库存盘点的步骤与方法

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为使仓库更有效,更早发现不良品与呆料发生启因以求谋防堵之策,一定需要定期实地盘点手段,使一切潜在问题现形。
盘点步骤
盘点作业一般根据以下几个步骤进行﹔盘点前准备、确定盘点时间、确定盘点方法、培训盘点人员、清理盘点现场、盘点、查清差异原因、盘点结果处理。盘点作业步骤如图5-6所示:
步骤一 盘点计划
盘点计划阶段
对预盘阶段控制一样很重要,因此也需要更明细计划,这一般是交由预盘主办人员自己拟出各储位区(甚至储位)预盘时程计划,经过盘点主持人了解(可行性及调整),再依此控制,才会真正有效率。
步骤二确定盘点时间
一般来说为保证帐物相符,货物盘点次数愈多愈好,但盘点需投入人力、物力、财力,有时大型全面盘点还可能引起生产暂时停顿,所以,合理确定盘点时间非常必要。引起盘点结果盈亏关键原因在于出入库过程中发生错误,出入库越频繁,引起误差也会随之增加。
第二部分“预盘”有关字段,由预盘主办人填入“预盘实际量”,以及“盘盈”或“盘亏”量,加上预盘者签名(含日期时间)。
第三部分则是“复盘”有关字段,由复盘者填入,包括“复盘实际量”及“盘盈”或“盘亏”量,同时签名。
“盘点单”或称“盘点卡”,大多由稍硬卡纸印制,且有铁丝可绑挂,绝大多数设计为三联式,第一联仍挂料架上(结算完成后再取消),第二联由复盘者撕下交予盘点主持人,第三联由预盘主办人撕下呈交盘点主持人,以明责任,兼作回馈信息。此为最佳顺序。
期末盘点与循环盘点优劣差异比较见表5-8:
表5-8期末盘点与循环盘点差异比较
要得到最正确库存情况并确保盘点无误,可以采限账面盘点与现货盘点平等方法,以查清误差出现实际原因。
步骤四 培训盘点人员
盘点人员培训分为两部分:一是针对所有人员进行盘点方法及盘点作业流程训练,让盘点作业人员了解盘点目、表格和单据填写﹔二是针对复盘与监盘人员进行认货品训练,让他们熟悉盘点现场和盘点商品,对盘点过程进行监督,并复核盘点结果。
决定盘点时间时,既要防止过久盘点对公司造成损失,又要考虑配送中心资源有限,商品流动速度较快特点,在尽可能投入较少资源同时,要加强库存控制,可以根据商品不同特性、价值大小、流动速度、重要程度来分别确定不同盘点时间,盘点时间间隔可以从每天、每周、每月、每年盘点一次不等。如A类主要货品每天或每周盘点一次﹔B类货品每两三周盘点一次﹔C类不重要货品每月盘点一次即可。另外必须注意问题是,每次盘点持续时间应尽可能短,全面盘点以2-6天内完工成为佳,盘点日期一般会选择在:
依据“预盘明细表”,仓库人员在预盘阶段逐一清点,再挂上“盘点单”,是最合理方式。
盘点单
盘点单
物料盘点单
NO
品类代号
简称
料号
品名
规格
计量
应有预盘量

