档案收集整理基本方法(开发区)..共59页

档案收集整理归档方案

档案收集整理归档方案档案是组织和个人在工作和生活中产生的各种文件记录的集合，是人们进行信息管理和知识传承的重要工具。

对于一个组织而言，档案的收集、整理和归档是一项重要的工作，它涉及到信息的保存、利用和传递，对于组织的正常运转和发展具有重要意义。

本文将介绍一种档案收集整理归档方案，旨在帮助组织高效地管理和利用档案。

一、档案的收集档案的收集是指将组织和个人产生的各种文件记录进行整理和归档的过程。

首先，需要确定档案的来源和种类。

档案的来源可以包括会议记录、报告文件、合同协议、工作日志等。

根据不同的来源，将档案分为不同的类别，如行政档案、财务档案、人事档案等。

其次，需要制定档案收集的流程和规范。

确定档案的收集时间和频率，明确责任人和操作步骤，确保档案的全面性和准确性。

最后，进行档案的收集工作。

根据档案的种类和来源，采用适当的方法和工具进行收集，如电子文档管理系统、纸质文件整理等。

二、档案的整理档案的整理是指对收集到的档案进行分类、排序和整理的过程。

首先，需要对档案进行分类。

根据档案的种类和内容，将档案进行分类，如按部门分类、按时间分类等。

其次，需要对档案进行排序。

按照一定的规则和标准，对档案进行排序，如按照文件编号、时间顺序等。

最后，进行档案的整理工作。

对于纸质文件，可以采用文件夹、标签等方式进行整理；对于电子文件，可以采用文件夹、文件命名等方式进行整理。

三、档案的归档档案的归档是指将整理好的档案进行存档和保管的过程。

首先，需要确定档案的存储位置和方式。

可以选择将纸质文件存放在专门的档案室或柜子中，同时可以使用电子文档管理系统将电子文件进行归档。

其次，需要制定档案的保管规范。

确定档案的保管期限和保密级别，明确责任人和权限，确保档案的安全和可控。

最后，进行档案的归档工作。

将整理好的档案按照一定的规则和标准进行归档，如编号、分类等。

四、档案的利用档案的收集、整理和归档是为了更好地利用档案。

档案的利用可以包括以下几个方面。

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）编写吴金林一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。

档案收集、整理的方法和要求

• d、送档案馆审核、整改
在卷内文件排列好，编号之前，一定要送档案馆审核，对档案馆反馈的问题要及时整改。
(3)、移交 • 办理交接手续，将立好的案卷移交档案馆。
• 移交档案时，交接双方须当面检查，档案馆根据有关标准进行验收，不符合要求者，限期改正后再交；
• 接收档案必须履行手续，归档时要填写《安徽农业大学文件材料交接登记表》（档案馆网页下载）一式二份，写明顺序号、文件作者、文件标题、文件数量、移交时间，经单位领导签字、盖单位章后，交接双方签名盖章。
• ③归档要求——齐全、完整
• 种类齐全、完整（1）纸质文件（2）电子文件（3）特殊载体的文件：照片、奖杯、奖牌等
• 文件材料齐全、完整（1）反映本部门职能活动全过程的文件必须齐全完整。（2）一组有密切联系的文件必须齐全完整。（3）单份文件要涵盖所有的要素，如附件，印章，发文稿纸等。
• 造成不齐全不完整的原因，有的是业务不熟，有的是不重视，有的是故意的。
• （1）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
• （2）行政类：在行政管理活动中形成的办理完毕的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。它主要包括：行政综合、人事、监察、审计、武装、保卫、总务、档案、图书、文博、校产管理、各院行政综合等。
• 在整理过程中：
• 有不熟悉的档案馆可以指导；
• 数量较大，任务繁重，项目较多的档案，档案馆可以上门指导，立档单位也可以聘请外包公司代为整理。
④、部门自存档案的管理
检查的重点： • 请示、报告有无落款单位、落款时间、公章。 • 协议、管理制度等有没有签字盖章。 • 是否有请示、没有批复，或有批复、没有请示。 • 是否只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿。 • 是否缺少附件。 • 发文稿纸上有没有领导签发、批示。 • 是否用已使用过的废纸反面打印归档文件。 • 是否将不属于归档范围的材料放入。 • 统计报表要有统计时间、单位领导、统计人员签字、单位公章。

