财务报账管理制度

财务报账管理制度

1.0 目的：明确公司各部门业务人员进行财务报账的管理要求与操作规范，以规范报账业务的基本程序。

2.0 范围：适用于公司及各子公司的财务报账业务。

3.0 术语：无

4.0 职责：

4.1 各级审批人员应该按照职务授权管理制度中规定的权限审批报帐业务，自己职责内不得推诿审批，职责外不得越级审批；

4.2 各财务会计人员对自己所负责的报帐业务进行复核； 4.3 出纳负责对经审批后的业务付款、会计负责进行账务处理。

5.0 工作流程图：

5.1财务报帐流程

Y

N

6.0 程序内容： 6.1 财务报账的一般规定

6.1.1 所有人员不能审批自己的报销单据；

6.1.2 公司总经理、财务总监本人费用的报销，必须经董事长批准；

6.1.3 一般人员和领导一起发生的费用，领导应作为报告人之一，报领导的上一级主管审批；

6.1.4 任何人不得为了降低审批级别，故意将一笔业务分开申请或报告；

6.1.5 各级领导发生的费用，应报上一级主管审批，不得为了降低审批级别以下级人员的名义申请或报告；

支付申请

支付审批

支付复核

支付办理

账务处理

预付/预借款项经办人销账 账务处理账务处理

6.1.6 财务部所有人员都负有对越级审批的事项进行监督、拒绝执行并向上级报告的责任；

6.1.7 紧急情况下，主管领导不在可以由更高一级的领导审批；

6.1.8 紧急情况下，公司总经理，董事长无法在其应该审批的单据事先签字，由财务总监征得其口头同意后，可以代签，但执行完毕必须补办签字手续；

6.1.9 违反本制度规定,公司将根据具体情况（违规金额，给公司造成的损失）予以严处（罚款、处分、辞退、开除）。

6.2 备用金管理

6.2.1 出差人员借款，填妥“预支（借款）单”、经部门经理同意、报财务经理初审、并报财务总监、总经理审批后，方予借支。借款出差人员应于返回公司后三天内按规定到财务部报帐，报帐后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的出差人员欠款，财务部有权要求人事部从该职工当月工资中扣回。前次借支出差返回超过三天无故未报销者，不得再借款。

6.2.2 非出差人员因私借款，填写“预支（借款）单”、经人事部经理同意、报财务经理初审、并报财务总监、总经理审批后，方予借支。非出差因私借款人员，如未按期还款，财务部有权要求人事部从该职工工资中扣回。在原借款未还清前，不得再借款。

6.2.3 其他临时借款，如业务费、周转金等，审批程序同上述第6.2.1款。其他临时借款人员须在公务完毕后5个工作日内到财务部结清备用金。

6.2.4 预支（借款）单是财务部账务处理的依据之一，除当日借支当日归还之外，报销费用时不予退还预支（借款）单。出纳收取归还的备用金余款时，须开具收据给报销人；报销人领取报销款项时，须在报销单据上签字。

6.3 报账单据的规定

6.3.1报账的单据

a. 预支（借款）单

b. 差旅费报销单

c. 费用报销单

d. 工伤医疗费报销单

e. 付款申请单

6.3.2报账单据的使用范围

a.预支（借款）单适用于公司员工因公需借用备用金、因私借款；

b.差旅费报销单适用于公司员工出差后报销差旅费；

c.费用报销单适用于公司员工、部门的业务招待费和交际费、培训费等；

d. 工伤医疗费报销单适用于公司员工报销工伤医疗费用；

e. 付款申请单适用于公司员工、部门申请支付款项；

6.4 原始票据的规定

6.4.1 必须以合理、合法、真实的票据为依据，不得臆造和涂改。除行政事业单位收据以外，所有票据必须是合法的正式发票，发票必须加盖销售货物、提供劳务单位的发票或财务专用章；公务中因个人原因违章的罚款单、白条等一律不予报销。

6.4.2 必须按公司规定填制统一的费用报销单或差旅费报销单，并附上相应的原始票据。

（1）原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。原始票据应保持平整；

（2）除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名；

（3）报销单据必须大小写一致，定迹清楚、不得不得涂改，并注明附件张数、所属部门和职务，报销内容和项目必须齐全；

（4）报销单据必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备；

（5）严禁使用传真（热敏纸等）类保存时间不长，字迹容易退色的单据作为原始票据，取得后应以其复印件为原件进行粘贴、报销。

6.5 财务报帐流程

6.5.1 公司、各子公司必须严格执行公司制定的职务授权管理制度，审批人应在授权范围内审批，不得超越审批权限；对于审批人超越授权范围审批的，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告；

6.5.2公司、各子公司应按照以下程序办理财务报账业务：

a. 支付申请。各部门和个人用款时，应当填制或提供预支（借款）单、付款申请单、费用报销单、发票等有效付款凭据，注明款项的用途、金额、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明，交审批人审批。其中：差旅费必须明确填写所属日期及业务内容，交通费写明上下车地点和目的，对于统一票价的车票，写明核报金额。手机费必须写明手机号码、报销月份和报销人职务；业务招待费必须写明招待客户名称及陪客人员姓名。

b. 支付审批。审批人应根据职责及权限，遵循“计划内、标准内支出，简化手续；计划外、标准外支出，从严审批”的原则，按规定程序对资金申请单等付款凭据进行审批。财务部对不合法的原始票据有权拒绝报销；对手续不全或填写不符要求的报销单据一律退回修改、补全或重填；对超期申报的报销单据，按公司有关规定进行报支；对不符合公司规定或越权审批的报销单据一律退回拒付。

c. 支付办理。出纳人员应根据复核无误的付款申请单等付款凭据办理资金支付手续；

d. 经办人报账。存在预付/预借款项时，经办人需进行财务销账，单据、审批手续与正常付款时相同；

e. 账务处理。出纳人员支付款项后，将有关单据交会计进行账务处理。

6.6 财务报帐时间规定

原则上，当月费用报销必须在当月月末前送交财务部，防止造成费用入帐逾期现象。因出差等原因，超出报支日期的应写明情况，否则按下列标准：

----费用发生后15天内，按照费用全额报销；

----费用发生后30天内，按照费用全额80％报销；

----费用发生后45天内，按照费用全额60％报销；

----费用发生45天后，全额不得报销。

7.0 相关/支持性文件：职务授权管理制度

8.0 附件：

a. 预支（借款）单

b. 差旅费报销单

c. 费用报销单

d. 工伤医疗费报销单

e. 付款申请单