日期
盘点人

实盘量
盘盈(亏)量


日期
盘点人
实盘量
盘盈(亏)量
存料
状态
□良品G
□不良品B
□呆料D
备Fra Baidu bibliotek

“盘点单”基本上分三大部分。
第一部分是总字段,包括“盘点单No.”、“料号”与“品名规格”及“单位”加上“应有盘点量”单位。其中最需要注意是“盘点No.”,一般是在盘点前就已印妥,而且顺序联号控制,由盘点主持人管控。因为基本上盘点一定要把散存于储位区料品,一一回笼到同一储位(区),因此一个料项一张盘点单是合理。
库存盘点的步骤与方法
在库存过程中,在些货物因存放时间太长或保管不当使其质量受到影响。为了对库存商品数量进行有效控制,并查清商品在库中质量状况,必须定期或不定期地对各储存场所进行清点、查核,这一过程就是盘点。
盘点目主要是:
1.查清实际库存数量
由于众多原因,如收发中记录库存数量时多记、误记、漏记﹔作业中导致商品损坏、遗失,验收与出货时清点有误﹔盘点时误盘、重盘、漏盘等,往往导致账面库存数量与实际存货数量不符,通过盘点清查实际库存数量与账面数量,发现问题并查明原因,及时调整。
预盘注意事项
预盘是最基础工作,也最要求“细腻”与“确实”,否则整体盘点就不易落实有效率。
首先,要依据“预盘时程计划表”去进行,而且依序找定储位区与储位逐一进行,最好把散落在其它储位(区)存量找到,回归固定储位。同时依照仓储整顿观念,分辨出呆料与不良品(如有呆料与不良品必须移仓,则要求另立盘点单),把容器中零星数整理补齐,弃区空容器,如此才有利于复盘作业。
为了及早发现“人”问题点,及早警示处理,而且可以及早警惕仓库作业人员,及早修正其偏差习性,定时尤其不定时稽核有其必要性。经复查结果,一切落实正确,当然更好,如有偏差,更可及早补救。
5更有效仓储整顿
没有人会否认,仓库存放应该是良品,因为生产需用一定是良品,而且仓库应该存放生产需用料,绝对不是呆料。
理念那么清楚,而事实上经常不然。由于工作繁忙,经常在“备战”中,因此仓库人员很少能细心地及时核查,以致良品变不良仍然不知,呆料长久盘踞宝贵仓库储位而不自知。很大部分工厂,不是经常呆料与急需料一起,不良品与良品齐飞吗?
1.财务结算前夕。通过盘点计算损益,以查清财务状况﹔
2.淡季进行。因淡季储货较少,业务不太繁忙,盘点较为容易,投入资源较少,且人力调动也较为方便。
步骤三 确定盘点方法
因盘点场合、要求不同,盘点方法也有差异,为满足不同情况需要,尽可以快速准确地完成盘点作业,所决定盘点方法要对盘点有利,不至于盘点时混淆。
1.货物数量
通过点数计数查明商品在库实际数量,核对库存账面资料与实际库存数量是否一致。
2.货物质量
检查在库商品质量有无变化,有无超过有效期和保质期,有无长期积压等现象,必要时还必须对商品进行技朮检验。
3.保管条件
检查保管条件是否与各种商品保管要求相符合。如堆码是否合理稳固,库内温度是否符合要求,各类计量器具是否准确等。
在预盘阶段,首先由盘点主持人以计算机或会计部门“永续盘存账”为基准作出“预盘明细表”,交给仓库(或现场等直接责任对象),要求依之“点”出应有数量,同时依新储位整顿存置定位,挂上盘点单,记录预盘有关字段,并把预盘结果(包括盘盈,盘亏差异)呈报盘点主持人。当然,也可以由盘点主持人直接作出“盘点单”交给预盘主办者,而不用“预盘明细表”。
很多中小企业盘点主持人,由于缺乏经验,没有做好盘点计划,因此乱成一团,尤其是没有针对预盘阶段做出深入计划,以致到了复盘时仓储仍乱不可收拾,因此拖延复盘时日,令参与者怨声载道。
一般而言,盘点计划多在复盘日期一个月前就要具体拟订而且发布。比如预定6月26日到6月30日为复盘(一般人所称“大盘点”,就专指复盘而言),那么5月31日前就要确立盘点计划。这样才可以要求仓库人员做好预盘,以待复盘完善执行﹔也同时要求生产现场,在复盘多少天以前,调整生产作业,渐渐达成“净空”水准,以利盘点(因为“在制品”是最不容易“计价”)。此外,对采购人员,以及托外加工人员,才可能有更具体因应指示、使复盘进行分析,对储位规划作出结论,提供予仓库人员,使他们在预盘阶段就融入仓储整顿与储位规划功能。
2.计算企业资产损益
库存商品总金额直接反映企业流动资产使用情况,库存量过高,流动资金正常运转将受到威胁,而库存金额又与库存量及其单价成正比,盘点就可以准确地计算出企业实际损益。
3.发现商品管理中存在问题
通过盘点查明盈亏原因,发现作业与管理中存在问题,并做出相应措施,从而提高库存管理水平,减少损失。
一般来说,盘点作出内容主要有以下几项:
4.库存安全状况
检查各种安全措施和消防、器材是否符合安全要求,建筑物和设备是否处于安全状态。
4稽核仓库账务工作落实度
一旦料账不准,对生产与现场生产工作绝对是致命伤害,因此企业经营阶层一定会审慎地订定仓储物料管理办法,授权仓库管理人员依规定执行料账登账作业。
