私募基金档案管理办法

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基金管理人档案管理制度

第一章总则第一条为加强基金管理人的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于基金管理人及其下属各部门、子公司在业务活动中形成的各类档案。

第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、系统；（三）安全、保密、便捷；（四）方便利用，提高效率。

第二章档案管理职责第四条基金管理人设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责包括：（一）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（三）组织开展档案的鉴定、整理、编纂和开发利用；（四）指导、监督、检查各部门、子公司的档案管理工作；（五）负责档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。

第六条各部门、子公司应按照档案管理要求，负责各自业务活动中形成的档案的收集、整理、归档工作。

第三章档案收集与整理第七条档案收集范围包括：（一）公司级证件，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等；（二）法人治理结构相关文件，如股东会、董事会、监事会决议及会议材料等；（三）公司文书档案，如外发文件、外收文件、内部文件等；（四）与业务相关的其他文件材料。

第八条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）保持档案的完整性和系统性；（三）对档案进行编号、编制目录；（四）确保档案的准确性和可检索性。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、霉变、虫蛀；（二）档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全；（四）档案管理人员应严格执行保密制度，防止档案泄露。

第十条档案利用应遵循以下要求：（一）档案查阅者应提供有效证件，经批准后方可查阅；（二）查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、查阅内容等；（三）查阅档案应遵守档案保管规定，不得擅自复制、摘抄、损毁档案；（四）档案管理人员应定期向档案查阅者反馈查阅情况。

基金备案档案管理制度

第一章总则第一条为加强基金备案档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《私募投资基金监督管理暂行办法》等法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有基金备案档案的管理工作，包括私募基金、公募基金等。

第三条基金备案档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法合规；（二）集中统一：基金备案档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性；（三）安全保密：加强档案安全保护，防止档案资料丢失、损毁、泄密；（四）方便利用：提高档案的查阅效率，确保档案资料能够及时、准确地为业务工作提供参考。

第二章归档范围第四条基金备案档案包括以下内容：（一）基金备案申请材料：包括基金备案申请表、基金合同、基金托管协议、基金管理人承诺书等；（二）基金募集文件：包括基金募集说明书、投资者适当性评估报告、基金募集风险揭示书等；（三）基金投资文件：包括基金投资策略、基金投资组合、基金投资决策记录等；（四）基金运作文件：包括基金净值公告、基金定期报告、基金投资收益分配报告等；（五）基金监管文件：包括监管部门下达的批文、通知、批复等；（六）其他与基金备案相关的文件材料。

第三章档案管理流程第五条档案收集（一）各部门在基金备案过程中形成的文件材料，应及时收集并整理；（二）档案收集人员应核实文件材料的真实性、完整性和有效性。

第六条档案整理（一）档案整理应遵循档案管理规范，确保档案的有序性；（二）档案整理应分类清晰，便于查阅。

第七条档案归档（一）档案归档前，应进行审查，确保档案材料符合要求；（二）档案归档时，应填写档案归档登记表，注明档案名称、数量、归档日期等信息。

第八条档案保管（一）档案保管应按照档案保管规范，确保档案的完整性和安全性；（二）档案保管应定期进行盘点，确保档案的准确性和完整性。

第九条档案查阅（一）查阅档案应填写档案查阅登记表，注明查阅人、查阅目的、查阅时间等信息；（二）查阅档案应遵守保密规定，未经批准，不得擅自复制、外传档案资料。

私募基金资料保管及档案管理制度模版

资料保管及档案管理制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司行政部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、行政部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

企业档案管理制度。

4、行政部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。

以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

企业档案管理制度。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由行政部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交行政部档案室。

部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度1、公司行政部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

私募基金公司档案管理办法

私募基金公司档案管理办法私募基金公司档案管理办法一、总则为规范私募基金公司档案管理工作，提高档案管理水平，制定本管理办法。

二、档案管理范围1. 私募基金公司全部档案。

2. 每日被监管的数据交易量，包含私募基金公司所有经营范围内的数据。

3. 监管机构问询解答记录。

三、档案管理的基本原则1. 档案管理工作应当按照法律、法规的规定和档案管理制度，保障档案安全和完整性。

2. 档案应当按照分类、整理、鉴定、利用和保管的原则管理。

3. 通过控制访问和使用企业数据的渠道，保持私募基金公司信息的机密性。

4. 建设私募基金档案管理制度，健全档案管理系统，确保档案管理工作的可持续发展。

四、档案管理范围1. 公司管理文档：主要为公司组织结构架构、员工职责、业务流程、制度文件等管理性文件。

2. 历史文献：公司行政及业务工作记录、合并后存入的公司档案。

3. 财务档案：列入会计工作程序中反映公司财务状况的会计凭证、会计账簿和会计报表等资料。

4. 合同、协议：公司与客户、合作伙伴、供应商等签订的各类协议、合同。

5. 客户资料：公司和客户之间的各类文件和资料，如客户签署的交易订单、反馈意见及历史交易记录等。

6. 异常情况档案：公司发生的各类异常情况投诉、意见反馈、重要事件记录等。

五、档案管理操作流程1. 档案归档私募基金公司在完成一段时间内的官方交易请求后，及时将相关文件，文件副本和交易记录整理并归入对应的客户文件中，期待及时进行审查，记录和归档处理的步骤。

