORD来处理文字，所以其格式为DOC。 而采用金山公司WPS文字处理软件的，其格式为WPS。2、扫 描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。我们要求采用JPEG 格式。JPEG也就是通常的JPG格式。3、视频和多媒体电子文 件以MPEG、AVI为通用格式。我们要求采用AVI格式，较清晰。 4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。我们要求采用MP3 格式。
三、电子文件归档与移交的要求
在开展电子文件归档以前，我们首先先来认清4个问题： 什么是档案？ 什么是电子文件？ 什么是电子公文？ 为什么要采用DVD光盘？
什么是档案？
《档案法》规定：档案，是指过去和现在的国家机构、社会 组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的出台，又将档 案的内容和形式进行了提升。现在所指的档案不再是只有过 去的纸质、实物档案等形式了。具有保存价值的数字形式的 文件也被提升为档案，与纸质、实物档案同等重要。
电子文件的归档与移交
确定电子公文的归档范围 归档电子文件的分类与保管期限的确定 电子公文的归档步骤 DVD光盘的制作要求 归档电子文件的移交要求
天津市文书类电子档案移交与接收办法
天津市文书类电子档案移交与接收办法（试行）天津市电子文件管理联席会议办公室天津市档案局2012年11月第一章总则第一条为规范全市文书类电子档案的移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，结合我市电子文件管理实践，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责；各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子档案接收的职责。
第二章电子档案移交第五条属于各级国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对有特殊要求的电子档案，可以适当提前或延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条符合移交期限要求的电子档案数据由档案馆提出移交要求，移交单位按电子档案存储结构要求组织数据，于每年下本年完成移交工作。
第八条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML 的格式组织档案数据，数据结构应符合《天津市文书类电子文件数据存储结构要求》，元数据应符合《天津市文书类电子文件元数据方案》；（二）电子档案的格式应符合国家标准要求。
应当采用OFD、CEB/X或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF格式；（三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存5年；（六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据封装、数据移交等功能的系统。
及时移交 规范接收——《电子档案移交与接收办法》发布
￣ｇ－ｙ－－档案概念的启用
信息技术在各 行各业的普遍 应用在 我 国只有十多年时间，作为信息化发展 的 重 要产物，对 电子文件、电子档案管 理重 要性 的认识及其有效 实践 ，时间更短 ，我 国相 关部 门对 电子文件管 理的研 究和制 订一 些 规章 标准 ，大 多借 鉴欧 美信息化
档案移交的时间
档案移 交时 间的确定 一直 是比较敏 感 和纠结的问题。过去，为了方便利用传 统载体档案 ，立档单位一直希望将其产生 的档 案保 留在 本单位 时间长一些，但是， 如果在 立档 单位保 留时 间过长，往 往会 带来库房紧张 、安全 隐患凸显等问题 。现 在，随着信息化手段的普遍 应用，各 单位 机读 目录 的建 立和档 案数字 化工作 的推
发 展 较早 国 家 的经 验 和 成 果 。基 于 电子文 件、电子档案产生 时问短 ，强调 电子文件 前端控制、全程 管理的要求 ，中外文件档 案管理体制的差异等方面原 因，多年来， 我国在学 术研究 、规章标准制订 中一直使 用 全 程 电子 文件 、大 电子 文 件 的 概 念 ，而 较少使 用电子档案的概 念。《办法 首次 在 国家行政 行政管理 部门发布的规章 或 标 准 中使 用 电子 档 案 的概 念 ，并给 出 了定 义 ：“本办法所称 电子档 案，是指机关、团 体 、企 事业 单位 和其他 组 织在处 理公务 过程 中形成 的对 国家和 社会具有保存价 值 并归档 保存 的电子文件 。”从 定义中可 以看 出，电子档案是 由电子文件 经过归档 环 节 转化而来 ，其 相关 要求和 基本 属性 跟 纸质档 案等传统载体档 案没有根 本区 别 ，只 不过 具 有 电子 属性 ，因此 ，电子 档 案 的管 理 一 方 面 要 遵 从 电子 环 境 下相 关 管 理 的规 律 和 要 求 ，另一 方 面 ，更 要遵 从档 案管理的一般规律和基本要求 。
档案移交规定
档案移交规定档案移交是组织机构、企事业单位管理档案工作中不可或缺的环节之一。
为了保证档案的安全性和可查阅性，制定档案移交规定是非常必要的。
本文将针对档案移交的相关要求和具体步骤进行探讨，以期为相关管理人员提供指导和参考。
一、档案移交的目的和意义档案移交是指将某一组织机构或人员手中的档案正式移交给另外的组织机构或人员负责管理和保管。
其主要目的是确保档案的连续性、完整性和可用性，同时也是组织机构间信息交流与传承的重要手段。
档案移交的意义主要体现在以下几个方面：1. 保障档案的安全性：通过规定具体的移交程序和要求，可以确保档案在移交过程中不受损坏、遗失或篡改，保证档案的安全性和完整性。
2. 提高档案的可查阅性：将档案移交给专业管理人员，可以提供给用户更便捷、高效的查阅服务，满足用户对档案信息的需求。
3. 促进信息共享和传承：档案移交是组织机构间信息交流和传承的重要环节，通过移交，可以促进组织机构间知识和经验的积累与共享。
二、档案移交规定的要求为了确保档案移交的顺利进行，我们需要对档案移交进行明确的规定和要求。
以下是一些常见的档案移交规定要求：1. 移交文件的准备：移交前，原始档案管理人员需要对移交文件进行整理、清点和分类，确保移交文件的准确性和完整性。
同时，对于机密档案或涉密档案，需要按照保密政策和流程进行处理。
2. 移交程序和流程：需要明确移交的程序和流程，包括移交申请、审批、文件交接等细节步骤。
同时，还需要确定移交方和接收方之间的责任和义务，并明确各方的权利和限制。
3. 移交文件的载体和格式：移交的文件可以是纸质档案或电子档案，根据实际情况选择合适的载体。
同时，还需要规定移交文件的格式要求，确保文件的统一性和规范性。
4. 档案接收和验收：接收方需要制定相应的档案接收和验收程序，检查移交文件的真实性和完整性。
对于发现的问题或遗漏的档案，需要及时与移交方进行沟通和处理。
5. 档案保管期限和归档规定：移交后，接收方需要按照规定的保管期限和归档规定进行档案的保管和管理。
