档案、记录管理控制程序

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记录控制程序完整版

记录控制程序HEN system office room 【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】目录1 目的 (2)2 范围 (2)3 职责 (2)4 控制程序 (2)记录的范围、分类与形式 (2)记录表格的编制和审批 (3)记录表格的发放和更改 (3)记录的使用和管理 (4)记录的特殊控制 (5)记录的保存期限 (6)记录的处置 (8)5 相关文件 (8)6 记录 (8)1 目的为了确保公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行中产生的记录得到有效的控制，并为证实其过程的符合性和有效性提供客观的证据，特制定本程序。

2 范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行过程形成的各项记录，包括：文字、图表、声像及电子文件等。

3 职责1）档案室负责所有归档记录的管理和控制；2）各部、室负责本部门管理体系运行中产生的有关记录的管理和控制；3）工程总承包各项目部对归档前各阶段产生的记录负责管理和控制，包括设计、采购、施工、试运、开车阶段所涉及活动中产生的记录；4) 记录的填写人员，对所记录数据的真实性和正确性负责，同时应满足各类记录表格的审批职责和权限。

5）质量安全标准部对本程序实施控制管理。

4 控制程序记录的范围、分类与形式4.1.1 记录的控制范围1)凡与管理体系有关的记录、报告、检验和验证数据等，均属记录的控制范围，记录表格是一种文件，按文件进行控制，对于记录的特殊性则应按本程序规定的要求进行控制。

2)记录控制是一个过程，其输入是通过策划制定所需要的记录内容和表格，其输出是具有客观证据的报告或填写后的表格，其过程内容包括策划、编制、标识、贮存、保护、检索、借阅、保存、归档、处置和改进等。

4.1.2 记录的分类记录按其性质和使用范围可分为以下四类：1)管理职责方面的记录（包括文件控制的记录），如管理评审记录，目标实施记录，文件受控清单等。

2)资源管理方面的记录，如人员教育培训、经历、资格、考核记录，设备管理、设备维修记录，安全管理、环境管理记录等。

记录控制程序

记录控制程序1.目的规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动和质量环境职业健康安全管理体系的有效运行，为质量环境职业健康安全管理体系的运行和工程质量的可追溯性以及为采取纠正、预防措施提供依据。

为质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行提供证据。

2.范围本程序适用于与产品和质量环境职业健康安全管理体系运行相关的记录，以及来自供方的记录。

3.职责3.1办公室是记录控制的归口管理部门，负责记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。

3.2各部门负责与本部门有关的记录的填写、收集、保存和移交。

3.3项目经理部负责有关工程施工、质量检验、物资验证记录的填写、收集、保存和移交。

3.4记录表式草案，由归口部门负责提供。

3.5新编表式草案，经本部门负责人审核报办公室批准后使用。

3.6记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。

4.工作程序4.1记录控制流程图4.2记录的填写、标识、分类和编目。

4.2.1记录应按要求及时填写，字迹清晰、数据准确、内容完整、不应涂改，文字表达准确、简练，易于识别，签字手续齐全，如填写有误，可予更正，更正后应由更正人签字盖章。

4.2.2记录分为两大类：4.2.2.1质量环境职业健康安全管理体系运行中要求的记录，包括管理评审、内部审核等过程中所要求的记录（见附录）；4.2.2.2日常生产运行中为保证产品质量要求的记录，如工程档案资料及项目施工建设中建设单位、监理单位、质监站、各主管部门发来项目质量管理方面的通知或记录性文件等。

4.2.3为保证记录具有唯一的标识，每一记录表式均应有唯一的编号，编号由办公室按《档案管理办法》的相应编号确定。

同时，依据相关部门提供的记录表式，编制表式汇编，分发到各相关部门使用。

4.2.4已归档、立卷的记录表式编号确需更正的，应提出申请，经原审批人审批后，到办公室办理更正手续，办公室给予新的编号，并通知相关部门。

4.3记录收集、归档、贮存和查阅。

CNAS检测实验室程序文件-记录和档案管理程序

CNAS检测实验室程序⽂件-记录和档案管理程序1⽬的规范记录和档案的管理控制，对相关记录进⾏有效管理，确保其完整性和可追溯性，为质量体系活动和检测⼯作符合规定要求提供事实证据。