2. 档案管理（1）档案接收:接收到私募基金公司员工或第三方来电或邮件时，对文件记录和验证后引导文件交给纪录管理部门。

（2）档案整理:在将文件分类和组织成为一个统一的系统后，将文件归入到每一个基金的项目文件中。

（3）审核和记录:在审核执行和验收后，纪录管理部门将档案数据添加到档案库。

（4）档案保管:私募基金公司应严格保管原始纸质文件，避免文件遗失，泄露，损毁等不利影响。

（5）需求审批:私募基金公司的所有行为都应明确记录并获取经过授权的人的签名和时间标记，以确保私募基金公司仅处理授权行为，并最终记录对交易的决定。

私募基金公司档案管理制度

第一章总则第一条为了加强私募基金公司（以下简称“本公司”）档案管理工作，根据《私募投资基金监督管理暂行办法》、《私募投资基金管理人内部控制指引》等法律法规，规范性法律文件及相关监管要求，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司及各部门在各项工作中形成的，具有参考利用价值、进行分类集中归档的文件材料。

第三条加强档案管理工作，是规范公司内部管理的重要内容，对于提高公司管理水平、保障公司合法权益具有重要意义。

第二章归档范围第四条本公司档案分为以下几种：（一）公司级证件档案：包括营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、开户许可证、机构信用代码证等其他证件。

（二）法人治理结构档案：包括股东会、董事会、监事会等决议及会议材料；高管人员资料档案；股东情况相关资料；其他相关资料。

（三）公司文书档案：包括1. 外发文件：外发红头文件等；2. 外收文件：包括监管部门的批文、批复、通知等；上级管理部门、股东单位颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等；其他金融机构的往来文件；社会有关部门颁发的文件、材料和公函；其他需要立卷归档的外来文件；3. 内部文件：各部门通知、通报、请示、报告、制度及其他需要立卷归档的材料等。

（四）项目档案：包括项目立项、尽职调查、投资决策、项目实施、项目退出等环节的文件材料。

（五）合同档案：包括公司签订的各类合同、协议等。

第三章档案管理职责第五条本公司档案管理工作由公司档案管理部门负责，各部门应积极配合。

第六条档案管理部门的主要职责：（一）制定、修订和完善档案管理制度；（二）组织、指导、监督各部门档案管理工作；（三）负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（四）定期对档案进行鉴定、销毁等工作。

第七条各部门的主要职责：（一）按照档案管理制度的要求，及时、准确地归档各类文件材料；（二）加强档案的保管、利用，确保档案的完整、安全；（三）配合档案管理部门开展档案管理工作。

私募基金管理公司档案管理办法模版

XX公司档案管理办法二〇一X年X月XX公司档案管理办法第一章总则第一条为加强对公司档案的管理，有效搜集、保管和利用各类档案，提高档案综合管理水平，根据国家有关法律法规，并结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度所称的公司档案是指公司在经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的合同、文件、客户资料、会议纪要、人事档案名册、账册、凭证、报表、证件等各种文件材料。

第三条公司档案工作坚持集中统一管理的原则。

第二章档案管理体制第四条公司设置档案室，归属办公室管理。

配备档案管理人员，负责协调、组织、管理公司档案工作。

第五条公司档案管理人员，负责公司所有档案资料的整理和归档工作。

第六条档案管理员在负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案的同时，需按规定编制各类检索表单，确保档案的完整有序管理。

第三章档案资料的形成和归档第七条凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，都必须按归档时间要求交由办公室归档，各部门和个人不得据为己有。

第八条对归档文件材料的基本要求：（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；（二）应永久、长期保存的文件，如用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档；（三）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。

第九条档案归档时间要求：（一）各类政府部门的批复、复函等原始文件材料必须及时归档。

（二）各部门在各项业务过程中形成的文件材料，相关审批材料、客户资料等须在本单业务合同签订后3个工作日内，将应归档的所有文件材料向档案室归档；第十条各类文件材料归档份数一般为一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可视需要程度适当增加份数。