档案归类整理方法

档案归类整理方法档案归类整理是指将不同类型的档案按照一定的规则和标准进行分类、整理和管理的过程。

它可以帮助我们更好地管理和利用档案资源，提高工作效率和信息检索能力。

本文将介绍几种常用的档案归类整理方法。

一、按照内容归类按照档案的内容特点进行分类是一种常见的归类整理方法。

可以将档案按照主题、功能、形式、性质等进行分类。

例如，可以将文件按照部门、项目、年度等进行分类，以便于查找和管理。

二、按照时间归类按照时间进行归类是一种常用的档案整理方法。

可以将档案按照年、月、日等时间单位进行分类。

这样可以方便查找某一时间段的档案，也便于对档案进行时序分析和统计。

三、按照地域归类按照地域进行归类是一种常见的档案整理方法，适用于多地域、多地点的档案管理。

可以将档案按照地区、城市、乡镇等进行分类，以便于查找和管理特定地域的档案。

四、按照编号归类按照编号进行归类是一种常用的档案整理方法。

可以为每个档案分配一个唯一的编号，然后按照编号的顺序进行归类。

这样可以方便对档案进行标识和检索，也便于档案的追溯和管理。

五、按照机构归类按照机构进行归类是一种常见的档案整理方法。

可以将档案按照不同的机构、部门进行分类，以便于查找和管理特定机构的档案。

这种归类方法适用于大型机构或组织，可以将档案分门别类，便于管理和利用。

六、按照档案形式归类按照档案的形式进行归类是一种常见的档案整理方法。

可以将档案按照纸质档案、电子档案、影像档案等形式进行分类。

这样可以方便对不同形式的档案进行管理和利用。

七、按照重要性归类按照档案的重要性进行归类是一种常用的档案整理方法。

可以将档案按照重要性、紧急性进行分类，以便于优先处理和管理重要档案。

这种归类方法适用于需要重点保护和管理的档案，可以确保重要信息的安全和完整性。

以上是几种常用的档案归类整理方法，每种方法都有其适用的场景和特点。

在实际应用中，可以根据档案的具体情况选择合适的归类整理方法，以便于更好地管理和利用档案资源。

档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法一、装订1、件的区分件是指归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。

“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

2、装订方法每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。

二、分类1、分类方法根据实际情况，我们选择以下分类方法保管期限－年度分类法这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。

主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。

如：长久：2001年、2002年、2003年……定期：2001年、2002年、2003年……2、编制分类方案分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。

（1）引言，提示分类方法。

如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。

（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。

采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。

3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。

三、归档文件排列1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤档案归档整理方法和步骤对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。

