合同档案管理办法

合同档案管理办法

[合同档案管理办法]

第一章总则

第一条为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作

效率，制定本办法。

第二条公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。

第三条建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理

要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。

第四条所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应

当纳入合同档案管理系统。

第二章建立合同档案管理制度

第五条公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案

管理规章制度，包括以下内容：

1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；

2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；

3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图；

4、档案管理的技术要求及保密工作。

第六条合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。

第七条各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进

公司档案管理工作的各项工作。

第三章合同档案的采集、整理、归档

第八条公司合同档案的采集应当实行全面、及时、精准的原则。

第九条公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设

备等，保证合同档案的安全。

第十条合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才干够归入档案。

第十一条公司合同档案的采集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及

档案的级别，保证档案的存储安全。

第四章合同档案的查阅和利用

第十二条公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确

档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。

第十三条公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。

第十四条所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。

第十五条公司内部相关工作人员可以依据工作需要、实际情况查阅和利用公司档案，同时也可以通过各种途径和渠道获取档案信息，但必须保护公司机密信息，确保档案信息不受人为伤害。

第五章合同档案的借阅和出借

第十六条公司合同档案中的原件和复印件均不得借出或者外出翻阅。但涉及公开、业务发展需求或者法律法规规定时，须按程序办理借阅手续，未经合法程序批准，不得擅自借阅和出借公司合同档案。

第十七条公司合同档案的借阅和出借，应当批准或者审批，并按照规定操作，由领导、档案管理员或者相关人员按照程序办理。

第十八条公司负责人和部门工作人员可以带着档案材料外出开展具体业务活动，针对特殊业务需求，可向上级部门申请借阅相关信息。

第六章合同档案的复制和销毁

第十九条公司在权限范围内可以根据需要选择进行合同档案的复制，但必须按照档案原件的管理要求进行操作，并确保复制品的安全性和保密性。

第二十条公司合同档案应当定期清理并将一些过期无用的文档材料删除或者销毁，同时，销毁过期的文档材料时，应当按照管理规定进行确认，并建立销毁清单和销毁报告。

第二十一条公司合同档案中的有权密级文件及经过确定的机密级文件，应当按照国家有关规定予以保密，并按照国家有关法律法规的标准予以销毁。

第七章计算机档案管理

第二十二条公司合同档案管理可以采用计算机进行管理，但必须要符合国家相关法律法规，建立档案管理系统，做到数据备份、安全管理、备案备查等机制。

第二十三条公司应当建立基本的计算机档案管理制度，明确管理的标准、流程和工作程序，保证档案管理的科学、高效、安全和规范化。

第八章审查和监督

第二十四条公司合同档案管理的审查和监督应当由档案管理部门及其相关工作人员负责。

第二十五条对公司合同档案的采集、整理、归档、查阅、利用、借阅、出借和销毁各个环节应当进行定期的检查，对有关工作到位

情况进行及时反馈，推动合同档案管理工作的不断提高。

第二十六条档案管理部门应当建立完善的考核制度，对工作人

员的档案管理工作进行考核，评定成绩进行奖惩和任免。

第九章附则

第二十七条本办法的解释权属于公司档案管理工作领导小组。

第二十八条本办法自发布之日起实行，原已发布的相关文件与

本办法不一致的，以本办法为准。

所涉及附件如下：

1、公司合同档案管理制度。

2、公司合同档案借阅与出借申请表。

3、公司合同档案销毁申请报告。

4、公司合同档案审批流程图。

如下所涉及的法律名词及注释：

1、《档案法》：全称《中华人民共和国档案法》，是中华人民

共和国常设法规之一。

2、《保守国家秘密法》：全称《中华人民共和国保守国家秘密法》，是中华人民共和国常设法规之一。

3、《公司法》：全称《中华人民共和国公司法》，是中华人民

共和国常设法规之一。

4、《保密法》：全称《中华人民共和国保密法》，是中华人民

共和国常设法规之一。

如下在实际执行过程中可能遇到的艰难及解决办法：

1、文档管理效率不高：可以将文档管理工作人员分为专业管理

和暂时管理两类，将文档分为专有文档和平时文档，以提高管理效率。

2、文档保密性不够：可以根据文档的具体内容和使用范围对文

档进行分类和分级，进行严格的管理和保密，保障重要信息的安全。

3、文档存储空间不足：可以利用云存储等技术手段，进行文档

存储和归档，提高存储效率，降低管理成本。

4、档案管理流程不规范：可以建立详细的档案管理制度，明确

工作流程和责任分工，建立健全的管理机制，规范管理流程。