虽然做好料账工作是仓库人员天经地义责任,但是“一样米养百样人”,难免有些仓库人员经营意识不足,责任感也不够,或者疏忽,或者“拖”习性难改,日久顽生,使料账产生大差异。
1.账面盘点法
帐幕面盘点法是将每一种商品分别设立“存货帐卡”然后将每一种商品出入库数量及有关信息记录在账面上,逐笔汇总出账面库存结余量。
2.现货盘点法
现货盘点法是对库存商品进行实物盘点方法。按盘点时间频率不同,现货盘点又分为期末盘点和循环盘点。
(1)期末盘点法
期末盘点是指在会计计算期末统一清点所有商品数量方法。由于期末盘点是将所有商品一次点完因此工作量大、要求严格。通常采取分区、分组方式进行。分区即将整个储存区域划分成一个一个责任区,不同区由专门小组负责点数、复核和监督,因此, 一个小组通常至少需要本人分别负责清点数量并填写盘存单,复查 数量并登记复查结果,第三人核对前二次盘点数量是否一致,对不一致结果进行检查。等所有盘点结束后,再与计算机或账册上反映账面数核对。
(2)循环盘点法
循环盘点是指在每天、每周销点一部分商品,一个循环周期将每种商品至少清点一次方法。循环盘点通常对价值高或重要商品检查次数多,而且监督也严密一些,而对价值低或不太重要商品盘点次数可以尽量少。循环盘点一次只对少量商品盘点,所以通常只需保管人员自行对照库存数据进行点数检查,发现问题按盘点程序进行复核,并查明原因,然后调整。也可以采用专门循环盘点单登记盘点情况。
盘点计划有关技巧
首先,是针对时程计划要有周详考虑。例如计算好每一位预盘主办员每天能用多少小时去真正进行预盘(由于每天仍要进行入出库作业,所以可能每天仅2至3小时可以真正有效地从事预盘作业),共有多少料项,差不多要多少天才可以完成预盘。而且要真正去协调各部门正常入库作业,一定要集中在每天什么时段,以避免预盘困扰。这是不可以“一声令下”就让仓人员“自己想办法”此外,生产活动也要计划何时开始“收缩”,使在复盘执行数日之前,应进料尽可能进料,该缴库尽可能缴库,生产现场才有尽量“净空”可能。
4.预先鉴别变质、损坏商品。对储存场所堆码货物进行整理,特别是对散乱货物进行收集与整理,以方便盘点时计数。在此基础上,由商品保管人员进行预盘,以提前发现问题并加以预防。
步骤六 盘点
盘点可分为两部分进行
(1)预盘阶段
预盘不限于仓库人员,而应该扩大到生产现场,因为生产现场难免仍有在制品,原则上,半成品、余料以及成品,在盘点前最好已经回缴仓库(但是有些工厂则仍留在现场待盘点),当然也在一些“生财器具同样要盘点”。此外,采购与托外加工主办人员也不可能置身事外,因为很可能仍有一些模具等生财器具在外。当然,也有一些料品送出托外加工,仍留在托外工厂内,这也是我方资产,同样列入盘点范围。
复盘工作较为单纯,是根据预盘阶段“盘点单”去复查。复盘者可以要求被盘者逐项将料品卸下,深入清点,再记入实际状况,填入“复盘”有关字段内。平常是撕下“盘点单”一联,回报予盘点主持人。
更负责任复盘人员,还会更进一步复查料品质量状况(甚至存置时间呆料状况),呈报反应,这当然值得鼓励。
复盘注意事项
复盘时比较单纯,一般是采取“抽样”详查、每项全盘观念。意即,每一个料项都要“盘”到,即使略盘(依容器标准内装数乘以容器数,可得总数,但要检查容器是否“落实”整顿)亦可。但每隔若干料项,一定要详盘,也就是要求预盘人把该料项从储位上卸下,逐一数,以确认其预盘确实度。如发现有不少“不落实”之处,可以向盘点主持人呈报,要求重新做一次预盘工作。
步骤五 清理盘点现场
盘点作业开始之前必须对盘点现场进行整理,以提高盘点服务业效率和盘点结果准确性,清理工作主要包括以下几个方面内容:
1.盘点前对已验收入库商品进行整理归入储位,对未验收入库属于供货商商品,应区分清楚,避免混淆:
2.盘点场关闭前,应提前通知,将需要出库配送商品提前做好准备;
3.帐卡、单据、资料均应整理后统一结清以便及时发现问题并加以预防﹔
盘点主持人也要每日盯紧“预盘时程计划表”,与呈上来“盘点单”第3联互相勾稽,以控制进度,千万不可以“放牛吃草”。必要时要到仓库现场去察看确认。
复盘阶段
预盘既已完成就绪,就可进入复盘阶段。复盘工作多由盘点主持人指派与被盘点部门权责比较不相干部门人士所担任。例如物料仓库,大多由人事、营业、设计等部门人员去担任乘坚策肥工作,而不会由采购或品管去担任,因为后两者与物料仓库关系较为密切,有“瓜田李下”之嫌。
盘点主持人一点也不闲着,除了要稽核预盘进行实况之外,仍要针对预盘差异状况进行分析与调查,并采取补救措施。
1预盘明线表
预盘明细表
品类:―――预盘期: 年 月
前期本期 本期 本期应有
料号品名规格单位盘存量入库量出库量盘存量
在上表中,笔者建议每一品类打印一份,以利该品类(各料项)仓库主办员便捷使用于预盘作业(因为一般仓储,都以同一品类存放同一储位区为原则)。而字段中,“前期盘存量”舆“本期出库量”可以略去。
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