同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

档案收集整理制度

档案收集整理制度
档案收集整理制度是指一个组织或机构规定的文件和资料的收集、整理和归档的具体操作流程和规定。

以下是一个可能的档案收集整理制度的一般步骤和规定：
1. 文件收集：规定了组织中各部门或个人在日常工作中需要产生的文件和资料的种类和格式。

要求相关人员在完成工作后，按照规定的格式整理并提交文件。

2. 文件归档：规定了不同文件的分类和归档方式，例如按部门、按时间、按主题等。

一般情况下，档案管理员会负责文件的归档工作，并记录档案的入库信息。

3. 文件保管：制定了档案的保管规定，包括档案的存放环境、安全措施、访问权限等。

要求档案管理员对档案进行定期检查防止丢失或损坏。

4. 档案检索：建立了档案检索系统，使得工作人员可以快速找到需要的文件。

一般会规定使用统一的档案编号或关键词进行检索，并记录文件的借阅情况。

5. 档案销毁：明确了档案的保留期限和销毁方式。

一般情况下，组织会根据法律法规和内部规定，对过期或无用的档案进行定期销毁，并记录销毁情况。

6. 档案管理责任：明确了不同层级和部门的档案管理责任和权限。

一般会指定专门的档案管理员，并要求相关工作人员对档
案的收集、整理和归档进行必要的培训。

档案收集整理制度的目的是确保组织内的文件和资料能够被方便地存取和利用，提高工作的效率和透明度，并确保重要信息的安全和保密。

区档案馆档案整理的流程和方法

区档案馆档案整理的流程和方法宝子们！今天来唠唠区档案馆档案整理的那些事儿。

档案整理的第一步呀，那就是收集档案啦。

就像我们收集小宝贝一样，把各种各样的文件、资料从各个地方搜罗过来。

这可能是从各个机关单位收来的文件，也可能是从民间征集到的有历史价值的资料。

这个过程就像是寻宝，到处挖掘那些有意义的东西。

收集完了呢，就到了分类这一环节。

这就好比把不同类型的玩具分开装在不同的盒子里。

档案可以按照年份分呀，比如说哪一年的文件放一堆；也可以按照内容分呢，像关于民生的放一起，经济发展的放一起。

这分类可重要啦，要是分错了，以后找起来就像大海捞针一样麻烦。

分好类之后呢，就是编号啦。

给每一份档案或者每一类档案都编上一个独特的号码，就像每个人都有自己的身份证号一样。

这个编号可是它们在档案馆里的专属标识，通过这个编号就能快速找到对应的档案。

编号完了就得装订啦。

想象一下，把散着的纸张整整齐齐地装订成册，就像把乱乱的头发梳成一个漂亮的辫子。

装订的时候要小心哦，不能把纸张弄破了，也不能装订得歪歪扭扭的。

装订好的档案可不能乱放，得放到合适的档案盒里。

这就像是给它们找一个温馨的小家。

档案盒上也要标明里面装的是什么档案，这样找起来就方便多啦。

最后呢，还有一个很重要的步骤就是录入系统。

把档案的信息都输入到电脑系统里，这样一搜索，就能知道这份档案在哪里，是什么内容。

这就像是给档案做了一个电子地图，不管什么时候，只要在电脑上点点鼠标，就能找到想要的档案。

档案整理虽然听起来有点繁琐，但每一步都很有趣呢。

就像精心打造一个充满回忆和故事的小世界，每一份档案都是这个世界里独特的存在。

咱们区档案馆的工作人员就像这个小世界的守护者，用心整理着每一份档案，让它们能够好好地保存下来，为大家提供有用的信息。

宝子们，现在是不是对档案整理有点了解啦？。

档案的整理方法概述

档案的整理方法概述引言档案是组织或个人工作和活动的记录，是重要的信息载体和历史见证。

为了有效管理和利用这些档案，需要对其进行整理。

本文将介绍档案的整理方法，包括整理前的准备工作、整理过程中的操作步骤以及整理后的保存和管理。

整理前的准备工作在开始档案整理之前，需要进行一些准备工作，包括：1. 制定整理计划制定一个详细的整理计划，包括整理的范围、时间安排、人员分工等。

这有助于提高整理效率和质量。

2. 准备必要的工具和设备确保具备所需的工具和设备，如文件夹、标签、扫描仪等，以便顺利进行整理工作。

整理过程中的操作步骤1. 检查档案的完整性和准确性在整理过程中，首先要检查档案的完整性和准确性，确保没有遗漏或错误的信息。

2. 分类和归档将档案按照一定的分类标准进行分类，并制定相应的归档方案，以便后续查阅和管理。

3. 清除无用信息清除或整理掉一些无用的信息，如重复、过时或无关的内容，从而减少档案的冗余。

4. 标记和标注为每个档案文件添加合适的标记和标注，以方便查找和识别。

5. 数字化处理将需要长期保存的纸质档案进行数字化处理，以减少存储空间和便于长期保存。

整理后的保存和管理1. 建立档案管理系统建立一套完善的档案管理系统，包括档案目录、检索工具等，以方便对档案进行管理和检索。

2. 定期维护和更新定期对档案进行维护和更新，及时清理和整理新的档案，确保档案管理系统的有效性和准确性。

3. 安全保存注意档案的安全保存，包括防火、防水、防盗等措施，以确保档案的完整性和安全性。

结论通过本文的介绍，我们了解了档案的整理方法，包括整理前的准备工作、整理过程中的操作步骤以及整理后的保存和管理。

有效的档案整理可以提高档案管理工作的效率和质量，有助于保护和利用档案信息。

希望本文对您有所帮助。

档案整理的方法及分类

档案整理的方法及分类
档案整理的方法和分类可以根据不同机构和组织的需求和实际情况适当调整，但一般可以采取以下方法和分类：
方法：
1. 辨别、筛选：根据文件的重要性、是否有用、是否需要保留等，将文件进行筛选，留下重要和有用的文件，清理无用的文件。