2 适⽤范围本程序适⽤于管理体系运⾏中所有相关记录的管理。

对各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁等做出了具体规定。

3 引⽤⽂件保护电⼦存储记录管理程序保密和保护所有权管理程序⽂件控制管理程序记录⽬录清单标识管理规定4 职责4.1 技术负责审批技术活动记录表格。

4.2 质量负责审批质量活动记录表格。

4.3 记录表格的使⽤部门做好各种记录表格的设计。

4.4 部门负责⼈负责组织所在部门记录的收集、整理、保存和移交。

4.5 办公室/异地实验室负责记录的归档、保存和清理。

4.6 检测⼈员完整填写检测过程原始记录，并对记录的全⾯、清楚、准确、及时性负责。

4.7 异地实验室负责异地实验室记录的控制。

5 措施/⽅法5.1 记录分为技术记录和质量记录两类。

5.1.1 质量记录是质量活动的见证性⽂件，包含了质量活动(如内部审核、管理评审、实施纠正/预防措施等)中形成的所有⽂件资料。

5.1.2 技术记录是检测技术活动的见证⽂件，可包括各种表格、合同、⼯作单、⼯作⼿册、核查表、⼯作笔记、控制图、外部(含分包⽅)和内部的检测报告、客户信函、⽂件和反馈等。

5.2 记录的保存期限5.2.1 应通过对各类记录的性质、⽤途、重要程度、保存条件等评估后分别确定其管理保存期。

5.2.2 现⾏各记录的保存期见《记录⽬录清单》和《档案归档范围、保管期限和分类编号⽅法》。

5.2.3⼈员或设备记录应随同⼈员⼯作期间或设备使⽤时限全程保留，在⼈员调离或设备停⽌使⽤后，⼈员或设备技术记录再保存3年。

5.2.4 保存期应在批准使⽤前确定。

批准⼈应适时对记录保存期进⾏评审，并根据评审结果进⾏必要的调整。

5.3 记录的编制5.3.1记录应有唯⼀性标识，并能按⼯作任务分类。

文件记录管理控制程序

文件/记录管理控制程序1 目的对质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，确保其有系统的分类、编号、制定、审核、批准、发放、保管、更改、作废的规定，使公司各部门、单位均使用管理体系文件的有效版本。

