企业文件归档范围梳理方法
公司资料档案整理方法
公司资料档案整理方法一、前期准备工作1.明确档案整理目的：确定整理的范围和目标，例如整理公司过往的客户档案、财务档案等。
2.确定整理时间和人员：安排合适的时间和人员进行档案整理，确保整个过程高效进行。
二、档案分类与归档1.制定分类原则：根据公司业务特点和组织结构，制定合理的档案分类原则，例如按项目、按日期、按客户等。
2.设置档案分类标准：为每个分类设置明确的标准，如项目编号、日期范围、客户名称等。
3.建立档案档号系统：根据分类原则和标准，制定档案档号系统，用以标识和管理各个档案文件。
4.整理档案文件：按照档案分类原则，将各个文件进行分类和整理，并标注相应的档号。
三、文件整理与存储1.整理文件内容：对于每个文件夹内的文件，应先进行内容整理，如将多个文件合并成一个文件夹或整理到一个压缩文件中。
2.文件重命名：对于文件名不规范的文件，应重命名为有意义的文件名，以便于查找和管理。
3.文件存储设备：将整理好的文件存储到合适的存储设备中，如服务器、硬盘、云存储等。
4.备份与加密：定期进行文件备份，并对重要文件进行加密保护，确保档案数据的安全性。
四、档案检索与管理1.建立档案索引系统：根据档案分类和档号系统，建立档案索引系统，记录档案的相关信息，如文件名、档号、存储位置等。
2.档案检索方式：根据档案的特点和组织需求，建立合适的档案检索方式，如按照关键词、按日期检索等。
3.建立档案管理规范：制定档案管理规范，规定档案的使用范围、借阅流程、保管期限等事项。
4.定期档案清理与更新：定期对废弃的档案进行清理和销毁，并对档案索引进行更新和维护。
五、电子档案管理1.数字化档案实施：将纸质档案进行扫描、数字化转换，并存储到电脑或服务器中，便于管理和检索。
2.电子档案分类与归档：根据原有档案分类原则，对数字化档案进行分类、整理和归档，确保电子档案的有序性。
3.建立电子档案管理系统：利用电子档案管理软件，如文件管理系统或数据库，建立电子档案管理系统，方便对电子档案进行检索和管理。
文件材料整理及归档办法
文件材料整理及归档办法总则第一条为便于公司档案管理，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映公司主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《归档范围整理规则》（DA/T22-2000）并结合公司实际状况，制定本规定。
第二条本规定中的文件材料是指公司各部门在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
文书档案归档范围第三条本公司文件材料归档范围是：（一）反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（四）其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。
第四条公司文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本公司办理的文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，公司内部互相抄送的文件材料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；第五条凡属公司归档范围的文件材料，必须按有关规定向本公司负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
文书档案保管期限第六条公司文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括：（一）本公司制定的法规政策性文件材料；（二）本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；（三）本公司职能活动中形成的重要业务文件材料；（四）本公司关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（五）本公司机构演变、人事任免等文件材料；（六）本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（七）上级机关制发的属于本公司主管业务的重要文件材料；（八）同级机关与其他公司关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。
公司档案整理归档方法
公司档案整理归档方法档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
但是好多家公司都不知道该怎么去整理档案。
首先，我们要先给档案做一个分类：1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。
倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。
如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。
D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
6、有的也可按照时间，如外来文件、公司内部文件，财务资料等，以及工商变更信息，章程变更信息等．其次要给档案名称和编号1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
企业归档文件材料的收拾整理