第四章档案保管第十一条档案室接收档案要认真验收并办理交接手续。

第十二条要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。

对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因并保存记录。

私募基金档案管理办法

档案管理办法第一章总则第一条为贯彻《中华人民共和国档案法》和国家档案管理工作的规章、标准，加强公司（下称“我公司”）各类档案的收集、整理和管理工作，有效保护和利用档案，使其更好地为我公司的管理、经营等各项工作服务，特制定本办法。

第二条我公司的档案是指在经营、管理等各项工作中直接形成的对国家、社会和我公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是我公司知识产权凭证，我公司任何人都有责任和义务保证档案的完整性、准确性和秘密性。

第三条我公司各种门类、载体的档案实行集中统一管理的原则。

第四条我公司档案工作由综合部分管，档案室设在综合部，负责对档案工作实行统筹规划、组织协调、建立健全规章制度，在业务上进行监督和指导。

第五条综合部档案室负责管理文书档案、投资经营档案、声像档案、会计档案；财务部负责管理单台价值10万元（含）以上的设备仪器档案；综合部负责管理人事档案。

第六条各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入设备、经营、管理工作程序、工作计划和有关部门、有关人员的岗位责任制。

第七条没有办理归档手续或归档文件不完整、不准确的项目不予申报评优评奖。

第二章档案工作职责第八条总裁办的职责1、组织贯彻国家有关档案工作的政策和法规，把档案工作列入发展规划、年度计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供保证。

2、审查、批准本单位有关档案工作的规章制度、工作计划等。

3、定期检查档案工作，研究解决工作中存在的重大问题。

第九条综合部的职责档案室：1、贯彻执行总裁办颁发的档案工作法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作规章制度并组织实施。

2、负责统一管理文书、投资经营、会计等各类档案，为公司各项工作服务。

3、负责归档的各类文件材料的接收、整理、编目、保管、组织鉴定、统计和提供利用等工作。

4、把本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档工作纳入管理工作程序、工作计划和有关人员的岗位责任制，并对其工作进行考核。

私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版

私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版一、概述私募基金管理人应严格遵守基金销售管理相关规定，做好基金销售业务资料档案管理工作。

本文档旨在提供私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模板，为私募基金管理人规范管理提供参考。

二、基金销售资料档案分类私募基金管理人基金销售资料档案包括销售文件、投资者服务咨询记录、营销活动记录等。

具体分类如下：1. 销售文件•基金合同（私募基金合同、投资协议等）；•基金备案文件（基金备案申请书、登记表、公告等）；•基金信息披露文件（基金合同、招募说明书、产品简介等）；•基金销售营销文件（宣传册、PPT、视频、其他展示材料等）；•基金销售培训材料（销售人员培训课件、教材、考试试题等）。

2. 投资者服务咨询记录•投资者服务咨询电话、邮件、即时通讯记录；•投资者服务咨询记录表；•投资者 services 实施记录；•投诉及处理记录。

3. 营销活动记录•营销活动计划；•营销活动执行记录；•营销活动综合报告。

三、基金销售资料档案管理办法1. 销售文件管理•核实销售文件完整性和准确性；•对销售文件进行编号、封存、存档；•根据监管要求制定销售文件备份和更新管理办法；•根据监管要求制定销售文件销毁管理办法。

2. 投资者服务咨询记录管理•对投资者服务咨询记录进行编号、封存、存档；•进行投资者身份核查并记录；•建立投资者服务咨询记录查询和审计制度；•根据监管要求制定投资者服务咨询记录备份和更新管理办法；•根据监管要求制定投资者服务咨询记录销毁管理办法。

3. 营销活动记录管理•核实营销活动记录完整性和准确性；•对营销活动记录进行编号、封存、存档；•根据监管要求制定营销活动记录备份和更新管理办法；•根据监管要求制定营销活动记录销毁管理办法。

四、档案管理要求1. 文件档案管理要求•基金销售文件原件及复印件应分类存放于保密柜内，独立编号，避免遗失、损毁及泄密；•销售文件应设置电子存储备份，并按照政策要求定期更新；•入柜的销售文件应填写入柜登记记录，离柜时应进行审批，并填写离柜申请记录；•销售文件档案封存期限为5年；•销售文件销毁时，应按照销毁程序，先填写移交销毁通知单，审批通过后再进行销毁，销毁记录和移交汇总表等销毁相关文件需归档。

私募公司档案管理制度

一、总则为加强私募公司档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和高效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 公司内部各类文件、合同、协议、报告、会议记录、财务报表、员工档案等纸质和电子文档。

2. 公司项目资料、客户资料、合作伙伴资料、市场调研报告等。

3. 公司荣誉证书、资质证明、法律法规文件、行业标准等。

4. 公司其他具有保存价值的资料。

三、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 各部门负责人负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

3. 员工应积极配合档案管理部门的工作，按时提交相关档案资料。

四、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门在产生档案资料时，应按照档案管理要求进行收集、整理。