对记录（表格）的收集、编目、标识、归档、贮存、查阅、保管和处理做出规定，使记录得到有效控制，并为证明其符合规定要求和管理体系有效运行提供证据。

2 适用范围适用于公司管理体系有关文件/记录的控制、使用和管理，包括适用的外来文件/记录（表格）。

3 术语和定义《管理手册》中0.3章的有关术语和定义适用本程序。

4 职责4.1总经理负责质量/环境/职业健康安全管理体系的总体框架策划，对公司《管理手册》、《程序文件》及有关管理制度的批准发布实施。

4.2管理者代表负责《管理手册》、《程序文件》的审核及有关管理体系文件的审批，必要时组织进行修改、换版。

4.3副总经理负责有关管理制度的审核及有关管理体系文件的审批。

4.4安质部4.4.1负责公司《管理手册》的编制、评审和管理。

4.4.2负责与“质量、环境、安全”相关的规章制度、标准的审查、管理。

4.4.3负责编制、管理公司和本部门的“记录（表格）控制清单”，确定记录的主管部门、单位和保管期限。

4.4.4负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。

4.5 办公室负责公司外来文件、网上办公文件、公司行政文件的控制管理。

4.6人力资源部4.6.1负责与人力资源、职业健康相关的规章制度、标准的审查、管理。

4.6.2负责网络办公系统的升级维护，为文件控制提供良好的技术支撑。

4.6.3负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。

4.7财务部4.7.1负责与财务相关的规章制度、标准的审查、管理。

4.7.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。

4.8技术部4.8.1负责与设备设施管理、维修、保养相关的规章制度、技术标准的审查、管理。

4.8.2负责职责范围内记录（表格）的编制、审批及处置。

记录管理控制程序

1. 工作目的对本站记录和档案的填写、标识、借阅、保管和处理进行有效的控制，保证记录符合检测/鉴定工作要求，为管理体系有效运行和检测/鉴定工作符合要求提供证据。

2. 适用范围适用于本站各种管理活动和检测/鉴定活动记录识别、收集、编目、存档、借阅、维护和清理等环节的控制及档案的管理。

3. 工作职责3.1 检测/鉴定人员负责原始记录的填写。

3.2 监督员负责对记录真实性的监督。

3.3 技术质量管理部部长负责批准技术/质量记录的借阅复制，分站站长负责批准分站技术记录的借阅复制。

3.4 技术质量管理部负责技术/质量记录的归档保管。

3.6分站综合办公室负责分站技术、质量记录的归档保管。

3.6 技术负责人负责批准技术记录的销毁，质量负责人负责批准质量记录的销毁。

4. 工作程序4.1 记录的分类和控制要求4.1.1 记录分为质量记录和技术记录。

4.1.1.1管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：内部审核和管理评审记录；纠正、预防和改进措施的记录；人员培训和考核记录；投诉处理记录；管理体系文件控制记录；服务和供应品的采购记录；合同评审记录；监督检查记录等。

质量记录格式应包括：记录的标题、记录的标识和总页数、日期、记录人等项目。

4.1.1.2 检测/鉴定等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：检测/鉴定原始记录；实验室间比对或能力验证记录；检测/鉴定报告及副本等。

技术记录格式还应包括以下内容：检测/鉴定的对象、检测/鉴定时的环境条件、使用的仪器设备、记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果、意外情况的描述和记录（适用时），记录人和审核人等必要的信息。

4.1.1.3 技术记录应满足复现的要求，提供足够的信息并按照相关规范的要求设计。

4.1.2 记录格式的编制应符合《文件控制程序》的要求。

4.2 记录的形成4.2.1 记录的填写由执行人员在产生的当时予以记录，填写时使用钢笔或中性签字笔，所有签名应由本人亲笔签署，不允许代签。

文件和记录管理控制程序

1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。

2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。

2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。

2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。

2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。

2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。

3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。

3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。

3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。

3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。

3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。

3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。

4 职责4.1 总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。

4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。

4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。

4.4 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。

4.5 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。

4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。

记录控制程序

5.5 表格修订
5.5.1 各部门的记录表格在使用前均须经过主管级批准并交文控中心登记于《记录清单》。
5.5.2 在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级提出修改，并通过总经办审批。可按《文件控制程序》的有关要求执行修改。
5.5.3 表单每修改一次,应更新表单的版本,新表单正式使用时须将旧表单全数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,根据必要性，选择直接禁用旧表或将旧表先用完后,再使用新表单。
5.2 记录的归档管理:
5.2.1 责任部门应对各自部门的记录分类后装订成册，避免出现记录遗失的现象。
5.2.2 较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。
5.3 记录的储存与维护:
5.3.1或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。
5.5.4旧版空白表单由使用部门自行处理，操作方法按照5.6.2执行。
5.6 表单的标识
5.6.1 参与质量管理体系的表格应按要求制作编号与版本号，并通过文控中心发行方可使用。编号方式详见《文件编号作业指导书》。
5.6.2 已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面打上“×”作标识。
3.2部门负责:保管、维护本部门的记录文件。
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:
5.1.1 依据表格的格式及实际运行状况如实填写。
5.1.2 须填写记录日期与签核日期。
5.1.3 依权限签名、审核与批准。
5.1.4 不可以用铅笔填写品质记录表格。
5.1.5 书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。
5.3.2 存放处须保持干燥干净，注意防火防损。

记录和记录管理控制程序(三篇)