2. 排序、整理：将筛选出的文件按照一定的顺序和标准进行排序和整理，比如按照文件的时间、分类、编号等进行整理。

3. 文档标注、分类：给文件进行标注和分类，比如使用标签、文件夹、索引等方式，以便更好地管理和查询。

4. 存储、归档：将整理好的文件进行存储和归档，可以使用文件柜、公文袋、电子存储等方式进行归档，确保文件的安全和可访问性。

分类：
1. 按照文件的性质分类：将文件按照其性质进行分类，比如财务文件、人事档案、合同文件等。

2. 按照文件的时间分类：将文件按照其产生的时间进行分类，比如按照年份、季度、月份等进行分类。

3. 按照文件的重要性分类：将文件按照其重要性程度进行分类，比如紧急文件、一般文件、备份文件等。

4. 按照文件的部门分类：将文件按照其所属的部门或责任单位进行分类，比如
行政部门、研发部门、市场部门等。

5. 按照文件的编号分类：为文件进行编号，按照编号进行分类和归档，方便管理和检索。

以上仅是一些常见的档案整理的方法和分类，具体的方法和分类可以根据具体的需求和实际情况进行调整和定制。

档案收集整理流程

档案管理流程一、预归档路径：收集整理-预归档1.归档人员录入电子条目，添加附件，并提交归档部门审核人员审核。

（注意填写“临时序号”和“页数”）2.归档部门审核人员审核归档人员提交的电子文件，如果不同意电子文件退回给归档人员，如果同意，电子文件提交给档案管理部门审核人员。

3.档案管理部门审核人员审核归档部门审核人员提交的电子文件，如果不同意电子文件退回给归档部门审核人员，如果同意，电子文件提交给归档人员。

预归档流程结束，进入归档整理流程。

二、归档整理路径：收集整理-归档整理1.归档人员根据预归档中审核通过的电子文件条目，准备纸质档案，打印一式两份的档案交接文据，归档移交给档案管理人员。

归档整理流程结束，进入档案整理流程。

三、档案整理路径：收集整理-档案整理1.档案管理人员根据接收档案的情况，为每一份档案生成独一无二的档号。

2.档案管理人员根据档案档号打印并粘贴二维码。

3.档案管理人员进行拆装盒操作。

4.档案管理人员根据拆装盒时生产的盒号打印并粘贴盒脊背。

5.档案管理人员在“已装盒档案”中查找确认档案，点击“归档办结”。

档案整理流程结束，进入档案保管流程。

四、物理信息维护1.档案管理人员根据本单位档案库房实际情况，按照一一对应的要求，在E6系统中建立库房及库房中的密集架。

（路径：档案保管-库架信息维护）2.档案管理人员在系统左侧的根目录上选定档案类别，点击“盒视图”，选定档案，点击“物理信息批量维护”，在“存放位置”的图标，选择库房及密集架，保存返回。

