浅谈如何以信息化管理手段

浅谈如何以信息化管理手段

试析永兴县烟草分公司信息化管理中存在的不足及解决的思路---以信息化管理促进“管理质量年活动”的深入开展郴州烟草自2009年开始，通过连续几年的“管理质量年活动”，全市烟草商业系统的企业管理水平不断提高。而信息化管理是烟草企业现代化管理的必要手段。姜成康局长在对国家烟草专卖局信息化工作的批示中指出：面对未来，信息化工作还任重道远，要在提高规划水平上下工夫，在加大集成上下工夫，在突出应用上下工夫，加快推进烟草在突出产业与信息化相融合,全面提高行业信息化水平,为行业持续健康发展作出新的贡献。如何在应用上下工夫呢？下面笔者以永兴县局为例，就信息化管理中存在的不足及改进的方法，以及如何应用信息化管理促进企业管理水平的提高，谈谈个人的想法，不妥之

处还望各位同仁指教。一、永兴烟草信息化管理现状永兴烟草信息化基础设施的建设从上世纪90年代开始起步，经过近二十年的不断发展，所取得的成绩可圈可点。一是信息化管理的硬件设施建设已具规模，已具有了与实际工作需要相匹配的硬件体系。永兴县局第一台电脑购买于1993年，首先应用于、也只应用于财务管理工作，此后才逐步应用于其它部门。目前全局127位在职在岗员工，已经拥有114台电脑，其中手提电脑15台。电脑的运用已普及到了每个岗位、每 1 位员工、每项工作之中。二是软件系统在建设中逐步优化。信息化建设已从最初的单机使用、分散开发，发展到统一平台、统一数据库、统一网络的全面建设,信息化水平有了质的提升。到目前为止，我局已经应用的软件系统有：烟叶生产收购系统、办公自动化系统、卷烟营销管理系统、财务管理系统、专卖内部监督管理系统、日常监管重大事项公

开民主管理系统等等。如办公自动化系统已实现了公文传输、公文流转、档案管理、门户站点等基本功能。办公的效率和准确度都得到了极大的提高。又如以信息技能为手段的卷烟销售网络建设，有力地推进了传统商业向以电话订货、网上配货、电子结算、当代物流为主要特征的当代流通的转变。三是信息化管理已实现制度化。国家局先后出台了《全国烟草行业信息化工作管理办法》、《全国烟草行业信息化工作考核办法》、《烟草行业信息化建设统一技能平台要求》、《烟草行业信息化标准体系》和《数字烟草发展纲要》等主要文件，用制度规范了行业信息化管理工作。省局、市局也出台了信息化管理的规章制度，永兴县局在严格执行上级规章制度的同时，根据自身实际情况和发展需要，也先后制定出台了永兴县烟草专卖局《信息化管理操作实施方案》、《信息中心对其它部门绩效管理考核方案》等制度。四是信息化管理组织和队伍建

设水平不断提高。随着信息化建设要求的不断提高，必须要有与之相适应的组织机构和专业人 2 才队伍。如永兴县局，在上世纪90年代只有极少数人能进行简单的电脑操作应用，系统的安装和维护需要完全依赖供应商的售后服务，电脑功能没有得到有效开发，综合应用水平不高。但从2000年以后，组织和队伍建设得到迅速发展，一是通过省局公开招考聘用了专业人才，二是对公司各级管理人员和各岗位员工分别进行了培训，三是在2005年设立了专职的信息管理部门，之后又在每个部门现有人员中选拔电脑理论知识和实际操作水平较高人员担任各部门的“信息管理员”，负责本部门的信息系统硬、软件管理和操作指导。公司人员的信息化管理水平和意识不断提高。永兴县局在信息化建设和管理不断取得进步的同时，也仍然存在需要改进和提高的地方。一是硬件设备陈旧，品牌众多，不利于低价采购和提高售后服务水平。二

是信息系统与经营管理实际脱节，不能适应企业发展变革需要。信息化项目停留在纯技术层面，系统构建脱离经营业务和管理实际。具体表现在：信息系统有一套理想化设计的流程,而经营业务却在走另一条流程，两个流程有的部分是重叠的吻合的，有的部分则是矛盾的冲突的。不仅系统数据对经营决策没有参考价值,业务流程也没有按系统要求科学设计。两套系统的脱节,导致投资建设的信息系统不但不能完全高效地服务于实际工作，甚至在一定程度上影响实际工作。如2010年厦门中软海晟电脑软件公司开发的“烟叶生产收购系统”，据了解是海晟公司通过对云南省烤烟产区的3 生产管理流程进行调研后，而开发的一套软件系统，从对现实工作中的流程调研到软件系统的开发和推广应用大约只用了一年多的时间。没有在全国各烟区进行实践检验和修改完善，直接向全国各烟区推广使用该软件，肯定会存在一些问题和不足。不说软件开发人

员对我国烟叶生产收购现实的流程及国家局管理的要求不可能在短时间内达到完全熟悉掌握的程度，就是全国各烟区的基础设施硬件条件和管理水平也都是有差别的，一套系统不加完善很难以适用全国各烟区的实际需要。事实上2011年我们在使用这套软件系统时就遇到不少系统的缺陷问题和与实际工作相冲突的一些地方，通过与开发商的及时沟通，对系统进行不断完善后，才确保了工作的顺利开展。三是信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能没有充分发挥。四是部分人员信息化管理意识不强。存在信息提供者为满足需要,对信息进行“过滤”的情况,影响信息的准确性，进而导致信息系统对企业经营主策的参考价值不高。二、永兴烟草信息化管理的发展思路根据国家局领导关于行业信息化建设要在“规划水平上、加大集成上、突出应用上下功夫”的指示，我想县级烟草公司主要应该在突出应用上下功夫。针对永兴的

实际情况，我想我们要努力做好以下几方面的工作。首先，要进一步加强硬件基础设施的建设。如前所述，我分公司虽然拥有台式和手提电脑共计114 台。但设备陈旧，已达 4 到报废条件的就有20多台。品牌众多，全公司114台电脑分属5个品牌。一是要根据费用预算和工作需要，在电脑更新换代中逐步淘汰落后的品牌，并选择性价比好、售后服务好、口碑也好的品牌作为采购目标，逐步将公司所有电脑集中到一、两个优良品牌上来。二是要将加强我局办公楼的计算机中心机房的建设，目前我局计算机中心机房还不能完全达标，外网端口数量不能满足要求，信号发射复盖面度不宽。三是要加强对各烟站的办公电脑、收购电脑的配备及安全防护设施的建设完善。其次，要进一步加强队伍建设。科学发展观要求以人为本，信息化建设更要以人为本。要造就一支人员相对充足、专职专业的人才队伍。一是要培养全体员工信息化