企业归档文件材料的收拾整理以下题目:本单位哪些材料有保存价值因而应该归档,并且分别应该由哪些部门负责收集.归档范围作用庞大,对单位文件材料收集工作有着主要的引导作用.1,归档范围 (请参考上下篇文章)管理类:(35项)产品类:(43项)科研类:(37项)设备类:(15项)会计类:音像类:(11项)什物类:2,归档要求质量:(1)归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存;(2)归档文件材料应完备,准确,签批手续完整;(3)归档的文件应为原件或具有凭证作用.数目:(1)归档文件材料平常为一份,主要的,使用频繁的和有非凡需要的可适当增添份数;(2)具有长期保存价值的电子文件,应制成一套响应的纸质文件一并归档.归档时刻,收拾整理要求,归档手续在归档办法中讲解示例:AV女优文件材料归档办法(共12条)第一条为规范本单位文件材料归档工作,雄厚,完善本单位档案信息资源,依据相关规定,制订本办法.第二条本办法所称本单位文件材料,是指本单位在生产,经营和管理运动中形成的各种情势和载体的记录.第三条本单位各部门应当把文件材料的形成,积累,收拾整理和归档工作,纳入本部门的职责范围,列入相关人员的岗位责任制.第四条各部门担负文件材料积累,收拾整理和归档营业的人员应认真实行相关规定,确保文件材料的完备,准确,规范和及时归档.第五条档案部门应及时深入各部门了解,督促和引导相关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累,收拾整理和归档工作.第六条文件材料归档的基本要求(一)归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存,不得行使圆珠笔,铅笔,纯蓝墨水, 红墨水,复写纸,热敏纸;(二)归档文件材料应当完备,准确,签批手续完整;(三)归档文件材料应当经部门或项目负责人审定;(四)归档文件材料的收拾整理应当体系,规范;(五)音像材料(包括照片,录音,录像等)和什物要与文字说明一路归档;外文材料要与翻译材料一路归档;电子文件要与纸质文件一路归档.第七条文件材料的归档范围本单位各类文件材料的归档范围及保管期限表见附件.第八条文件材料的归档时刻(一)本单位各职能部门形成的管理性文件材料,平常应在办理完毕后的第二年上半年归档;(二)工业企业产品,非工业企业营业项目,科研课题,基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档,时刻长的项目可分阶段,分单项归档;(三)外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记,等安装调试完后,随即与安装调试中形成的文件材料一路归档;(四)负责人和职工外出参加公务运动形成的文件材料应在公务运动结束后即时交相关人员归档;(五)会计文件材料在会计年度终止后归档,由本单位财务会计部门保管一至三年,向档案部门移交;(六)下列文件材料应随时归档:1,没有及时归档的零散文件材料;2,变更,修改,增补的文件材料;3,机构变动或职工调动,离岗时留在部门或小我手中的文件材料;4,应归档的非纸质载体材料(指音像, 实物等非凡载体);5,其它一时运动中形成的文件材料.第九条归档文件材料的收拾整理参照青岛市《归档文件收拾整理规程》(文件级)进行第十条应归档的文件材料平常归档一份,主要的和行使频繁的文件材料可根据需要确定归档分数.第十一条文件材料归档时,由承办部门填写归档材料移交清单,主要项目文件材料归时还应编写归档说明,并经过项目负责人审核签字.交接两边(指承办部门和档案部门)根据文件材料移交清单清点,核对无误后,在《档案交接登记表》上签字,移交清单由交接两边各保留一份.第十二条档案部门根据《档案工作考核办法》的规定,按时考核各部门立卷归档情况.附件:文件材料归档范围及档案保管期限表管理类:序号基本范围责任部门保管期限1本单位年度工作计划,总结办公室永世2本单位民主生活会会议记录,纪要党总支永世3党委评先创优文件材料党总支长期4本单位机要,文秘,保密,信访工作文件材料办公室_(1)主要的_永世(2)平常的_短期二,档案分类编号办法分类分类的原则:根据文件内容(所反映的题目),按照本单位分类编号办法的设置,进行分类1,一级类目:管理类,产品类,科研类,基建类,设备类,会计类,照片类,音像类,什物类2,二级及二级以下类目(1)管理类:年度(二级类目)—期限(三级类目)(2)科技类(产品,科研,基建,设备)各大类内:(性子或品种)—项目(—阶段)项目: 一个型号产品, 一个课题, 一项工程, 一个型号设备(3)会计类:财务报告—会计帐簿—会计凭证—其它(4)音像类:录音带录像带(5)什物类:证书奖状等组件将归档的文件构成档案基本保管单位文字文件:平常一份文件为一件也可按题目,阶段等特性组件图样文件:一套为一件或数件数件:一套图样文件数目多时,可按结构,专业,工序,性子,名称等特性分别构成数件建议:a,会议记录要求用"会议记录纸"进行记录,一次会议作为一"件"(按件收拾整理的"件").在填写(录入)"题名"时,需要根据会议首要内容拟写题名.(以笔记本记录的可一本一件,假如笔记本跨年度,归在最终一年,但不首倡)b,请示与批复各作为一件,在同一年度的保管期限要同等,实体尽可能紧挨着排(请示与批复不在同一年度,保管期限不同等,若调整坚持期限从长原则,年度不调整.或暂不调整,在鉴定烧毁时,再进行调整)C,关系介绍信平常一人(介绍信和存根)一件(单独存根,可多人一件,最多20人,但需托裱;单独介绍信,可2人一件,也需托裱)D,内容紧密的材料实体尽可能排在一路.比如一次会议的材料,违纪案件的材料等.即一次会议的材料作为若干件,若干件材料尽可能紧挨着排列.编写档号,页号档号:类目号件号1,编写方法:在"示例"中讲解保管期限的确定:根据文件材料的保存价值(即文件材料对单位发展所具有的查考使用价值),确定文件材料的保管期限.保管期限分为永世,长期, 短期三种,详细期限分别为:永世50年以上;长期15—50年;短期15年以下.文件材料保管期限划分参考:A,青岛市档案局《企业档案工作制度建设规范》B,财会字[1998]32号《会计档案管理办法》C,国档发[1987]27号《关于印发机关档案工作营业建设规范等三个文件的关照》D,国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》2,加盖并填写档号章:在每份归档文件材料的首页右上角空白处加盖档号章,并按已确定该文件材料的档号填写相关内容.示例:AV女优档案分类编号办法_ (共7条)第一条为科学地管理本单位档案,促进档案信息资源的使用与交流,制订本办法.