记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。

2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。

3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。

3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。

4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。

4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。

必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。

4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。

4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。

4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。

表格中的所有项目必须按规定填写。

4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。

4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。

4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。

4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。

4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。

4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。

4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。

4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。

4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。

4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。

4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。

记录和档案控制程序

1.0目的：为保证对检测活动的复现、验证和追溯，确保记录和档案的完整和安全，特编制本程序。

2.0范围：适用于各种质量活动和检测记录的控制及档案的管理。

3.0职责：3.1质量主管:3.1.1负责组织建立实验室的全部记录和档案；3.1.2批准记录和档案的借阅与销纳；3.2技术主管:负责技术记录的管理。

3.3办公室: 归口管理和保存各类文件、记录及档案；3.3.1资料管理员负责记录的收集、分类（卷）、标识、编目归档、保管以及记录的借阅、回收和销毁；3.3.2仪器设备管理员负责仪器设备管理记录的整理和控制；3.3.3物品管理员负责物品管理记录的收集整理、归档和控制。

3.4各专业室:指派人员负责本室记录的整理、归档和控制。

3.5全体员工：应在质量活动和技术活动中认真及时记录活动的过程和数据。

3.6质量主管应维护本程序的有效性。

4.0工作程序4.1记录的分类本实验室将记录分为两大类：质量记录和技术记录。

4.1.1质量记录所有质量管理体系活动（过程）中产生的记录。

包括：文件控制记录、各种质量计划、质量监督记录、内部审核记录、管理评审记录、纠正和预防措施记录、不符合检测工作记录、处理客户抱怨的记录、员工培训和考核记录、仪器设备管理记录、评价外部服务和采购活动的记录等。

4.1.2技术记录所有技术活动（过程）中产生的记录。

包括：合同评审记录、原始观察记录、导出数据、跟踪验证的记录、检测记录、期间核查记录、比对、能力验证和内部质量控制的结果记录、分包记录、已发出的每份检测报告副本等。

还包括各种记录表格、图表、工作单、工作笔记等。

4.1.3记录的承载媒体可以是纸张，亦可以是磁带、软盘、移动硬盘、光盘等电子媒体。

4.1.4档案各类质量、技术活动记录如需保存三年以上的，均应形成档案。

包括：管理体系文件档案，保存10年员工技术档案，永久保存仪器设备和标准物质档案，永久保存4.4.1资料管理员、仪器设备管理员、物品管理员、各专业室和办公室应及时收集、汇总各类记录；4.4.2资料管理员每年定期对需要保存的各种记录进行整理、装订成册，以便于查阅的方式归档分类保存；4.4.3办公室负责落实记录的安全保存措施，确保防火、防潮、防蛀；对保存在磁带、软盘、移动硬盘、光盘等电子媒体中的记录应采取防压、防磁、防晒、防霉等措施，防止内容丢失和泄密。

记录管理控制程序

记录管理控制程序概述记录管理是一个组织中至关重要的一项活动，它有助于确保信息的准确性、完整性和易访性。

本文档旨在提供一个记录管理控制程序，旨在帮助组织有效管理和控制记录，以满足相关法规要求并提高组织的运营效率。

1. 选择适当的记录为了确保记录管理的有效性，组织应根据其业务需求选择适用的记录类型。

这些记录可能包括但不限于员工档案、财务报表、客户信息等。

在选择记录类型时，组织应考虑相关法规和内部政策要求。

2. 创建记录管理政策和程序组织应制定记录管理政策和程序，确保记录的合规性和一致性。

这些政策和程序应包括以下方面：- 记录创建和命名规范- 记录访问和权限控制- 记录保留和销毁期限- 备份和灾难恢复计划3. 确保记录的准确性和完整性为了确保记录的准确性和完整性，组织应采取以下措施：- 定期审核记录，纠正任何错误或不完整的信息- 限制记录的修改权限，确保记录的不可篡改性- 确保记录的关联性，避免信息的丢失或分散4. 有效存储和管理记录为了确保记录的易访性和长期保留，组织应采取以下措施：- 使用合适的记录存储媒体，如云存储或数据中心- 建立合理的索引和分类系统，便于记录的查找和检索- 定期备份记录，并制定灾难恢复计划5. 遵守相关法规和隐私保护组织应遵守适用的法规和隐私保护要求，以确保记录管理的合规性和数据安全性。

这包括但不限于：- GDPR（通用数据保护条例）- CCPA（加州消费者隐私法）- HIPAA（健康保险可移植性和责任法案）6. 培训和意识提高组织应提供记录管理的培训和意识提高活动，以确保所有员工理解记录管理政策和程序，并知道如何正确地创建、访问和管理记录。