电子档案移交接收操作规程
电子档案移交接收操作规程1 范围本文件明确了电子档案移交接收的工作流程,规定了电子档案移交接收准备工作和电子档案移交接收操作的要求。
本文件适用于档案移交单位与档案馆之间的电子档案移交接收操作,其他机构之间的电子档案移交接收操作可参照使用。
2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。
其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T33190—2016 电子文件存储与交换格式版式文档GB/T39362—2020 党政机关电子公文归档规范GB/T39784—2021 电子档案管理系统通用功能要求DA/T38—2021 档案级可录类光盘 CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案DA/T47—2009 版式电子文件长期保存格式需求DA/T54—2014 照片类电子档案元数据方案DA/T63—2017 录音录像类电子档案元数据方案DA/T74—2019 电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范DA/T75—2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范DA/T85—2019 政务服务事项电子文件归档规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。
3.1电子文件 electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
电子文件由内容、结构、背景组成。
[来源:GB/T18894—2016,3.1]3.2电子档案 electronic record具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。
[来源:GB/T18894—2016,3.2,有修改]3.3移交 transfer按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。
电子档案移交与接收办法
电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全，特制定本办法。
第二条本办法适用于各级机关、企事业单位和社会团体在进行电子档案移交与接收过程中的相关活动。
第二章电子档案定义第三条电子档案，是指以电子形式存在，通过计算机等设备进行存储、传输和处理的档案。
电子档案包括但不限于电子文书、电子图片、电子视频、电子音频等。
第三章移交接收要求第四条电子档案的移交与接收应遵循真实性、完整性、可读性和安全性的原则。
第五条移交方应在电子档案形成后及时进行整理、鉴定和存储，确保电子档案的质量。
第六条接收方应具备相应的电子档案接收能力和管理条件，确保电子档案的安全存储和有效利用。
第四章移交流程第七条移交方应根据电子档案的特点和类型，制定合理的移交计划，明确移交内容、移交时间和移交方式。
第八条移交方应提前告知接收方有关电子档案移交的相关信息，包括电子档案的数量、类型、存储格式等。
第九条移交方应按照移交计划，通过安全可靠的传输方式，将电子档案传输至接收方指定的存储系统。
第五章接收流程第十条接收方应在接收到电子档案后，及时进行验收，确认电子档案的数量、类型、存储格式等是否与移交方提供的信息一致。
第十一条接收方应对接收到的电子档案进行分类、编号和存储，确保电子档案的有序管理。
第十二条接收方应对接收到的电子档案进行备份，防止数据丢失和损坏。
第六章保密安全要求第十三条电子档案的移交与接收应严格遵守国家和地方有关保密法律法规的要求，确保电子档案的安全。
第十四条移交方和接收方应采取有效的技术手段和管理措施，防止电子档案在移交过程中被篡改、泄露或损坏。
第十五条电子档案的存储、传输和处理应在安全的网络环境下进行，防止未经授权的访问和操作。
第七章监督管理第十六条各级档案管理部门应加强对电子档案移交与接收活动的监督和管理，确保电子档案的真实、完整、有效和安全。
第十七条对于违反本办法规定的行为，档案管理部门应依法依规进行处理，并追究相关责任人的责任。
电子档案移交与管理办法-重庆档案信息网
国家档案局中央档案馆档函…2011‟122号国家档案局中央档案馆关于征求《电子档案移交与接收办法（征求意见稿）》意见的通知各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门：现将《电子档案移交与接收办法（征求意见稿）》印发给你们，请提出书面修改意见，并于2011年6月15日反馈到我局档案馆（室）业务指导司机关档案业务指导处。
联系人：刘爱民联系电话：（010）66176304、136****3582国家档案局中央档案馆二○一一年六月一日电子档案移交与接收办法（征求意见稿）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实完整和可靠可用，安全保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当齐全完整、真实可靠和长久可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
各档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第五条本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。
第二章电子档案移交第六条属于国家综合档案馆接收范围内的各单位具有永久保存价值和重要的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第七条移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
具体移交时间由各级档案行政管理部门确定。
第八条电子档案移交的基本要求：（一）电子档案应当与元数据一起移交。
文书类电子档案的元数据和封装要求参照DA/T 46《文书类电子文件元数据方案》、DA/T 48《基于XML的电子文件封装规范》执行；（二）电子档案的类型、数据格式按照GB/T18894《电子文件归档与管理规范》等相关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，要在相应元数据中著录相关信息，以建立关联关系；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；（五）移交单位应当将已移交的电子档案在本单位保存5年以上。
科研单位设备档案管理中存在的问题及对策
g肴弄I经济与管理科研单位设备档案管理中存在的问题及对策陈欣摘要：档案工作是一项基础性管理工作。
档案工作的好坏跟领导的重视程度，全员参与的密切程度息息相关。
认真研究档案工作所面临的新形势、新任务、新问题，探索档案事业发展规律，怎样高效率的管理档案，提升档案管理水平，是每个档案工作者应该思考的问题。