（路径：档案保管-物理信息批量维护）物理信息维护流程完成。

至此，日常工作中操作比较频繁的档案收集整理流程已全部结束。

档案整理归档过程中的整理技巧

档案整理归档过程中的整理技巧（一）归档文件“件”的区分与修整首先是以我为本(以发文单位为主)。

凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。

文件以“件”为单位进行整理归档。

一般以每份文件为一件，1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。

2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。

一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。

3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。

复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。

这些复制件应与原件作为一件）。

4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。

5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。

6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。

“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。

7、请示与批复各为一件。

8、报告与批示各为一件。

正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。

这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。

档案整理的基本流程

档案整理的基本流程档案整理是一项繁琐却又至关重要的工作，它不仅能够帮助我们更好地管理信息，还能提高工作效率和便捷性。

下面将介绍档案整理的基本流程，希望能帮助大家更好地进行档案整理工作。

1. 确定整理目标在进行档案整理之前，首先要明确整理的目标。

是为了节省空间，提高效率，还是为了保留重要的信息？只有明确了整理的目的，才能更有针对性地进行工作。

2. 分类整理将档案按照不同的类别进行分类，比如按照文件类型、时间顺序、重要性等进行分类。

可以使用文件夹、标签或者盒子来进行分类整理，确保每个文件都有清晰的归属地。

3. 建立档案索引建立档案索引是档案整理的重要步骤，它能够帮助我们更快地找到需要的文件。

可以按照文件名称、日期、关键词等建立索引，确保索引内容清晰、准确。

4. 清理冗余文件在整理过程中，会发现有很多冗余的文件，这些文件既占用空间，又增加整理的难度。

可以根据文件的重要性和使用频率来决定是否保留或删除，确保只保留必要的文件。

5. 妥善保存文件对于需要保存的文件，要选择合适的保存方式。

可以使用文件夹、文件柜、云存储等方式来保存文件，确保文件的安全性和易取性。

6. 定期更新维护档案整理并不是一次性的工作，需要定期进行更新和维护。

可以设立固定的整理时间，对新的文件进行分类、索引和保存，确保档案始终保持整洁有序。

7. 培养整理习惯要养成良好的档案整理习惯。

无论是在工作中还是生活中，都要及时整理文件，避免文件堆积和混乱。

只有保持整洁有序的工作环境，才能更好地提高工作效率和提升工作质量。

总的来说，档案整理是一项需要耐心和细心的工作，只有将每个步骤都做到位，才能达到整理的目的。

希望以上介绍的档案整理基本流程能够帮助大家更好地进行档案整理工作，提高工作效率和便捷性。

档案的整理方法与步骤

档案的整理方法与步骤第一篇：档案的整理方法与步骤科技档案的整理方法与步骤科技档案的整理要经过分类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。

第一步分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类，我们旗各单位的科技档案主要有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。

基建档案：一般先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。

如果项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。

设备档案：一般先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。

如果设备不是很多的单位，可分到设备性质，不必再分下去。

特别提示：一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。

科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。

第二步组合1、基建档案按形成阶段和内容分别组卷。

基建档案一般有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件和使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成的文件。

基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷，如竣工图组一卷或若干卷。

若项目较小，材料不是很多，则可几个阶段的材料组成一卷，应视情况灵活掌握。

组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。

2、设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷。

设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、使用维护、更新改造等阶段和内容。

组卷时按文件形成阶段、文件内容，结合数量多少确定组合。

小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。

档案整理工作的步骤

档案整理工作的步骤
档案整理是重要的步骤之一，让记录迅速地检索，并减少混乱和浪费。

尽管它本身可能是繁琐和时间密集型的，但是它有助于提高效率，节省宝贵的时间，以便将精力集中在一些更重要的事情上。

为了让档案整理工作变得更加顺畅和有效，下面列出了一些基本的步骤，帮助你快速而有组织的完成档案整理工作。

首先，你需要定义你的文件档案结构。

档案整理的最基本步骤就是定义文件和文件夹的位置和结构，这样你就可以把相关文件更有效地分类存放。

确定档案结构需要考虑几个因素，包括想要查看和更新文件的人员，组织措施，文件保存时长，等等。

你应该根据你的需要来创建自己的档案结构。

其次，你需要对每个部门的文件进行归档。

归档的本质是把文档分类存放，使它们更加容易查找。

应当根据部门的类型和文件类型来进行分类，然后将相关文件存放在有序的文件夹中，这样就可以节省大量的时间和精力，而不会有遗漏和冗余。

第三，你需要使用扫描仪来数字化存档。

把文件转换成数字化存档，可以更快地查找，更新和存取资料，并且可以更节省空间。

因此，你应该考虑使用高质量的扫描仪将部门文件进行数字化，并保存在安全的存储媒体上。

最后，你需要定期清理文件。

一段时间后，你的文件夹会变得混乱，而且可能会导致重要信息的遗漏。

因此，你应该定期确认你的文件容量，以确保整理和管理文件，并且清理不再需要的文件，进而节
省空间。

通过以上步骤，你可以更有效地完成档案整理工作，同时可以确保所有信息的安全。

准备好了，让我们开始进行整理吧！。

档案收集方法

档案收集方法
一、依法收集档案。

向档案馆移交档案和档案馆接收档案是《档案法》赋予的权利和义务，档案形成单位必须依法移交,档案馆则必须依法接收。

二、协议接收。

档案馆与有关单位本着互利原则或出于共同的社会责任感，自愿就移交档案达成协议；法定接收范围以外的单位（主要是非国有组织和个人），可以采取协议接收的办法处理；法定移交档案的组织，在接收时限上可经过协商视情况提前接收或延期接收。

三、社会捐赠和寄存。

通过经常性地接受捐赠和寄存，收集产生或收藏在不属于法定向档案馆移交档案的组织和个人手中对国家和社会有利用价值的档案。

四、有选择地购买。

对散存于社会和民间，收藏者不愿捐赠、寄存但愿意出售，而对国家和社会确有保存价值的档案材料，档案馆可根据其价值和经济能力，有选择性地购买。

五、主动生成。

档案馆主动参与本地区一些重大活动、重大工程、重大事件的拍照或拍摄，生成声像档案，可填补馆藏不足，同时降低档案收集成本。

档案整理的方式方法

档案整理的方式方法1、档案整理工作的程序、内容和基本原则档案整理,是通过一系列手段,将收集来的档案科学地组织,使之条理化和系统化。

一般情况下,收集来的档案处于相对零乱、无组织状态,加上档案数量日益增加,成分越来越复杂,如果不加以整理,就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。