（2）档案管理部门负责对各部门收集的档案资料进行审核、分类和归档。

2. 档案整理（1）档案资料应按照档案分类、编号、装订等要求进行整理。

（2）档案整理过程中，应确保档案资料的真实性、完整性、准确性和连续性。

3. 档案保管（1）档案资料应按照规定存放于安全、通风、防潮、防虫、防火的档案室。

（2）档案管理人员应定期检查档案资料，确保档案安全。

4. 档案利用（1）档案资料利用应遵循“依法利用、保证安全、方便快捷”的原则。

（2）档案管理人员应提供档案查询、复制等服务。

5. 档案销毁（1）档案资料销毁应按照规定程序进行，确保档案资料的安全。

（2）销毁前，档案管理部门应进行审核，确认销毁档案资料符合规定。

五、档案安全与保密1. 档案管理人员应严格执行档案安全与保密制度，确保档案资料的安全。

2. 档案管理人员应加强对档案资料的保密教育，提高员工的保密意识。

3. 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应按照相关规定进行保密。

六、附则1. 本制度由公司档案管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

3. 本制度如与国家法律法规及政策相抵触，以国家法律法规及政策为准。

私募基金_档案管理制度

一、目的为了规范私募基金管理过程中档案的收集、整理、保管和使用，确保档案的完整、准确、安全，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有涉及私募基金的档案管理，包括但不限于项目档案、合同档案、财务档案、人员档案等。

三、档案管理职责1. 综合部负责公司私募基金档案的统一管理，制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作的实施。

2. 各部门负责各自职责范围内的私募基金档案的收集、整理、归档和保管工作。

3. 项目负责人负责所负责项目的档案管理工作，确保档案的完整性和准确性。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在私募基金管理过程中产生的各类文件、资料，应及时收集，确保档案的完整性。

2. 档案整理：收集到的档案应按照档案分类、编号、装订等要求进行整理，确保档案的准确性。

3. 档案归档：整理好的档案应在规定时间内归档，由综合部负责统一保管。

五、档案保管1. 档案保管期限：根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，私募基金档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

2. 档案存放：档案存放应选择干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的场所，确保档案的安全。

3. 档案查阅：档案查阅需经档案管理人员批准，查阅者应遵守相关规定，爱护档案。

六、档案使用1. 档案使用需经档案管理人员批准，查阅者应填写《档案查阅申请表》。

2. 查阅档案时，需按照档案编号、名称、日期等查找，确保查阅的准确性。

3. 查阅过程中，不得擅自涂改、损毁、抽取档案。

4. 查阅完毕后，应将档案归还原位，并填写《档案查阅登记表》。

七、档案销毁1. 档案销毁需经公司领导批准，并由综合部组织实施。

2. 档案销毁前，需进行核对，确保档案的完整性和准确性。

3. 档案销毁后，需填写《档案销毁登记表》，并由档案管理人员签字确认。

八、附则1. 本制度由综合部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

私募基金管理公司档案管理办法模版

私募基金管理公司档案管理办法模版私募基金管理公司档案管理办法模版一、总则为规范私募基金管理公司档案管理工作，保障档案的完整性、真实性、及时性，本办法制订。

二、档案管理基础建设1、基础设施的建设：私募基金管理公司应建立相应的档案管理科技基础设施，包括硬件设备、网络设施和其他技术设施，确保档案系统稳定和数据安全。

2、档案管理系统的建设：私募基金管理公司应根据自身业务范围，建立档案管理系统。

档案管理系统应当能够满足公司的日常业务需要，包括档案收集、整理、维护、查询等功能。

3、保密措施的落实：针对私募基金管理公司档案管理工作，在系统建设和日常操作过程中，应当确保档案的保密性。

三、档案管理制度1、档案管理工作指导思想：秉持“真实、准确、及时、规范”的原则，确保档案管理工作的科学、规范和有效性。

2、档案管理工作范围：包括风险控制、业务运作、财务管理、投资管理、合规和信息披露等方面的资料和记录。

3、档案的收集、整理和管理：私募基金管理公司应建立档案管理制度，确保档案的准确性和及时性，维护公司切实利益。

四、档案管理流程1、档案的收集：私募基金管理公司应根据指导思想，按照一定的流程，收集有关公司业务运作、风险控制、财务管理、投资管理、合规和信息披露等方面的资料和记录。