关键词：科研；设备；档案管理我院在集团公司领导下开展了科技单位档案管理“国家二级”标准达标工作后，按照企事业单位档案必须实行集中统一管理的要求后，设备档案管理水平有了很大程度的提高，但距离现代化管理水平仍有差距，也出现了新形势下的问题和困难，那么想提高我院设备档案管理水平就需结合现状提出解决办法，如在制度建设、信息化建设等方面还需要进一步加强。
一、设备档案的概念设备档案是指：在设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造，更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。
设备档案是单位档案的重要组成部分，也是设备管理工作中重要的组成部分。
设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利的实现提供了基本的技术支持。
二、我院设备档案的分类及归档关系图我院设备档案分为设备、仪器仪表、其他类三类。
其中设备类又分为14个小类。
分别为：车床、钳床、铳床、刨床、镇床等。
仪器仪表类包括全院自研和外购的设备。
其余归为其他类。
三、我院设备档案管理的现状与存在的问题1.收集不齐全，导致归档内容部分缺失。
设备使用阶段的档案、设备日常管理记录收集不全，由于有些车间操作人员在工作中不及时整理、记录，造成归档不完整。
设备检修期间的文件管理薄弱，设备现场检修工作指导不到位。
现场工作人员检修记录不完整甚至无归档。
尽管每年给相关部门人员进行培训，明确归档范围，但由于各个部门的资料员人员变动频繁，今年刚培训完，明年又要给新的资料员重新进行培训，所以对于归档的范围把握得不是很精准，对于归档范围有所缺失。
电子档案移交与接收
二、《电子档案移交与接收办法》主要内容 根据国家电子文件管理部际联系会议办公室2010年 工作安排，国家档案局主要承担了《电子档案移交 与接收办法》（以下简称《办法》）的起草工作。 目的在于规范档案移交单位向同级国家综合档案馆 移交电子档案工作，对移交电子档案范围、时间、 方法、移交载体内电子档案的存储结构及档案馆接 收、存储电子档案等工作提出要求。
联席会议由省委办公厅牵头，省人大常委会办 公厅、省政府办公厅、省政协公公厅、省发改 委、省经信委、省财政厅、省质监局、省档案 局、省密码管理局、省国家保密局等相关部门 为成员单位。 电子文件管理联席会议下设办公室，办公室设 在省密码管理局，承担日常工作。
（二）2009年中央办公厅国务院办公厅 印发《电子文件管理暂行办法》。 省档案局于2010年4月制定出台了《省 直机关电子文件归档管理与规范移交试 点工作方案》，开始试点工作。
原生电子文件 ——直接生成于数字环境中的电子文件
一、党和国家高度重视电子文件管理工作 （一）2009年建立了国家电子文件管理部 际联席会议制度，组成单位：中央办公厅、 国务院办公厅、工业和信息化部、财政部、 国家档案局、国家保密局、国家密码局、 国家标准化管理委员会。负责组织协调全 国电子文件管理工作。
2011年建立了省电子文件管理联席会议制度。 联席会议主要任务是负责组织领导、统筹规划、 督促检查全省电子文件管理工作；审定全省电 子文件重要规划和重大项目方案，制定全省电 子文件管理相关标准规范和管理制度；研究解 决全省电子文件管理中的重大问题。
三、制定《办法》的目的和适用范围 为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案 的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史 记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有 关法律法规和相关规定，制定本办法。 本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合 档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。
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电子档案移交与接收办法
（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）
第一章总则
第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。
第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。
第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。
第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。
档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。
第二章电子档案移交
第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。
第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。
对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。
涉密电子档案移交时间另行规定。
第七条电子档案移交的基本要求：
（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML
的封装方式组织档案数据；
（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；
（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；
（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；
（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。
第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。
第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。
第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：
（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；
（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；
（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；
（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；
（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。
