办公室文件管理的重要作用与影响

办公室文件管理的重要作用

与影响

-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

办公室文件管理的重要作用与影响

摘要：文件是在管理活动中形成的各种信息记录，其基本功能在于它可以打破时空限制，有效地传递权威性、凭证性的管理信息。文件管理是办公室管理活动的组成部分，它使文件得以形成并产生实际效用，有序、有效的文件管理对提高办公效率具有重要的促进作用。

关键词：文件管理、办公室管理、办公效率、促进作用

在当代社会工作过程中，任何一个组织都离不开“文件管理”这一重要工作活动，它在高效完成组织目标、任务的过程中发挥着极其重要的作用和影响，因而其对组织的作用和意义是不言而喻的。“文件管理”是一个多维的、立体的、非线性的概念，要弄清楚这个概念首先必须弄清楚“文件”这个概念，因为正是“文件”这一客观事物的产生和运行决定了文件管理的系统构成。

文件是在管理活动过程中形成的各种信息记录，它作为组织管理信息流的主体，是组织有效运行的重要工具。办公室文件管理就是指在办公工作过程中对文件的撰写、处置和保管，即在文件从形成、传递、办理、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对文件进行处置，使其完善并获得功效的行为或过程。文件管理是办公工作的一项重要内容，是办公室管理活动的重要组成部分。合理、有序、高效的文件管理活动可以很好的完成办公任务，缩短办公时间，提高办公效率，促进政府、企业等组织办公效益的增加。因此，文件管理在办公室管理活动中具有重要的地位和作用。

在现代社会中，科学技术获得了前所未有的发展，政府、企业等社会组织办公的自动化、信息化和网络化，带来了文件的记录、复制和公布手段日益技术化，这些手段的使用不仅使机关产生的文件数量急剧膨胀，而且使文件的形式丰富多样，出现了大批新型载体的文件，如照

片、影片、缩微胶片、磁带、光盘、电子文件等等。在这种现实面前，每一个机构都面临如下问题：如何对数量庞大的传统纸质文件进行控制，又用什么方法来管理新型载体文件，如何有效使用管理文件所需的库房、经费，如何在浩瀚如海的文件信息中捕捉到对组织真正有用的信息，又如何有效提供文件利用，并使文件管理费用与实际利用更加合理，等等。因此，完善、有效的文件管理，对政府、企业等组织都显得尤为迫切和必要。

文件管理的基本任务是及时、准确、有效地制作、加工、传递、保管、处置文件，为管理活动提供适用的信息，其主要任务包括两个方面：一是使文件工作构成要素（人、财、物、信息等）确立最佳组合关系这需要管理职能中组织职能来实现；另一个就是使文件工作构成要素的流通过程有序、有效、顺畅、快捷，相互取得最佳配合这就需要管理职能中的监督控制、综合协调职能来实现。

每个文件都有一个完整的生命周期，文件管理要根据文件生命周期不同而采取不同的管理行为。文件生命周期理论的主要贡献在于根据文件多不同价值将文件运动过程划分为不同的阶段，在每个阶段根据文件的具体情况制定不同的管理原则，采取不同的管理方法。文件生命周期理论解释了文件及其运动规律，也决定了文件管理的阶段性特点。文件从产生到最终销毁转化为档案永久保存，经历了一个连续而又分明的生命运动过程。要实现对组织的文件信息进行经济高效的全面管理，就必须将文件管理活动作为一个连续而阶段分明的过程进行全面的、系统的规划、设计，注意各个阶段上文件信息运动变化的特点，设计出与之相

适应的组织和控制、程序、操作的原则和规则以及管理的方式和方法，如果忽视了文件的运动特点，就会影响文件管理的质量。

文件管理的最终目标是以最廉价最经济的代价和最有效率的方式组织、控制、保管文件信息，最大限度地满足现行组织和其他社会组织的利用需求。因此，根据文件生命周期理论，文件各个阶段赢主要解决以下问题：

文件制作阶段，主要包括文件格式的设计和管理，各种文件种类的制作规范和标准化要求，文件管理信息系统所涉及到的各种计算机设备、软件、通讯系统、维修系统、文秘人员及程序管理人员等完备的软硬件环境设备，以便提高文件的制作速度，保证文件制作的质量，控制文件信息的过量增长，防止产生不必要的文件等。

文件的使用和维护阶段，组织文件的传递和运转，以真正事先制作文件的目的；对现行文件进行必要的整理、分类、边牧，以保证现行文件满足机关组织的平时查找利用，及时发回文件的现行效用，同时也为过渡到下一个阶段做好准备；办公室中形成的电话文件、复印文件、传真文件的选择和管理，现行文件规划的制定和维护，办公自动化和复制技术在文件信息使用和维护的应用管理等。

文件的选择和保管阶段，对程序完毕或内容班里完毕的文件进行筛选，建东其保存价值，制定文件价值的坚定标准和指标体系，并依照这些标准确定文件保存的期限；确定著录级次、原则和方法，对文件进行著录，并组织文件表示系统；按照有关文件管理的原则和方法对文件进

行良好的保障，并主要形成文件的组织和部门提供文件信息的日常利用等。

文件的档案保存阶段，按照档案文件的管理原则设计档案库房，配备档案管理的柜架等装备，对档案文件进行必要的修复，保护档案文件内容和形式上的完整和安全；为档案文件的形成机关和社会其他组织提供档案文件的查找利用，组织人员对档案文件进行信息的深层次开发；制定档案管理的各种法规和标准等。

文件管理伴随着各种组织的管理活动，在各项管理活动过程中发挥着特殊的效用，文件管理的成败直接影响着各组织的各项管理活动的质量和效率。在当今各类信息无限膨胀的今天，文件管理显得越来越重要。文件工作不能仅仅停留在文件信息的“收发”上，其工作重心应转移到文件的“管理”上。因此，在“信息管理”、“知识管理”的今天，树立“文件管理”思想，掌握文件管理技能，对于政府、企业等组织的办公工作是至关重要的，只有这样我们的工作才会进行得更加高效！

参考文献；

冯惠玲，赵国俊编著. 中国电子文件管理问题与对策. 北京市：中国人民大学出版社, 2009.08.

杨霞编著. 现代文件管理. 北京市：中国档案出版社, 2003.

李传军编著. 电子政府管理. 北京市：对外经济贸易大学出版社, 2008.10.