文件会签管理规章制度

文件会签管理制度

1、目的

为了进一步加强文件资料管理，规范文件审核会签工作，提高文件质量和行政效能，特制定本制度。

2、适用范围

公司所有需要会签的文件。

3、名词解释

文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他部门的职能和业务，由主办部门提出，相关部门就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度。

4、文件会签条件

起草下列文件时，须进行会签

4.1总公司文件涉及分公司业务的；

4.2涉及全局性工作，需要相关部门协助的；

4.3项目审批涉及多部门法律法规和政策的；

4.4主要领导及分管领导认为有必要会签的；

4.5其他需要会签的文件。

5、会签审核的内容

5.1文件是否必要和可行；

5.2文件是否符合企业相关制度、规定等；

5.3文件是否符合程序和权限；

5.4文件是否规范、科学、准确、恰当。

6、文件会签流程

6.1主办部门负责起草文件并组织会签。需要会签的文稿，经部门负责人审核后，由拟稿人负责送达相关部门会签。

6.2会签部门要认真研究，及时给出会签意见，由会签部门主要负责人签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。

6.3 会签部门如有不同意见须及时将问题或意见反馈给主办部门，经协商一致后可以会签；协商后不能统一意见的，可签署不同意见；公司最高领导者具有会签文件的最终定夺权，在文件会签表上标注最终意见。

6.4会签后的文件由拟稿人根据最高领导者的意见进行整理，因某种原因不能采纳会签意见的，由主办部门负责对提出意见的领导回复未采纳意见的原因。

6.5会签后的文件由主办部门专人整理，对不能采纳的意见要及时回复原因，并根据会签相关领导意见修订文件内容，各相关部门会签的痕迹由主办部门归档、备案；

6.6每次会签应在半个工作日内完成。如遇特殊情况须按主办部门领导要求时限完成。会签部门若超过时限未出具意见，则视为同意，会签部门承担相关责任。如确需延长会签时间的，会签部门须及时告知主办部门，会签时间不得超过1个工作日。

6.7会签后的文件由行政部负责文件的编号和签发。

7、附件《文件会签表》

文件会签表