以上是一个基本的记录管理控制程序，组织可以根据自身的需求进行调整和补充。

记录管理对于组织的法规遵从性、信息管理和运营效率至关重要，应被视为重要的战略性活动。

文件及记录控制程序规定

文件及记录控制程序规定文件及记录控制程序规定一、目的为了保证企业的各种文件和记录的有效管理和控制，规范文件和记录的存档、使用、保护和销毁程序，以便体现企业的管理和文化水平，保证企业的运营和管理的顺利进行。

二、适用范围适用于企业所有的文件和记录的管理。

三、管理规定1. 文件管理1.1. 文件的定义：指用于传递、存储、处理、保留的各类书面、视听、电子文件，如纸质文件、磁盘、光盘、磁带等；1.2. 文件分为原始文件、复印件、传阅件、正式文件四类。

所有文件应分类存放。

1.3. 文件应当按照机密性、重要性、使用频率、时效性等不同因素进行分类，并予以区分存放。

所有文件应分类存放。

1.4. 原始文件和复印件一律设立档案号和索引，并经过审核，同时注明缺失件数和补充的文件、文件袋等。

1.5. 每篇文档的责任人应为信息部门相关负责人。

1.6. 任何私人利益与企业合法权益发生冲突的行为，均属于禁止范畴。

2. 记录管理2.1. 记录的定义：指企业各种活动、事项、运营过程、信息，以各种形式记载在文件、台账、报表、记录表等中的有效信息。

2.2. 所有记录应严格按照填表要求和流程进行填写，确保信息的完整性和准确性。

2.3. 所有记录应当及时处理、及时存放，并严格保密。

2.4. 所有记录应当详细注明填写人、审核人和审批人。

3. 存档和保护3.1. 原始文件和复印件应分别存入档案柜中，同时分别存入两处，以备不时之需。

3.2. 档案柜设有锁，锁钥匙只限主管权限人员使用。

3.3. 所有文件和记录均应当存放在人员稠密、安全、防水、防火等方面考虑周全的地方。

3.4. 为了保证档案的安全，文件室应进行防火、防盗、防潮、防霉等措施。

所有内部人员离职或换岗时应对档案进行检查并确认无疑后办理交接手续。

3.5. 保护原则：适当的保护措施既保证了档案的安全性，也保证了档案的实用性。

要保护档案的完整性、机密性和可用性。

4. 摧毁所有废旧文件和记录应当在规定的摧毁时间进行销毁。

文件和记录控制程序

文件和记录控制程序简介文件和记录控制程序是一种用于控制文件和记录的访问和管理的软件。

它可以帮助用户对文件和记录进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。

功能文件管理文件管理是文件和记录控制程序最基本的功能之一。

用户可以通过文件管理功能对文件进行分类、存储、查找、修改、删除等操作。

其中，分类是指对文件进行归档，使得用户可以根据文件的不同特征来进行分类；存储是指将文件保存在本地或者远程服务器中，以方便用户随时访问；查找是指用户可以通过关键词来查找自己需要的文件；修改是指用户可以对文件进行增加、删除、修改等操作；删除是指用户可以彻底删除文件，以释放空间。