第二条本单位档案的分类原则是:以本单位所有档案为对象,依据本单位职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于档案的科学管理与开发使用.第三条档案分类(一) 档案一级类目的设置设置管理档案,产品档案,科研档案,基建档案,设备档案,会计档案,照片档案,什物档案,音像档案九大类.(二) 档案二级及二级以下类目的设置1.管理档案二级类目按年度(文件材料形成年度)设置;三级类目按保管期限设置.2.会计档案二级类目按其种类设置(财务报告,会计帐簿,会计凭证,其它)设置;会计帐簿,会计凭证,其它的下位类目(即三级类目)按年度设置.3.产品档案二级类目按产品系列(或种类)设置;三级类目按产品型号设置(假如本单位产品比较单一,产品档案二级类目可以按产品型号设置).4.科研档案二级类目按课题性子设置,三级类目按课题设置(项目少不需要设置三级类目的,其二级类目可直接按课题设置).5.基建档案二级类目按性子(或用途)设置,三级类目按建筑项目设置(项目少不需要设置三级类目的,其二级类目可直接按项目设置) .6.设备档案设备档案的基天职类方法是型号分类法.根据生产团体情势和设备类型的不同,设备档案详细的分类首要有两种方法:性子—型号分类法和工序—型号分类法复杂的设备如以下图例;不复杂的设备档案二级类目按性子(或工序)设置,三级类目按设备型号设置(假如本单位设备简单,可以二级类目直接按设备型号设置).7,照片档案按照《青岛市照片归档与管理规范》(青档字[2005]14号)实行.8,音像档案音像档案二级类目按载体情势(如录音带,录像带等)设置.9,什物档案什物档案二级类目按什物种类(如证书,奖状,锦旗,奖杯,奖牌,废止的印章等)设置.第四条档号编制档号由类目号,件号构成.(一)类目号的编制1.一级类目采用大写汉语拼音字母编写, 即GL:管理,KJ:会计,CP:产品,KY:科研,JJ:基建,:设备,SW:什物,YX:音像.2.二级及二级以下类目:管理类二级类目为年度号,会计类,音像类,什物类二级类目采用阿拉伯数字编写;管理类的三级类目位保管期限号(永世为"1",长期为"2",短期为"3"),会计帐簿,会计凭证,其它的下位类目(即三级类目)为年度号;科技类档案,有代号的,平常优先采用,无代号的,可采用汉语拼音,英文字母或阿拉伯数字编写.(二)件号的编制1.各类档案均按照最低一级分类类目为单位编写案件(以"件"为单位的文件材料)次序号.2.同为阿拉伯数字编写的类目条理中央用间隔号"."隔离.3.类目号与件号中央用间隔号"-"隔开.第五条档号示意:(一)管理类GL2003·1-1 2003年永世性的管理类档案第1件GL2003·2-1 2003年长期的管理类档案第1件GL2003·3-1 2003年短期的管理类档案第1件(二)会计类KJ1-6 财务报告第6件(历史以来)KJ2·2003-8 2003年账簿第8件KJ3·2003-16 2003年会计凭证第16件KJ4·2003-1 2003年会计类其它材料第1件(三)产品类CP1·1-1 **系列**型号产品第1件CP1·1-126 **系列**型号产品第126件CP2·1-1 %%系列%%型号产品第1件CP2·1-26 %%系列%%型号产品第26件CP2·2-1 %%系列##型号产品第1件CP2·2-56 %%系列##型号产品第56件(四)科研类KY1·1-1 **性子**课题第1件KY1·1-22 **性子**课题第22件(五)基建类JJ1·1-1 **性子**项目第1件JJ1·1-1266 **性子**项目第1266件(六)设备类1·1-1 **性子**型号设备第1件1·1-12 **性子**型号设备第12件(七)什物档案SW1-6 证书类第6件SW2-8 奖状类第8件SW3-2 锦旗类第2件(八)音像档案YX1-1 录音带第1盘YX1-26 录音带第26盘YX2-1 录像带第1盘YX2-22 录像带第22盘第六条本单位档案分类大纲一级类目二级类目三级类目管理类GL年度(文件材料形成年度)保管期限(1 永世2 长期3 短期)会计类KJ1 财务报告2 账簿3 凭证4 其它年度(账簿,凭证,其它设置)音像类YX1录音带 2录像带什物类SW1 证书2 奖状3 锦旗4 奖杯5 奖牌6 废止的各种印章第七条档案排架本单位档案按大类分别排架:(一)管理类的档案首先按年度排列,在各年度内,按保管期限永世,长期,短期先后排列,在同一保管期限内,按件号次序排列.(二)会计档案按财务报告,账簿,凭证,其它分别排架;在各个二级类目中分别按年度次序排架.(三)科技类档案,分别按大类,属类,项目(一个型号产品,一个课题,一项工程,一台或一个型号多台设备)排架.(四)音像档案按载体种类分别排架.(五)什物档案按什物种类分别排架.。
企业档案整理步骤及方法
企业档案整理步骤及方法企业档案就像一座宝藏，整理好了能给企业带来巨大的价值。
那企业档案整理到底该咋整呢？先来说说步骤。
第一步，收集档案。
这就好比收集宝贝，一个都不能少。
把散落在各个角落的档案都找出来，不管是纸质的还是电子的。
可别小看这一步，要是漏了啥重要文件，那可就亏大了。
第二步，分类整理。
这就像整理衣柜一样，把不同类型的档案分开。
合同放一堆，财务报表放一堆，员工档案放一堆。
这样找起来才方便，不是吗？第三步，编号归档。
给每个档案都编上号，就像给每个宝贝都贴上标签。
这样一来，不管啥时候找，都能轻松找到。
再说说注意事项。
一定要注意档案的保密性，这可关系到企业的生死存亡。
不能随便让外人看到企业的机密档案，那可就完蛋了。
还有，档案的保存要注意环境，不能太潮湿，也不能太干燥。
不然档案受损，哭都来不及。
档案整理过程中的安全性和稳定性也很重要。
就像盖房子一样，基础要打牢。
要采用安全可靠的存储方式，防止档案丢失或损坏。
可以用加密软件保护电子档案，用防火防潮的柜子存放纸质档案。
企业档案整理的应用场景可多了。
比如在审计的时候，能快速找到需要的资料，多省心啊。
在打官司的时候，档案就是有力的证据，能帮企业打赢官司，难道不是吗？在企业做决策的时候，参考过去的档案，能少走很多弯路，这不是很好吗？优势也很明显。