2、档案的整理：私募基金管理公司应对所收集档案进行整理分类，建立标准的文献信息录入和检索工具，确保档案的准确性和及时性。

3、档案的管理：私募基金管理公司应建立档案管理系统，实现档案管理的自动化。

五、档案的使用1、档案的查询：私募基金管理公司应建立档案查询制度，规定档案的查询范围和查询权限。

2、档案的使用：私募基金管理公司应将档案逐步引入日常经营活动，确保公司运营活动的完整性和真实性。

3、档案的存储：私募基金管理公司应制定档案存储制度，规定档案的存储期限和存储方式。

六、档案管理的监督与检查1、档案管理的监督：私募基金管理公司应对档案管理工作开展监督，确保档案管理工作的科学、规范和有效性。

私募基金公司——档案管理制度

【】基金管理有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强【】基金管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理，实现档案收集、整理、保管的标准化、规范化，根据《中国人民共和国档案法》、中国证监会、中国证券投资基金业协会相关规定及公司《内部控制制度》，特制定本办法。

第二条公司档案工作实行分级管理。

其中：一级管理是指公司行政部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理。

第三条行政部是公司档案管理工作的归口管理部门，应设专人负责档案管理工作。

职责是：(一)负责收集、整理、保管和统计公司的档案材料。

(二)督促指导公司各部门和有关人员把应归档的文件材料正确整理立卷，按规定时间向行政部移交归档，同时做好接收工作。

(三)办理档案的借阅，做好档案利用的服务工作和日常管理工作。

(四)定期检查、核对、清理库存档案和保管质量，并组织档案的鉴定工作，对已经超过保管期限的档案，提出存毁意见。

第四条公司其他各部门应指定专人负责本部门的资料档案管理工作，其职责是：(一)负责收集、整理本部门的文件档案并按时移交行政部保管。

(二)负责收集、整理和保管无须公司归档的一般业务资料。

第二章归档范围第五条公司档案分为文书档案、业务档案、基金财务会计档案、公司财务会计档案和人事档案五大类。

第六条文书档案的归档范围:(一) 外来文件上级主管单位和党政部门及管理部门颁发的需要公司执行的指示、决定、命令、条例、规定、办法和通知等；社会有关部门颁发的文件、材料和公函；其他需要立卷归档的外来公文及函件材料等。

(二) 内部发文公司对内发布的文件以及公司向股东单位、各级监管部门以及有关单位的报告、请示函等；公司颁发的规定、办法、规章制度等；公司及各部门情况汇报、请示、工作计划、工作总结；公司的通知、内部传真电报、重要公函、调查报告、专题报告等。

(三) 会议材料公司股东会、董事会及其下属各专门委员会、监事会的会议记录、会议纪要；公司经理层下设专门委员会会议、总经理办公会议及其他重要会议的会议记录和会议纪要；公司重要会议的报告、总结、典型材料、参阅材料等；公司的大事记、领导重要工作日程等。

私募基金公司档案管理办法

私募基金公司档案管理办法档案管理办法第一章总则第一条为规范公司档案管理流程，明确管理职责，提高管理效能，防范经营风险，特制定本办法。

第二条公司所有档案对外一律保密，资料承办部门或承办人须保证经办资料的完整，各种附件等备注材料一律不许抽取。

第二章档案的分类第三条公司档案包括合同文件类、资产证照类、财务档案类、员工档案类、声像碟片类、其他类。

1、合同文件类：存档于公司资料室，所有文件按照内部文件、外部文件、合同分类，用“年份-N/W/H-月份-0000”分类法存档。

2、资产证照类：存档于公司资料室，包括公司营业执照、组织机构代码证、房产证、车辆所有权证等属于公司的固定资产资料。

3、财务档案类：由财务部按统一财务档案要求管理，包括各类财务协议、凭证及各类审计监察资料等。

4、员工档案类：存档于综合管理部，包括公司所有在职员工的应聘资料表、身份证复印件、学历证明复印件等。

5、声像碟片类：存档于公司资料室，包括公司在各种经营、宣传等活动中形成的文字、图片、照片、录像片、录音带等，以及公司的重要数据备份。

6、其他类：存档于公司资料室。

第三章档案的存档第四条公司所有档案经审批生效后，由经办部门交资料室办理存档手续。

第五条所有资料存档前应由资料室管理员和存档人当面核对，包括资料的正本、附件、影像资料、领导的签字审批流程等，确保资料的完整性和准确性，核对无误后填写《资料存档登记表》进行存档。

第六条存档的合同应至少叁份，由经办人部门存档一份，公司资料室存档一份，财务部存档一份。

所有存档经手人员必须签字确认，以免丢失。

第七条公司所有文件存档必须有电子档的编号，归档于相应的资料册电子文件夹中，电子档编号和纸质存档文件编号应保持一致。

第八条公司各部门须每月清理1次本部门的资料，已使用完毕的文件及资料即时存档资料室，不得以任何理由拒绝存档，不得据为己有或擅自销毁。

第四章档案的借阅第九条由于档案的重要性，需借阅的员工须填写《档案借阅登记表》，所有档案原件原则上一律不得借出，借出复印件须由部门负责人签字确认，如有特殊情况需借出原件，须由总经理或授权人签批。