记录管理记录管理是另一个重要的功能。

用户可以通过记录管理功能来记录某个操作过程的相关信息，以便日后查看维护。

比如，在一个销售系统中，记录管理可以记录每一次销售的时间、商品、价格、数量等信息，方便统计分析。

权限管理权限管理是一个非常重要的功能，它可以帮助用户对文件和记录的访问进行限制，保证数据的安全性。

在文件和记录控制程序中，权限管理通常分为用户权限和角色权限两个级别。

用户权限指针对某个特定用户设置的权限，比如只读、修改、删除等。

而角色权限则是通过为用户分配角色来实现的，一个角色包括多个权限。

审计功能审计功能可以帮助用户对文件和记录的访问进行监控，以便及时发现数据异常。

通过审计功能，用户可以获取到每个用户的操作记录，包括操作时间、操作类型、操作对象等信息。

当出现异常情况时，用户可以通过审计功能进行追溯，以找到问题所在。

应用场景文件和记录控制程序广泛应用于各种企业和组织中，尤其是对于需要管理大量文件和记录的企业和组织来说，其价值不可忽视。

以下是几个典型的应用场景：企业文档管理对于大型企业来说，高效的文档管理是非常重要的。

通过文件和记录控制程序，企业可以对自己的文档进行分类、存储、查找、修改、删除等操作，以便有效地维护数据的完整性、可靠性和保密性。

记录和数据控制程序

标题：记录和数据控制程序版号：第B版，页码1/31.目的为了对记录进行控制，规范记录工作，使其符合检测工作要求，保证质量体系有效运行，为工作的改进提供依据，特制定本程序。

2.适用范围本程序适用于与检验质量工作有直接或间接关系的所有记录的填写及记录资料的归档保存。

3.职责3.1样品受理室负责受理过程的资料(检测申请暨受理单、检测任务单等)填写。

3.2 检验科负责相关检测记录的填写。

3.3 办公室负责人员培训记录、服务和供应品的采购记录、处理抱怨的记录和技术人员业绩档案等记录的管理。

3.4 质量管理科负责质量体系审核方面的记录格式的设计和审核，并对记录资料进行归档管理，负责记录(档案)资料的查阅受理。

3.5站长负责对外来人员查阅记录（档案）资料及记录(档案)资料销毁的批准。

4.程序4.1 记录的分类4.1.1 质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：a.内部审核和管理评审记录b.纠正、预防和改进措施的记录c.人员培训和考核记录d.抱怨处理记录e.质量管理体系文件控制记录f.服务和供应品的采购记录g.合同评审记录等4.1.2 检验等技术运作形成的记录为技术记录，主要包括：a.检测申请书暨受理单b.检测任务单c. 检验原始记录d.检验报告及存根标题：记录和数据控制程序版号：第B版，页码2/3e.仪器设备验收和使用记录f.仪器设备档案g. 比对或能力验证记录等4.1.3 技术人员档案4.2记录的格式4.2.1记录的格式由各职责部门根据实际情况设计使用。

检测原始记录的格式由检验科根据需要设计，采用A4（21Ox297mm）纸张，常用记录表格由质量管理科审核后统一印制使用。

4.2.2 检测原始记录要包含有足够的信息以保证工作的可复现性。

原始记录的内容包括:检品编号、检测日期、检测项目、检测依据、仪器设备条件、环境条件、检测结果、检测人员、校(复)核人员签字等。

4.3记录的填写要求4.3.1 记录必须真实反映质量体系的运行状况，具有可追溯性，每份记录都应注有时间、填写人签名。

文件和记录管理控制程序文件

文件和记录管理控制程序文件在当今的组织运营中，文件和记录的有效管理至关重要。

它们不仅是组织决策的依据，也是追溯历史活动、证明合规性的重要证据。

为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，制定一套科学合理的管理控制程序文件是必不可少的。

一、目的本文件和记录管理控制程序的目的在于建立一套规范的流程和制度，以有效地管理组织内的各类文件和记录，确保其能够满足组织的运营需求、法规要求以及质量标准。

二、适用范围本程序适用于组织内所有部门和活动中产生的文件和记录，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、质量控制记录、客户信息记录等。

三、职责分工（一）文件和记录管理部门负责制定、修订和监督本程序的执行，统筹文件和记录的分类、编号、存储和检索系统的建立与维护。

（二）各部门负责本部门文件和记录的生成、收集、整理、归档和定期审查。

确保所产生的文件和记录符合规定的格式和内容要求，并按照规定的时间和流程进行移交和处理。

四、文件分类与编号（一）分类根据文件和记录的性质、用途和所属业务领域进行分类，例如可分为行政类、业务类、财务类、人力资源类等。

（二）编号为每一类文件和记录分配唯一的编号，编号规则应清晰明确，易于识别和检索。

编号可以包含分类代码、日期、流水号等元素，以确保唯一性和可追溯性。

五、文件和记录的生成（一）格式要求制定统一的文件格式规范，包括字体、字号、行距、页边距等，确保文件的外观整洁、规范。

（二）内容要求文件和记录的内容应准确、清晰、完整，能够真实反映相关业务活动的情况。

避免使用模糊、含混或易产生歧义的语言。

（三）审批流程文件在发布前应经过适当的审批，审批人员应根据其职责和权限对文件的内容、格式和合规性进行审查，确保文件的质量和有效性。

六、文件和记录的存储（一）物理存储选择合适的存储设施，如文件柜、档案室等，确保存储环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等措施。