第十一条在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相
适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。
第十二条档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案
之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
第三章电子档案接收
第十三条国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。
第十四条电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。
第十五条国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准
确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。
第十六条电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件3），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；《电子档案移交与接收登记表》可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。
第十七条国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。
第十八条国家综合档案馆应当对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。
第十九条国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。
第二十条国家综合档案馆对电子档案载体应当按照DA/T 38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和DA/T 15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。
第四章附则
第二十一条本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。
第二十二条本办法由国家档案局负责解释。
第二十三条本办法自发布之日起施行。
附件1
电子档案载体标注内容
载体标识：全宗号—年度—载体顺序号。
载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。
1. 全宗号是档案馆分配给立档单位的编号；
2. 年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/2006；
3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成；
4. 数据量是载体内档案存储容量；
5. 密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注；
6、存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2011年2月8日即写为20110208；
7. 运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台；
8. 套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。
A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。
附件2
电子档案的存储结构
移交载体内电子档案的存储结构如下图所示：
（一）说明文件命名为“说明文件.TXT”，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。
（二）目录文件命名为“文件目录.XML”及“案卷目录.XML”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述（将标识中的“文件”二字改为“案卷”），每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。
目录文件XML信息格式如下（encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF—8”）：
<文件目录>
<文件>
<顺序号> </顺序号>
<档号> </档号>
<责任者> </责任者>
<题名> </题名>
<日期> </日期>
<密级> </密级>
<电子档案名称> </电子档案名称>
<备注> </备注>
</文件>
………
<文件>
………
</文件>
</文件目录>
（三）电子档案文件夹命名为“电子档案”，存放电子档案及其元数据，一般按年度—类别—文件的层次设置文件夹。
根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文件等层级进行取舍。
（四）其他文件夹命名为“其他”，存放各种其他存入载体的文件，主要包括：所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及交接信息（包含交接、迁移、转换、保存等元数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件）等等，这些文件应采用TXT、XML和符合长期保存要求的格式。
附件3
电子档案移交与接收登记表交接工作名称
内容描述
移交电子档案数量移交数据量
载体起止顺序号移交载体类型、规格
检验内容
单位名称
移交单位：接收单位：
准确性检验
完整性检验
可用性检验
安全性检验
载体外观检验
填表人(签名)
年月日
年月日
审核人(签名)
年月日
年月日
单位(印章)
年月日
年月日
填写说明:
1.交接工作名称:按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。
2.内容描述：交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。
3.移交电子档案数量：交接档案的文件总数和案卷总数。
4.移交数据量：一般以GB为单位，精确到小数点后3位。
5.载体起止顺序号：在线移交时，按载体内电子档案的存储结构组织数据，并标其顺序号。
6.移交载体类型、规格：在线移交时，填写“在线”。
7.准确性检验：检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法。
8.完整性检验：移交的档案和档案数据的完整性检验
9.可用性检验：检验电子档案的可读性等。
10.安全性检验：对计算机病毒等进行检测。
11.载体外观检验：检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。