可以提高工作效率，节省时间和精力。
不用再为找一份文件而翻箱倒柜，累得半死。
还可以保护企业的知识产权和商业秘密，让企业更有竞争力。
给你举个实际案例。
有个企业之前档案乱七八糟，找个文件得花好几天。
后来进行了档案整理，效率大大提高。
在一次重要的项目投标中，凭借快速找到的相关档案，成功中标。
这效果，杠杠的。
企业档案整理真的很重要，一定要重视起来。
赶紧行动起来，让你的企业档案变得井井有条吧。
公司归档文件整理工作细则
公司归档文件整理工作细则一、收集与质量要求1、各部门承担归档文件整理的兼职档案员在整理归档文件之前,应按照各部门立卷归档范围的暂行规定,负责将本部门应归档文件材料收集齐全。
2、各部门承担归档文件整理的兼职档案员,对收集的各种文件材料应逐件认真检查,检查的重点是:(1)归档份数是否齐全。
归档文件材料、刊物一般收集2份,其屮1份正稿连同定稿归档;1份按顺序号排列,供平时利用。
(2)同一事由的文件是否齐全。
请示与批复、报告与批示、问函与复函等,应收集齐全。
(3)每份文件是否完整。
正本、定稿、重要法规性文件的草稿及补充说明正文的文字、图表、数据等附件应齐全完整,有否缺、漏页。
(4)文件种类是否齐全完整。
除编有正式文号的文件、电报外,还应注意收集未编号文件、电报和刊物,重要会议、重大活动、考察、调研形成的重要批示、信件、本单位的工作计划、总结、规章制度等。
(5)归档文件、资料质地优良、书绘工整、签署完整、起草(批注)公文使用蓝黑或碳素墨水书写;批注在公文右侧,左侧留三公分装订位置。
如发现字迹模糊材料、热敏纸材料或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写的材料要及时复制,以防字迹褪变。
公文用纸幅面规格采用国际标准A4型。
(6)剔除重份文件、不必归档的草稿和没有保存价值的文件等。
二、整理原则1、归档文件整理原则是:应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
三、整理方法1、归档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件(正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文);报表、名册、图册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规等）须保管历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。
2、归档文件采用“年度一部门一保管期限”分类法进行分类。
即先将归档文件按其形成年度分类;在每个年度内,按保管期限分类;再按时间顺序进行排列。
(1)归档文件所属年度的区分,一般应以文件的签发日期(落款日期)为准。
公司文件归档操作方法
公司文件归档操作方法
1. 确定归档标准：首先确定公司需要归档的文件类型和标准，包括归档的时间范围、归档的目的等。
2. 分类整理文件：根据公司文件的类型和内容进行分类整理，确定每个文件的归档位置和分类标签。
3. 按照归档标准进行文件整理：根据确定的归档标准将文件整理到对应的文件夹或档案盒中，并给每个文件做好标记和记录。
4. 制定文件归档规范：制定公司文件归档的规范流程和标准，确保每个人都按照统一的标准进行文件归档。
5. 设定文件保管措施：为归档文件设定合适的保管措施，包括环境保护、防火防水措施等，确保文件的安全和完整。
6. 建立归档索引：建立文件归档的索引并将其记录在文件管理系统中，方便查找和管理归档文件。
7. 定期检查和更新：定期检查文件归档的完整性和准确性，及时更新归档索引和规范，保证文件归档工作的有效性和可持续性。
归档文件整理办法演示
⑶文号。文件的发文字号。是由发 文机关按发文次序编制的顺序号， 一般由机关代字、年度、顺序号组 成，填写时应照实抄录，不能省略， 其中年度、顺序号用阿拉伯数字填 写。由于文号栏较窄，可回行填写。
⑷题名。即文件标题，它是直接表达 文件内容和中心主题的文件特征，是 了解归档文件内容的起点。一般应照 实抄录。
⑥请示与批复题名的著录：在批复题 名后加“附**单位请示”。口头或电 话批复，需在请示文件上注明并加盖 公章，题名著录格式为：在请示文件 标题后加（已批复或已办理）。
⑦会议材料题名的著录：从第二份材 料起，在材料题名前加“**会议材 料：”。
⑧会议记录题名的著录：在责任者和会议 记录之间加“起止时间”。如：二00二年 一至四月份局长办公会议记录。
④申报表单独作为一件（不附带正 式文件）时，责任者署本机关；如 附带正式文件，申报表是作为文件 的附件来处理，责任者署正式文件 的制发机关。
⑤介绍信（存根），责任者署本机 关。
⑥会议材料。正式文件，责任者署文 件的制发机关；领导讲话，责任者署 讲话者所在单位名称、职务和姓名。
⑦剪报材料，责任者署本机关。
1、归档文件目录的项目
归档文件目录包括件号、责任者、 文号、题名、日期、密级和备注等项 目。
归档文件目录的具体填写要求如下：
⑴件号。文件的排列顺序号。用阿 拉伯数字填写归档文件的排列顺序号。
⑵责任者。责任者是指制发文件的 组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。责任者可以是一个机关或 机关内部的一个机构，也可以是几 个机关，或者是一个人或若干人。
2 、长期
⑴制发的一般业务问题的文件；
⑵半年的、季度的、一般专题的工 作总结、报告；
⑶内部机构负责人的任免材料；
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法按照国家档案局行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015)的规定，结合工作实际，我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步.第一步：收集文件收集，即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室.收集中应掌握的原则是:“以我为主，突出重点"，即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料。