（二）电子存储建立电子文档管理系统，对电子文件和记录进行分类存储，并定期进行备份，防止数据丢失。

记录控制程序管理制度

记录控制程序1目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、服务、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。

2范围涉及公司食品安全质量管理体系要求的所有记录的管理。

3责任3.1 品质部负责对记录进行标识、收集、编目和处理。

3.2 各部门负责对本部门记录填写、归档、贮存和保管，保证记录的真实性、可靠性和完整性。

4内容4.1记录样本的编制、备案、标识4.1.1记录的编制由各归口管理部门按《文件控制程序》执行。

4.1.2记录的格式要满足相关文件的要求，适用性强，可操作，易于识别和修改。

4.1.3品质部要每年对全公司的记录样本汇总并组织编制成册，发至各部门并以模板方式存于指定目录下。

品质部每半年对全公司记录进行审查，统一归档存储。

4.1.4记录表格要有系统的编码。

以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用和发放过时的记录表格4.1.5需对记录样本修改时，各部门将修改后样本报部门主管审核，管理者代表者批准后，再交由品质部备案。

4.2记录的填写4.2.1记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清楚，不得随意涂改。

各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.2.2如记录需要修改时，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名和日期。

4.3记录的归档和保存4.3.1各部门由相应部门负责管理。

按规定时间进行收集，并分类存放于通风、干燥、安全的地方，所有记录保持整洁、字迹清晰。

各部门按规定的期限保存记录，对于保存一年以上的记录定期交品质部存档4.3.2产品检验记录由品质部归档管理。

产品批生不记录由生产部门归档管理。

以便存取、查阅和检索分析。

4.3.3品质部每三个月要检查一次个各部门记录的使用和管理状况4.3.4所有的生产、检验、销售记录至少保存至该批有效期。

有永久保存价值的记录资料，应整理成档案，长期保存。

4.4记录的借阅、复制、销毁4.4.1借阅记录应填写《文件借阅表》，经相关各部门领导审核，管代批准后方可借阅；借阅人员不得涂改、损坏记录，并在指定的日期内归还。

小区业主档案管理控制工作程序

小区业主档案管理控制工作程序小区业主档案管理是小区管理中的一个重要环节，合理、科学的档案管理能够更好地推进小区管理工作，提高管理水平。

下面是一份小区业主档案管理的工作程序，希望对大家有所帮助。

一、档案管理流程设计：1. 业主登记：在购房合同签订后，购房者应填写业主登记表，并提供相关证件材料，如购房发票、身份证等。

由物业公司或小区管理办公室负责收集和登记。

2. 档案整理：登记完业主信息后，将相关材料整理成档案，包括业主的个人信息、购房合同、交房验收报告等。

3. 档案存储：将整理好的档案按照业主姓名、房屋号等进行编号归档，并存放在专门的档案柜或档案室内，保证档案的安全和便捷查阅。

4. 档案更新：在业主信息有变动时，如业主更换电话号码、家庭成员变动等，应及时更新档案，保持档案信息的准确性和完整性。

5. 档案借阅：当业主需要查看档案时，应填写借阅申请表，经过相关人员的审核后，方可借阅档案。

借阅期限一般为一个月，超过期限应及时归还。

二、档案管理责任划分：1. 物业公司或小区管理办公室负责档案的收集、整理和存储工作。

他们应定期检查档案的完整性和安全性，并负责档案的借阅管理。

2. 小区内设立档案管理员，负责具体的档案归档、更新和借阅工作。

应熟悉档案管理相关的工作流程，保证档案管理的规范性。

3. 业主也有一定的责任和义务，应提供真实、准确的个人信息，并在个人信息有变动时及时通知物业公司或小区管理办公室，以便更新档案。

三、档案管理注意事项：1. 档案信息的保密性：档案包含业主的个人信息以及购房合同等重要资料，应注意保护业主的隐私，严禁随意泄露或外传档案信息。

2. 档案信息的准确性：在档案整理和更新过程中，应严格按照业主提供的材料进行整理和更新，确保档案信息的准确性和完整性。

3. 档案的定期审核：物业公司或小区管理办公室应定期对档案进行审核，发现问题及时进行整改和更新，确保档案管理工作的规范性和高效性。

四、档案管理的意义：1. 便于小区管理：通过合理的档案管理，能够及时了解小区业主的基本情况，制定相应的管理措施，提高小区管理的科学性。