只有整理好的档案,才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系,为准确地鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。

此外,档案经过整理,可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌,充分发挥档案的凭证、参考作用,体现档案的利用价值。

因此,档案整理工作是整个档案管理工作的基础,对其他档案工作环节有着很大的影响。

一、档案整理工作的程序和内容档案整理工作的基本程序包括：①全宗的组织及排列;②全宗内档案的分类;③案卷的编立和排列;④案卷目录的编制等。

这是档案整理工作的主要步骤,这一系列的工作一般由不同的工作部门和人员分别承担,但这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行。

对于档案机构来说,在实际工作中,档案整理工作的内容大体上有三种情况：(1)在正规的工作条件下,档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。

这样,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,在更大的范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的加工,等等。

(2)对整理不善的档案进行局部调整。

档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案,经过管理实践的检验或专门质量检查,要对其中不符合要求的档案进行一定的加工,以提高其整理质量;另外,某些档案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发生某些变化,须对其进行调整。

(3)零散文件的整理。

档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件,在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号,编制案卷目录,等等。

档案收集整理基本方法(开发区)

●
建筑工程案卷的组卷方法
3、单位工程的确定：
定义：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。（DBJ 440100/T 153-2012)
●
如：生产厂房、仓库、住宅楼等
建筑工程案卷的组卷方法
4、可合并为一个单位工程的建筑：
● ●
门卫室及围墙等附属建筑
档案整理的常见问题
2、我馆对档案存在问题的处理方式
● 对出现上述常见问题两个以上的，出具《审查意见》。一般情况下，会详细列出各卷出现的问题。经办人在领取到《审查意见》时，应逐一对照整改，最好换人复查，以免漏项，导致二次整改。特殊情况，如共性问题太多，无法一一体现时，需要经办人认真自查、整改。
业务交流问答
2、工程未经主管部门工程招投标信息网进行招标公告，只有建设单位进行内部招标时发给区建设局的一份函，此文是否需要归档，是否可以作为“中标通知书”组卷？ ●工程招投标信息网的招投标项目有规定范围。非规定范围内的建设项目，不需要挂网招标。
●此文非“中标通知书”，可以不用收录。
业务交流问答
● ● 应提交一式三册。一册退建设单位，两册档案馆留存。
● 刻录移交目录电子文件（符合MDB格式）光盘（只读格式）一张。
开发区工程档案的整理要求
3、委托书：
● 领取《档案合格证》、《移交目录》经办人应与《概况表》中的移交人一致。 ● 如领取文书经办人与移交人不一致，应由建设单位出具《委托书》，明确责任。
第二节
案卷的组卷方法
建筑工程案卷的组卷方法
1、组卷原则：
●
应遵循工程文件的自然形成规律；
一个项目由多个单位（单项）工程组成时，应按单位（单项）工程组卷。

档案整理的方法

档案整理的方法
档案整理技能是在现代社会中变得越来越重要的，它不仅可以节省时间，还可以减少档案搜索和管理的复杂性。

要整理一个档案，首先需要确定要整理的档案，然后收集相关文件，并依据相关规定，按照一定的顺序和方法进行排序整理。

档案首先应分类收集，例如把同一类的文件归档到一起，把不同类的文件分开归档，以便查找，这样就可以更有效地管理档案。

其次，需要编号标记，将档案中的文件按照编号顺序做好盒、抽屉等容器中，这样可以大大减少档案查找的时间，也有助于防止档案被混乱。

此外，根据不同类型的文件，按照系统档案整理方法，对档案中的文件进行分类排序。

在整理时，应该统一文件的盒贴封和文件分类标识，以方便文件的查阅和管理，同时还可以按需要进行简单的归档编目，提高档案的查找效率。

归档档案时，应该根据不同的主题、内容和有效期限，按照时间顺序对档案进行划分归档，如果有多个同类内容的档案，可以采用子目录的方式，采用不同的分类方式进行归档，这样可以更好地保管档案。

最后，要注意档案的保管和保护，应该定期进行抽整理，确保档案的完整性，减少档案的损坏率；另外，档案要保管在安全的场所，采取措施保护档案，防止外界的影响，使档案质量更高、更可靠。

以上就是关于档案整理的几种方法，如果正确使用并科学保管，可以有效地节约时间和精力，提高档案的管理效率，为社会做出更好
的贡献。