这部分文件材料分为对外发文和内部发文。
对外发文一般都有发文字号，这部分发文一定要收集齐全，另外根据省、市档案局的要求，必须实行二套制，也就是带底稿的文件收集一套（按保管期限划分），不带底稿的文件收集一套按字号排列(即二套也叫发文汇集）.内部发文即未经登记编号的文件材料,主要包括：①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料；②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料，以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料；④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导(如局长）办公会、工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料；⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;⑧本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料，以及各种基础数字统计报表和分析材料；⑨本单位财产、档案交接凭证，以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等;⑩本单位编印的简报、出版物(包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等）定稿、样本，以及新闻媒体（包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。
归档文件整理规则 解读版
归档文件整理规则解读版一、文件分类与归档范围1.文件分类：归档文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
常见的分类方式包括按年度、按机构、按问题等。
分类应清晰、明确，便于检索和使用。
2.归档范围：归档文件的范围应包括但不限于以下内容：(1)公司各类文件，如合同、协议、备忘录、会议纪要、通知等；(2)各部门日常工作文件，如报告、总结、计划、预算等；(3)重要事件的相关文件，如活动策划、照片、视频等；(4)涉及公司历史、文化的重要文件，如公司历史资料、大事记等。
二、文件整理流程1.收集：各部门应定期将本部门的文件进行收集，确保文件齐全、完整。
同时，应将收集的文件进行初步筛选，去除无需归档的文件。
2.分类：收集到的文件应根据其内容、性质、产生时间等因素进行分类。
分类应遵循公司制定的分类规则，确保文件的分类准确、清晰。
3.整理：分类后的文件应根据其形成规律和特点进行整理。
整理应包括对文件的修补、装订、编目等，确保文件的整洁、有序。
4.归档：整理好的文件应及时归档，确保文件的保存安全、可靠。
同时，应建立完善的归档制度，规定归档时间、归档方式等。
三、文件排列与编号1.文件排列：归档文件应根据其分类和形成时间进行排列。
排列应遵循公司制定的排列规则，确保文件的排列顺序准确、合理。
2.文件编号：每个归档文件都应有一个唯一的编号，以便于检索和使用。
编号应根据公司的编号规则进行编制，确保编号的唯一性和易用性。
四、文件装订与封装1.文件装订：归档文件应进行装订，以确保文件的整洁和完整性。
装订方式应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的装订方式包括线装订、钉装订等。
2.封装保护：归档文件应进行封装保护，以防止文件受到损坏或丢失。
封装材料应根据文件的材质和重要性进行选择，常见的封装材料包括文件夹、档案盒等。
五、归档文件管理3.存储环境：归档文件应存储在干燥、通风、防潮的地方，以确保文件的保存安全和长久。
同时，应定期检查存储环境，确保环境符合保存要求。
公司档案的分类与整理方法
（二）常用的复式分类方法
年度与问题分类法 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 …… 综合类 2000年 2001年 2002年 ……
2001年
业务类
党群类 行政类 教学类 外事类 …… 2000年 2001年 2002年 ……
立卷方法
按照立卷的“六个特征”，即问题 、作者、名称 （文种）、时间、通讯者、地区等特征进行组卷 1、按问题特征立卷 将同一事件、问题或项目的文件组成案卷 2、按作者特征立卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3、按文种（名称）特征立卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷 4、按时间特征立卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于 同一时期的文件组成案卷
全宗号 目录号/年度 案卷号 件号
（三）编制卷内文件目录
顺 序 号 文号 责任者 题 名 日期 页号 备注
1
[2004] 20号
[2004] 36号 [2004] 12号
XX公司
XX公司
2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报
关于2003年度通过档案管理 省级认定单位的通报 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知
编制案卷目录
包括封面（目录名称、年度或组织机构、全宗号、 目录号、保管期限）和案卷目录（案卷号、案卷题 名、年度、页数、期限、备注等项目）
档案上架
档案按分类方案和档号顺序从上到下、从左到右排 列上架。
二、业务档案的整理
