私募基金档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为贯彻《中华人民共和国档案法》和国家档案管理工作的规章、标准，加

强公司（下称“我公司”）各类档案的收集、整理和管理工作，有效保护和利用档案，使其更好地为我公司的管理、经营等各项工作服务，特制定本办法。

第二条我公司的档案是指在经营、管理等各项工作中直接形成的对国家、社会和我公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是我公司知识产权凭证，我公司任何人都有责任和义务保证档案的完整性、准确性和秘密性。

第三条我公司各种门类、载体的档案实行集中统一管理的原则。

第四条我公司档案工作由综合部分管，档案室设在综合部，负责对档案工作实行统筹规划、组织协调、建立健全规章制度，在业务上进行监督和指导。

第五条综合部档案室负责管理文书档案、投资经营档案、声像档案、会计档案；财务部负责管理单台价值10万元（含）以上的设备仪器档案；综合部负责管理人事档案。

第六条各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入设备、经营、管理工作程序、工作计划和有关部门、有关人员的岗位责任制。

第七条没有办理归档手续或归档文件不完整、不准确的项目不予申报评优评奖。

第二章档案工作职责

第八条总裁办的职责

8.1 组织贯彻国家有关档案工作的政策和法规，把档案工作列入发展规划、年度计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供保证。

8.2 审查、批准本单位有关档案工作的规章制度、工作计划等。

8.3 定期检查档案工作，研究解决工作中存在的重大问题。

第九条综合部的职责

9.1 档案室：

9.1.1 贯彻执行总裁办颁发的档案工作法律、法规和方针政策，建立健全公司档案工作规章制度并组织实施。

9.1.2 负责统一管理文书、投资经营、会计等各类档案，为公司各项工作服务。

9.1.3 负责归档的各类文件材料的接收、整理、编目、保管、组织鉴定、统计和提供利用等工作。

9.1.4 把本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档工作纳入管理工作程序、工作计划和有关人员的岗位责任制，并对其工作进行考核。

9.1.5 对各部门文件材料的形成、积累、立卷归档等工作进行检查、指导和监督。

9.1.6 组织本部门学习、宣传档案法规和档案规章制度，增强职工的档案意识。

9.1.7 遵守国家关于保密制度的规定，保证机密和档案的安全。

9.1.8 基金相关材料要专项建档保管，保存期限应当在10年以上。

9.2 财务部：

9.2.1 负责财务部会计档案的立卷，按年度向档案室移交会计档案。

9.2.2 协助档案室管理公司会计档案。

9.2.3 完成建设项目财务决算，并将有关的各种财务资料归档。

第十条投资经营部（投资部、基金部、风控部）的职责

10.1 负责对外投资管理工作中所涉及的归档文件的归档工作。

10.2 提出建档计划，明确项目组成员形成积累有关项目文件材料的任务，在项目结束后组织收齐并系统组卷，做到归档质量符合完整、系统、准确的要求。

10.3 项目等结束后，审查文件材料是否完整、系统、准确，审查保管期限和密级，并签署意见。

第三章立卷与归档

第十一条我公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照归档范围，定期归档，并办理移交手续，集中管理，任何个人不得据为己有。因没有归档，而出现泄密或造成损失，要追究当事人责任。

第十二条文书档案由综合部按档案分类、编号、保存期限整理归档；项目由项目负责人主持立卷归档；设备由设备负责人主持立卷归档。

第十三条归档本院制成的文件必须是定稿，凡加盖公司印章的合同必须存正本，文件归

档原件。

第十四条整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。

不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸质和光盘等双套介质保存。

第十五条档案归档前要由立卷负责人整理好，填写移交清单一式两份，经双方按清单当

面核对，签字，各持一份备查。对不符合质量要求的档案不予接收，待补充齐全达到要求时再办理归档手续。

第十六条各部门主管要对存档档案的质量负责，做到审查手续完备，文件材料齐全、完整、准确。

第十七条归档时间

17.1 盖公司公章的所有原件即时归档。

17.2 文书档案在次年3月归档。

17.3 次年3月，投资经营部将上年度投资经营档案整理后，向档案室移交。

17.4 财务部当年形成的会计档案，暂由财务部保管一年。期满之后，于次年的3月移交

院档案室保管。

17.5 10万元（含）以上的设备仪器档案在办理入库手续时，即时归档。

17.6 声像档案即时归档。

第十八条保存期限

18.1 永久保存

公司章程、股东名册、各种规章、组织规程及办事细则、股东会及股东会议记录、财务表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证。

18.2 十年保存

基金资料、预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料。

18.3 五年保存

期满或解除之合约。

18.4 一年保存

结案后无长期保存必要者。

第四章管理与利用

第十九条档案必须分门别类进行整理，按国家标准要求，进行科学分类编号、排架，做到保管有序，便于查找利用。

第二十条设置专用档案库房，库房内配备适用的档案装具，并配备防火、防盗、防光、防虫、防尘、防高温等设施及用品。

第二十一条定期清点档案，检查档案保管条件和检索工具，对破损或载体即将变质的档案，按照档案保护的原则和方法，及时进行修补和复制。

第二十二条综合部档案室要做好档案统计工作，按时上报“档案工作基本情况统计年报”。

第二十三条积极开展档案提供利用工作，严格执行档案借阅流程，并根据工作需要，编制各种检索工具，开展档案编研工作，开发档案信息资源，更好地为经营、管理等各项工作服务。

第二十四条按照档案保管期限表的规定，定期进行档案鉴定销毁工作。

第二十五条按照国家标准，用计算机管理档案，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理，提高档案管理水平。

第五章附则

第二十六条本办法由综合部负责解释。

第二十七条本办法自发布之日起执行。

附件：

1.文书档案归档范围；

2.投资经营档案归档范围；

3.设备仪器档案归档范围和要求；

4.会计档案的归档范围和要求；

5.人事档案的归档范围；

6.声像档案。