私募基金管理人基金销售业务资料档案管理办法模版

XX投资管理公司基金销售业务资料档案管理办法第一章总则第一条为规范公司档案管理，建立符合现代金融企业要求的综合档案管理体制，有效保护和利用档案为经营管理服务，依据《基金销售管理办法》以及《基金销售机构内部控制指引》等规章制度，制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门及分支机构。

第三条本办法所称档案是指公司各部门及分支机构在各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、报表、声像、实物等不同形式的历史记录。

第四条档案工作是公司经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在维护投资者合法权益、防范金融风险、记录历史真实面貌、保障公司安全稳健运营等方面具有不可替代的保障作用。

第五条档案形态包括实体档案和电子档案。

电子档案与实体档案处于同等重要地位，其接收、查询、备份等需确保档案的真实性、完整性和有效性。

（一）实体档案包括：1、纸质档案。

2、公司获得的荣誉档案，如奖杯、奖牌等。

其他具有实体形态的档案，如光碟等。

1、纸质档案对应的电子版原件或扫描件。

2、声像档案。

3、各业务系统的数据库及管理系统数据库，如交易系统、清算系统、0A 平台、邮件系统等。

4、其他以电子版本保存的档案。

第六条对于公司业务运作过程中形成的档案，包括但不限于办公电话录音、客户身份资料、客户交易记录等，若法律法规对其保存或保密期限有特殊规定的，按照相关法律法规的规定执行。

第二章档案工作机构、人员及其职责第七条公司档案工作机构包括档案形成部门和档案管理部门。

档案形成部门为公司各部门及分支机构，档案管理部门为行政部门。

第八条档案形成部门负责档案的收集、整理，并按规定向档案管理部门移交。

各岗位工作人员对于所负责业务的相关档案负有收集、整理的职责。

部门负责人对档案的收集、移交工作负有领导责任。

任何部门和个人不得拒绝移交档案或据为己有。

第九条行政部负责档案的审核、编目、保管、统计、提供利用和鉴定销毁，并对档案的收集、整理和移交工作给予指导、监督和检查。

第十条公司所有内设部门、机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。

私募基金档案管理制度

私募基金档案管理制度一、总则为规范私募基金档案管理工作，提高档案管理质量，保障基金管理工作的顺利开展，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我公司私募基金档案管理工作。

三、档案管理的目的1. 加强对私募基金项目文件、合同、资料等档案的管理，保证其安全可靠、完整有效的保存。

2. 建立规范的私募基金档案管理流程，促进档案工作的规范化、电子化。

3. 提高档案工作的透明度，方便监管部门对私募基金档案的监督检查。

四、基金档案管理的主体基金档案管理主要由公司的档案管理部门负责，并由公司领导对基金档案管理工作进行监督。

五、基金档案管理的内容1. 基金募集文件、招募说明书、合同、协议、备案文件等基金运作相关的文件的整理、归档、管理。

2. 对基金募集、投资、运作等各个环节的文件和资料进行严格管理，确保其真实、准确、完整、清晰。

3. 对基金合同、备案文件等法律文件的保管和维护。

4. 对基金公司内部的各类文件、资料进行规范、整理、归档、管理。

5. 制定基金文件存档管理制度，建立、规范电子文件管理。

6. 制定档案借阅管理制度，实现档案借阅的规范化。

7. 制定基金档案销毁管理制度，对过期、无用文件进行统一销毁，保证档案管理的清晰、规范。

8. 将档案管理工作纳入内控体系，加强对档案管理工作的监督和检查。

六、基金档案管理的具体流程1. 文件收集：公司收到基金运作相关的文件、资料后，由档案管理部门负责进行收集、整理。

2. 文件归档：将已收集的文件进行分类、整理、归档，按照日期、类别等进行归档存放。

3. 档案管理：建立档案管理系统，对归档档案进行电子化管理，保证档案管理的安全性和便捷性。

4. 借阅管理：根据内部流程要求，对需要查阅档案的员工进行借阅审批，并通过系统进行借阅登记。

5. 档案销毁：对已过期、无用的档案进行检查、审批，符合条件的档案进行销毁。

七、档案管理的监督公司领导对基金档案管理工作进行定期监督和检查，档案管理部门对档案的安全性和完整性进行定期检查。

私募基金管理人内部交易记录及档案管理制度

私募基金管理人内部交易记录及档案管理制度xx资产管理有限公司内部交易记录及档案管理制度第一条为了规范xx资产管理有限公司（以下简称“公司”）内部交易管理、防范公司交易风险，规范客户身份识别，客户身份资料和交易记录保存与管理，根据《证券投资基金法》、《中华人民共和国反洗钱法》、《私募基金监督管理暂行办法》、《私募基金内部控制指引》等法律、行政法规的规定，制定本办法。