整理的总体要求：通常情况下是按照文书档 案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、 编目等程序，同时，需要结合具体情况以及 行业要求，突出业务特色。 为便于查找和利用，对案卷封面的项目 设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外， 还可以体现一些业务特征。
归档文件整理方法
归档文件整理方法一、归档文件整理的重要性。
1.1 就像家里要定期收拾屋子一样，单位或者个人的文件也得好好整理归档。
如果文件乱七八糟的，那找个东西就跟大海捞针似的，急得人抓耳挠腮。
这不仅浪费时间，还可能耽误大事呢。
比如说，公司要找一份几年前的合同，要是没有好好归档，那可就麻烦了。
1.2 归档文件整理好了，那就是井井有条。
就好比军队的队列，整整齐齐。
这样可以提高工作效率，让人看着也舒心。
而且，从长远来看，这也是对文件的一种保护，避免文件丢失或者损坏。
二、归档文件整理的步骤。
2.1 先分类。
这就好比把不同种类的东西分别放在不同的盒子里。
可以按照文件的类型分，像合同类的放一起，报告类的放一起，通知类的放一起。
也可以按照时间顺序分，哪一年的文件就放在哪一堆。
这一步可不能马虎，要是分类错了，那后面就全乱套了。
2.2 编号。
给每个文件或者每类文件编个号，就像每个人都有个身份证号一样。
这个编号要简单明了，方便记忆。
比如说，合同类的文件就用“HT”开头，后面跟上数字。
这样，查找的时候，只要知道编号，就能很快找到文件，不会像没头的苍蝇到处乱撞。
2.3 装盒或者装袋。
把分好类、编好号的文件放进盒子或者袋子里。
这时候要注意，不要把盒子或者袋子塞得太满，要给文件留一些空间，就像人住房子一样，不能太挤。
而且，在盒子或者袋子上要标明里面装的是什么类型的文件，起止编号是多少，这就叫一目了然。
三、归档文件整理的注意事项。
3.1 要保持文件的完整性。
可不能把文件弄得缺胳膊少腿的。
就像一个完整的拼图，如果少了一块，那就不完美了。
比如说，一份合同有好几页，那就要确保每一页都在，不能丢页。
3.2 定期检查和更新。
归档文件不是整理一次就万事大吉了。
要时不时地检查一下，看看有没有新的文件需要归档，有没有文件放错位置了。
这就像汽车要定期保养一样，这样才能保证归档文件一直处于良好的状态。
如果发现有文件损坏了，要及时修复或者重新制作，不要等到用时方恨晚。
全面梳理公司档案,并完成建档
为了全面梳理公司档案并完成建档，我们需要按照一定的步骤和标准进行操作。
以下是一个基本的流程和注意事项：一、档案梳理1. 确定档案范围：根据公司业务和部门分工，明确需要归档的档案范围和种类。
2. 分类整理：按照一定的分类标准，将档案进行整理和归类。
可以参考公司组织结构、业务领域、时间等维度进行分类。
3. 筛选重要档案：对于重要的档案文件，如合同、协议、重要决策文件等，要特别注意保存和管理。
4. 归档历史档案：对于一些历史沿革档案，如公司重要文件、会议记录、财务报表等，要按照时间顺序进行整理和归档。
二、档案建档1. 确定档案盒封面信息：包括归档编号、全宗、类目、卷内文件目录、文件标题、时间、保管期限等信息。
2. 编写归档号：为每个档案盒编写唯一的归档号，方便后续查找和管理。
3. 装盒保存：将整理好的档案放入档案盒中，并按照一定的顺序排列，确保档案的完整性和系统性。
4. 制作电子版目录：为每个档案盒编写电子版目录，方便在电脑上查阅档案信息。
5. 建立档案管理系统：如果公司规模较大，可以考虑建立专门的档案管理系统，实现档案的数字化管理和远程查询。
三、注意事项1. 确保档案的真实性和完整性：在整理和归档档案时，要确保档案的真实性和完整性，避免遗漏和篡改。
2. 遵守档案管理规定：在档案管理过程中，要遵守相关法律法规和公司档案管理规定，确保档案的安全性和保密性。
3. 定期更新和检查：要定期对档案进行更新和检查，确保档案的准确性和有效性，及时将新的档案归入相应的类目中。
4. 做好档案的备份工作：对于重要的档案文件，要做好备份工作，避免因意外情况导致档案丢失或损坏。
通过以上步骤和注意事项，我们可以全面梳理公司档案并完成建档工作，为公司的发展和决策提供有力的支持和保障。
公司档案的分类与整理方法
公司档案的分类与整理方法公司档案是公司重要的信息资源，对公司的管理和运营起着重要的作用。
为了更好地管理和利用公司档案，需要对其进行分类和整理。
下面将介绍公司档案的分类与整理方法。
一、公司档案分类方法：1.根据档案性质分类：将档案按照其性质分为财务档案、人事档案、行政档案、工程档案等，方便不同部门和职能使用和管理。
-财务档案：包括公司的财务报表、会计凭证、发票、合同、结算单据等。
-人事档案：包括员工的个人信息、聘用合同、薪酬单据、绩效评估等。
-行政档案：包括公司的行政管理文件、行政决策记录等。
-工程档案：包括公司的工程项目计划、合同、设计文件、施工记录等。
2.根据档案形式分类：将档案按照其生成的形式分为书面档案和电子档案，便于不同媒介的管理和利用。
-书面档案：包括纸质文件、合同、报告、会议记录等。
-电子档案：包括电子文件、图片、音频、视频等。
3.根据档案部门分类：将档案按照其管理部门进行分类，便于各部门管理和查找。
-人事档案：由人事部门负责管理。
-财务档案：由财务部门负责管理。
-行政档案：由行政部门负责管理。
-工程档案：由工程部门负责管理。
4.根据档案的保密级别分类：将档案按照其保密级别进行分类，确保重要资料的保密性。
-机密档案：包含新产品研发、财务预算等机密信息，只有特定人员可以访问。
-秘密档案：包含公司业务的细节和策略，只有相关人员可以访问。
-一般档案：包含公司日常事务、文件等，可以由需要的人员访问。
二、公司档案整理方法：1.建立档案管理制度：制定档案管理规范和操作流程，明确档案的分类、命名规则、存储方式等。
确保员工能够正确地使用和管理档案。
2.分类整理档案：根据前面所述的分类方法，将档案进行分类整理，确保归档的一致性和便于查找。
3.标示档案信息：对每个档案进行标识，包括档案名称、档案编号、归档时间等，方便查找和管理。