记录管理程序

记录管理程序1、目的对记录数据进行控制，包括文字描述和数字，确保记录数据的真实、完整、有效，为生物安全管理体系的有效运作和检测工作符合规定要求提供证据。

2、适用范围适用于生物安全管理体系运行产生所有记录的全过程管理。

3、职责与要求3.1生物安全办公室负责征集生物安全记录的各种表格与要求，汇总后提交生物安全技术负责人审核。

3.2生物安全技术负责人负责对生物安全记录格式和要求进行审核，审核后提交生物安全负责任人审批。

3.3生物安全负责人负责对经审核合格的记录格式和要求进行确认、批准和实施。

3.4各部门要求规范完成相关记录的填写、记录和归档前管理。

3.5档案管理员负责记录的归档、保存管理。

4、工作程序4.1记录主要包括，但不局限于：a）医院生物安全核查记录和实验室自查记录；b）危化品出入库记录；c）仪器维护记录；d）温湿度记录；e）含氯消毒剂浓度监测记录；f）生物标本保存记录；g）高致病性病原微生物标本、微生物培养标本、平板高压消毒记录；h）实验室工作人员健康检查记录；i）实验室工作人员免疫接种记录；j）内部审核及外部评审记录；k）不符合项纠正记录；l）生物安全持续改进记录；m）生物安全检查整改记录；n）消防检查记录；o）应急演练记录；p）生物安全培训及能力评估记录；q）其它记录。

4.2 记录要求4.2.1记录的填写应字迹端正、清晰、文字通顺、条理清楚，技术术语使用准确。

不得使用铅笔、圆珠笔填写，一般须用黑色钢笔或签字笔进行填写。

4.2.2记录原则上不得涂改，如确需改动，只能将需改动的记录划一横线，不影响原记录辨认，再在划线下面重新记录，并署名和记录改动时间。

4.2.3记录表格上的签名栏经相关负责人员签署后方为有效，表格中若有不适用栏应予以划线（/）。

4.2.4实验原始记录应包含足够的信息项目，如人员、设备、方法、环境等，根据这些信息可再现实验过程。

填写时要求不漏项、不错项、并严格使用法定计量单位。

4.2.5原始记录或报告中的数据处理方法按相关规定进行。

IATF16949-文件和记录控制程序

文件和记录控制程序1、目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。

2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。

3、职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。

3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。

负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。

3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。

受控文件的会签、签收、保管、执行。

4、文件管理工作流程及说明权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/记录制定单位NONOYESYES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿，在以权责表审核。

（权责表5.3）4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有原职能部门修订，注明变更原因及修订内容，依权责表审核。

4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止时，须由原职能部门填写《文件申请单》，注明废止原因。

依权责表审核。

文件废止后，原文件的编号不得重复使用。

受控作废文件应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原件加盖作废章“作废”后留存。

作废文件作为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不可擦拭比作“打叉”标记。

4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件是。

统交由文控中心编号，编制《外来文件记录表》，并加盖“外来文件管制”章。

经编号的外来文件，其原稿由文控中心保存。

外来文件的接受、购入视同制定，更新视同修订，废止为不再使用。

《文件申请单》《外来文件记录表》管理代部门负责人4.5审核/会签权限见权责表5.3文件制/修/废废审议、会签确认编号/版本5、补充说明5.1文件的分类5.1.1内部文件：本公司内部自行规划后参考外来资料制定发型的书面文件，如质量手册、程序文件、作业指导书、表单等。