第二条公司内部交易遵循的原则如下：（一）实行集中交易制度，完成尽职调查后经风险控制部门方能决策是否参与；（二）投资指令应当进行审核，确认其合法、合规与完整后方可执行，如出现指令违法违规或者其他异常情况，应当及时报告相应部门与人员。

（三）建立项目监管系统、预警系统和交易反馈系统，完善相关的安全设施；（四）公司应当执行公平的交易分配制度，确保不同投资者的利益能够得到公平对待；（五）建立完善的交易记录制度，所有的项目文件应当及时核对并存档保管；（六）建立科学的交易绩效评价体系。

第三条应当保存的交易记录，包括但不限于如下事项：（一）总经理签署的投资交易指令、所有签署的文件；（二）风险控制部门或执行董事的审核确认单；（三）投资交易人员每个管理基金的交易数据信息、业务凭证、账簿和有关规定要求的反映交易真实情况的合同、业务凭证、单据和其他资料等。

第四条交易记录的保存分为书面纸质版与电子版。

交易员应同时制作纸质版交易记录和电子版交易记录保存。

纸质版交易记录制作完毕后，应专门防止档案袋归档保存。

电子交易记录应设置专门文件夹予以保存。

每一交易指令对应一文件夹。

电子交易记录应按期刻录成光盘或者上传公司专门服务器进行备份，防止系统损害情况发生时，交易记录的灭失。

第五条公司按照下列期限保存交易记录：投资交易记录，自交易记账当年计起至少保存5年。

同一介质上有不同保管期限客户身份资料或者交易记录的，应当按最长期限保管。

同一客户身份资料或者交易记录采用不同介质保存的，至少应当有一种介质的客户身份资料或者交易记录符合保管期限的要求。

私募基金档案管理制度

一、总则为加强私募基金管理，规范档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 私募基金管理人及基金产品的相关文件；2. 基金合同、投资协议、财务报表、审计报告等；3. 基金募集、投资、退出等环节的相关文件；4. 基金管理人的内部管理制度、业务流程、操作规程等；5. 其他与私募基金业务相关的文件。

三、档案管理职责1. 私募基金管理人设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 各部门、各岗位应积极配合档案管理部门开展档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全；3. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格执行档案管理制度。

四、档案收集与整理1. 档案收集：各部门在业务过程中，应按档案管理要求及时收集相关文件，并提交档案管理部门；2. 档案整理：档案管理部门应根据档案分类标准，对收集到的档案进行整理、分类、编目，确保档案的完整性和准确性；3. 档案归档：整理好的档案应及时归档，归档时应注明档案编号、档案名称、档案数量、档案形成时间等信息。

五、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应确保档案的安全、完整，采取有效措施防止档案的损毁、丢失、泄露；2. 档案查阅：档案查阅应严格按照档案管理制度执行，查阅者需填写查阅申请，经批准后方可查阅；3. 档案复制：档案复制需经档案管理部门审批，复制时需注明复制目的、复制数量、复制时间等信息。

六、档案销毁1. 档案销毁应严格按照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规执行；2. 档案销毁前，需进行鉴定，确定无保存价值后方可销毁；3. 档案销毁过程中，应确保档案的完整性和安全性。

七、档案信息化管理1. 私募基金管理人应积极推动档案信息化建设，实现档案的电子化、数字化管理；2. 档案管理部门应建立档案信息数据库，实现档案的快速检索、查询、利用。

八、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由私募基金管理人档案管理部门负责解释；3. 本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

银行私募投资基金类代理产品档案管理办法模版

私募投资基金类代理产品档案管理办法第一章总则第一条为加强中国xx银行私募投资基金类代理产品档案收集、整理和保管工作，有效地保护和利用资源档案，促进私募投资基金代理业务健康发展，根据银监会《中国银监会关于规范商业银行代理销售业务的通知》（银监发【2016】24号）、《中国xx银行档案管理办法（2016年修订版）》（x号）、中国xx银行《中国xx银行代销私募投资基金管理办法（2016修订稿）》（x号）等相关规定，制定本办法。

第二条私募投资基金类代理产品档案（以下简称档案）是指在总行零售业务部统一管理和指导下，在延揽并创设私募投资基金过程中形成的产品申报、审批、发行、报备、公告以及相关法律文件等重要纸质和电子资料。

第三条私募投资基金类代理产品档案管理实行“分级管理、分类建档、专人负责、集中保管”的原则。

总、分行应分别对产品档案及时进行收集、整理、分类、立卷、归档、保管等工作以确保各类档案“资料完整、编排有序、查阅便捷、保管安全”。

总、分行要设定固定的保管场所保管纸质产品档案，电子档案集中存放于专门配备的电脑或其它安全的存储介质中。

第四条私募投资基金电子台账按照“专人负责、分类录入、及时维护”的原则，将产品基本要素信息登记台账并及时更新维护，确保电子台账的完整和准确，录入产品条目应与纸质档案保持对应。