4.设定档案保管期限：根据法律法规和公司规定，对各类档案的保管期限进行规定，及时销毁无用的档案，减少存储空间。
如何进行企业档案文件归类管理
如何进行企业档案文件归类管理第一篇：如何进行企业档案文件归类管理如何进行企业档案文件归类管理要看企业的性质和经营范围一般的分法是：1、行政工商资料为第一分类;2、人事资料为第二分类;3、项目资料为第三分类;以上三个只是大的分类，每个分类下还要有细分：1、行政工商资料细分(1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构代码证正副本、法人身份证复印件等)(2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等2、人事资料细分：(1)招聘面试入职资料(含员工个人信息及相关证照)(2)每月考核资料(3)培训资料(培训台账等)(4)薪资标准资料(5)员工工作计划及总结等(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同3、项目资料细分项目资料根据公司经营性质分法不同，比如生产性的和销售型的，资料区别很大，在此就不一一列出了。
管理要点:1.文件分类存放。
2.文件分等及存放。
3.部分文件不可以正本借出,应建立副本。
4.部分文件禁止复印。
5.建立文件借出与归还登记本。
6.文件架应依据分类明确标示。
7.活页夹应依据内容明确标示。
8.文件应赋予编号,并按照编号依序存放。
9.各类文件应订定保存期限,年终必须将过期文件进行整理销毁,空出空间给后续文件存放。
若有专人管理,文件未达一定规模,可不需采购软件管理。
以上,供需要者参考。
第二篇：学校党支部档案文件归类（最终版）学校党支部标准化建设档案文件归类一、文件资料1、上级文件。
2、上报资料。
3、下发文件。
二、班子建设类1、自身建设：“三会一课”记录，领导班子会议记录，民主生活会记录，中心组学习记录。
2、制度建设：上级、本级制定的学习制度、考核制度。
3、廉政建设：上级本级制定的党风廉政条例，领导班子的述廉报告。
三、队伍建设类1、党组织换届：文件、通知、公告、记录、结果、汇报等。
全面梳理并归档公司文件资料
全面梳理并归档公司文件资料工作总结一、概述在过去的工作期间，我负责全面梳理并归档公司文件资料。
通过深入了解公司的业务流程和文件管理需求，我制定了一套系统而高效的方案，并成功地完成了文件归档的任务。
本次总结旨在回顾工作内容、分析遇到的问题并提出改进建议，以便下一步的工作能更好地开展。
二、工作内容1. 梳理文件资料在工作开始之初，我对公司现有的文件资料进行了全面梳理。
通过与相关部门的沟通，了解文件的种类和用途，我对各类文件进行了分类和整理，确保了文件的层级清晰和易于查找。
同时，我还对已有的文件命名规则进行了评估和优化，使其更加规范和标准化。
2. 归档文件资料在梳理文件资料的基础上，我制定了一套归档方案，并开始了文件的归档工作。
根据文件的类型、内容和重要性，我为每个文件设置了相应的存储位置和归档规则。
同时，我还制定了一份详细的归档操作手册，以确保文件的归档过程能够规范、高效地进行。
3. 数字化文件资料除了对纸质文件的归档工作，我还积极推进了数字化文件资料的整理和归档工作。
通过建立电子档案管理系统，我实现了文件的数字化存储和快速检索。
同时，我还对电子文件的组织结构和命名规则进行了优化，以提高文件的可读性和可管理性。
三、遇到的问题及解决措施1. 文件收集不完整在梳理文件资料的过程中，我发现一些部门并未完全提供需要归档的文件。
为了解决这个问题，我与相关部门进行了深入沟通，强调文件归档的重要性，并提出了一些建议，如定期开展文件清理活动、加强文件管理意识等。
通过这些措施，我逐渐提高了文件收集的完整性和准确性。
2. 归档流程繁琐在归档文件的过程中，我发现流程复杂、繁琐，导致效率较低。
为了解决这个问题，我进行了流程优化，并引入了一些自动化工具。
例如，我通过建立快速索引和标签系统，简化了文件的查找过程；通过定期更新目录和清理无效文件，降低了归档流程的复杂性。
这些改进措施使得归档工作更加高效和便捷。
四、改进建议1. 建立文件管理制度为了进一步加强文件管理，我建议公司建立一套完整的文件管理制度。
归档文件和企事业单位管理文件归档整理方法
归档文件和企业事业单位管理文件归档整理方法一、基本概念1．归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2．归档文件整理将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、编号、装订、编目、装盒，使之有序化的过程。
企业事业单位的管理文件材料即党群管理、行政管理、经营管理、生产管理这四类文件材料适用于此方法整理。
科技文件即产品生产、科研开发、项目建设、设备仪器这四类文件材料不适用于此方法。
3．件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，但也有不同的，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文（请示）与复文（批复）为一件。
二、整理的基本要求1．整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2．质量要求归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
归档文件应为一份原件，不保存多份。
三、整理的步骤文件收集→分类（分年度、分问题、分期限）→排列→编号→装订→编目（录入目录）→装盒→放备考表1．文件收集机关事业单位按照《本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，企业单位参照《国有企业文件材料归档范围》和《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》，制订本企业的文件材料归档范围。
结合各单位的具体情况，把握“以我为主，兼顾其他，宁多勿漏”的原则进行收集。
