企业常用公文写作培训及案例分析 PPT

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1 公文写作基本常识
公文写作中需要明确的几个问题：
பைடு நூலகம்
1. 公文的标题 2.公文结构层次序号的使用 3.公文中应当适用国家法定计量单位 4.公文中的数字与数量的表达
5.公文中时间的表达
6.公文中标点符号的使用 7.公文的引用、附件和附注
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1 公文写作基本常识
公文的标题
公文标题：概括公文的主要内容，让阅读者通过标题及时了解文件的主旨和要义。 公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，一般不能缺项，在向上级呈送“请示”“报告”等 公文时，可以省略发文机关名称。 公文标题如需多行排列，应做到每行词意完整，排列对称，长短适宜，使用梯形或菱形，不应使 用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，特殊情况下可以使用顿号、引号、 括号、破折号，如果在标题事由部分（不是发文机关名称部分）出现多个机关、人名等并列时， 每个机关名称、人名之间应用顿号分开。转发文件，原文件标题过长时，可用原文件发文字号代
企业常用公文写作培训
2017年 9 月
目 录
一、公文写作基本常识 二、公文的文体与格式 三、企业常用公文写作解析 四、常用词汇和问题汇总
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1 公文写作基本常识
（1）什么是公文
广义的公文即是公务文书，也就是我们所说的机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企事业部门用
来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。简单的说，公文就是公务活动中 使用和形成的一切文字材料。
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1 公文写作基本常识
公文中时间的表达
（1）准确选择表示时间的词语： ①公文中除了不必或不允许（如出于保密需要）精确表达的之外，必须用有确切语义的词语表 达； ②日期要标明完整的年、月、日；
③尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理
解其含义的时间代词； ④禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。 （2）年份一律使用公历年份的全称。如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号 并加圆括号，如1912年（民国元年）。
替。
公文中的小标题一般应控制在四级之内，层次序数依次可用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标注，一级标题字体用黑体字，二级标题用楷体字，三级、四级标题用仿宋体字，一般不用宋体
字标注小标题，也不用“加粗”的方式标注小标题，掌握此规律，可以使公文层次清晰、美观，
便于阅读。
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1 公文写作基本常识
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1 公文写作基本常识
公文中标点符号的使用
问号？：表示存疑或不详。例：马致远（1250？—1321） 顿号、：相邻或相近两数字连用表示概述通常不用顿号。标有引号的并列成分之间、标有书名号的并 列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，用顿号。 引号“”：引文不止一段时，每段开头仅用前引号，只在最后一段末尾用后引号。
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1 公文写作基本常识
上行文 指公文向上级机关单位运行。行政 公文的上行文有议案、报告和请示等。
下行文 指公文向下级机关单位运行。下 行的行政公文较多。
行文 方向
平行文 指公文向同级或不相隶属的机关 单位运行。函、通知、意见等都可以平行。 泛行文 指公文可以同时上行、下行或平行， 并向社会公布。行政公文中的公告和通告 就属此类。

狭义的公文指的是党政机关公文。它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规 范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答 复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
（2）公文的种类

党政机关公文 ：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批 复、议案、函、纪要
公文结构层次序号的使用
用序数词对多层次结构进行标识的方法： 第一层用：一、二、三‥‥‥（二号小标宋体） 第二层用：（一）（二）（三）‥‥‥ 第三层用：1. 2. 3. ‥‥‥ 第四层用：（1）（2）（3）‥‥‥ 第五层时用：①②③‥‥‥ 公文层次序号结构图： （一）XXX 一、XXX （二）XXX 2. XXX 1. XXX （1）XXX
（2）XXX
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1 公文写作基本常识
公文中数字与数量的表达
（1）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。 如415，-25，1/16，4.5倍等。 （2）一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。 （3）若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时，应注明本数是否包含在内。如“企业不得招 录16岁（含16周岁）以下未成年人” （4）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如“增加了三倍”，而不 能说“减少了三倍”。 （5）关于数量的增加和减少，要注意以下概念： •增加到过去的二倍（过去为一，现在为二） •增加了二倍（过去为一，现在为三） •减至过去的三分之一（是过去的三分之一） •减少了三分之一（是过去的三分之二） •超额60%（原来为100，现为160） •降低到80%（原为100，现在只达到80） •降低了80%（原来是100，现在是20） （6）汉字：公文中星期、部分结构层次序数和 词、词组（短语）、惯用语、缩略语、具有修 辞色彩语句中作为词的数字等须使用汉字。 注意事项：凡用汉字书写的数字，除年份可用 “O”外，其它应一律用“零”。如: “二OO八 年”；但“二百零三公里”，不能写成“二百O 三公里”。
企业常用应用文 ：通知、通告、通报、规定、请示、报告、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计 划、总结、消息等

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1 公文写作基本常识
（3）公文的作用、特点和要求
1、
作用
特点
写作要求
领导和指导作用 规范和约束作用 宣传和教育作用 联系和沟通作用 依据和凭证作用
准确：概念准确，避免歧义； 实用性 措词得体，防止误用； （没有凭空而发的公文） 把握分寸，褒贬得当； 目的性 前后照应，杜绝矛盾； （与文学写作的不同） 细心检查，排除错漏 通用 （与其他公务文书写作的不同） 简洁：语言简洁明快、干净利 落、言简意赅。如：在案、收悉、 规范性 为此、妥否、可否、当否等。 （与私人文书写作的不同） 得体：适应不同文种的需求(文 体) 庄重：严肃的法定文书(文风)， 尊重、谦和、以诚礼相待 质朴：不以文辞之美为追求(修 辞)