浅谈对人事档案管理工作的认识

浅谈对人事档案管理工作的认识

【摘要】本文通过叙述人事档案的定义及意义，浅谈了新形势下人事档案管理工作中存在的问题，并就改进人事档案管理工作中的不足，提出几点认识。

【关键词】人事档案；管理；认识

记录和反映干部职工个人参加各种社会活动的成长经历、思想道德、业务能力、工作业绩以及所受奖励、处罚等情况的原始记录是人事档案，它既是个人身份的象征，也是人们在办理工作调动、晋升职务（称）、出国政审、养老保险、退休的主要依据。随着新形势下市场经济体制的不断完善和人事制度改革的不断深入，人事档案管理工作面临着新的挑战和机遇。本文从以下方面谈谈新形势下的人事档案管理工作：

一、人事档案管理工作中存在的主要问题

信息量不足，格式僵化，不能满足用人单位的需求。现行人事档案的格式和内容是在计划经济体制下设置的，其信息记录大多是反映个人经历、入党、入团、学业登记、工资、家庭情况、社会关系、奖惩等情况的，其中对人的评价多是些空洞的政治术语，不能反映个人的人才类型、管理才能、技术专长、工作业绩、心理素质、个性特点等方面的情况，因而不能全面反映记录人的全貌。

内容失真，降低了人事档案的可信度。一是由于缺乏监督机制，档案在形成与补充过程中，个别人甚至个别组织出于某种目的，在填写档案材料时，不严肃认真，弄虚作假；或者给他人下评语、写

鉴定时，掺杂个人情感；或者出于其他动机，有意对存档内容进行歪曲等。二是档案从业人员良莠不齐，对档案材料甄别能力差，甚至根本不检查，对一些假文凭、假职称、假履历等“来者不拒”，致使这些虚假材料顺利进入个人档案。更有甚者，一些单位领导或人事部门干部滥充好人，人为造假。如单位职工调出时，突击办理提干、职称评审，或者将一些处分、疾病材料予以销毁等等。三是由于技术、设施等原因，在收集、加工、转递、利用诸环节中造成档案材料遗失、缺损、变形，导致人事档案信息失实失真。

相关政策的调整，减弱了人事档案的凭证功能。随着公共事业管理工作的迅速发展和各种法律法规的完善，一些涉及国计民生的政策、规定不再以“管、卡、压”等带有控制特征的面貌出现，相反更具有人性化，更具有人文关怀的特点。随着国家政策的调整，人事档案原有的一些不可替代的凭证功能正在逐渐消失，新的作用、新的功能却没有添加，大大降低了人事档案在人们心目中的地位和作用。

随着人才竞争的加剧，一些地方出现了弃档现象。由于市场竞争的加剧，人才在社会经济发展中的作用越来越重要，人才流动也越来越普遍。为了引进更多高层次、高学历、高技能人才，各地都在纷纷出台各种优惠政策。一些经济欠发达地区的单位，为了留住人才，采取“不同意调出、不同意转移人事档案、不同意迁移户口”的留人“政策”；与此相反，一些发达地区的单位为了吸引人才，则采取了“不要调出手续、不要人事档案、不要迁移户口”的办法。

更有甚者，一些地区和单位为了消除高层次人员的后顾之忧，在重金聘任的同时，甚至允诺为引进人才重建档案等。人事档案管理工作中出现的这些新问题、新情况，严重地干扰了我国人事档案管理工作的正常开展。

二、改进人事档案管理工作的几点认识

现行的人事档案管理工作与社会发展对人事档案管理的要求存在着严重脱节的问题，使人事档案管理严重滞后于社会经济发展。那么，如何摆脱各种因素的干扰，改进我国人事档案管理工作，以适应社会发展的需要呢？

顺应时代的需要，打破现有僵化的人事档案管理模式。随着《公务员法》的颁布实施，干部队伍分级分类管理将成为主流，“国家干部”的概念将被逐步淡化；事业单位将实行聘用制；企业将打破干部、工人的身份界限，鼓励人才合理流动，双向选择；非公用制经济成分日益扩大，从业人员将呈现出来源广、层次多的特点。

加强人事档案管理法制建设。市场经济是法制经济，为了使人事档案工作更好地服务于社会主义市场经济建设，必须加强人事档案工作的法制建设，确保人事档案工作的规范化、制度化。目前，我国人事档案管理工作主要依据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等法律、法规。但是，由于人事档案工作涉及面广、情况复杂，要切实使所有的人事档案管理工作都有法可依，任务还相当艰巨。因此，要在修改完善人事工作法律法规的基础上，加大执法力度，加强档案管理。

加强人事档案管理工作现代化建设。一是要建立准确、完备的人事信息数据库，通过办公自动化网络系统，方便、快捷地为各级领导和相关部门提供所需人员基本情况、简历及综合信息。二是重视人事档案“纸质”材料的收集，并按一定要求进行整理归档，为干部的考核、任免，人才的聘用、选拔，职工退休手续的审核、批准，提供详细、完整、真实可靠的依据，保证人事档案的严肃性和权威性。三是加强业务培训和基本功训练，通过多层次、多渠道的培训，不断提高业务素质，从源头上保证人事档案工作的正常开展。四是引进和培养一批具有开拓创新精神、政治思想素质好、法制观念强、专业基础扎实、信息处理能力强的高学历、多层次的复合型人才，为人事档案工作现代化提供人才保障。五是建立科学，实用的人事档案管理办法。科学的管理是人事档案工作现代化的基础，如果没有合理有效的人事档案管理办法，再先进的技术设备也无法得到有效的运用。六是管理设备要达到现代化。人事档案管理工作要达到现代化，管理设备现代化是其主要内容和核心，而计算机管理是当今最主要的手段。

强化服务意识，规范管理。提供便利是档案管理工作的重点。要强化管理人员的优质服务意识，做到“百拿不厌，百问不烦”。要正确处理好利用和保密的关系，既要为查阅者提供便利，同时又要严格遵守规章制度，做好保密工作。要利用好计算机这个现代化工具，逐步将档案管理工作从纯手工劳动的传统模式中解脱出来，进一步提高人事档案工作效率和质量。

构建地区或系统人事档案管理中心。人事档案的管理由于部门不同、权限不一，因而造成了分散的多头管理状况。这种管理模式是造成假档、弃档现象的主要原因。在一个地区或系统建立一个档案管理中心，对本地区、本系统的人事档案进行统一管理，这样既可以减少假档、扣档、弃档等现象发生，同时还为人事档案的标准化、现代化管理创造了条件。

参考文献

［1］侯荔江；现代企业人力资源管理基础与系统研究[d]；西南财经大学；2002年

［2］王修来;人力资源信息不对称的原理探索与应用研究[d]；南京理工大学；2004

作者简介：沈丽萍，女，陕西省渭南人，油气勘探公司石油勘探开发部，助理馆员

（作者单位：油气勘探公司石油勘探事业部）