本单位：红头文件白头文件外单位：与本单位有关系的与本单位职能没有直接关系，但要贯彻执行的注意文件的齐全、完整、手续完备2．文件分类把归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
我们一般采用“年度—问题—保管期限分类法”，即先区分年度，再分问题，最后分保管期限来分成若干小类。
（1）分年度：以文件最后的落款时间来确定（个别没有时间的文件就要根据其内容来考证）。
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文件归档范围梳理方法
本人从事文件材料归档范围梳理多年，为多个央企就档案信息化建设项目的业务、制度及前期咨询工作提供相关服务。
通过自身实战经验，形成相关方法与经验分享。
通过此文，助力档案管理人员和部门会自身梳理《企业文件材料归档范围》，更好的收集全各立档部门的文件材料。
档案管理过程中，涉及的档案收、管、存、用，大多的档案管理员和档案管理负责人，都具备这样的管理知识，企业的档案信息化建设和档案管理要达到一定高度，需要前期文件材料收集全，归档后，档案才能查的全，才能合理利用。
但，个人认为，档案管理最难业务之处，在文件的归档时，哪些文件材料需要归档，归档的文件材料保管期限如何鉴定？这是各立档部门的兼职管理员最头痛的问题。
国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，内容规定了企业管理类的归档范围，细化到一级和二级类目，但，这个10号令，对企业文件材料归档提供参考作用，直接复用往往是不够的，需要细化致三级、四级、五级类目，才能保证各立档部门的文件材料归档的全面，同时，要考虑企业的部门拆、合并的情况，如果按照部门梳理文件材料归档，也存在很多问题，后续需要有关人员及时维护文件材料归档范围，个人就本文而论述，按照企业职能，梳理《企业文件归档范围和档案保管期限》，这样能满足文件归档全的情况。
如满足企业档案信息化建设和档案管理达到一定高度，需要具备“全员档案”的档案管理意识，不能把档案管理和利用的义务归纳至档案室，甚至是档案管理员一个人的职责，这是不正确的做法。
需要带动“全员档案”的管理和利用意识。
如何做到“全员档案”从以下几方面体现，一是建立全面的档案管理制度体系；二是利用现有的计算机手段合理管理档案；三是定期对各立档部门进行制度培训和档案知识导入；四是建立健全的企业信息化平台，从而由纸质档案管理向电子档案管理方向转变；五是在企业绩效中，增加档案管理的KPI，从而严格要求企业各部门对档案管理的认识。
本文就第一方面的档案管理制度体系中，《企业文件材料归档范围》如何在遵循国家档案局10号令基础上，进一步细化归档范围进行经验分享。
《企业文件
材料归档范围》梳理由以下几个步骤完成，一是成立梳理小组；二是文档管理现状调研；三是知识导入；四是部门访谈；五是报告生成；六是报告确认；七是报告整理（形成企业文件材料归档范围）；八是后期维护。
一、成立梳理小组，企业档案管理部门一般由总裁办兼管，小组成员由总裁办牵头，各部门的负责人和兼职档案管理员配合。
如有第三方外包公司，可允许第三方公司加入小组内。
二、文档管理现状调研，为了更全面、更便捷、更高效的对文件材料进行梳理，前期需要对各立档部门的文档管理情况进行调研摸底工作，生成调研问卷，对各部门进行下发，各部门填写全面后进行反馈的工作。
调研问卷内容大致包括调研目的、受访者信息（部门、人员姓名、职务、档案工作熟悉程度、联系方式）、受访者岗位和职责、问题和建议（此部分由为重要）等。
问题和建议提供几个参考：
1、有没有本部门单独制定的文件管理办法？
2、本部门应归档文件是否全部归档？有没有具有保存价值的文件未归档的
情况？
3、档案兼职管理人员是否负责档案整理工作（整编、排序、编目、装订）
工作？
4、兼职人员，在工作中可以投入 15% （填写：百分比，如50%）工作
时间和精力？
5、文档管理对于部门日常工作是否有价值？部门领导是否重视？
6、文员、兼职管理员是否具备档案收集管理的知识，是否有档案方面培训
的需求？
7、公司建立档案工作考核制度，是否支持把文档归档工作的及时性、合规
性列入岗位绩效考核？
8、都有哪些信息化系统？该系统是否支持数据导出功能，可以把目录和附
件导出来？
三、知识导入，使管理者、档案管理员、各部门的兼职档案管理员，更透彻的了解档案的基本知识，如什么档案（全宗、门类、案卷、文件）、首先为其次什么进行档案管理（必要性和充分性）、档案的“收、管、存、用”相关知识的
介绍，最后怎样进行档案管理，包括门类的梳理、业务梳理、归档范围梳理等。
业务梳理示例：
归档范围梳理示例：
四、部门访谈，是为了与各部门负责人、兼职档案管理员面对面的沟通，了解实际业务情况，从业务过程中产生的各类文件材料，哪些需要归档，归档文件的保管期限鉴定等工作，但，访谈前，需要制定合理的访谈计划，如下示例：
依据各部门的规章制度和访谈的内容，形成访谈报告及部门需要归档的文件材料梳理表，党群工作示例如下：
五、报告生成，每个部门形成第四步的示例表，归纳总结，同时给出业务流程图，形成最终报告即可。
六、报告确认，其实第七步与部门访谈是同样的工作，需要把生成的报告，向各立档部门负责人进行汇报，由立档部门负责人进行确认，部门的业务和生成的材料是否确认，是否还有缺失等情况，最终由部门负责人签字确认后生效即可。
七、报告整理，需要把各部门签字生效的访谈报告（数理表）进行合并，形成最终的《文件材料归档范围表》，表的内容要仔细认真，不能出现串行/串部门情况，同时与各部门进行确认，最终由总裁办（档案管理部门）最终发布实施即
可。
八、后期维护，因《文件材料的归档范围》的梳理，是按照企业职能进行的，所以后期维护特别简单，在各部门发生变化时，可在责任者（部门）、人员的位置进行更改即可，不需要更改归档范围内容。
以上为整体的文件材料归档范围梳理的步骤，额外还要备注载体类型，如纸质档案、电子档案、电子+纸质和电子和纸质，这样数据在进入档案管理系统后，可分电子档案和纸质档案管理。
附件：
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