第二章档案的归档范围和保管期限第五条模式化产品档案资料的归档范围：1.中国xx银行代销私募投资基金申请表2.中国xx银行代销私募投资基金调查报告（如有）3.中国xx银行代销私募投资基金立项申请表4.私募投资基金风险分类评级结果5.中国xx银行代销私募投资基金小组审批表6.中国xx银行产品或服务消费者权益保护事项审批单7.产品模式审批签报8.产品发行通知（部发文）9.资产管理合同10.销售协议主协议（包括代理推广合作框架协议、代理销售协议、资金代收付协议）11.销售协议补充协议（集合信托计划除外）12.产品要素表/销售要素公函13.成立公告14.存续期管理报告15.清盘/终止公告16.其他需要归集的资料第六条非模式化产品档案资料的归档范围：1.中国xx银行代销私募投资基金申请表2.中国xx银行代销私募投资基金调查报告（如有）3.中国xx银行代销私募投资基金立项申请表4.私募投资基金风险分类评级结果5.中国xx银行代销私募投资基金小组审批表6.中国xx银行产品或服务消费者权益保护事项审批单7.产品发行通知（行发文）8.资产管理合同9.销售协议主协议（包括代理推广合作框架协议、代理销售协议、资金代收付协议）10.销售协议补充协议（集合信托计划除外）11.成立公告12.存续期管理报告13.清盘/终止公告14.其他需要归集的资料第三章档案标准及归集流程第七条档案资料标准：1.《中国xx银行代销私募投资基金申请表》,标准化产品需分行产品经理、产品主办部门负责人、主管行长签批意见，加盖行章，扫描件存档；非标准化金融资产占比50%以上的产品需分行产品经理、产品主办部门负责人、风险主管行长、业务主管行长签批意见，加盖行章，扫描件存档。

私募基金管理人档案管理制度

私募基金管理人档案管理制度一、档案管理制度的必要性为了保护和维护私募基金管理人的档案安全和完整性，依照《私募投资基金监督管理暂行办法》及其他相关法律法规和业界规范，制定本档案管理制度。

二、档案类型根据实际情况分类管理，主要包括以下档案类型：1、合规档案包括私募基金管理人的注册登记信息、备案资料、申报材料等相关合规档案。

2、业务档案包括私募基金产品的设立、运作及产品募集、投资、退出等业务操作的相关档案。

3、会计档案包括凭证、账簿、财务报表以及相关审计、核算、资产管理及其他与会计有关的档案。

4、行政档案包括各类核准证书、批复、决策文书、规章制度、往来文件、协议合同及其他行政管理文件等。

5、人事档案包括招聘、考核、离职、证照等人事管理相关的档案。

6、其他档案包括私募基金管理人及其下属机构的合作协议、委托投资合同、客户服务协议、投资风险说明书、财务、税务、知识产权等多方面的档案。

三、档案管理基础1、档案保管实验室采购符合国家安全保密法规的安全柜、门禁系统等工具，对珍贵、重要的纸质档案进行妥善保存，并采用数字化、电子化等技术手段，对特别重要的信息资料进行加密存储和备份。

2、档案借阅凡对某些档案有查询、检阅、复印、翻拍、扫描等需要的人员，必须填写借阅申请单，经有权审批人同意签字盖章后方可进行借阅。

3、档案销毁档案达到合法规定的保管期限后，应依照文件销毁规定彻底清理、粉碎或烧毁。

同时，机构应做好销毁记录，并报上级主管部门备案。

4、档案检查为确保文件管理的规范性和制度有效性，机构必须定期对相关部门、人员的工作进行检查，并适时进行反馈和整改，以保证档案管理的严密性与权威性。

四、档案管理流程1、档案建立：在机构成立时，应按照有关规定和制度，对各类档案进行梳理、建立、分类、编号，并制订档案管理计划，明确各类档案的文号、标题、份数、存放位置等信息。

2、档案接收：机构按照标准流程接收档案，所有档案均须填写档案题名、编号等基本信息，并经过归档人员的环节确认后方可归档。

银行私募投资基金类代理产品档案管理办法模版

第三条私募投资基金类代理产品档案管理实行“分级管理、分类建档、专人负责、集中保管”的原则。

总、分行应分别对产品档案及时进行收集、整理、分类、立卷、归档、保管等工作以确保各类档案“资料完整、编排有序、查阅便捷、保管安全”。

总、分行要设定固定的保管场所保管纸质产品档案，电子档案集中存放于专门配备的电脑或其它安全的存储介质中。